談會(huì)計(jì)檔案的利用原則與途徑

談會(huì)計(jì)檔案的利用原則與途徑會(huì)計(jì)工作的基本任務(wù)之一，就是通過(guò)記賬、算賬、報(bào)賬等會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，為機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位，提供真實(shí)可靠的信息，據(jù)以進(jìn)行管理和監(jiān)督。因此，會(huì)計(jì)檔案具有重要的作用。一、會(huì)計(jì)檔案的含義及類型會(huì)計(jì)檔案是指各機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織在經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等，具有保存價(jià)值并作為歷史記錄保存起來(lái)的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要資料，是進(jìn)行會(huì)計(jì)監(jiān)督、分析、決策的依據(jù)，是國(guó)家全部檔案中不可缺少的重要組成部分。會(huì)計(jì)檔案的類型主要有，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表三種。首先，會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明。按其用途和填制程序，可分為原始憑證和記帳憑證兩種。其次，會(huì)議帳簿是以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，全面地、科學(xué)地記錄和反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過(guò)程和結(jié)果的簿籍。設(shè)置和登記會(huì)計(jì)賬簿是取得系統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料的必要手段，是編制會(huì)計(jì)報(bào)表的主要依據(jù)。最后，會(huì)計(jì)報(bào)表是根據(jù)會(huì)計(jì)賬簿記錄編制的一種表格式的書面報(bào)告。它是用統(tǒng)一的貨幣計(jì)量單位，總括地反映各機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)等單位，在一定時(shí)期內(nèi)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支情況的報(bào)告，是會(huì)計(jì)工作的最后成果。二、會(huì)計(jì)檔案提供利用的原則根據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局制發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）第7條規(guī)定：〃各單位保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時(shí)，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，須報(bào)經(jīng)上級(jí)主管單位批準(zhǔn)，但不得拆散原卷冊(cè)，并應(yīng)限期歸還。〃根據(jù)這一原則，各單位在提供利用會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)注意以下問(wèn)題：建立健全借閱制度；嚴(yán)格借閱手續(xù)；確保檔案的完整和安全；公安、檢察、司法、紀(jì)檢、監(jiān)察、審計(jì)一、工商等部門，需要會(huì)計(jì)檔案作為憑證時(shí),檔案部門應(yīng)制發(fā)檔案證明。制發(fā)檔案證明是一項(xiàng)政治性和政策性都很強(qiáng)的工作，對(duì)申請(qǐng)書的審查和檔案證明的編寫，都必須嚴(yán)肅認(rèn)真地對(duì)待。申請(qǐng)書須寫明申請(qǐng)發(fā)給檔案證明的目的，所要證明的事項(xiàng)及其發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)等情況，檔案證明要根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)制或抄錄，并應(yīng)注明材料的出處和根據(jù)，不能超出申請(qǐng)證明的問(wèn)題而列入其他材料。在檔案證明中，還應(yīng)寫明申請(qǐng)者和制發(fā)者的名稱、日期，并加蓋公章。三、會(huì)計(jì)檔案提供利用的途徑.為會(huì)計(jì)檢查工作提供系統(tǒng)、真實(shí)的材料。會(huì)計(jì)檢查是以會(huì)計(jì)檔案為主要依據(jù)，檢查各單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支情況，以便查明事實(shí),分清責(zé)任的工作。一是，檢查會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)告中所記錄和反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，是否合法、合理，有無(wú)鋪張浪費(fèi)和使用資金及財(cái)產(chǎn)、物資等方面的違法行為。二是，檢查會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)告中所記錄和反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)，有無(wú)同實(shí)際情況不相符合，有無(wú)弄虛作假現(xiàn)象。.為會(huì)計(jì)人員提供系統(tǒng)、準(zhǔn)確的材料。一切機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位，都需要利用會(huì)計(jì)檔案資料開(kāi)展會(huì)計(jì)分析工作。作為一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)分析主要是分析財(cái)務(wù)、成本計(jì)劃執(zhí)行的過(guò)程和結(jié)果。它涉及整個(gè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況，尤其要聯(lián)系到企業(yè)生產(chǎn)、商品流通計(jì)劃的完成情況。因此，會(huì)計(jì)分析只有通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)檔案所提供的各種數(shù)據(jù)的核算和整理，才能抓住關(guān)鍵問(wèn)題，查明原因并作出評(píng)價(jià)。.為日常查考及時(shí)提供所需的材料。會(huì)計(jì)檔案記錄反映著國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位各項(xiàng)工作的一個(gè)側(cè)面，在日常工作中需要經(jīng)常查找利用。查找利用的目的，不僅在于核對(duì)某些數(shù)據(jù)，弄清某些收支的具體情況，而且還在于通過(guò)某些數(shù)據(jù)的核對(duì)和分析，找出經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的規(guī)律。.為審計(jì)監(jiān)督提供可靠的依據(jù)。審計(jì)是由國(guó)家的法定機(jī)構(gòu)以被審計(jì)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的實(shí)際情況為依據(jù)，以國(guó)家法律、政策法規(guī)為準(zhǔn)繩，按照規(guī)定的職能和任務(wù)，對(duì)被審計(jì)單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)告中所反映的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過(guò)程和結(jié)果，運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行獨(dú)立、公正的審核和稽查，以確定其合法性和有效性，借以評(píng)價(jià)被審計(jì)單位的財(cái)務(wù)收支工作質(zhì)量，指出其中的錯(cuò)誤，揭發(fā)其弊端，并出具審計(jì)報(bào)告或證明，以達(dá)到維護(hù)國(guó)家法令和財(cái)經(jīng)紀(jì)律，保護(hù)社會(huì)主義財(cái)產(chǎn)和提高經(jīng)濟(jì)效益的目的。會(huì)計(jì)檔案如何整理？第一是定規(guī)則，第二是分類，第三是編號(hào)。當(dāng)然也要考慮單位規(guī)模、檔案多少等因素，確定會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)則。綜合會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)屬性和管理實(shí)踐，8步既可規(guī)范管理好會(huì)計(jì)檔案。給會(huì)計(jì)檔案分類及編碼。Q）會(huì)計(jì)檔案一般分為：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其它。（2）會(huì)計(jì)檔案編碼示例：①會(huì)計(jì)憑證J1②會(huì)計(jì)帳簿J2③財(cái)務(wù)報(bào)告J3④其它J4給會(huì)計(jì)檔案分年度。分類后按年度分檔案。確定會(huì)計(jì)檔案保管期限。根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)要求，確定會(huì)計(jì)檔案的保管期限。如附圖。①會(huì)計(jì)憑證J1②會(huì)計(jì)帳簿J2③財(cái)務(wù)報(bào)告J3④其它J4排列會(huì)計(jì)檔案案卷。在一個(gè)類別的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)，按年度、保管期限將檔案順序排列。填寫會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容。（1）全宗號(hào)：檔案館指定的歸檔單位編號(hào)。這個(gè)看情況，許多單位不需要這個(gè)。（2）目錄號(hào)：目錄的編號(hào)。（3）案卷號(hào)：案卷的順序號(hào)，案卷內(nèi)，不能重復(fù)。制作會(huì)計(jì)檔案目錄。目錄應(yīng)包含：序