行政后勤管理工作流程

行政后勤管理

工作流程（2018年版）內(nèi)部資料注意保管行政后勤管理工作流程管理文件編制、發(fā)布流程文件編制部門1、編寫文件征求意見稿文件編制部門1、送集團(tuán)公司主要領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)管理部門征求意見2、在集團(tuán)公司網(wǎng)站發(fā)布，征求分支機(jī)構(gòu)意見（必要時(shí)）文件編制部門1、匯總意見，修改文稿，形成文件報(bào)批稿總裁辦公會(huì)議1、討論文稿，提出修改和審批意見文件編制部門1、根據(jù)總裁辦公會(huì)議意見修改形成文件發(fā)布稿2、填寫《發(fā)文審批表》并報(bào)總裁批準(zhǔn)3、將《發(fā)文審批表》和擬發(fā)布文件電子版送行政后勤部行政后勤部1、編制文件字號(hào)并辦理發(fā)文登記后發(fā)布文件2、將文件的電子版、紙質(zhì)版及《發(fā)文審批表》等相關(guān)文件歸檔、保存注：1、本流程適用于集團(tuán)公司一級(jí)（管理手冊(cè)）、二級(jí)（程序）、三級(jí)（規(guī)章、制度）文件的編制和發(fā)布管理，行政后勤部為文件管理責(zé)任部門。其它文件，如各類通知，管理部門報(bào)總裁或主管副總裁批準(zhǔn)后即可發(fā)布，不需填寫《發(fā)文審批表》及編號(hào)。2、行文規(guī)定：（1）公文的文種主要包括決議、決定、指示、公報(bào)、通知、通報(bào)、規(guī)定、報(bào)告、請(qǐng)示、批示、會(huì)議紀(jì)要、函等。（2）公司決議、決定、指示、公報(bào)、通知、通報(bào)、規(guī)定發(fā)文標(biāo)識(shí)為印制帶有“建研地基基礎(chǔ)工程有限責(zé)任公司文件”字頭的專用文件紙。公司報(bào)告、請(qǐng)示、批示、會(huì)議紀(jì)要、函等發(fā)文標(biāo)示為印制帶有“建研地基基礎(chǔ)工程有限責(zé)任公司”字頭的專用紙。上述文件的第二頁(yè)用普通白紙。（3）發(fā)文字號(hào)由各職能部門代字、年號(hào)、序號(hào)組成。在發(fā)文字頭標(biāo)識(shí)下空兩行，用3號(hào)仿宋體字，居中排列；年份應(yīng)標(biāo)全稱，“〔〕”用六角括號(hào)括入；序號(hào)不編虛位，即1不編為001，不加“第”字。發(fā)文由行政后勤部統(tǒng)一編號(hào)。（4）標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題和文種組成。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱須加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，可分一行或多行居中書寫。（5）主送機(jī)關(guān)公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱，在標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格，在主送機(jī)關(guān)名稱后全角冒號(hào)。（6）正文公文的主體部分，用來表達(dá)公文的內(nèi)容。在主送機(jī)關(guān)的名稱下1行，每自然段首行空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。（7）附件公文如有附件，在正文下空一行，左空2字用3號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)“附件”后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文一起裝訂。（8）發(fā)文屬名應(yīng)當(dāng)用全稱，成文日期應(yīng)寫全年、月、日，如“2010年1月1日”即可,最后加蓋公章。（9）抄送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)使用全稱或簡(jiǎn)稱，在主題詞下1行，左右各空1字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)。上級(jí)單位為報(bào)，平級(jí)單位為送，下級(jí)單位為發(fā)。（10）公文內(nèi)容用字標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)題為涂黑二號(hào)宋體字，內(nèi)容為4號(hào)宋體字。（11）中國(guó)建筑技術(shù)集團(tuán)有限公司職能部門發(fā)文編號(hào)：以集團(tuán)公司名義發(fā)文： 中技集團(tuán)〔〕號(hào)，TOC\o"1-5"\h\z以企業(yè)管理處名義發(fā)文： 中技集團(tuán)企〔 〕 號(hào)以經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)管理部名義發(fā)文：中技集團(tuán)險(xiǎn)〔 〕 號(hào)以財(cái)務(wù)處名義發(fā)文： 中技集團(tuán)財(cái)〔 〕 號(hào)以組織人事部名義發(fā)文： 中技集團(tuán)人〔 〕 號(hào)以行政后勤部名義發(fā)文： 中技集團(tuán)辦〔 〕 號(hào)3、需網(wǎng)上征求意見的文件為與分支機(jī)構(gòu)有重要關(guān)系的涉及分支機(jī)構(gòu)設(shè)立、撤銷、合同、風(fēng)險(xiǎn)控制、財(cái)務(wù)、質(zhì)量安全管理等方面的文件。4、分支機(jī)構(gòu)編制、發(fā)布內(nèi)部行政文件參照本程序執(zhí)行。5、文件收文管理程序：收文部門收到或網(wǎng)上下載文件后，填寫收文記錄和文件傳閱單，送公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門處理，負(fù)責(zé)文件處理的領(lǐng)導(dǎo)或部門保存文件。辦公用品、設(shè)備管理流程使用部門1、提出采購(gòu)或使用申請(qǐng)2、申請(qǐng)辦公設(shè)備應(yīng)填寫《辦公設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)表》行政后勤部1、發(fā)放辦公用品并登記2、將《辦公設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)表》報(bào)總裁總裁1、對(duì)辦公設(shè)備購(gòu)置簽署意見行政后勤部1、購(gòu)置、驗(yàn)收、發(fā)放辦公設(shè)備，填寫《儀器設(shè)備驗(yàn)收單》，發(fā)放記錄2、如為固定資產(chǎn)，填寫《儀器設(shè)備固定資產(chǎn)卡片》辦理相關(guān)手續(xù)3、報(bào)銷購(gòu)置費(fèi)用使用部門1、領(lǐng)取辦公設(shè)備、用品2、負(fù)責(zé)辦公設(shè)備日常保管和維護(hù)注：1、本流程適用于集團(tuán)公司管理部門日常辦公用品、設(shè)備的管理。分支機(jī)構(gòu)購(gòu)置大型辦公設(shè)備執(zhí)行本流程。2、辦公用品是指200元以下的低值易耗品，如辦公用紙、筆等，由行政后勤部根據(jù)需要隨時(shí)采購(gòu)3、辦公設(shè)備是指200元以上2000以下的耐用辦公用品及2000元（含）以上的形成固定資產(chǎn)的辦公設(shè)備，如汽車、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)等。4、辦公設(shè)備形成固定資產(chǎn)的，未辦理固定資產(chǎn)手續(xù)，財(cái)務(wù)處不予報(bào)銷費(fèi)用。5、《儀器設(shè)備驗(yàn)收單》、《儀器設(shè)備固定資產(chǎn)卡片》在行政后勤部領(lǐng)取。辦公車輛管理流程使用部門1、提出用車申請(qǐng)，填寫《用車單》行政后勤部1、安排車輛2、定期匯總、分?jǐn)傆密囐M(fèi)用并通知用車部門3、通知財(cái)務(wù)處各用車部門用車費(fèi)用金額。財(cái)務(wù)處1、向用車部門劃賬收取用車費(fèi)用注：1、本流程適用于集團(tuán)公司辦公車輛的管理，責(zé)任部門為行政后勤部。2、行政后勤部專職司機(jī)負(fù)責(zé)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)專用車輛、辦公車輛的日常維護(hù)，年檢、油卡和ETC卡購(gòu)置、充值、院固定停車費(fèi)辦理等工作，上述費(fèi)用應(yīng)及時(shí)報(bào)銷。3、車輛加油應(yīng)使用油卡，專職司機(jī)每月應(yīng)對(duì)油耗和里程進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并報(bào)報(bào)行政后勤部負(fù)責(zé)人。4、車輛維修應(yīng)在定點(diǎn)的4s店，維修前報(bào)行政后勤部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，超過1000元費(fèi)用的維修，政后勤部負(fù)責(zé)人應(yīng)報(bào)總裁或主管副總裁批準(zhǔn)。5、非工作時(shí)間，專職司機(jī)應(yīng)將車鑰匙交行政后勤部負(fù)責(zé)人，需加班的，應(yīng)報(bào)行政后勤部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

6、《用車單》在行政后勤部或?qū)Ｂ毸緳C(jī)處領(lǐng)取。發(fā)文審批表申請(qǐng)單位擬稿人申請(qǐng)發(fā)文標(biāo)題附件□無(wú)口有： 申請(qǐng)時(shí)間計(jì)劃發(fā)文時(shí)間申請(qǐng)單位意見口同意□不同意負(fù)責(zé)人簽字： 年月日總裁辦公會(huì)議審批意見審批形式：口會(huì)議討論 口傳閱審批意見：口同意發(fā)布口修改好發(fā)布口不同意主管領(lǐng)導(dǎo)簽字