采購部管理制度及工作流程

采購部工作流程采購管理措施第一條為加強(qiáng)對(duì)采購工作管理，做到有章可循，以保證各項(xiàng)生產(chǎn)、業(yè)務(wù)工作正常進(jìn)行，特制定本措施。第二條我司采用統(tǒng)一采購方式，以期發(fā)揮下列優(yōu)勢(shì)：1.節(jié)省有關(guān)人力、物力，簡化或合并有關(guān)業(yè)務(wù)。2.有效統(tǒng)一管制各項(xiàng)物品、物料用量，減少庫存量，減少資金積壓。3.運(yùn)用群組技術(shù)及V.A手法，以減少材料采購成本。4.加強(qiáng)采購稽查，以保證采購品質(zhì)及成本目。第三條統(tǒng)一采購業(yè)務(wù)范圍如下：1.辦公事務(wù)用品及文具用品、表單印制。2.生產(chǎn)所用原物料、物品（含直接材料、間接材料、消耗品）。3.機(jī)器、儀器設(shè)備、冶工具（含零配件、量具、夾具、模具、檢查儀器）。4.廠房設(shè)備營繕及修繕工程。5.開發(fā)新廠商，以減少成本。提高品質(zhì)，保證交期。6.國外進(jìn)口零件。第四條統(tǒng)一采購作業(yè)程序：1.各單位依需要填報(bào)“物料請(qǐng)購單”、“設(shè)備工具請(qǐng)購單”，經(jīng)核準(zhǔn)后送總務(wù)部采購科辦理。2.采購品經(jīng)使用單位或檢查單位驗(yàn)收后，交使用單位使用及管理。第五條請(qǐng)購申請(qǐng)單內(nèi)需注明：品名、料號(hào)、規(guī)格、單位、數(shù)量、需要日期、包裝方式、包裝量、用途及其他尤其規(guī)定或規(guī)定事項(xiàng)。第六條采購時(shí)除參照上列資料外，另需準(zhǔn)備有關(guān)圖示、質(zhì)量指標(biāo)、驗(yàn)收基準(zhǔn)等。第七條采購業(yè)務(wù)包括：1.處理各單位請(qǐng)購單業(yè)務(wù)。2.廠商詢價(jià)、招標(biāo)、議價(jià)、發(fā)包、訂購單業(yè)務(wù)。3.廠商交貨記錄、進(jìn)度管制業(yè)務(wù)。4.請(qǐng)款業(yè)務(wù)。5.驗(yàn)收及不良品處理業(yè)務(wù)。6.廠商品質(zhì)監(jiān)查業(yè)務(wù)。7.廠商**處理業(yè)務(wù)。8.廠商資料卡建立業(yè)務(wù)。第八條采購應(yīng)注意其他事項(xiàng)：1.在保證品質(zhì)前提下，采購成本越低越好。2.盡量向制造商采購，不要向經(jīng)銷及買賣商購置。3.需考慮市場變化及庫存成本等原因。4.采購與檢查單位需分開。5.盡量參照過去使用需求量，做計(jì)劃性采購。6.需注意售方售后服務(wù)和信譽(yù)。7.訂購單內(nèi)應(yīng)注明檢查質(zhì)量基準(zhǔn)，抽驗(yàn)方式及不良率拒收原則。8.訂購單內(nèi)應(yīng)注明誤期或因品質(zhì)不良退貨產(chǎn)生誤期時(shí)責(zé)任及懲罰措施。采購經(jīng)理工作職責(zé)1.制定并完善采購制度和采購流程：（1）根據(jù)企業(yè)長期計(jì)劃，確定采購部門工作方針和目；（2）負(fù)責(zé)制定采購方針、方略、制度及采購工作流程與措施，保證貫徹執(zhí)行；（3）制定招、投標(biāo)管理措施和各項(xiàng)物品采購原則，并嚴(yán)格執(zhí)行；2.制定并實(shí)行采購計(jì)劃：（1）根據(jù)企業(yè)拓展規(guī)模以及年度經(jīng)營目，制定有效采購目和采購計(jì)劃；（2）審核年度各部門呈報(bào)采購計(jì)劃，統(tǒng)籌籌劃和確定采購內(nèi)容，制定主輔料采購清單；（3）組織實(shí)行市場調(diào)研、預(yù)測(cè)和跟蹤企業(yè)采購需求，熟悉多種物資供應(yīng)渠道和市場變化狀況，據(jù)此編制采購預(yù)算和采購計(jì)劃；（4）根據(jù)采購管理程序，參與重點(diǎn)和大宗采購項(xiàng)目談判、簽約，檢查協(xié)議執(zhí)行和貫徹狀況；（5）負(fù)責(zé)組織貫徹企業(yè)采購、供應(yīng)材料、備品配件及其他物資供應(yīng)，保證合理地組織采購，并及時(shí)供應(yīng)生產(chǎn)所需物資；（6）督導(dǎo)檢查倉庫驗(yàn)收、入庫、發(fā)放及管理工作，保證采購物品質(zhì)量；3.采購成本預(yù)算和控制：（1）編制年度采購預(yù)算，實(shí)行采購防止控制和過程控制，有效減少成本；（2）采購價(jià)格審核、預(yù)算、報(bào)價(jià)，到達(dá)有效成本控制；（3）向各部門提出減少成本提議，減少不必要開支，以有效資金保證最大物資供應(yīng)；（4）對(duì)采購協(xié)議履行過程進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)支付有關(guān)款項(xiàng)；4.選擇并管理供應(yīng)商：（1）根據(jù)企業(yè)物質(zhì)需求，選定價(jià)格合理、貨品質(zhì)量可靠、信譽(yù)好服務(wù)優(yōu)質(zhì)供應(yīng)廠商，建立長期戰(zhàn)略同盟；（2）建立對(duì)供應(yīng)商資信、履約、售后服務(wù)能力及物資市場價(jià)格狀況和走勢(shì)綜合評(píng)估系統(tǒng)；（3）不停開發(fā)新供應(yīng)渠道和供應(yīng)商，加強(qiáng)對(duì)新老客戶走訪和調(diào)查；（4）制定供應(yīng)商管理措施，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商管理、考核，保證供應(yīng)商提供產(chǎn)品優(yōu)良性；5.本部門建設(shè)工作：（1）根據(jù)企業(yè)績效管理制度，考核下屬工作業(yè)績，并協(xié)助其制定績效改善計(jì)劃；（2）負(fù)責(zé)采購部門采購人員職責(zé)分工及行政事務(wù)處理；（3）協(xié)助并參與采購人員崗前培訓(xùn)和在崗培訓(xùn)。采購部門職責(zé)（一）關(guān)鍵職責(zé)1．首要任務(wù)是保證本單位所需產(chǎn)品與服務(wù)正常供應(yīng)，以支持本單位生產(chǎn)及其他經(jīng)營活動(dòng)順利運(yùn)作；2．不停改善采購過程及供應(yīng)商管理過程，以提高貨品質(zhì)量；3．控制、減少所有與采購有關(guān)成本，包括直接采購成本和間接采購成本；4．建立可*、最優(yōu)供應(yīng)配套體系；5．運(yùn)用供應(yīng)商專業(yè)優(yōu)勢(shì)，積極參與產(chǎn)品或過程開發(fā)；6．建立并維護(hù)本企業(yè)、我司良好形象；7．管理、控制好與采購有關(guān)文獻(xiàn)及信息。尤其是要搜集有關(guān)貨品質(zhì)量事故信息，重點(diǎn)是導(dǎo)致產(chǎn)品質(zhì)量或設(shè)備故障貨品信息，這些信息也將作為評(píng)價(jià)供應(yīng)商重要根據(jù)。（二）其他職責(zé)從采購管理角度講，其他職責(zé)包括制定并實(shí)行采購方針、方略、流程、目及改善計(jì)劃并進(jìn)行采購及供應(yīng)商績效衡量，建立供應(yīng)商審核及承認(rèn)、考核與評(píng)估體系，開展采購系統(tǒng)自我評(píng)估，建立培養(yǎng)穩(wěn)定并有發(fā)明性專業(yè)采購隊(duì)伍等等。（2）采購工作管理①測(cè)定最佳商品來源、約定采購合約內(nèi)容，包括訂價(jià)、品質(zhì)、準(zhǔn)時(shí)交貨、規(guī)則、保證、零件之補(bǔ)充及退貨。②致力于對(duì)企業(yè)最有利地方、采購時(shí)考慮到“企業(yè)優(yōu)勢(shì)”貨源以及以盡量低價(jià)購進(jìn)。③要向營運(yùn)負(fù)責(zé)人提出忠告：有關(guān)重要貨源和需求原因狀況，而這些狀史是會(huì)影響到未來采購成本有利或不利某些原因。④與市場營銷部、營運(yùn)促銷部協(xié)調(diào)部促銷計(jì)劃中各人應(yīng)負(fù)責(zé)、聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)。⑤創(chuàng)立或建立一種原則陳設(shè)或是商品分類容積所需要合適空間。⑥為了增長銷售，要選擇合適商品及提出合理價(jià)格并與廠商及營運(yùn)部門合作，來改善銷售。⑦檢討營銷部促銷計(jì)劃活動(dòng)，例如：廣告方式、陳列簡介對(duì)性等。⑧一項(xiàng)一項(xiàng)檢討及分析銷售及庫存匯報(bào)，以便決定那些商品庫存與否合適，那些應(yīng)當(dāng)降價(jià)，那些應(yīng)清。（3）監(jiān)督：指導(dǎo)所有采購員采購作業(yè)，分派采購職責(zé)，協(xié)助他們選商品及訓(xùn)練，建立工作原則，訂定責(zé)任和考核績效。（4）業(yè)務(wù)與責(zé)任：①改善實(shí)際銷售計(jì)劃以到達(dá)滿意銷售額，合適周轉(zhuǎn)數(shù)及高利潤目。②建立合適商品構(gòu)造，以適合市場需求及到達(dá)預(yù)期庫存及周轉(zhuǎn)能力。③與否有能力在商品品質(zhì)、效用和價(jià)格方面做改善以到達(dá)有競爭潛力。④能否改善商品來源、以到達(dá)品質(zhì)、樣式、價(jià)格及時(shí)間上能適合程度。⑤能否與有關(guān)支援單位營銷部協(xié)調(diào)到達(dá)對(duì)促銷有奉獻(xiàn)這方面能力。⑥能否與廠商保持良好關(guān)系能力，而這良好關(guān)系導(dǎo)致廠商樂意提供我們所規(guī)定商品。

（二）、職稱：采購副經(jīng)理1、基本職能：在企業(yè)政策之下，配合協(xié)助采購部長制定采購、銷售計(jì)劃，負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)工作平常管理，負(fù)責(zé)商品采購業(yè)務(wù)詳細(xì)談判，負(fù)責(zé)采購協(xié)議審核、商品價(jià)格、毛利水平確定，商品變價(jià)、調(diào)價(jià)審核，商品促銷計(jì)劃、跟進(jìn)銷售狀況、對(duì)比分析銷售業(yè)績及銷售方式改善確定。對(duì)于所負(fù)責(zé)部門商品挑選、訂價(jià)和銷售肩負(fù)完全責(zé)任。2、職責(zé)與任務(wù)：（1）負(fù)責(zé)采購員甄選、訓(xùn)練及工作指導(dǎo)；（2）負(fù)責(zé)對(duì)新品開發(fā)選擇，要保證所選購之商品能銷售、進(jìn)貨成本低；（3）與廠商合作發(fā)展：①新商品。②獨(dú)占性商品③廉價(jià)品。④促銷廣告用之商品。（4）盡量在促銷廣告時(shí)爭取到廠商協(xié)作贊助；（5）向營運(yùn)部提議某項(xiàng)商品促銷陳列；（6）如下列原則為準(zhǔn)來訂價(jià)：①以人們對(duì)顧客所樂意付出之價(jià)格來判斷；②與別家企業(yè)相似或相似貨品要訂出競爭性價(jià)格；③進(jìn)貨成本；④廠商提議價(jià)格；（7）下列原則降價(jià)、漲價(jià)：①銷售速度；②商品寄存時(shí)間；③同行之價(jià)；④庫存狀況；⑤季節(jié)變換。（8）屬于協(xié)助方面責(zé)任：①督導(dǎo)銷售人員；②追加補(bǔ)貨時(shí)協(xié)助計(jì)算庫存；③使倉庫保持整潔清潔；④處理賒欠并保證顧客能立即收到商品及周到服務(wù)（9）在其他人協(xié)助狀況下，遵照規(guī)定，使對(duì)實(shí)物盤存。3、組織關(guān)系：匯報(bào)——采購部經(jīng)理、總經(jīng)理；督導(dǎo)——采購主管、采購員；協(xié)調(diào)——營業(yè)部、市場營銷部。4、考核事項(xiàng)：工作體現(xiàn)依下陳說之事項(xiàng)衡量：①商場營業(yè)情形與商品計(jì)劃及預(yù)算相符合程度；②商品所獲毛利和商品計(jì)劃及預(yù)算相符合程度；（四）鮮食、食品、非食品采購員及聯(lián)營租賃業(yè)務(wù)職責(zé)闡明1、采購員職責(zé)闡明：負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)厥袌鲛r(nóng)副產(chǎn)品、水果蔬菜采購談判，按企業(yè)采購政策，竭力減少供應(yīng)商中間環(huán)節(jié)，直接向生產(chǎn)商采購；負(fù)責(zé)鮮食部每日銷售商品采購補(bǔ)貨。2、我商場銷售商品重要貨源基地重要靠市場采集。通過市調(diào)、談判、開發(fā)引進(jìn)適合消費(fèi)市場銷售商品。3、聯(lián)營招商業(yè)務(wù)職責(zé)闡明：按企業(yè)政策開發(fā)引進(jìn)新品名牌，洽談?wù)猩套赓U業(yè)務(wù)；并對(duì)該項(xiàng)目跟進(jìn)監(jiān)督；對(duì)市場狀況、銷售狀況及時(shí)反饋并做出調(diào)整改善措施。4、采購員基本規(guī)定：具有誠實(shí)敬業(yè)個(gè)人素質(zhì)，有相稱采購經(jīng)驗(yàn)，具有敏銳市場意識(shí)，較強(qiáng)談判能力；作為采購部員工必須對(duì)企業(yè)絕對(duì)忠誠；不接受廠商回扣、旅游招待、贈(zèng)品、宴會(huì)，違者將按企業(yè)有關(guān)規(guī)定處理；采購人員應(yīng)親密注意市場行情變化，掌握市場信息；采購人員必須理解本部門專業(yè)知識(shí)，防止采購假冒偽劣商品及被廠商蒙騙；采購人員必須具有豐富商品知識(shí)，謹(jǐn)慎選擇商品，建立商品類別組織，控制品項(xiàng)構(gòu)造，清除滯銷商品，常常引起新商品，維持商品迅速周轉(zhuǎn)及新鮮度；采購員應(yīng)理解商品特性，并突顯其特性；控制毛利，盡量到達(dá)目毛利；發(fā)明銷售業(yè)績，完畢目值；采購員必須考慮新商品陳列問題，對(duì)正常陳列商品要畫出陳列圖（MODULAR），促銷商品應(yīng)注明其陳列方式；采購員應(yīng)隨時(shí)關(guān)注天氣變化，及時(shí)調(diào)整受較大影響商品庫存；采購人員應(yīng)常常深入賣場，理解商情，客情，以期發(fā)明最佳銷售業(yè)績；采購員應(yīng)建立穩(wěn)定采購渠道，尋找充足貨源，防止商品脫銷斷檔；⑾采購員必須適時(shí)開發(fā)新商品；⑿采購員應(yīng)常常做市場調(diào)查，掌握競爭對(duì)手商品構(gòu)成、價(jià)格方略、促銷手段等；并采用對(duì)應(yīng)對(duì)策；⒀采購人員應(yīng)定期搜集銷售數(shù)據(jù)，分析銷售狀況；且應(yīng)定期確定促銷計(jì)劃，并籌劃實(shí)行。4、專業(yè)知識(shí)：作為一種合格采購員，除應(yīng)具有豐富商品知識(shí)外，還應(yīng)理解與采購有關(guān)法律、法規(guī)等有關(guān)專業(yè)知識(shí)。詳細(xì)如下：國家規(guī)定商品檢查原則?！魃唐钒踩谙?。△商品品質(zhì)辨別措施?！魃虡?biāo)認(rèn)識(shí)?！麂N售技巧?！魃唐饭δ堋！魃唐分谱骷夹g(shù)。△商品制導(dǎo)致本構(gòu)成?！魃唐穬r(jià)值顯現(xiàn)措施?！鞴?yīng)商優(yōu)缺陷?！魃唐芳竟?jié)變化規(guī)律?！鞴?yīng)商談判技巧。（五）商品行政部職責(zé)闡明懂商品知識(shí)、熟悉操作電腦、基本電腦維護(hù)、商品分類編碼、商品登信息錄入、供應(yīng)商檔案管理、商品變價(jià)調(diào)價(jià)執(zhí)行以及每日價(jià)格單據(jù)、企業(yè)文獻(xiàn)等資料存檔、傳遞，每日或每周交配送中心配送員，傳交松原企業(yè)財(cái)務(wù)部。商品行政部主管崗位職責(zé)采購員簽完協(xié)議拿到財(cái)務(wù)處加蓋協(xié)議章、布置錄入工作；核查商品匯報(bào)表，布置錄入工作；供應(yīng)商檔案、商品信息錄入；審核生效訂單，調(diào)價(jià)單、恢復(fù)采購、停止采購單、并轉(zhuǎn)移更換供應(yīng)商商品信息；修改供應(yīng)商檔案、錯(cuò)誤條碼、商品信息等系統(tǒng)資料；為經(jīng)理、采購員查尋、提供系統(tǒng)中資料；錄入、打印商品計(jì)劃表、備忘錄、匯報(bào)等采購部所需資料；申領(lǐng)、保管、控制采購部所需辦公用品；考勤，制定商品行政部文員排班表；嚴(yán)格遵守企業(yè)企業(yè)文化及企業(yè)規(guī)章制度。需掌握技能：①純熟使用微機(jī)及應(yīng)用系統(tǒng)；②能維護(hù)微機(jī)及設(shè)備；③熟悉商品知識(shí)及商品分類編碼。商品行政部文員崗位職責(zé)錄入供應(yīng)商檔案、商品信息、競爭商品、停止采購單、恢復(fù)采購單；錄入調(diào)整商品進(jìn)、售價(jià)單；錄入打印未生效訂單、生效商品進(jìn)、售價(jià)單、商品計(jì)劃表、備忘錄、匯報(bào)等資料；為經(jīng)理、采購員查尋、提供系統(tǒng)中資料；打印商品自產(chǎn)制作打印多種報(bào)表；向有關(guān)部門傳送有關(guān)單據(jù)；為采購部制作打印多種報(bào)表；修改錯(cuò)誤商品信息；系統(tǒng)維護(hù)；嚴(yán)格遵守企業(yè)企業(yè)文化及規(guī)章制度。需掌握技能：1、純熟使用微機(jī)；2、打字速度快；3、純熟應(yīng)用系統(tǒng)。采購流程一、采購業(yè)務(wù)流程圖供應(yīng)商準(zhǔn)期送貨補(bǔ)貨訂單補(bǔ)貨訂單發(fā)出訂單供應(yīng)商資料建檔新品資料建檔填寫《新品確認(rèn)表》交商品行政部報(bào)總經(jīng)理、董事長簽批簽訂《商品購銷/代銷/聯(lián)銷/租賃協(xié)議書》簽訂銷售政策協(xié)議、促銷計(jì)劃協(xié)議采購副經(jīng)理、經(jīng)理評(píng)審結(jié)束議定商品供銷分析議定銷售政策采購員與供應(yīng)商談判提供新品之樣品、實(shí)物或圖片提供商品匯報(bào)及產(chǎn)