會(huì)議組織和管理要點(diǎn)

會(huì)議組織和管理要點(diǎn)一、會(huì)議差不多特點(diǎn)會(huì)議的意義會(huì)議的目的會(huì)議的種類會(huì)議的頻率會(huì)議的成本二、低效會(huì)議緣故分析時(shí)刻安排不恰當(dāng)；地點(diǎn)安排不合適；開會(huì)對(duì)象選擇不對(duì)；主持人阻礙力不夠；參會(huì)者技能不夠會(huì)議的預(yù)備工作不足開會(huì)目的和結(jié)果不明確三、高效會(huì)議組織策略只在必要時(shí)才召集開會(huì)會(huì)議通過了充足預(yù)備擬定和派發(fā)了會(huì)議議程與會(huì)人員嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)刻分工明確、一切按部就班請(qǐng)了最合適的人參加會(huì)議終止時(shí)形成會(huì)議評(píng)論和歸納記錄了決定、建議和負(fù)責(zé)人四、會(huì)議預(yù)備是否一定要開會(huì)會(huì)議目標(biāo)的設(shè)定與會(huì)者的選擇會(huì)議時(shí)刻的選擇會(huì)議地點(diǎn)的選擇會(huì)議場(chǎng)地的布置議程的指定會(huì)議通知的派發(fā)開會(huì)前的最后審查會(huì)議預(yù)備內(nèi)容清單五、會(huì)議溝通溝通差不多理念會(huì)議溝通障礙有效溝通原則溝通實(shí)操技巧會(huì)議開場(chǎng)要點(diǎn)會(huì)議發(fā)言要點(diǎn)會(huì)議傾聽要點(diǎn)會(huì)議答復(fù)要點(diǎn)會(huì)議發(fā)咨詢要點(diǎn)會(huì)議反饋要點(diǎn)會(huì)議終止要點(diǎn)六、會(huì)議操縱與會(huì)者的發(fā)言離題與會(huì)者間交頭接耳與會(huì)者分心與會(huì)者之間發(fā)生爭(zhēng)辯少數(shù)人壟斷會(huì)議與會(huì)者顯露不安并急于離席與會(huì)者拒絕參與主席自己離題七、會(huì)議決策會(huì)議決策步驟保證要有足夠的時(shí)刻盡量將各類方案窮舉客觀評(píng)論分析各方案優(yōu)劣評(píng)估各方案成本和收益率評(píng)估有無資料需補(bǔ)充征求反對(duì)意見主持人保持中立態(tài)度對(duì)方案進(jìn)行表決確認(rèn)方案并再加以修改完善落實(shí)跟蹤方案，確定實(shí)施負(fù)責(zé)人和所需各類資源會(huì)議決策方法頭腦風(fēng)暴法德爾菲法易地摸索法思路轉(zhuǎn)換法決策的結(jié)果權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)共識(shí)決策一致通過八、會(huì)議主持及記錄會(huì)議主持人主持人職責(zé)主持人要求會(huì)議主持誤區(qū)會(huì)議記錄人記錄人職責(zé)記錄者要點(diǎn)會(huì)議記錄要點(diǎn)九、會(huì)議追蹤和反饋主持人如何會(huì)后跟進(jìn)參與者如何會(huì)后跟進(jìn)會(huì)議得失自我評(píng)估會(huì)議成效整體評(píng)估下次及類似會(huì)議建議所謂會(huì)議，亦稱聚會(huì)，是指將人們組織起來，在一起研究、討論有關(guān)咨詢題的一種社會(huì)活動(dòng)方式。會(huì)前預(yù)備時(shí)期，要進(jìn)行的組織預(yù)備工作大體上有如下四項(xiàng)。一、擬定會(huì)議主題。會(huì)議的主題，即會(huì)議的指導(dǎo)思想。會(huì)議的形式、內(nèi)容、任務(wù)、議程、期限、出席人員等，都只有在會(huì)議的主題確定下來之后，才能夠據(jù)此一一加以確定。二、擬發(fā)會(huì)議通知。它應(yīng)包括以下六項(xiàng)：一是標(biāo)題，它重點(diǎn)交待會(huì)議名稱。二是主題與內(nèi)容，這是對(duì)會(huì)議宗旨的介紹。三是會(huì)期，應(yīng)明確會(huì)議的起止時(shí)刻。四是報(bào)到的時(shí)刻與地點(diǎn)，對(duì)交通路線，專門要交待清晰。五是會(huì)議的出席對(duì)象，如對(duì)象可選派，則應(yīng)規(guī)定具體條件。六是會(huì)議要求，它指的是與會(huì)者材料的預(yù)備與生活用品的預(yù)備，以及差旅費(fèi)報(bào)銷和其他費(fèi)用咨詢題。三、起草會(huì)議文件。會(huì)議所用的各項(xiàng)文件材料，均應(yīng)于會(huì)前預(yù)備完成。其中的要緊材料，還應(yīng)做到與會(huì)者人手一份。需要認(rèn)真預(yù)備的會(huì)議文件材料，最要緊的當(dāng)數(shù)開幕詞、閉幕詞和主題報(bào)告。要安排好與會(huì)者的招待工作。關(guān)于交通、膳宿、醫(yī)療、保衛(wèi)等方面的具體工作，應(yīng)精心、妥當(dāng)?shù)刈龊妙A(yù)備。要布置好會(huì)場(chǎng)。不應(yīng)使其過大，顯得空曠無人；也不可使之過小，弄得擁擠不堪。對(duì)必用的音響、照明、空調(diào)、投影、攝像設(shè)備，事先要認(rèn)真調(diào)試。需用的文具、飲料，亦應(yīng)預(yù)備齊全。要安排好座次。四、排列主席臺(tái)上的座次，我國目前的慣例是：前排高于后排，中央高于兩側(cè)，左座高于右座。凡屬重要會(huì)議，在主席臺(tái)上每位就座者身前的桌子上，應(yīng)先擺放好寫有其本人姓名的桌簽。排列聽眾席的座次，目前要緊有兩種方法。一是按指定區(qū)域統(tǒng)一就座。二是自由就座。在會(huì)議進(jìn)行時(shí)期，會(huì)議的組織預(yù)備者要做的要緊工作，大體上可分為三項(xiàng)。進(jìn)行例行服務(wù)工作。在會(huì)場(chǎng)之外，應(yīng)安排專人迎送、引導(dǎo)、陪同與會(huì)人員。對(duì)與會(huì)的年老體弱者，還須進(jìn)行重點(diǎn)照管。此外，必要時(shí)還應(yīng)為與會(huì)者安排一定的文體娛樂活動(dòng)。在會(huì)場(chǎng)之內(nèi)，則應(yīng)當(dāng)對(duì)與會(huì)者應(yīng)有求必應(yīng)，聞過即改，盡可能地滿足其一切正當(dāng)要求。精心編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，舉行會(huì)期較長(zhǎng)的大中型會(huì)議，依例應(yīng)編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。認(rèn)真做好會(huì)議記錄。凡重要會(huì)議，不論是全體大會(huì)，依舊分組討論，都要進(jìn)行必要的會(huì)議記錄。會(huì)議記錄，是由專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容的一種書面材料。會(huì)議名稱、時(shí)刻、地點(diǎn)、人員、主持者、記錄在內(nèi)。在會(huì)議終止時(shí)期，一樣的組織預(yù)備工作要緊有以下三項(xiàng)。（一）形成可供傳達(dá)的會(huì)議文件。（二）處理有關(guān)會(huì)議的文件材料。（三）為與會(huì)者的返程提供方便。書摘：會(huì)議組織與治理要點(diǎn)會(huì)議方案1.會(huì)議議題、會(huì)務(wù)、接待的具體工作細(xì)分到個(gè)人或部門，形成會(huì)議紀(jì)錄或方案，會(huì)議前后逐項(xiàng)檢查。2.確定會(huì)議目標(biāo)。必須先咨詢一些咨詢題，最重要的是： “會(huì)議預(yù)備實(shí)現(xiàn)什么目標(biāo)？”或者換個(gè)角度咨詢： “要是不開行不行？”“什么時(shí)候終止？如何樣開才算成功或失敗？”開會(huì)的目的專門明確，才能突出核心主題、幸免重復(fù)、價(jià)值不大的會(huì)議，否則會(huì)議專門可能是白費(fèi)大伙兒的時(shí)刻。3.會(huì)議議程最重要。議程安排得體，能夠大大提升會(huì)議效率。會(huì)議議程的大忌是太簡(jiǎn)單、太模糊。各項(xiàng)議程應(yīng)與主講人事先取得聯(lián)系，征求意見，以求議題的表述準(zhǔn)確、專業(yè)。4.在重大論壇召開前，每隔三天有一次小組碰頭會(huì)議，檢查工作是否有疏漏及進(jìn)展情形。會(huì)議召開前一天所有會(huì)務(wù)人員集中開會(huì)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議事項(xiàng)，確保每個(gè)人都清晰各自職責(zé)。5.每一項(xiàng)工作旁邊都應(yīng)注明有關(guān)的負(fù)責(zé)人員。在會(huì)務(wù)安排表格上顯現(xiàn)的所有人員都應(yīng)將有關(guān)事項(xiàng)、具體標(biāo)準(zhǔn)通知到本人，不要遺漏。6.總負(fù)責(zé)人的最重要職責(zé)是溝通和和諧， 檢查任務(wù)完成進(jìn)度。對(duì)會(huì)務(wù)工作每一環(huán)節(jié)、細(xì)節(jié)做到心中有數(shù)，對(duì)會(huì)務(wù)工作中可能顯現(xiàn)的咨詢題要打足提早量，隨時(shí)檢查?？傌?fù)責(zé)人應(yīng)該是把握會(huì)議細(xì)節(jié)最全面、信息最集中、最操心費(fèi)神者，能隨時(shí)按照各項(xiàng)信息和諧所有參與者。切忌丟三落四，不注意過程和環(huán)節(jié)操縱，有頭無尾。7.總負(fù)責(zé)人在重大會(huì)議剛開始一段時(shí)刻，自始至終在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)巡視，留意場(chǎng)內(nèi)情形，確保會(huì)議開場(chǎng)即步入正軌，隨時(shí)應(yīng)對(duì)突發(fā)咨詢題。會(huì)議開場(chǎng)的順利與否對(duì)整個(gè)會(huì)議成效阻礙專門大。8.差錯(cuò)舉例①會(huì)務(wù)方案涉及議程、會(huì)場(chǎng)的咨詢題考慮不周或沒有列出需求清單告知有關(guān)人員，會(huì)場(chǎng)工作人員不了解需求，也未指定好對(duì)應(yīng)不同嘉賓的接待聯(lián)絡(luò)人或分項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。會(huì)場(chǎng)秩序凌亂，工作人員沒有佩戴特定的標(biāo)志。②時(shí)刻進(jìn)度不明確或沒有按規(guī)定流程完成銜接。③任務(wù)沒有落實(shí)到個(gè)人，沒有講定哪個(gè)人負(fù)責(zé)到何種程度，看起來誰都負(fù)責(zé)又看起來沒人負(fù)責(zé)。④會(huì)議工作人員同意任務(wù)，執(zhí)行情形沒有及時(shí)報(bào)告總負(fù)責(zé)人，總負(fù)責(zé)人無法對(duì)整個(gè)會(huì)議的和諧與情形全面把握，以至于“險(xiǎn)象環(huán)生”。評(píng)述：會(huì)議方案也相當(dāng)于備忘錄、提示清單，一個(gè)全面細(xì)致的方案就構(gòu)成了能夠按照會(huì)議進(jìn)程隨時(shí)完善的基礎(chǔ)。而會(huì)議總負(fù)責(zé)人則是駕馭會(huì)議的總舵手，所有信息都在此集中、公布，因而他把握的信息是否全面、是否及時(shí)有效地督促到位決定著會(huì)議預(yù)備是否充分。會(huì)議要確保高效、務(wù)實(shí)，要專門關(guān)注以下七個(gè)關(guān)鍵要素：會(huì)議方案、會(huì)議目標(biāo)與主旨、會(huì)議議程、出席人員與發(fā)言人、任務(wù)分配與職責(zé)安排、會(huì)議材料、信息反饋。會(huì)議材料1.裝訂后的會(huì)議材料需從頭至尾翻閱一遍，重點(diǎn)核查內(nèi)容有無重大差錯(cuò)、內(nèi)容分類或邏輯結(jié)構(gòu)是否合理、是否是最新材料、是否漏頁、順序是否有誤、是否清晰。2.針對(duì)各類論壇、各類研討會(huì)的發(fā)言材料需重點(diǎn)關(guān)注：標(biāo)題（即議題）是否圍繞會(huì)議主線、條理是否清晰、重點(diǎn)是否突出、觀點(diǎn)是否有新意、與會(huì)議目的是否吻合、是否與其他演講者有過多重復(fù)。專門提防假大空、冗長(zhǎng)、脫離會(huì)議主題、八股文式的發(fā)言材料。針對(duì)這些咨詢題虛心與演講人耐心交流、認(rèn)真反饋。3.會(huì)議須知：①會(huì)議時(shí)刻、地點(diǎn)、會(huì)議室（標(biāo)明具體路線） 。②就餐時(shí)刻、地點(diǎn)。③會(huì)務(wù)組聯(lián)絡(luò)方法、訂票、醫(yī)療。④會(huì)議紀(jì)律。⑤當(dāng)?shù)貧夂颉⒔煌班徑眯芯包c(diǎn)介紹。⑥“想客人之所想”，會(huì)議須知應(yīng)將會(huì)議期間有關(guān)食、宿、行以及與會(huì)者可能要咨詢的各種咨詢題表述全面、準(zhǔn)確，應(yīng)視為會(huì)議最重要的材料之一。讓與會(huì)者一拿到會(huì)議須知，就感受到周到、細(xì)致、關(guān)懷的特色，能得知所想咨詢的咨詢題答案，賓至如歸。⑦最終定稿與復(fù)印后的資料一定要有兩人以上審看，并從頭至尾再細(xì)看兩遍以上。檢查所有段落、文字表述、標(biāo)示、印刷是否有差錯(cuò)。4.差錯(cuò)舉例：①會(huì)議材料沒有分類整理，材料內(nèi)容空泛雷同，大話套話過多，沒有充分反映會(huì)議的主題與實(shí)質(zhì)性需求。②匯總與會(huì)者名單時(shí)，要注意核對(duì)清晰姓名、性不。例如：有的男士名字最后字是“雪”、“佳”等，不能想因此地認(rèn)為確實(shí)是女性。③與會(huì)者職務(wù)出錯(cuò)。例如：正職副職弄錯(cuò)。評(píng)述：會(huì)議材料如果切中會(huì)議主題，有事實(shí)、數(shù)據(jù)和案例分析，有獨(dú)到見解和新穎的提法，就意味著會(huì)議已成功了一半，哪怕是發(fā)言人演講水平差點(diǎn)。有兩點(diǎn)切記：A.不管是什么權(quán)威人士、專家發(fā)言都事先需要反復(fù)溝通、督促發(fā)言提綱，如此能把握主題，幸免脫離主題，空泛沒內(nèi)容。B.給發(fā)言者事先應(yīng)發(fā)出正式的文字邀請(qǐng)函并附上會(huì)議發(fā)言的需求、聽講對(duì)象、主題、注意事項(xiàng)，切忌以為一個(gè)電話溝通，對(duì)方“沒咨詢題”就萬事大吉。當(dāng)您專門專業(yè)地按上述兩條去做的話，對(duì)方也會(huì)認(rèn)為你專門認(rèn)真、專業(yè)，才會(huì)真正重視發(fā)言稿的預(yù)備。會(huì)議接待1.邀請(qǐng)函在會(huì)議召開前 15天全部發(fā)出，每天統(tǒng)計(jì)反饋人數(shù)主動(dòng)匯報(bào)給總負(fù)責(zé)人。每發(fā)一份邀請(qǐng)函都應(yīng)同時(shí)以電話確認(rèn)。在發(fā)出邀請(qǐng)函后，一周內(nèi)沒有收到回執(zhí)，要電話確認(rèn)并匯報(bào)總負(fù)責(zé)人，總負(fù)責(zé)人決定是否增加人員或用其他方式與邀請(qǐng)人員聯(lián)絡(luò)。2.對(duì)邀請(qǐng)函確認(rèn)要分多次跟蹤（至少三次） 、反復(fù)提示：①邀請(qǐng)函發(fā)出后趕忙確認(rèn)是否收到；②會(huì)議前十五天最終確定是否決定參加、來程安排；③會(huì)議前三天確認(rèn)航班；④重要嘉賓及發(fā)言人在會(huì)議前一天再次確認(rèn)何時(shí)到達(dá)，告知誰接機(jī)，并有專人過咨詢其食宿行安排；⑤在會(huì)議正式開始前半天，確認(rèn)要緊嘉賓和發(fā)言人座位、住宿房號(hào)，專門提醒開會(huì)、發(fā)言準(zhǔn)確時(shí)刻，有專人接應(yīng)、引導(dǎo)。3.把握上菜時(shí)刻，專門是在中午安排的就餐時(shí)刻正式開始前5分鐘，應(yīng)有2個(gè)熱菜先上到桌上并蓋好（如會(huì)議延時(shí)則靈活把握，及時(shí)通知餐廳更換）?？腿说烬R即可用餐，幸免所有人到齊后再上菜，用餐等待時(shí)刻過長(zhǎng)。4.每一次會(huì)議開始前，要給賓館一個(gè)詳細(xì)的接待需求清單與對(duì)口聯(lián)絡(luò)人清單，需要賓館配合的會(huì)議接待、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)治理咨詢題以文字化的表格明示，對(duì)賓館作詳細(xì)講明，常規(guī)性事項(xiàng)也應(yīng)重復(fù)提示，以免賓館工作人員疏忽、遺忘。5.差錯(cuò)舉例：①在通知演講嘉賓時(shí)，交待不清晰或演講嘉賓沒有明白得會(huì)議主題、參會(huì)對(duì)象的需求，不了解其他發(fā)言者的情形，演講者不能準(zhǔn)確地按照會(huì)議需求把握內(nèi)容。②事先沒有專人批閱發(fā)言稿件，演講內(nèi)容脫離主題，離題太遠(yuǎn)，大道理過多，空話套話一大堆，與其他發(fā)言者內(nèi)容重復(fù)。③演講時(shí)刻超出約定，主持人未注意操縱和提醒，阻礙其他會(huì)議安排（應(yīng)事先向發(fā)言人交待發(fā)言時(shí)刻或有專人在臺(tái)下醒目位置處出示發(fā)言時(shí)刻提示牌）。④與賓館和諧、溝通渠道不通暢，導(dǎo)致銜接脫節(jié)或要求賓館配合的事項(xiàng)沒人做，或未與賓館方面確認(rèn)。⑤與接機(jī)人員銜接或交待不清晰接待要素（時(shí)刻、航班號(hào)、人數(shù)），導(dǎo)致無人接機(jī)或未接到人，或車輛不夠座位。評(píng)述：對(duì)一些會(huì)議嘉賓和發(fā)言者什么緣故強(qiáng)調(diào)三次以上的確認(rèn)？一是表示主辦單位的尊重和誠心；二是在反復(fù)聯(lián)絡(luò)溝通過程中引起重視，充分預(yù)備。因?yàn)橐粯尤私拥酵ㄖ蠖紩?huì)“怠慢”或容易因工作忙而忘卻。找各種“借口”反復(fù)地與重要嘉賓專門是演講者聯(lián)系溝通，能夠促動(dòng)其做好符合會(huì)議需求的各項(xiàng)預(yù)備工作，也可在溝通中聽取到專家意見，從而對(duì)會(huì)議主題、具體內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行適當(dāng)修正。會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)1.按與會(huì)人數(shù)預(yù)備座位牌，通常多備 20多個(gè)，以備不時(shí)之需。2.會(huì)議前一天晚上擺放座位牌，開會(huì)前一小時(shí)再認(rèn)真檢查一遍，認(rèn)真核對(duì)與會(huì)者姓名是否有錯(cuò)，發(fā)覺遺漏或名字錯(cuò)誤趕忙補(bǔ)救。3.會(huì)議桌、椅子及會(huì)議桌上的水杯、紙、鉛筆等用繩子拉成一條直線、一個(gè)方向，造成一種整齊劃一、壯觀嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臍飧拧?.會(huì)場(chǎng)門口簽到處設(shè)置會(huì)議標(biāo)志，講明會(huì)議名稱、演講人員姓名、會(huì)議議題以及會(huì)議的開始和終止時(shí)刻。5.投影設(shè)備、大屏幕顯示、電腦、同聲傳譯設(shè)備（指大型國際研討會(huì)）擺放在合適的位置，方便使用但又不阻礙與會(huì)者視線，并逐一檢查是否備全。6.會(huì)場(chǎng)音樂安排：①選擇與會(huì)議主題和會(huì)議議程相適應(yīng)的會(huì)議音樂，提早選擇并請(qǐng)總負(fù)責(zé)人審聽。②與酒店音響師溝通，告知放音樂的順序和曲目，上下午會(huì)議開始前以進(jìn)行曲為主，是會(huì)議開始的“鈴聲”，會(huì)議休息間以輕松輕巧音樂為主。合適的音樂能渲染會(huì)議氣氛，振奮精神。7.電腦和大屏幕顯示。開會(huì)前一天，對(duì)電腦進(jìn)行預(yù)演，注意會(huì)場(chǎng)每個(gè)角落都要能清晰地看到大屏幕，在開會(huì)當(dāng)天提早一小時(shí)再次進(jìn)行預(yù)演。角度和焦距要調(diào)整好，以免字太小或偏離視線。8.麥克風(fēng)。按照會(huì)議需求情形進(jìn)行調(diào)查，是否安裝固定麥克風(fēng)、不針式麥克風(fēng)、無線麥克風(fēng)等，數(shù)量需求是多少，不管使用哪種麥克風(fēng)，在會(huì)議開始前都應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)檢查會(huì)場(chǎng)內(nèi)麥克風(fēng)是否足夠，擺放位置是否合適，以及能否正常使用。9.當(dāng)會(huì)議演講者或主持人需要同與會(huì)者交流、 回答咨詢題時(shí)，應(yīng)有兩個(gè)服務(wù)員分開在兩邊傳遞麥克風(fēng)，掃視全場(chǎng)。麥克風(fēng)放到講臺(tái)上的時(shí)候要注意聲音是否夠大。會(huì)議開始前也可在發(fā)言席上放一個(gè)無線麥克，便于演講者走動(dòng)式演講。10.在會(huì)議演講臺(tái)旁可按照需要預(yù)備白板、白板筆、激光筆，并需試用一遍，以確認(rèn)是否能用。11.燈光：在需要使用視聽設(shè)備時(shí)，用能夠調(diào)劑亮度的白熾燈較好，如有必要對(duì)燈光進(jìn)行亮度操縱。將所有燈光變化進(jìn)行預(yù)演，如因會(huì)議議程需要，還要對(duì)在什么時(shí)候調(diào)整燈光有所預(yù)備。13.開會(huì)前，會(huì)務(wù)組提早一小時(shí)到會(huì)場(chǎng)，對(duì)賓館會(huì)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)全面檢查一番——場(chǎng)地、主席臺(tái)、座位牌、音響、音樂、燈光、背板、嘉賓證、文件、資料等，現(xiàn)場(chǎng)使用或“過濾”一遍，看有無漏洞、疏忽。14.差錯(cuò)舉例：①在布置會(huì)場(chǎng)時(shí)，主席臺(tái)排位順序錯(cuò)誤，重要嘉賓、發(fā)言者姓名、職務(wù)、性不弄錯(cuò)。沒有注意到是否保證所有與會(huì)者都能看到大屏幕。②播放powerpoint時(shí)，沒有及時(shí)調(diào)整燈光或powerpoint顏色阻礙視角，與會(huì)者看不清晰屏幕內(nèi)容。③會(huì)前播放的音樂與會(huì)議氛圍不和諧，過于嘈雜或音樂碟片損壞。④沒有認(rèn)真檢查麥克風(fēng)，話筒無聲。投影機(jī)放不出演講材料。⑤沒有預(yù)留座位余量（通常 20%），在突然增加與會(huì)者時(shí)顯現(xiàn)被動(dòng)局面。⑥在打印雙面座位牌時(shí)，只打印單面，座位牌另一面是空白。評(píng)述：電腦、麥克風(fēng)、投影這三項(xiàng)工具如在會(huì)議進(jìn)行過程中顯現(xiàn)障礙，極有可能導(dǎo)致會(huì)議癱瘓，有時(shí)會(huì)議就因此搞砸。會(huì)議開始前或休息中配備不同的音樂，能給人以爽心悅耳的感受，并配合會(huì)議不同時(shí)期的氛圍。燈光、音響、座位上紙茶筆的擺放等等都會(huì)阻礙到會(huì)場(chǎng)成效。會(huì)議組織是否夠?qū)I(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)往往在這些細(xì)處得到體現(xiàn)。會(huì)議主持1.了解整個(gè)會(huì)議安排、議程。熟悉演講嘉賓簡(jiǎn)歷與演講內(nèi)容，并做簡(jiǎn)單提煉和概述。2.駕馭會(huì)場(chǎng)氣氛。對(duì)整個(gè)會(huì)議主題、各發(fā)言選題之間銜接關(guān)系，可做些簡(jiǎn)單評(píng)述并“串聯(lián)”起來。顯現(xiàn)突發(fā)事件時(shí)，靈活應(yīng)對(duì)。3.會(huì)議總負(fù)責(zé)人需做好細(xì)致的“幕后”策劃、設(shè)計(jì)和組織工作。應(yīng)備好專門的文字素材提供給主持人參考，并當(dāng)面講明會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)情形和對(duì)主持人的專門提醒。4.會(huì)議總負(fù)責(zé)人能夠小紙條、便條等形式及時(shí)告知與會(huì)議主持有關(guān)的情形，如每個(gè)發(fā)言人的主題與立意、主辦單位意圖、臨時(shí)顯現(xiàn)的變動(dòng)，以確保主持人專門清晰地隨時(shí)把握會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)情形。不要讓主持人有模糊唐突感。5.上午主持的時(shí)候要把下午的安排講明一下， 下午要把翌日安排再強(qiáng)調(diào)一遍，以提醒與會(huì)者再次確認(rèn)會(huì)議安排，準(zhǔn)時(shí)到會(huì)（多一點(diǎn)講明、看似不經(jīng)意的提示可從心理上消減會(huì)議懶散的情緒，確保會(huì)議的嚴(yán)謹(jǐn)整齊） 。評(píng)述：會(huì)議主持人是會(huì)議的“中樞神經(jīng)系統(tǒng)”，起著承上啟下、調(diào)劑會(huì)場(chǎng)氣氛的作用，不是簡(jiǎn)單的“報(bào)幕人”角色，需要對(duì)整個(gè)會(huì)議主題、過程有個(gè)總體把握，引導(dǎo)會(huì)議的方向，緩解與會(huì)者可能的埋怨和誤解。會(huì)議主持的語言分寸、時(shí)刻把握和對(duì)發(fā)言人的評(píng)述都專門有學(xué)咨詢可講。小型工作會(huì)議1.按照議程，讓某些人僅出席部分時(shí)刻的會(huì)議。2.每份資料的標(biāo)題處可注明“供參閱”、“供討論”、“供決策”等字樣，使與會(huì)者明白要在會(huì)上做什么。3.重要領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言和復(fù)雜論題需要充沛精力討論的， 放在會(huì)議的