服飾有限公司行政工作流程手冊DOC

服飾有限公司行政工作流程手冊(附工作流程圖)行政部主要工作是：執(zhí)行辦公設備、公共設施、店鋪設施的日常管理和維護；執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理；執(zhí)行公司證照印鑒的管理；執(zhí)行檔案的歸檔管理；執(zhí)行固定資產及低值易耗品的管理；執(zhí)行各種費用的交納；執(zhí)行公司對外關系建立維護；執(zhí)行突發(fā)事件處理；執(zhí)行秘書事務管理；執(zhí)行安全保衛(wèi)工作；執(zhí)行后勤、食堂的管理；執(zhí)行行政日常事務處理；執(zhí)行上級交辦事務等。具體工作流程執(zhí)行公司證照申辦流程成立公司或申請辦理分支機構，先準備辦理營業(yè)執(zhí)照相關資料，然后到工商局領取營業(yè)執(zhí)照登記申請表；營業(yè)執(zhí)照申辦完畢后，持營業(yè)執(zhí)照原件及公司法人代表身份證復印件辦理組織機構代碼證；組織機構代碼證辦理完畢后，準備相關資料辦理稅務登記證。稅務登記證申辦組織機構代碼證申辦營業(yè)執(zhí)照申辦成立公司稅務登記證申辦組織機構代碼證申辦營業(yè)執(zhí)照申辦成立公司執(zhí)行公司證照印鑒管理：對于公司的各種印鑒及證照，應進行妥善保管，并對其歸檔編號管理。證照借閱時要嚴格按照相關借閱程序進行審批、登記，特別是公章的外出借用、加蓋，更應該按照公司的有關規(guī)定來執(zhí)行，以免出現不良事件。使用部門申請部門主管審核歸檔管理存放印鑒、證照編號使用部門申請部門主管審核歸檔管理存放印鑒、證照編號按時歸還、存放借閱、使用登記專管人員核對經理審批簽字按時歸還、存放借閱、使用登記專管人員核對經理審批簽字執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理：月末行政部要根據其他部門的請購計劃及庫存情況，并要根據相關規(guī)定作適當儲備以備不時之需，作好請購計劃單經經理審批后，及時保質保量地采購辦公用品和日常用品，采購物品應當定價定點，保證質優(yōu)價廉。要作好物品出入庫登記，每月盤存，帳物相符。經理審批請購計劃單查看庫存部門申請經理審批請購計劃單查看庫存部門申請物品采購月末盤存出入登記檢查驗收物品采購月末盤存出入登記檢查驗收監(jiān)督檢查帳物相符監(jiān)督檢查帳物相符四、執(zhí)行固定資產及低值易耗品的管理：對于公司所有的固定資產以及低值易耗品，需要建立臺帳清單，監(jiān)督各部門于每月25日進行盤點，辦公室會根據各部門盤點情況進行抽查，核對帳物是否相符，然后根據各部門盤點狀況及調動\增加狀況制作《固定資產、低耗品清單》報表發(fā)放各部門；每季度組織財務部對各部門進行全面盤點，核對帳物。對需要報廢的資產按照相關程序申請報廢，及時跟進各部門資產調動、出入庫單據的核對，做到帳物相符。對于資產管理不當、帳物不符，應進行相應處罰。資產分類每月盤存核對帳物建立臺帳清單資產分類每月盤存核對帳物建立臺帳清單執(zhí)行各部門及店鋪基礎設備、設施維修管理行政部負責根據維修要求安排電工或外請技術人員維修、對維修全過程進行控制；電工負責對日常維修的材料進行申購及采購，保證質量；各部門對維修質量監(jiān)督、確認。檢查驗收維修結束安排維修準備材料維修申請檢查驗收維修結束安排維修準備材料維修申請執(zhí)行文件檔案的歸檔管理：根據不同種類檔案的特點，做好系統(tǒng)編目、分類存放、排列有序，定期收集各類文件資料，并整理立卷歸檔。裝訂成冊存放立卷歸檔分類整理編號文件、資料收集裝訂成冊存放立卷歸檔分類整理編號文件、資料收集文件資料收發(fā)、復印、傳真、打印管理：各類文件資料收發(fā)、復印、傳真、打印均需在登記薄上作好詳細登記、記錄，及時將各類信息（通知、文件）進行上傳下達，特別是各類價格通知、重要信息應在公司領導審閱后及時傳遞給相關部門；文件資料復印、傳真、打印、文件資料復印、傳真、打印、準確記錄上傳下達行政審閱文件資料的收發(fā)準確記錄上傳下達行政審閱文件資料的收發(fā)執(zhí)行各種費用的支付：按時申請、交納公司各項費用，例如：店鋪租金、員工房屋租金、水電費、車輛養(yǎng)路費、車船稅、工商管理費等。并將所要交納的各項費用進行審核記錄，對各項資金審批單歸類管理。做到資金審批的及時、準確，以確保各職能部門工作的正常開展。統(tǒng)計各項所要交納費用歸類登記管理支付各項費用領導審批簽字部門主管審批申請審批資金統(tǒng)計各項所要交納費用歸類登記管理支付各項費用領導審批簽字部門主管審批申請審批資金執(zhí)行對外關系建立維護：建立良好的公共關系平臺是企業(yè)正常經營的關鍵，行政部門肩負著對外溝通、協(xié)調的重任，要把對外關系維護作為重要工作來抓，企業(yè)的經營活動涉及到方方面面的關系，既有政府部門的，又有社會關系的，哪方面關系處理不好，或多或少都會有一定影響。在平時的工作中要經常保持與已有關系的聯系與溝通，并結合實際情況，建立新的公共關系。在對外交往中要自覺維護公司形象，要將對外關系維護情況及時向領導匯報，以便作出符合公司利益的調整。合理調整情況匯報經常維護溝通協(xié)調關系建立合理調整情況匯報經常維護溝通協(xié)調關系建立九、執(zhí)行處理突發(fā)事件。公司各種突發(fā)事件出現后，行政部門在收到信息的同時，要根據事件影響的大小，迅速向領導匯報，并及時處理，將有可能對公司或個人的不利影響降到最低限度，情況特別緊急又不能向領導及時匯報時可先處理再匯報，但事后要向領導闡明原因。在處理突發(fā)事件時，應把握有利原則，要充分維護公司或員工的利益，樹立好公司的整體形象。妥善解決處理及時匯報領導主要情況收集突發(fā)事件出現妥善解決處理及時匯報領導主要情況收集突發(fā)事件出現處理結果匯報減少不利影響處理結果匯報減少不利影響十、后勤服務保障。行政部門要將后勤服務保障列入日常工作中，要加強對食堂、宿舍、車輛的管理，為員工提供較為良好的生活、住宿環(huán)境，在符合經費開支規(guī)定的情況下使大家基本滿意。要經常檢查食堂收支情況，收集員工建議，提高保障質量；車輛管理中，要制定相應制度，經常提醒駕駛員遵章守紀，保證車輛隨時處于良好的性能狀態(tài)，確保人員接送、貨物輸送的時效性。員工滿意提高質量收集建議加強檢查擬定制度員工滿意提高質量收集建議加強檢查擬定制度安全工作是企業(yè)的一項重要工作，行政部門是安全工作的主要執(zhí)行部門。日常工作中應將安全工作、保密工作列入議事日程，要真正做到天天講安全、處處抓安全，人人有安全、保密意識，只有安全保密工作做到位了，才能保證公司的正常工作秩序和正常的經營活動。要充分明確重點保衛(wèi)位置，不定期地組織檢查，認真查出安全隱患，及時消除潛在的安全危害并作好記錄。要落實安全責任制，簽定安全責任制，規(guī)劃安全教育、培訓計劃并認真加以實施。提高防范意識規(guī)劃教育培訓明確保衛(wèi)目標熟悉安全制度提高防范意識規(guī)劃教育培訓明確保衛(wèi)目標熟悉安全制度確保整體安全組織實施檢查確保整體安全組織實施檢查十二、日常事務處理。行政部門的工作雜而亂，涉及面廣，大小事情多，并且很多事務具有不可確定性，臨時出現的工作，會給當日計劃工作帶來很大的沖突，這時就要擇其輕重而處理?？傮w來講，行政部門屬于服務保障部門，是為其他部門包括店鋪服務的，所以也要協(xié)助他們處理不涉及本部門的日常事務。否則會影響正常工作秩序，甚至會影響經營活動。故日常事務的處理是行政工作的重要方面。臨時事務處理注重時效結果擇其輕重處理當日計劃工作臨時事務處