6步做出優(yōu)秀數(shù)據(jù)分析報(bào)告

干貨：6步做出優(yōu)秀數(shù)據(jù)分析報(bào)告！很多人在寫數(shù)據(jù)分析報(bào)告的時(shí)候，往往更關(guān)注如何將報(bào)告做的更美觀，例如：做漂亮的可視化圖表，做很炫的PPT等。但當(dāng)別人看你做的數(shù)據(jù)分析報(bào)告的時(shí)候，往往更關(guān)注這個(gè)報(bào)告對(duì)他是否有價(jià)值？?jī)r(jià)值是什么？值得花多少時(shí)間去看這個(gè)報(bào)告？報(bào)告的結(jié)論是否有正確的數(shù)據(jù)支持？基于結(jié)論形成的方案是否符合邏輯……今天我們就來說說如何撰寫數(shù)據(jù)分析報(bào)告。01為什么要撰寫數(shù)據(jù)分析報(bào)告數(shù)據(jù)分析報(bào)告實(shí)質(zhì)上是一種溝通與交流的形式，主要目的在于將分析結(jié)果、可行性建議以及其他價(jià)值的信息傳遞給管理人員。它需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行適當(dāng)?shù)陌b，讓閱讀者能對(duì)結(jié)果做出正確的理解與判斷，并可以根據(jù)其做出有針對(duì)性、操作性、戰(zhàn)略性的決策。數(shù)據(jù)分析報(bào)告主要有三個(gè)方面的作用，即展示分析結(jié)果、驗(yàn)證分析質(zhì)量，以及為決策者提供參考依據(jù)。1、展示分析結(jié)果報(bào)告以某一種特定的形式將數(shù)據(jù)分析結(jié)果清晰地展示給決策者，使得他們能夠迅速理解、分析、研究問題的基本情況、結(jié)論與建議等內(nèi)容。2、驗(yàn)證分析質(zhì)量從某種角度上來講，分析報(bào)告也是對(duì)整個(gè)數(shù)據(jù)分析項(xiàng)目的一個(gè)總結(jié)。通過報(bào)告中對(duì)數(shù)據(jù)分析方法的描述、對(duì)數(shù)據(jù)結(jié)果的處理與分析等幾個(gè)方面來檢驗(yàn)數(shù)據(jù)分析的質(zhì)量，并且讓決策者能夠感受到這個(gè)數(shù)據(jù)分析過程是科學(xué)并且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹?、提供決策參考大部分的數(shù)據(jù)分析報(bào)告都是具有時(shí)效性的，因此所得到的結(jié)論與建議可以作為決策者在決策方面的一個(gè)重要參考依據(jù)。雖然，大部分決策者(尤其是高層管理人員)沒有時(shí)間去通篇閱讀分析報(bào)告，但是在決策過程中，報(bào)告的結(jié)論與建議或其他相關(guān)章節(jié)將會(huì)被重點(diǎn)閱讀，并根據(jù)結(jié)果輔助其最終決策。所以，分析報(bào)告是決策者二手?jǐn)?shù)據(jù)的重要來源之一。02數(shù)據(jù)分析報(bào)告是什么？在撰寫報(bào)告之前，我們一般會(huì)經(jīng)歷6個(gè)步驟：目標(biāo)確定、數(shù)據(jù)獲取、數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)整理、描述分析、洞察結(jié)論，最后才是撰寫數(shù)據(jù)分析報(bào)告。數(shù)據(jù)分析報(bào)告是根據(jù)數(shù)據(jù)分析原理和方法，運(yùn)用數(shù)據(jù)來反映、研究和分析事物的現(xiàn)狀、問題、原因、本質(zhì)和規(guī)律，并得出結(jié)論，提出解決辦法的一種分析應(yīng)用文體。這種文體是決策者認(rèn)識(shí)事物、了解事物、掌握信息、搜集相關(guān)信息的主要工具之一，數(shù)據(jù)分析報(bào)告通過對(duì)事物數(shù)據(jù)全方位的科學(xué)分析來評(píng)估其環(huán)境及發(fā)展情況，為決策者提供科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊罁?jù)，降低風(fēng)險(xiǎn)。03數(shù)據(jù)分析報(bào)告的寫作原則一份完整的數(shù)據(jù)分析報(bào)告，應(yīng)當(dāng)圍繞目標(biāo)確定范圍，遵循一定的前提和原則，系統(tǒng)地反映存在的問題及原因，從而進(jìn)一步找出解決問題的方法。需要遵循以下4個(gè)原1、規(guī)范性：數(shù)據(jù)分析報(bào)告中所使用的名詞術(shù)語一定要規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，前后一致，要與業(yè)內(nèi)公認(rèn)的術(shù)語一致2、重要性：數(shù)據(jù)分析報(bào)告一定要體現(xiàn)數(shù)據(jù)分析的重點(diǎn)，在各項(xiàng)數(shù)據(jù)分析中，應(yīng)該重點(diǎn)選取關(guān)鍵指標(biāo)，科學(xué)專業(yè)進(jìn)行分析，此外，針對(duì)同一類問題，其分析結(jié)果也應(yīng)當(dāng)按照問題重要性的高低來分級(jí)闡述。3、謹(jǐn)慎性：數(shù)據(jù)分析報(bào)告的編制過程一定要謹(jǐn)慎，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)必須真實(shí)、完整，分析過程必須科學(xué)、合理，分析結(jié)果要可靠，內(nèi)容要實(shí)事求是。4、創(chuàng)新性：當(dāng)今科學(xué)技術(shù)的發(fā)展可謂日新月異，許多科學(xué)家也都提出各種新的研究模型或者分析方法。數(shù)據(jù)分析報(bào)告需要適時(shí)地引入這些內(nèi)容，一方面可以用實(shí)際結(jié)果來驗(yàn)證或改進(jìn)它們，另一方面也可以讓更多的人了解到全新的科研成果，使其發(fā)揚(yáng)光大。04數(shù)據(jù)分析報(bào)告的種類由于數(shù)據(jù)分析報(bào)告的對(duì)象、內(nèi)容、時(shí)間、方法等情況的不同，因而存在著不同形式的報(bào)告類型。我們常用的幾種數(shù)據(jù)分析報(bào)告有專題分析報(bào)告、綜合分析報(bào)告、日常數(shù)據(jù)通報(bào)等。1、專題分析報(bào)告專題分析報(bào)告是對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)現(xiàn)象的某一方面或某一個(gè)問題進(jìn)行專門研究的一種數(shù)據(jù)分析報(bào)告，它的主要作用是為決策者制定某項(xiàng)政策、解決某個(gè)問題提供決策參考和依據(jù)。專題分析報(bào)告具有以下兩個(gè)特點(diǎn)： (1)單一性：專題分析報(bào)告不要求反映事物的全貌，主要針對(duì)某一方面或某一個(gè)問題進(jìn)行分析，如用戶流失分析、提升用戶消費(fèi)分析、提升企業(yè)利潤(rùn)率分析 (2)深入性：由于專題分析報(bào)告內(nèi)容單一，重點(diǎn)突出，因此便于集中精力抓住主要問題進(jìn)行深入分析。它不僅要對(duì)問題進(jìn)行具體描述，還要對(duì)引起問題的原因進(jìn)行分析，并且提出切實(shí)可行的解決辦法。這就要求對(duì)公司業(yè)務(wù)的認(rèn)知要有一定的深度，由感性上升至理性，切記蜻蜓點(diǎn)水，泛泛而談。2、綜合分析報(bào)告綜合分析報(bào)告是全面評(píng)價(jià)一個(gè)地區(qū)、單位、部門業(yè)務(wù)或其他方面發(fā)展情況的一種數(shù)據(jù)分析報(bào)告。例如世界人口發(fā)展報(bào)告、全國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展報(bào)告、某某企業(yè)運(yùn)營(yíng)分析報(bào)告等等。綜合分析報(bào)告具有以下兩個(gè)特點(diǎn)： (1)全面性：綜合分析報(bào)告反映的對(duì)象，無論一個(gè)地區(qū)、一個(gè)部門還是一個(gè)單位，都必須以這個(gè)地區(qū)、這個(gè)部門、這個(gè)單位為分析總體，站在全局的高度，反映總體特征，做出總體評(píng)價(jià)，得出總體認(rèn)識(shí)。在分析總體現(xiàn)象時(shí)，必須全面、綜合地反映對(duì)象各個(gè)方面的情況。例如在分析方法論時(shí)提到的4P分析法，就是從產(chǎn)品、價(jià)格、渠道、促銷四個(gè)角度進(jìn)行企業(yè)運(yùn)營(yíng)分析的。 (2)聯(lián)系性：綜合分析報(bào)告要把互相關(guān)系的一些現(xiàn)象、問題綜合起來進(jìn)行全面系統(tǒng)的分析。這種綜合分析不是對(duì)全面資料的簡(jiǎn)單羅列，而是在系統(tǒng)地分析指標(biāo)體系的基礎(chǔ)上，考察現(xiàn)象之間的內(nèi)部聯(lián)系和外部聯(lián)系。這種聯(lián)系的重點(diǎn)是比例關(guān)系和平衡關(guān)系，分析研究它們的發(fā)展是否協(xié)調(diào)，是否適應(yīng)。因此，從宏觀角度反映指標(biāo)之間關(guān)系的數(shù)據(jù)分析報(bào)告一般屬于綜合分析報(bào)告。3、日常數(shù)據(jù)通報(bào)日常數(shù)據(jù)通報(bào)是以定期數(shù)據(jù)分析報(bào)表為依據(jù)，反映計(jì)劃執(zhí)行情況，并分析影響和形周、月、季、年等時(shí)間階段定期進(jìn)行，所以也叫定期分析報(bào)告。日常數(shù)據(jù)通報(bào)可以是專題性的，也可以是綜合性的。這種分析報(bào)告的應(yīng)用十分廣泛，各個(gè)企業(yè)、部門都在使用。日常數(shù)據(jù)通報(bào)具有以下三個(gè)特點(diǎn)： (1)進(jìn)度性：由于日常數(shù)據(jù)通報(bào)主要反映計(jì)劃的執(zhí)行情況，因此必須把計(jì)劃執(zhí)行的進(jìn)度與時(shí)間的進(jìn)展結(jié)合起來分析，觀察比較兩者是否一致，從而判斷計(jì)劃完成的好壞。為此，需要進(jìn)行一些必要的計(jì)算，通過一些絕對(duì)數(shù)和相對(duì)數(shù)據(jù)指標(biāo)來突出進(jìn)度。 (2)規(guī)范性：日常數(shù)據(jù)通報(bào)基本上成了數(shù)據(jù)分析部門的例行報(bào)告，定時(shí)向決策者提供。所以這種分析報(bào)告就形成了比較規(guī)范的結(jié)構(gòu)形式。一般包括以下幾個(gè)基本部分：反映計(jì)劃執(zhí)行的基本情況、分析完成或未完成的原因、總結(jié)計(jì)劃執(zhí)行中的成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)，找出存在的問題、提出措施和建議。這種分析報(bào)告的標(biāo)題也比較規(guī)范，一般變化不大，有時(shí)為了保持連續(xù)性，標(biāo)題只變動(dòng)一下時(shí)間，如《XX月XX日業(yè)務(wù)發(fā)展通報(bào)》 (3)時(shí)效性：由日常數(shù)據(jù)通報(bào)和性質(zhì)和任務(wù)決定，它是時(shí)效性最強(qiáng)的一種分析報(bào)告。只有及時(shí)提供業(yè)務(wù)發(fā)展過程中的各種信息，才能幫助決策者掌握企業(yè)經(jīng)驗(yàn)的主動(dòng)權(quán)，否則將會(huì)喪失良機(jī)，貽誤工作。對(duì)大多數(shù)公司而言，這些報(bào)告主要通過微軟Office中的Word、Excel和PowerPoint系列軟件來表現(xiàn)。這三種軟件各有優(yōu)劣勢(shì)，具體內(nèi)容如圖所示：05數(shù)據(jù)分析報(bào)告的結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)分析報(bào)告確實(shí)有特定的結(jié)構(gòu)，但是這種結(jié)構(gòu)并非一成不變，不同的數(shù)據(jù)分析師、不同的老板、不同的客戶、不同性質(zhì)的數(shù)據(jù)分析，其最后的報(bào)告可能會(huì)有不同的結(jié)構(gòu)。最經(jīng)典的報(bào)告結(jié)構(gòu)還是“總—分—總”結(jié)構(gòu)，它主要包括：開篇、正文和結(jié)尾三大部分。在數(shù)據(jù)分析報(bào)告結(jié)構(gòu)中，“總—分—總”結(jié)構(gòu)的開篇部分包括標(biāo)題頁、目錄和前言 (主要包括分析背景、目的與思路)；正文部分主要包括具體分析過程與結(jié)果；結(jié)尾部分包括結(jié)論、建議及附錄。下面將對(duì)這幾個(gè)部分進(jìn)行具體介紹。1、標(biāo)題頁標(biāo)題頁需要寫明報(bào)告的題目，題目要精簡(jiǎn)干練，根據(jù)版面的要求在一兩行內(nèi)完成。標(biāo)題是一種語言藝術(shù)，好的標(biāo)題不僅可以表現(xiàn)數(shù)據(jù)分析的主題，而且能夠激發(fā)讀者的閱讀興趣，因此需要重視標(biāo)題的制作，以增強(qiáng)其藝術(shù)性的表現(xiàn)力。 (1)標(biāo)題常用的類型A.解釋基本觀點(diǎn)：往往用觀點(diǎn)句來表示，點(diǎn)明數(shù)據(jù)分析報(bào)告的基本觀點(diǎn)，如《不可忽視高價(jià)值客戶的保有》《語音業(yè)務(wù)是公司發(fā)展的重要支柱》等；B.概括主要內(nèi)容：重在敘述數(shù)據(jù)反映的基本事實(shí)，概括分析報(bào)告的主要內(nèi)容，讓讀者能抓住全文的中心，如《我公司銷售額比去年曾航30%》《2010年公司業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)情況良好》等；C.交代分析主題：反映分析的對(duì)象、范圍、時(shí)間、內(nèi)容等情況，并不點(diǎn)明分析師的看法和主張，如《發(fā)展公司業(yè)務(wù)的途徑》《2010年運(yùn)營(yíng)分析》《2010年部門業(yè)務(wù)對(duì)比分析》等；D.提出問題：以設(shè)問的方式提出報(bào)告所要分析的問題，引起讀者的注意和思考，如《客戶流失到哪里去了》《公司收入下降的關(guān)鍵何在》《1500萬利潤(rùn)是怎樣獲得的》 (2)標(biāo)題的制作要求A.直接：數(shù)據(jù)分析報(bào)告是一種應(yīng)用性較強(qiáng)的文體，它直接用來為決策者的決策和管理服務(wù)，所以標(biāo)題必須用毫不含糊的語言，直截了當(dāng)、開門見山地表達(dá)基本觀點(diǎn)，讓讀者一看標(biāo)題就能明白數(shù)據(jù)分析報(bào)告的基本精神，加快對(duì)報(bào)告內(nèi)容的理解。B.確切：標(biāo)題的撰寫要做到文題相符，寬窄適度，恰如其分地表現(xiàn)分析報(bào)告的內(nèi)容和對(duì)象的特點(diǎn)。C.簡(jiǎn)潔：標(biāo)題要直接反映出數(shù)據(jù)分析報(bào)告的主要內(nèi)容和基本精神，就必須具有高度的概括性，用較少的文字集中、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔地進(jìn)行表述。 (3)標(biāo)題的藝術(shù)性標(biāo)題的撰寫除了要符合直接、確切、簡(jiǎn)潔三點(diǎn)基本要求，還應(yīng)力求新鮮活潑、獨(dú)具特色、增強(qiáng)藝術(shù)性。要使標(biāo)題具有藝術(shù)性，就要抓住對(duì)象的特征展開聯(lián)想，適當(dāng)運(yùn)用修辭手法給予突出和強(qiáng)調(diào)，如《我的市場(chǎng)我做主》《我和客戶有個(gè)約會(huì)》等。有時(shí)，報(bào)告的作者也要在題目下方出現(xiàn)，或者在報(bào)告中要給出所在部門的名稱，為了將來方便參考，完成報(bào)告的日期也應(yīng)當(dāng)注明，這樣能夠體現(xiàn)出報(bào)告的時(shí)效性。2、目錄目錄可以幫助讀者快捷方便地找到所需的內(nèi)容，因此，要在目錄中列出報(bào)告主要章節(jié)的名稱。如果是在Word中撰寫報(bào)告，在章節(jié)名稱后面還要加上對(duì)應(yīng)的頁碼，對(duì)于比較重要的二級(jí)目錄，也可以將其列出來。所以，從另外一個(gè)角度說，目錄也就相當(dāng)于數(shù)據(jù)分析大綱，它可以體現(xiàn)出報(bào)告的分析思路。但是目錄也不要太過詳細(xì)，因?yàn)檫@樣閱讀起來讓人覺得冗長(zhǎng)并且耗時(shí)。此外，通常公司或企業(yè)的高層管理人員沒有時(shí)間閱讀完整的報(bào)告，他們僅對(duì)其中一些以圖表展示的分析結(jié)論會(huì)有興趣，因此，當(dāng)書面報(bào)告中沒有大量圖表時(shí)，可以考慮將各章圖表單獨(dú)制作成目錄，以便日后更有效地使用。3、前言前言的寫作一定要經(jīng)過深思熟慮、前言內(nèi)容是否正確，對(duì)最終報(bào)告是否能解決業(yè)務(wù)問題，能夠給決策者決策提供有效依據(jù)起決定性作用。前沿是分析報(bào)告的一個(gè)重要組成部分，主要包括分析背景、目的及思路三方面：為何要開展此次分析？有何意義？通過此次分析要解決什么問題？達(dá)到何種目的？如何開展此次分析，主要通過哪幾方面開展？ (1)分析背景對(duì)數(shù)據(jù)分析背景進(jìn)行說明主要是為了讓報(bào)告閱讀這對(duì)整個(gè)分析研究的背景有所了解，主要闡述此項(xiàng)分析的主要原因、分析的意義、以及其他相關(guān)信息，如行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀等內(nèi)容。 (2)分析目的數(shù)據(jù)分析報(bào)告中陳述分析目的是為了讓報(bào)告的閱讀者了解開展此次分析能帶來何種效果，可以解決什么問題。有時(shí)將研究背景和目的意義合二為一。 (3)分析思路分析思路用來指導(dǎo)數(shù)據(jù)分析師如何進(jìn)行一個(gè)完整的數(shù)據(jù)分析，即確定需要分析的內(nèi)容或指標(biāo)。這是分析方法論中的重點(diǎn)，也是很多人常常感到困惑的問題。只有在營(yíng)銷、管理理論的指導(dǎo)下，才能確保數(shù)據(jù)分析維度的完整性，分析結(jié)果的有效性及正4、正文正文是數(shù)據(jù)分析報(bào)告的核心部分，它將系統(tǒng)全面地表述數(shù)據(jù)分析的過程與結(jié)果。撰寫正文報(bào)告時(shí)，根據(jù)之前分析思路中確定的每項(xiàng)分析內(nèi)容，利用各種數(shù)據(jù)分析方法，一步步地展開分析，通過圖表及文字相結(jié)合的方式，形成報(bào)告正文，方便閱讀正文通過展開論題，對(duì)論點(diǎn)進(jìn)行分析論證，表達(dá)報(bào)告撰寫者的見解和研究成果的核心部分，因此正文占分析報(bào)告的絕大部分篇幅。一篇報(bào)告只有想法和主張是不行的，必須經(jīng)過科學(xué)嚴(yán)密的論證，才能確認(rèn)觀點(diǎn)的合理性和真實(shí)性，才能使別人信服。因此，報(bào)告主題部分的論證是極為重要的。報(bào)告正文具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：是報(bào)告最長(zhǎng)的主題部分、包含所有數(shù)據(jù)分析事實(shí)和觀點(diǎn)、通過數(shù)據(jù)圖表和相關(guān)的文字結(jié)合分析、正文各部分具有邏輯關(guān)系。我們通常通過金字塔原理來組織報(bào)告邏輯，整個(gè)報(bào)告的核心觀點(diǎn)是什么，又由哪些子觀點(diǎn)構(gòu)建，支持每個(gè)子觀點(diǎn)的數(shù)據(jù)是什么，如圖所示：5、結(jié)論與建議結(jié)論是以數(shù)據(jù)分析結(jié)果為依據(jù)得出的分析結(jié)果，通常以綜述性文字來說明。它不是分析結(jié)果的簡(jiǎn)單重復(fù)，而是結(jié)合公司實(shí)際業(yè)務(wù)，經(jīng)過綜合分析、邏輯推理形成的總體論點(diǎn)。結(jié)論是去粗取精、由表及里而抽象出的共同、本質(zhì)的規(guī)律，它與正文緊密銜接，與前言相呼應(yīng)，使分析報(bào)告首尾呼應(yīng)。結(jié)論應(yīng)該措辭嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確、鮮明。建議是根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)論對(duì)企業(yè)或業(yè)務(wù)等所面臨的問題而提出的改進(jìn)方法，建議主要關(guān)注在保持有時(shí)候及改進(jìn)劣勢(shì)等方面。因?yàn)榉治鋈藛T所給出的建議主要是基于數(shù)據(jù)分析結(jié)果而得到的。會(huì)存在局限性，因此必須結(jié)合公司的具體業(yè)務(wù)才能得出切實(shí)可行的建議。6、附錄附錄是數(shù)據(jù)分析報(bào)告的一個(gè)重要組成部分。一般來說，附錄提供正文中涉及而未予闡述的有關(guān)資料，有時(shí)也含有正文中提及的資料，從而向讀者提供一條深入數(shù)據(jù)分析報(bào)告的途徑。它主要包括報(bào)告中涉及的專業(yè)名詞解釋、計(jì)算方法、重要原始數(shù)據(jù)、地圖等內(nèi)容。每個(gè)內(nèi)容都需要編號(hào)，以備查詢。當(dāng)然并不是要求每篇報(bào)告都有附錄，附錄是數(shù)據(jù)分析報(bào)告的補(bǔ)充，并不是必需的，應(yīng)該根據(jù)各自的情況再?zèng)Q定是否需要在報(bào)告結(jié)尾處添加附錄。06注意事項(xiàng)1、分析結(jié)論要明確，要精，要有邏輯如果沒有明確的結(jié)論那分析就不叫分析了，也失去了意義，因?yàn)槲覀兪且ふ一蛘哂∽C一個(gè)結(jié)論才會(huì)去做分析的，所以千萬不要忘本舍果；如果可以的話一個(gè)分析一個(gè)最重要的結(jié)論就好了，很多時(shí)候分析就是發(fā)現(xiàn)問題，如果一個(gè)分析能發(fā)現(xiàn)一個(gè)重大問題，就達(dá)到目的了，不要事事求多，寧要仙桃一口，不要爛杏一筐，精簡(jiǎn)的結(jié)論也容易讓閱讀者接受，減少重要閱讀者(通常是事務(wù)繁多的領(lǐng)導(dǎo)，沒有太多時(shí)間看那么多)的閱讀心理門