行政前臺(tái)工作流程

行政前臺(tái)工作流程（一）環(huán)境衛(wèi)生的保持和檢查工作流程：1、每日清晨9：00、正午14：20和下午17：55檢查企業(yè)全部辦公場所（包含各辦公室、會(huì)議室、洗手間等桌面、地面等）的衛(wèi)生和辦公家具的擺放狀況，實(shí)時(shí)收納整理，保持各桌椅齊整，桌面、地面潔凈無雜物；2、保持辦公區(qū)空氣清爽，按期在每周五下班前五分鐘噴灑除蟲藥物或除臭劑；3、實(shí)時(shí)向行政主管領(lǐng)用垃圾桶、衛(wèi)生用紙等用品，填寫《耗費(fèi)品領(lǐng)用登記》，保障企業(yè)后勤裝備；4、每日清晨9：10整應(yīng)當(dāng)天的報(bào)紙概括至總經(jīng)理室報(bào)夾，將改換下來的報(bào)刊一致擱置，每兩個(gè)月以廢品辦理，所得花費(fèi)交由行政主管記入《備用金流水帳簿》中上繳財(cái)務(wù)。注意事項(xiàng)：1、保持辦公區(qū)環(huán)境清爽整齊、家具物件擺放齊整；2、實(shí)時(shí)補(bǔ)給衛(wèi)生用紙等后勤裝備；3、報(bào)刊整理整齊有序，廢舊報(bào)刊辦理實(shí)時(shí)。有關(guān)記錄：《耗費(fèi)品領(lǐng)用登記》——行政主管《備用金流水帳簿》——行政主管管理方法：若未實(shí)時(shí)發(fā)現(xiàn)并辦理以上流程中的各項(xiàng)工作，罰款30—50元；（二）招待——客戶來訪工作流程：1、客戶進(jìn)門起身迎接并咨詢來訪事由；2、登記《客戶來訪登記薄》，弄清來訪者身份和企圖。若來訪者未預(yù)定或是初次拜見，不得將企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的各樣聯(lián)系方式任意告訴素昧生平的人，若有事宜，盡量采用轉(zhuǎn)告方式；3、若有必需，安排來訪者前去會(huì)客室稍坐片晌；4、準(zhǔn)備款待茶水飲料；5、通知有關(guān)工作人員有人來訪；6、每隔15分鐘左右增添茶水,來客告別時(shí)起身作別；7、客人走開后2分鐘之內(nèi)清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會(huì)客室的整齊；8、若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在《客戶來訪登記簿》上登記，實(shí)時(shí)通知有關(guān)人員做答復(fù)；若來訪者表示下次再來，則需在《客戶來訪登記簿》上注明；9、實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)告有關(guān)工作人員來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并保證工作人員實(shí)時(shí)回復(fù)；10、實(shí)時(shí)將用完的《客戶來訪登記薄》交由行政主管歸檔。注意事項(xiàng)：1、招待客戶熱忱周祥，實(shí)時(shí)給客戶增添茶水并在客戶走開后實(shí)時(shí)整理睬客室；2、《客戶來訪登記薄》的詳盡記錄；并實(shí)時(shí)將使用完的記錄交由行政主管歸檔；3、實(shí)時(shí)通知有關(guān)被訪人員，若被訪人員不在，要實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)告以保證實(shí)時(shí)答復(fù)；4、不得任意把企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及其余工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。有關(guān)記錄：《客戶來訪登記薄》——前臺(tái)管理方法：未依照以上流程達(dá)成任一項(xiàng)招待工作，有關(guān)崗位負(fù)責(zé)人將遇到10—30元罰款。（三）電話的接聽和記錄工作流程：1、電話響鈴兩聲后，立刻接聽，注意禮貌用語；、電話鈴響超出3聲，接聽電話應(yīng)當(dāng)?shù)狼福?、接聽電話時(shí)應(yīng)控制音量，不該影響其余人的正常工作；4、對方所要找的人不在時(shí)，應(yīng)咨詢對方能否希望留言或留下回電號(hào)碼，切忌立即掛斷電話；5、通話以后，應(yīng)輕輕掛斷電話，而且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；6、沒有接聽到的電話應(yīng)依據(jù)來電顯示實(shí)時(shí)回?fù)?，第一道歉，再咨詢方才來電的目的?、將需要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容實(shí)時(shí)記錄在《電話記錄》上；8、記錄后5分鐘內(nèi)實(shí)時(shí)通知被傳達(dá)人,通知傳達(dá)的程序見口頭通知流程,并確認(rèn)對方接收信息正確無誤。9、實(shí)時(shí)將用完的《來電記錄表》交由行政主管歸檔。注意事項(xiàng)：1、來電接聽快速，接聽電話使用一般話，聲音輕柔；2、認(rèn)識(shí)清楚來電人的基本信息以及企圖，實(shí)時(shí)在《來電記錄表》上記錄來電時(shí)間、內(nèi)容、信息接收人等，需要轉(zhuǎn)接的實(shí)時(shí)將電話轉(zhuǎn)給有關(guān)工作人員；3、如遇信息接收人不在，應(yīng)采納通知的方式實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)信息，（通知方法詳見“通知流程”）；有關(guān)記錄：《來電記錄表》——前臺(tái)管理方法：1、來電接聽不主動(dòng)、不實(shí)時(shí)，接聽電話用語魯莽，罰款10—30元；2、未實(shí)時(shí)和詳盡記錄來電信息，忘掉轉(zhuǎn)達(dá)、轉(zhuǎn)達(dá)不實(shí)時(shí)或傳達(dá)信息錯(cuò)誤，罰款50—100元；3、《來電記錄表》不實(shí)時(shí)交行政主管歸檔，罰款30—50元。（四）平時(shí)的打印、復(fù)印以及有關(guān)設(shè)備的使用管理工作流程：1、每日清晨上班時(shí)間準(zhǔn)時(shí)開啟而且檢查打印機(jī)、復(fù)印機(jī)，并實(shí)時(shí)增補(bǔ)所需的紙張；2、負(fù)責(zé)企業(yè)平時(shí)的打印、復(fù)印。打印、復(fù)印重要文件、圖紙或需要發(fā)出的文件、圖紙使用白紙；企業(yè)內(nèi)部使用或不重要的文稿圖紙使用重生紙；3、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)或其余設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，實(shí)時(shí)填寫《設(shè)備報(bào)修單》并聯(lián)系辦公設(shè)備保護(hù)人員進(jìn)行檢查維修；（詳見“固定財(cái)產(chǎn)的報(bào)修與報(bào)廢流程”）；4、實(shí)時(shí)將用完的《設(shè)備報(bào)修單》交由行政主管歸檔。注意事項(xiàng)：1、嫻熟操作打印、復(fù)印機(jī)，并實(shí)時(shí)增補(bǔ)用紙；2、達(dá)成企業(yè)平時(shí)的打印、復(fù)印工作，做到節(jié)儉資源；3、打印、復(fù)印機(jī)等設(shè)備出現(xiàn)問題不得擅自解決，應(yīng)實(shí)時(shí)報(bào)修，并聯(lián)系有關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行維修；4、不得擅自打印、復(fù)印與工作沒關(guān)的文件、圖紙，特別狀況下應(yīng)申報(bào)行政主管贊同付費(fèi)再使用；5、節(jié)儉資源，珍愛紙張；6、實(shí)時(shí)將用完的有關(guān)記錄表交由行政主管歸檔。有關(guān)記錄：《設(shè)備報(bào)修單》——前臺(tái)管理方法：1、未準(zhǔn)時(shí)達(dá)成企業(yè)平時(shí)的打印、復(fù)印工作，浪費(fèi)紙張，罰款30—50元；2、擅自利用企業(yè)資源用于個(gè)人用途和無對于企業(yè)的其余商業(yè)用途，罰款30—50元3、對打印、復(fù)印機(jī)等設(shè)備的報(bào)修和維修狀況不記錄，不實(shí)時(shí)將記錄表交由行政主管歸檔，罰款30—50元；（五）收發(fā)《工作報(bào)告表》工作流程：1、每個(gè)月1日散發(fā)《工作報(bào)告表》；2、每個(gè)月30/31日采集《工作報(bào)告表》，檢查填寫能否正確，并交由行政主管審核；3、行政主管審查后交總經(jīng)理查閱署名，并將總經(jīng)理署名的《工作報(bào)告表》連同考勤統(tǒng)計(jì)一并交財(cái)務(wù)造薪資表；4、最后《工作報(bào)告表》返行政主管歸檔。注意事項(xiàng)：1、每個(gè)月1日發(fā)，30/31日回收，檢查后并交行政主管審查；2、行政主管交總經(jīng)理查閱署名，和考勤統(tǒng)計(jì)一同作為造薪資依照交財(cái)務(wù)；薪資表達(dá)成后將《工作報(bào)告表》返行政主管歸檔。有關(guān)記錄：《工作報(bào)告表》——前臺(tái)管理方法：1、填寫《工作報(bào)告表》的人員填寫不規(guī)范、完好，超出三次罰款10—30元；2、收發(fā)《工作報(bào)告表》不實(shí)時(shí)，或收到的《工作報(bào)告表》填寫不完好，超出三次罰款10—30元；3、其余有關(guān)人員未按流程不實(shí)時(shí)達(dá)成或未達(dá)成的罰款30—50元。（六）人員出門登記（前臺(tái)提示敦促）工作流程：1、全部出門人員需提早電話聯(lián)系對方，讓對方做好準(zhǔn)備；2、出門前在《出門人員登記表》上登記出發(fā)時(shí)間、目的地、事由等；3、回到企業(yè)在《出門人員登記表》上登記回來時(shí)間以及做事狀況；4、特別狀況，出門前未登記，需回企業(yè)后實(shí)時(shí)補(bǔ)登；5、前臺(tái)人員負(fù)責(zé)提示并敦促其余職工，并于每個(gè)月30/31日將出門狀況匯總，與考勤統(tǒng)計(jì)查對。注意事項(xiàng)：1、出門前的準(zhǔn)備并與對方聯(lián)系；2、在《出門人員登記表》上詳盡記錄出門做事狀況；3、前臺(tái)人員負(fù)責(zé)提示并敦促達(dá)成，并做出統(tǒng)計(jì)。4、實(shí)時(shí)將用完的《出門人員登記表》交由行政主管歸檔。有關(guān)記錄：《出門人員登記表》——前臺(tái)管理方法：1、任何未登記的出門人員以早走辦理；2、前臺(tái)人員未提示出門人員登記，罰款10—30元；3、出門登記與考勤統(tǒng)計(jì)不符的，罰款30—50元；4、不實(shí)時(shí)將記錄交由行政主管歸檔，罰款30—50元。（七）考勤統(tǒng)計(jì)工作流程：1、熟習(xí)門禁考勤系統(tǒng)的管理，依據(jù)企業(yè)人員狀況實(shí)時(shí)增添或改正考勤人員信息；2、若有職工告假，需到前臺(tái)填寫《告假單》并注明告假原由、時(shí)間實(shí)時(shí)數(shù)；前臺(tái)交行政主管及總經(jīng)理署名贊同后作為考勤依照；若上司不一樣意，需注明原由再返回申請人；3、每個(gè)月30/31日將門禁考勤統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)備份，并綜合出門登記以及人員告假狀況統(tǒng)計(jì)考勤，署名后交行政主管審查署名；4、行政主管將考勤統(tǒng)計(jì)連同工作報(bào)告表交由財(cái)務(wù)作為造薪資表的根本依照，財(cái)務(wù)達(dá)成薪資表后一同交由總經(jīng)理查閱；5、總經(jīng)理返回后原件由行政主管歸檔，另復(fù)印一份考勤統(tǒng)計(jì)公示。注意事項(xiàng)：1、考勤統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)備份，綜合出門登記統(tǒng)計(jì)考勤，署名后交行政主管審查署名；2、考勤統(tǒng)計(jì)作為核薪資的依照，連同薪資表交總經(jīng)理查閱，返回后原件由行政主管歸檔，另復(fù)印一份考勤統(tǒng)計(jì)公示。有關(guān)記錄：《考勤統(tǒng)計(jì)》——前臺(tái)《告假單》——前臺(tái)管理方法：1、不準(zhǔn)時(shí)統(tǒng)計(jì)考勤或統(tǒng)計(jì)考勤有誤，超出三次罰款10—30元；2、其余有關(guān)人員未按流程不實(shí)時(shí)達(dá)成或未達(dá)成的罰款30—50元。（八）文件的收發(fā)A、紙質(zhì)文件的收發(fā)工作流程：1、前臺(tái)收/發(fā)文件應(yīng)實(shí)時(shí)在《收文明細(xì)》/《發(fā)文明細(xì)》中登記文件收/發(fā)文件的時(shí)間、收/發(fā)單位、項(xiàng)目名稱、收/發(fā)內(nèi)容等；并署名，發(fā)文中還需要求收件人署名；2、前臺(tái)向收/發(fā)件單位確立所收/發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對象，并要求收發(fā)件人署名；3、前臺(tái)復(fù)印2份，1份交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，1份交總經(jīng)理；4、前臺(tái)將原件交檔案管理員存檔，并要求檔案管理員署名確認(rèn)。5、發(fā)件時(shí)要實(shí)時(shí)通知對方，如需給對方送去，應(yīng)確立好送件時(shí)間、地址，并填寫《文件外送單》由收件人署名后返回企業(yè)交檔案管理員歸檔。6、前臺(tái)依據(jù)簽收文件人留下的電話致電確認(rèn)文件的齊備及達(dá)到；7、將《收文明細(xì)》/《發(fā)文明細(xì)》以及《文件外送單》分別按項(xiàng)目分類交檔案管理員歸檔。注意事項(xiàng)：1、詳盡填寫《收文明細(xì)》/《發(fā)文明細(xì)》或《文件外送單》，并要求有關(guān)經(jīng)辦人署名，以便企業(yè)能查閱每一份收/發(fā)文件的詳細(xì)內(nèi)容；2、實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)交給有關(guān)人員；3、按項(xiàng)目分類交檔案管理員歸檔。有關(guān)記錄：《收文明細(xì)》——前臺(tái)《發(fā)文明細(xì)》——前臺(tái)《文件外送單》——前臺(tái)管理方法：有關(guān)崗位負(fù)責(zé)人若未按以上流程達(dá)成，罰款10—30元。B、電子文件的收發(fā)工作流程：1、前臺(tái)需咨詢所收/發(fā)文件的有關(guān)內(nèi)容，項(xiàng)目名稱，需轉(zhuǎn)交對象等；、在電腦上成立新文件夾，如：“年代日_收發(fā)文件”，在該文件夾中成立一個(gè)“收”/“發(fā)”的文件夾，而后在“收”/“發(fā)”的文件夾中建一個(gè)“年代日_項(xiàng)目名稱”的文件夾；3、將接收/發(fā)送文件寄存至電腦有關(guān)項(xiàng)目文件夾中，并相同在《收文明細(xì)》/《發(fā)文明細(xì)》中記錄，收/發(fā)方式在備注中注明；、實(shí)時(shí)將文件轉(zhuǎn)傳給有關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，并確認(rèn)對方收到；5、當(dāng)天工作結(jié)束后，將接收/發(fā)送的文件發(fā)至檔案管理員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項(xiàng)目文件夾中。注意事項(xiàng)：1、認(rèn)識(shí)所收/發(fā)文件內(nèi)容，按收/發(fā)時(shí)間、項(xiàng)目成立相應(yīng)的文件夾，并做好書面記錄，便于查找；2、實(shí)時(shí)將收/發(fā)文件轉(zhuǎn)給有關(guān)負(fù)責(zé)人，并確認(rèn)能否收到；3、準(zhǔn)時(shí)將每日收/發(fā)的文件發(fā)給檔案管理員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項(xiàng)目文件夾中。有關(guān)記錄：收/發(fā)電子文件夾——前臺(tái)《收文明細(xì)》/《發(fā)文明細(xì)》——前臺(tái)管理方法：有關(guān)崗位負(fù)責(zé)人若未按以上流程達(dá)成，罰款10—30元。（九）對保潔、植物株擺租借等工作的監(jiān)察和檢查工作流程：1、認(rèn)識(shí)外用保潔、植物租擺租借的服務(wù)內(nèi)容；2、對每次有關(guān)服務(wù)做好檢查和監(jiān)監(jiān)工作，并做好有關(guān)記錄；3、實(shí)時(shí)將有關(guān)記錄交檔案管理員歸檔。注意事項(xiàng)：1、對外用單位有關(guān)服務(wù)進(jìn)行審查；2、做好有關(guān)記錄，并實(shí)時(shí)上交存檔。有關(guān)記錄：《植物租擺維養(yǎng)記錄》——前臺(tái)《植物租擺改換記錄》——前臺(tái)《保潔狀況記錄表》——前臺(tái)管理方法：有關(guān)負(fù)責(zé)人若未達(dá)成罰款10—30元。（十）對設(shè)