項(xiàng)目檔案管理制度

項(xiàng)目檔案管理制度第一章總則第一條為加強(qiáng)公司評(píng)級(jí)項(xiàng)目的檔案管理工作，有效保護(hù)和利用評(píng)級(jí)檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。第二條評(píng)級(jí)項(xiàng)目檔案是指委托初次評(píng)級(jí)項(xiàng)目在業(yè)務(wù)承接階段形成的評(píng)級(jí)檔案和作業(yè)階段形成的評(píng)級(jí)檔案，主要包括紙質(zhì)檔案和電子檔案兩部分。跟蹤評(píng)級(jí)、主動(dòng)評(píng)級(jí)、研究報(bào)告、評(píng)級(jí)方法、業(yè)務(wù)內(nèi)控與管理制度等項(xiàng)目檔案管理參照本制度進(jìn)行。第三條評(píng)級(jí)項(xiàng)目檔案由公司綜合管理部負(fù)責(zé)管理；業(yè)務(wù)發(fā)展部門秘書負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)承接階段所形成評(píng)級(jí)檔案的歸檔手續(xù)；評(píng)級(jí)作業(yè)部門的部門秘書負(fù)責(zé)本部門所承做評(píng)級(jí)項(xiàng)目在作業(yè)階段所形成評(píng)級(jí)檔案的歸檔手續(xù)。綜合管理部檔案管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)將同一項(xiàng)目在業(yè)務(wù)承接階段和作業(yè)階段的檔案合并存檔。第二章檔案的收集第四條評(píng)級(jí)作業(yè)部門秘書負(fù)責(zé)督促本部門分析師收集委托評(píng)級(jí)項(xiàng)目作業(yè)階段形成的所有檔案資料。其中，標(biāo)準(zhǔn)評(píng)級(jí)項(xiàng)目的初評(píng)按照《評(píng)級(jí)項(xiàng)目資料存檔標(biāo)準(zhǔn)化目錄》（附件一）進(jìn)行收集，標(biāo)準(zhǔn)評(píng)級(jí)項(xiàng)目的跟蹤評(píng)級(jí)按照《評(píng)級(jí)項(xiàng)目資料存檔標(biāo)準(zhǔn)化目錄（跟蹤評(píng)級(jí)）》（附件二）進(jìn)行收集；非標(biāo)評(píng)級(jí)項(xiàng)目的初評(píng)按照《非標(biāo)評(píng)級(jí)項(xiàng)目資料存檔標(biāo)準(zhǔn)化目錄》（附件三）進(jìn)行收集；非標(biāo)評(píng)級(jí)項(xiàng)目的跟蹤評(píng)級(jí)按照《非標(biāo)評(píng)級(jí)項(xiàng)目資料存檔標(biāo)準(zhǔn)化目錄（跟蹤評(píng)級(jí)）》（附件四）進(jìn)行收集；資產(chǎn)證券化項(xiàng)目的初評(píng)按照《資產(chǎn)證券化評(píng)級(jí)項(xiàng)目資料存檔標(biāo)準(zhǔn)化目錄》（附件五）進(jìn)行收集；資產(chǎn)證券化項(xiàng)目的跟蹤按照《資產(chǎn)證券化評(píng)級(jí)項(xiàng)目資料存檔標(biāo)準(zhǔn)化目錄（跟蹤評(píng)級(jí)）》（附件六）進(jìn)行收集。數(shù)據(jù)更新和報(bào)告重出所形成的資料并入初評(píng)或跟蹤評(píng)級(jí)存檔。檔案收集范圍：.《評(píng)級(jí)協(xié)議》（僅適用于委托評(píng)級(jí)項(xiàng)目）；.《主承銷商出具的集團(tuán)企業(yè)認(rèn)定函》（無主承銷商的委托評(píng)級(jí)項(xiàng)目和資產(chǎn)證券化項(xiàng)目除外）；.《委托評(píng)級(jí)項(xiàng)目流程控制單》（僅適用于委托評(píng)級(jí)初評(píng)項(xiàng)目）或《評(píng)級(jí)報(bào)告作業(yè)流程控制單》（僅適用于主動(dòng)評(píng)級(jí)項(xiàng)目、跟蹤評(píng)級(jí)、數(shù)據(jù)更新與報(bào)告重出作業(yè)）；.《工作方案》，包括評(píng)級(jí)資料清單、訪談提綱（僅適用于盡職調(diào)查方案中安排了現(xiàn)場(chǎng)訪談的情形）、盡職調(diào)查表及現(xiàn)場(chǎng)工作方案；.《盡職調(diào)查報(bào)告》、《訪談?dòng)涗洝罚▋H適用于盡職調(diào)查方案中安排了現(xiàn)場(chǎng)訪談的情形）；.《信評(píng)委委員評(píng)審意見及信用等級(jí)表決表》；.《信用評(píng)審紀(jì)要》；.復(fù)評(píng)相關(guān)材料（僅適用于存在復(fù)評(píng)的情形），包括《復(fù)評(píng)申請(qǐng)》及復(fù)評(píng)補(bǔ)充資料、《復(fù)評(píng)評(píng)審紀(jì)要》、《復(fù)評(píng)報(bào)告修改搞》；.《信用等級(jí)通知書》（適用于委托評(píng)級(jí)項(xiàng)目的初評(píng)、跟蹤評(píng)級(jí)）及《信用等級(jí)公告》（適用于公開發(fā)債評(píng)級(jí)項(xiàng)目的初評(píng)和跟蹤、主動(dòng)評(píng)級(jí)項(xiàng)目，以及協(xié)議約定公開披露的非公開債項(xiàng)評(píng)級(jí)項(xiàng)目）；.經(jīng)核稿人員、分管高級(jí)分析師（可由部門總經(jīng)理或副總經(jīng)理兼任）、部門總經(jīng)理（部門副總經(jīng)理）、評(píng)級(jí)總監(jiān)（或其授權(quán)人）簽字的《評(píng)級(jí)報(bào)告終稿》（加蓋公司公章的紙質(zhì)版報(bào)告）；.《信用評(píng)級(jí)機(jī)構(gòu)評(píng)級(jí)作業(yè)主要流程單》（僅適用于除擔(dān)保公司和資產(chǎn)證券化項(xiàng)目之外的委托評(píng)級(jí)項(xiàng)目）；.《現(xiàn)場(chǎng)盡職調(diào)查客戶反饋意見表》（適用于存在現(xiàn)場(chǎng)盡職調(diào)查環(huán)節(jié)的評(píng)級(jí)項(xiàng)目）；.《評(píng)級(jí)報(bào)告意見反饋書》（適用于委托評(píng)級(jí)初評(píng)項(xiàng)目）；.《評(píng)級(jí)報(bào)告意見反饋回執(zhí)》（適用于委托評(píng)級(jí)初評(píng)項(xiàng)目）；.《評(píng)級(jí)項(xiàng)目承諾書》（公開評(píng)級(jí)）；.公開評(píng)級(jí)需提供發(fā)行人原始材料（蓋章原件），主要包括發(fā)行人營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、組織機(jī)構(gòu)代碼證復(fù)印件、貸款卡復(fù)印件、公司章程、近三年審計(jì)報(bào)告及附注；非公開評(píng)級(jí)需提供與投資計(jì)劃、基礎(chǔ)資產(chǎn)、相關(guān)參與方等資料（蓋章原件或經(jīng)提供方核實(shí)與原件一致的復(fù)印件）；.存在增信措施的評(píng)級(jí)項(xiàng)目，需提供與增信措施相關(guān)的文件，具體包括《擔(dān)保函》、《抵質(zhì)押協(xié)議》、流動(dòng)性支持函等；.行業(yè)研究資料，主要為支持評(píng)級(jí)觀點(diǎn)和構(gòu)成信用評(píng)級(jí)報(bào)告分析內(nèi)容的內(nèi)部研究報(bào)告；.工作底稿、一審、二審、三審評(píng)級(jí)報(bào)告（電子檔案）；.其他資料，主要包括與發(fā)行人、主承銷商及相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系的相關(guān)文件、函件、往來郵件、會(huì)議記錄、電話訪談?dòng)涗洠ㄈ缬校┮约霸u(píng)級(jí)作業(yè)部門根據(jù)作業(yè)特點(diǎn)規(guī)定需存檔的其他資料。第三章檔案的整理第五條評(píng)級(jí)作業(yè)項(xiàng)目組負(fù)責(zé)檔案的整理工作，部門秘書負(fù)責(zé)對(duì)評(píng)級(jí)項(xiàng)目組整理情況進(jìn)行審核。檔案整理及審核的基本要求是：.紙質(zhì)檔案和電子文檔資料分別整理；.對(duì)上述檔案收集范圍中的1?16項(xiàng)，需提供紙質(zhì)文件，對(duì)發(fā)行人提供的原始材料需加蓋企業(yè)公章；對(duì)根據(jù)《公開資料使用辦法》采集的公開資料應(yīng)打印存檔；.對(duì)上述檔案收集范圍中的17?19項(xiàng)，提供電子文檔即可；.對(duì)于涉密檔案，按照《信息保密制度》，在檔案提交時(shí)對(duì)檔案的保管期限及保密級(jí)別進(jìn)行確認(rèn)。第四章檔案的移交第六條檔案移交的工作要求是：.評(píng)級(jí)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在報(bào)告出具時(shí)根據(jù)《存檔標(biāo)準(zhǔn)化目錄》對(duì)項(xiàng)目作業(yè)階段的檔案按紙質(zhì)文件和電子文檔分別進(jìn)行分類整理后，移交本部門秘書；特殊情況下如出具報(bào)告時(shí)部分評(píng)級(jí)資料未能歸檔的，未歸檔資料應(yīng)在報(bào)告出具后5個(gè)工作日內(nèi)完成存檔移交手續(xù)；.評(píng)級(jí)作業(yè)部門秘書進(jìn)行初步審查和整理后，將紙質(zhì)文件和電子文檔分別隨同檔案清單（存檔標(biāo)準(zhǔn)化目錄）報(bào)綜合部檔案管理人員進(jìn)行歸檔；.評(píng)級(jí)作業(yè)部門秘書應(yīng)于評(píng)級(jí)報(bào)告出具后的一周內(nèi)將業(yè)務(wù)檔案移交給綜合管理部檔案管理專員，并填寫《東方金誠(chéng)歸檔確認(rèn)單》；.評(píng)級(jí)委托協(xié)議或合同、收款憑證由業(yè)務(wù)發(fā)展部秘書在合同簽訂或費(fèi)用到賬后5個(gè)工作內(nèi)日移交綜合部檔案管理人員歸檔；公司對(duì)合同管理有其他規(guī)定的，從其規(guī)定；.研究報(bào)告、評(píng)級(jí)方法、業(yè)務(wù)內(nèi)控與管理制度等在定稿或頒布實(shí)施后5個(gè)工作日內(nèi)，由研究項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或相關(guān)責(zé)任人員提交綜合部檔案管理人員歸檔；.一個(gè)評(píng)級(jí)項(xiàng)目由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的業(yè)務(wù)文件，由主辦部門負(fù)責(zé)收集歸檔；.員工工作變動(dòng)或離職時(shí)，應(yīng)將經(jīng)辦的評(píng)級(jí)業(yè)務(wù)檔案向接辦人員進(jìn)行移交，符合歸檔條件的應(yīng)進(jìn)行歸檔；.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人有義務(wù)及時(shí)將相關(guān)文件按照本制度規(guī)定移交檔案管理人員，評(píng)級(jí)作業(yè)部門秘書和綜合管理部檔案管理人員有權(quán)敦促業(yè)務(wù)人員將應(yīng)歸檔而未歸檔的文檔資料進(jìn)行歸檔。第五章檔案的借閱及復(fù)印第七條公司檔案利用方式主要有：提供檔案原件；提供檔案復(fù)印件；提供檔案索引資料三種方式。第八條檔案的借閱及復(fù)印.凡需使用檔案者，均需填寫《調(diào)檔申請(qǐng)單》，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱；.案卷一般僅供在檔案保管區(qū)域內(nèi)閱看，未立卷的文件、資料不可外借與閱看。原則上調(diào)閱者不允許摘抄所借閱文檔內(nèi)容，因工作需要摘抄須部門總經(jīng)理同意。外借檔案須辦理登記手續(xù)，并經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能外借；.借閱期限不得超過1天；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)；.借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性；保持整潔，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如泄密而給公司帶來?yè)p失，將依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)處理；.凡需復(fù)印檔案者，均需填寫《調(diào)檔申請(qǐng)單》，依據(jù)檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能復(fù)印，并在調(diào)檔申請(qǐng)單上注明用途。第九條檔案的借閱程序.公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理借閱檔案資料可經(jīng)檔案管理專員直接提取；.部門經(jīng)理借閱非密級(jí)檔案資料可經(jīng)檔案管理專員直接提取，借閱密級(jí)檔案資料須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后提取;.其他人員借閱非密級(jí)檔案須經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后提取，借閱密級(jí)檔案資料須經(jīng)部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后提取，并在檔案室查看，閱后歸還。第十條檔案的復(fù)印程序檔案的復(fù)印程序同借閱程序，并由綜合管理部檔案管理專員負(fù)責(zé)復(fù)印。第十一條所有借閱及復(fù)印記錄由綜合管理部檔案管理專員負(fù)責(zé)登記并保存，借閱人及復(fù)印人簽字。第十二條已超過保存期限或確無必要保存，經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編制銷毀清單，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單應(yīng)永久保存。第十三條項(xiàng)目檔案的保存期