MS-PROJECT在水利水電多項(xiàng)目成本管理中的應(yīng)用

MSPROJECT在水利水電多項(xiàng)目成本管理中的應(yīng)用杭州華辰電力控制工程有限公司310000項(xiàng)目管理是一個(gè)多目標(biāo)的復(fù)雜的系統(tǒng)工程。進(jìn)度、資金、質(zhì)量與人、機(jī)、料、能等單項(xiàng)管理很難在企業(yè)管理中獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。利用MSProject軟件可以協(xié)助項(xiàng)目管理人員構(gòu)建和管理多項(xiàng)目、多任務(wù)和多項(xiàng)目成員?？梢栽鰪?qiáng)計(jì)劃的可執(zhí)行性，提高資源的有效配置，進(jìn)而提高項(xiàng)目的管理水平。作為成本管理人員，我們通過Project2003項(xiàng)目管理軟件可以加強(qiáng)成本管理，節(jié)約資金，提高企業(yè)的競爭能力。多項(xiàng)目管理可以利用MSProjectServer，制定項(xiàng)目計(jì)劃，根據(jù)人力資源忙閑狀態(tài)進(jìn)行項(xiàng)目任務(wù)的分派，實(shí)時(shí)跟蹤、掌控項(xiàng)目進(jìn)度和項(xiàng)目狀態(tài)等。使用此軟件對(duì)多項(xiàng)目進(jìn)行管理，有許多諸如可分層設(shè)置用戶與組及相應(yīng)的權(quán)限、信息發(fā)布和共享、使項(xiàng)目管理的工作計(jì)劃與分配、溝通和信息交換管理工作便捷、高效，但也帶來了相應(yīng)的成本：A）使用此軟件對(duì)多項(xiàng)目管理提高了應(yīng)用成本；B）使用此軟件對(duì)多項(xiàng)目進(jìn)行管理，對(duì)網(wǎng)絡(luò)提出了新的要求，即提高了網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)器的成本；C）使用此軟件對(duì)多項(xiàng)目進(jìn)行管理，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理和操作人員提出了新的要求，即提高了管理的培訓(xùn)成本。針對(duì)公司項(xiàng)目管理剛剛起步的現(xiàn)狀，我們在不具備MSProjectServer，僅利用MSProject研究簡單高效的多項(xiàng)目管理工作。多項(xiàng)目管理是指企業(yè)同時(shí)對(duì)多個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估、決策、計(jì)劃、實(shí)施，控制、以及收尾等各項(xiàng)工作，還包括對(duì)多項(xiàng)目中的人力資源成本進(jìn)行核算，從而使所有項(xiàng)目在公司管理下的綜合執(zhí)行效果達(dá)到最優(yōu)的項(xiàng)目管理方式。多項(xiàng)目管理與單一項(xiàng)目管理最大的不同是：多項(xiàng)目管理以公司經(jīng)營方針為導(dǎo)向，更注重公司的整體利益，講究整體性、協(xié)調(diào)性、系統(tǒng)性，追求資源利用率的最大化。從成本管理的角度出發(fā)，多項(xiàng)目管理對(duì)人、機(jī)、料、能的成本核算提出了更高的要求。其中人力成本核算又分為一人參與多項(xiàng)目的成本核算與多人參與多項(xiàng)目的成本核算，下面結(jié)合具體的工程案例進(jìn)行闡述。一、MSProject項(xiàng)目管理軟件的應(yīng)用MSProject是由微軟公司推出的目前最為流行的項(xiàng)目管理工具軟件之一。主要功能包括項(xiàng)目的范圍管理、進(jìn)度管理、成本管理、資源管理及信息管理等方面。本文闡述MSProject在杭州華辰電力控制工程有限公司水利水電多項(xiàng)目成本管理中的應(yīng)用。二、成本管理成本管理是項(xiàng)目管理三大目標(biāo)（成本、進(jìn)度、質(zhì)量）之一，就是在工程項(xiàng)目實(shí)施過程中對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營所發(fā)生的費(fèi)用，進(jìn)行科學(xué)管理，有效監(jiān)督，時(shí)時(shí)調(diào)節(jié)和有效控制，并及時(shí)糾正將要發(fā)生和已經(jīng)發(fā)生的偏差，把各項(xiàng)工程項(xiàng)目費(fèi)用控制在預(yù)算時(shí)的計(jì)劃成本范圍之內(nèi)，以保證成本目標(biāo)的有效實(shí)現(xiàn)。1、成本管理的內(nèi)容在運(yùn)用Project2003管理軟件進(jìn)行成本管理中，首先要分清成本的兩個(gè)類別，一類是固定成本，另一類是資源成本，兩者相加便得到項(xiàng)目的總成本。即：項(xiàng)目的總成本=項(xiàng)目的固定成本+項(xiàng)目的資源成本.1.1項(xiàng)目的固定成本項(xiàng)目的固定成本是無論項(xiàng)目任務(wù)工期或者資源完成的工時(shí)是多少，始終保持為常量的一組任務(wù)成本。比如項(xiàng)目經(jīng)理的管理費(fèi)用，必須付給項(xiàng)目經(jīng)理，它是固定不變的，不受任務(wù)工期和資源多少的影響。1.2項(xiàng)目的資源成本項(xiàng)目的資源成本是使用資源所帶來的項(xiàng)目成本。資源成本是一種可變成本。所以項(xiàng)目成本的動(dòng)態(tài)計(jì)算，主要是對(duì)資源成本的計(jì)算。資源是推動(dòng)項(xiàng)目的原動(dòng)力，包括人力、物力、財(cái)力、機(jī)器和設(shè)備等。資源管理是Project軟件的一個(gè)非常重要的內(nèi)容，利用它可以管理項(xiàng)目中每個(gè)資源的詳盡信息，編制資源庫，并按類別組織起來，把資源分配到各個(gè)任務(wù)上，同時(shí)幫助檢查分配的資源是否超出了現(xiàn)有的強(qiáng)度，以及調(diào)配平衡資源。在Project運(yùn)用中還應(yīng)注意區(qū)分資源的類別，即資源可以分為兩類：一類是材料類資源，另一類是工時(shí)類資源。同樣：資源成本=材料類資源成本+工時(shí)類資源成本.1.2.1材料類資源成本a、材料類資源成本的組成與管理流程材料類資源成本有固定成本和可變成本組成。材料的每次使用成本被稱為固定成本，而資源的材料費(fèi)用與材料用量被稱為可變成本，例如項(xiàng)目打印用紙、辦公用品等。為提高企業(yè)管理效率，一般采用將材料類資源成本中的可變成本匯總，再按項(xiàng)目大小分?jǐn)偟礁鱾€(gè)項(xiàng)目中。杭州華辰電力控制工程有限公司――是一家主要從事電站機(jī)電設(shè)備總承包以及水利樞紐等的計(jì)算機(jī)監(jiān)控系統(tǒng)、繼電保護(hù)系統(tǒng)等軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成等業(yè)務(wù)的公司。公司承接的水利水電工程項(xiàng)目，通常具有工程任務(wù)多、施工單位多、相互干擾大、影響因素多等特點(diǎn)。歷經(jīng)十余載，我們通過不斷管理實(shí)踐，形成了一套適合公司生產(chǎn)的操作流程。其中，材料類資源可變成本的管理流程為：◆目經(jīng)理根據(jù)簽訂的項(xiàng)目合同要求，提交相應(yīng)材料設(shè)備采購清單?！糁饕糠植牧显O(shè)備經(jīng)公司相關(guān)人員（包括公司總工、經(jīng)營人員、采購人員、項(xiàng)目經(jīng)理等）綜合評(píng)估確定，再提交給公司采購部門統(tǒng)一采購。（材料設(shè)備品牌的選定是根據(jù)公司多年積累形成的供應(yīng)商體系，并結(jié)合各項(xiàng)目產(chǎn)品要求及實(shí)際生產(chǎn)應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)來確定的。這樣可以避免很多問題：例如綜合評(píng)選避免了選型不合理，不符合項(xiàng)目適應(yīng)性、經(jīng)濟(jì)性要求等問題。）◆公司預(yù)算部門負(fù)責(zé)編制各個(gè)項(xiàng)目的材料類資源成本作為正式的文本文件下發(fā)項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行項(xiàng)目運(yùn)轉(zhuǎn)。如圖所示。b、通過project軟件管理材料類資源成本把材料類資源成本輸入到project軟件中進(jìn)行管理，具體操作如下：在[甘特圖]視圖中，執(zhí)行[視圖]→[表（B）：成本][-]→[成本]命令。然后在任務(wù)對(duì)應(yīng)的[固定成本]域中輸入固定成本值即可，如圖所示。在Project中，還可以為摘要任務(wù)輸入固定成本值。這里需要注意的是：無論是摘要任務(wù)，還是摘要任務(wù)的子任務(wù)，他們各自的固定成本只屬于自己，并不是子任務(wù)的固定成本累加后變成他們摘要任務(wù)的固定成本。1.2.2、工時(shí)類資源成本管理工時(shí)類資源成本管理可以通俗的理解為人工成本管理，也由固定成本和可變成本組成。工時(shí)資源包括資源費(fèi)率、資源工作時(shí)間與資源數(shù)量等。a、人工成本管理與概念項(xiàng)目人工成本管理是指項(xiàng)目組織按照擬訂的計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)，通過各種方法，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程中發(fā)生的實(shí)際人工成本和計(jì)劃進(jìn)度進(jìn)行對(duì)比、檢查、監(jiān)督和糾正，使實(shí)際人工成本控制在預(yù)算范圍內(nèi)的管理過程。在不同行業(yè)的項(xiàng)目中，人工成本所占比例存在很大差異，在知識(shí)密集型的項(xiàng)目中，人工成本比例很高，如信息化項(xiàng)目、ERP項(xiàng)目，這類項(xiàng)目只需要少量的設(shè)備費(fèi)、原材料費(fèi)，主要支出是軟件或知識(shí)產(chǎn)權(quán)的研發(fā)費(fèi)用和人工費(fèi)。公司“抽水蓄能電站智能輔助系統(tǒng)應(yīng)用研究”這個(gè)項(xiàng)目就是典型的研究型項(xiàng)目；而在工程項(xiàng)目中，原材料費(fèi)和設(shè)備費(fèi)占主要地位。例如“土耳其MIDILLI購銷合同”，主要以設(shè)備費(fèi)為主。在多項(xiàng)目環(huán)境中，往往人力資源的使用狀況很復(fù)雜，各個(gè)項(xiàng)目的人力資源負(fù)荷不均衡，項(xiàng)目間有時(shí)難以實(shí)現(xiàn)人力資源調(diào)配，個(gè)別人員利用率不高，甚至造成人力資源浪費(fèi)，導(dǎo)致人工成本增加。這種情況下我們正希望通過運(yùn)用MSP軟件進(jìn)行項(xiàng)目管理來解決這些問題。b、項(xiàng)目人工成本管理◆人工成本構(gòu)成項(xiàng)目人工成本是以任務(wù)工時(shí)費(fèi)、外派津貼、工資為主，附加差旅費(fèi)、住宿費(fèi)等構(gòu)成?！羧斯こ杀竟芾碇黧w每個(gè)項(xiàng)目都是獨(dú)立核算單位，人工成本管理的責(zé)任主體一般是項(xiàng)目經(jīng)理。◆人工成本管理對(duì)象特點(diǎn)項(xiàng)目組是臨時(shí)性的組織，項(xiàng)目成員的工作也具有臨時(shí)性的特點(diǎn)，當(dāng)其完成了承擔(dān)的項(xiàng)目任務(wù)后，就從項(xiàng)目組撤離。人力資源變動(dòng)頻繁，控制對(duì)象動(dòng)態(tài)變化，增加了人工成本管理難度。C、利用Projebt軟件進(jìn)行項(xiàng)目人工成本管理公司成本管理研究小組經(jīng)過很長一段時(shí)間研究討論，通過理論操作與公司實(shí)際情況結(jié)合，形成了一套簡便有效的制度：公司對(duì)各項(xiàng)目編制工時(shí)類資源成本概算。工時(shí)類資源成本概算與材料類資源成本概算一樣，是公司成本管理工作流程的重要環(huán)節(jié)。編制工時(shí)類資源成本概算時(shí)，對(duì)工時(shí)類資源成本中的人工總工時(shí)數(shù)、工時(shí)總費(fèi)用、項(xiàng)目經(jīng)理管理費(fèi)（包括差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等）分類作出規(guī)定。項(xiàng)目經(jīng)理接到項(xiàng)目概算后，按照規(guī)定進(jìn)行項(xiàng)目管理。如圖所示。2、PROJECT軟件應(yīng)用◆計(jì)劃工時(shí)與公司概算工時(shí)問題的對(duì)策以往，計(jì)劃工時(shí)與公司概算工時(shí)通常為兩個(gè)互不相干的概念，即公司概算工時(shí)只是作為公司結(jié)算的依據(jù)，而計(jì)劃工時(shí)則是項(xiàng)目經(jīng)理開展工作憑經(jīng)驗(yàn)預(yù)估的數(shù)值，二者互不干涉。這就導(dǎo)致了公司無法掌握資源的利用情況。并且項(xiàng)目計(jì)劃變更頻繁，隨意性大，最終很難確定計(jì)劃工期和變更工期，同時(shí)因?yàn)橛?jì)劃變更不能及時(shí)反應(yīng)在項(xiàng)目管理中，導(dǎo)致人力成本難以統(tǒng)計(jì)、成本核算困難等問題。為了解決這個(gè)問題，我們通過反復(fù)練習(xí)、實(shí)踐后得出：在編制PROJECT計(jì)劃時(shí)，使計(jì)劃工時(shí)數(shù)與公司概算工時(shí)總數(shù)保持一致。例如：桐柏抽蓄上庫2號(hào)改造項(xiàng)目，公司下發(fā)工時(shí)資源成本概算中工時(shí)總數(shù)為280工時(shí)，則編制PROJECT計(jì)劃時(shí)，相應(yīng)工時(shí)即按280編制。如實(shí)際小于280工時(shí)，則效率提高；大于280工時(shí)，則說明效率降低。這樣，通過軟件的運(yùn)用，我們加強(qiáng)了計(jì)劃管理，使公司的資源管理趨于可控，將變更反映到項(xiàng)目管理中，進(jìn)而反映在成本核算中，體現(xiàn)了成本管理的科學(xué)性和真實(shí)性?！敉ㄟ^實(shí)際項(xiàng)目完成情況計(jì)算節(jié)約或超支工時(shí)。這樣既可以對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行管理，同時(shí)成本管理內(nèi)容也簡單容易計(jì)算，如按概算工時(shí)數(shù)完成，則按概算正常計(jì)算；如有節(jié)約或超時(shí)現(xiàn)場，則分別統(tǒng)計(jì)節(jié)約與超時(shí)量，根據(jù)公司制度，節(jié)約達(dá)到多少工時(shí)，公司予以獎(jiǎng)勵(lì)，而項(xiàng)目經(jīng)理可以提前進(jìn)入下一項(xiàng)目，創(chuàng)造業(yè)績；反之，超時(shí)的話，采取相應(yīng)措施或予以調(diào)配資源，另行計(jì)算相應(yīng)增加的工資等費(fèi)用，作為考核指標(biāo)?！舨榭促Y源成本信息?？梢酝ㄟ^視圖或是對(duì)話框進(jìn)行資源成本查看。Project軟件提供了豐富的可視報(bào)表模板，如任務(wù)分配狀況、資源使用狀況、工作分配使用狀況等共6個(gè)類別。執(zhí)行報(bào)表--可視報(bào)表命令即可打開報(bào)表。如圖所示。3、項(xiàng)目人工成本管理的幾點(diǎn)注意事項(xiàng)由于項(xiàng)目人工成本與資源約束、項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量要求等因素存在相互依賴與制約關(guān)系，所以，控制人工成本具有一定的難度，在實(shí)踐中，利用Project軟件進(jìn)行項(xiàng)目人工成本管理應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：◆預(yù)算約束原則人工成本預(yù)算是人工成本使用計(jì)劃和控制標(biāo)準(zhǔn)，編制合理的項(xiàng)目人工成本預(yù)算是進(jìn)行人工成本控制的基礎(chǔ)。預(yù)算中應(yīng)詳細(xì)規(guī)定每個(gè)活動(dòng)投入的人員種類與數(shù)量，并與項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃結(jié)合起來，將成本預(yù)算合理分解到整個(gè)工期內(nèi)。預(yù)算一旦得到批準(zhǔn)，就成為一個(gè)剛性約束，項(xiàng)目組應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，有效控制預(yù)算外支出。公司人工成本預(yù)算首先是以書面形式進(jìn)行相應(yīng)管理，正式確定，待項(xiàng)目經(jīng)理編project項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)，則把書面人工預(yù)算成本中相應(yīng)各項(xiàng)列入相應(yīng)成本框內(nèi)?！繇?xiàng)目各要素保持平衡項(xiàng)目成本與進(jìn)度、項(xiàng)目質(zhì)量、項(xiàng)目范圍之間存在復(fù)雜的關(guān)系，在編制預(yù)算時(shí)這幾個(gè)要素之間保持平衡。不能片面強(qiáng)調(diào)壓縮人工成本而導(dǎo)致項(xiàng)目質(zhì)量下降或工期拖延。在預(yù)算內(nèi)完成項(xiàng)目是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的直接目標(biāo)。人工成本管理應(yīng)充分考慮多種因素，在保證項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的前提下，合理加以控制?！魢?yán)格控制項(xiàng)目變更項(xiàng)目變更是引起成本上升的重要因素，包括項(xiàng)目范圍變更，設(shè)計(jì)內(nèi)容、進(jìn)度計(jì)劃調(diào)整和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)變化等，都可能影響到對(duì)人力資源的需求變化，產(chǎn)生額外的人工成本。因此，每個(gè)項(xiàng)目都應(yīng)防止出現(xiàn)不正確的、未核準(zhǔn)的變更。對(duì)必需的項(xiàng)目變更申請，通過變更管理流程進(jìn)行評(píng)審，估算其對(duì)人工成本的影響?！艚㈨?xiàng)目間人力資源配置平臺(tái)由于項(xiàng)目分布范圍廣，每個(gè)項(xiàng)目獨(dú)立運(yùn)作，其人員配置及工作負(fù)荷信息是相互孤立與封閉的。平行進(jìn)行的項(xiàng)目間沒有隸屬關(guān)系，項(xiàng)目經(jīng)理無權(quán)從其他項(xiàng)目中直接調(diào)配人員。在企業(yè)層面建立項(xiàng)目間人力資源配置平臺(tái)，及時(shí)掌握各項(xiàng)目的人力資源負(fù)荷情況，進(jìn)行跨項(xiàng)目的人力配置，能提高項(xiàng)目人員使用率，減少人工浪費(fèi)。◆建立企業(yè)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)企業(yè)要想對(duì)多個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行有效的監(jiān)控，必須解決三個(gè)問題：一是及時(shí)獲取項(xiàng)目中關(guān)于進(jìn)度、質(zhì)量、成本的信息。二是及時(shí)處理、分析這些信息，發(fā)現(xiàn)問題，提出應(yīng)對(duì)方法、策略。三是指令能夠快速高效地反饋到項(xiàng)目組，并能對(duì)項(xiàng)目組的執(zhí)行情況進(jìn)行追蹤。如果企業(yè)自身項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)完善，那么就能迅速獲取信息，并傳達(dá)信息，就能有效地實(shí)施管理，達(dá)到節(jié)約成本的目的?！糍Y源共享企業(yè)實(shí)施的多個(gè)項(xiàng)目在業(yè)務(wù)內(nèi)容或技術(shù)上存在共性，則實(shí)施過程中出現(xiàn)的技術(shù)難點(diǎn)、實(shí)施過程也具有共性。因此，可以把相關(guān)項(xiàng)目共性的知識(shí)梳理出來，建立一個(gè)完備的知識(shí)管理系統(tǒng)，提供給項(xiàng)目組借鑒，各項(xiàng)目組通過知識(shí)系統(tǒng)獲取所需的知識(shí)，這樣可以大大節(jié)約共性知識(shí)搜索的時(shí)間及成本。知識(shí)系統(tǒng)中不能解決的某些問題，再匯總并通過公司層面來解決。三、項(xiàng)目管理存在的其他問題及對(duì)策在沒有應(yīng)用MS項(xiàng)目管理軟件之前，項(xiàng)目經(jīng)理按合同工期進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃編制，在項(xiàng)目進(jìn)行中，經(jīng)常出現(xiàn)計(jì)劃跟著項(xiàng)目走的情況，即項(xiàng)目實(shí)施推遲了，項(xiàng)目計(jì)劃也跟著推遲。例如：某項(xiàng)目因?yàn)闃I(yè)主要求推遲一個(gè)月交貨，項(xiàng)目經(jīng)理就按推遲后的時(shí)間安排生產(chǎn)工作，而中間空余時(shí)間往往因?yàn)橛?jì)劃的空缺造成了浪費(fèi)，導(dǎo)致公司整體生產(chǎn)力偏低。公司理想的狀態(tài)是：不能因?yàn)橥獠恳蛩刈兓斐晒举Y源的浪費(fèi)及效益降低，通過項(xiàng)目管理，把項(xiàng)目進(jìn)度、成本、質(zhì)量控制在要求范圍內(nèi)，提高公司的整體效益。自MSProject軟件應(yīng)用后，我們充分考慮之前項(xiàng)目管理中的問題，有針對(duì)性的進(jìn)行設(shè)計(jì)，得出以下幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)：1、工期的正確定義與應(yīng)用項(xiàng)目工期可以分成很多，包括建設(shè)工期，施工工期等。每個(gè)項(xiàng)目工期的編制都應(yīng)根據(jù)合同簽訂的具體工期進(jìn)行編制。舉例說明：每個(gè)項(xiàng)目都有相應(yīng)合同工期，合同工期在我國基本為日歷工期，即包括星期六、星期天及節(jié)假日在內(nèi)的工期；而國外項(xiàng)目工期很多是不包括休息天在內(nèi)的工期。這個(gè)對(duì)我們編制計(jì)劃有很重要的指導(dǎo)作用。如果合同寫明按日歷天計(jì)算，在編制計(jì)劃時(shí)，應(yīng)把默認(rèn)的工作時(shí)間重新設(shè)置為包括星期六、星期天在內(nèi)，否則工期會(huì)產(chǎn)生很大的偏差，任務(wù)進(jìn)度也難以進(jìn)行控制。2、工時(shí)計(jì)算需要根據(jù)各公司管理水平確定Project中默認(rèn)工時(shí)單位是小時(shí)。因?yàn)镸SProject軟件是國外的薪酬體系，基本上是按小時(shí)為單位計(jì)算，但我國的實(shí)際情況，目前還主要以工日薪酬計(jì)算，兩者看起來只是單位不同，但實(shí)際增加了管理難度。這就要求我們應(yīng)