《行政秘書檔案管理》

《行政秘書檔案管理》

精選ppt檔案：是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教、等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。1、什么是檔案管理精選ppt文檔管理：文檔管理是以管理規(guī)范為主，對文檔進行有效管理的解決手段。它主要提供對文檔的分類、整理、存儲、更新及使用的統(tǒng)一解決和管理辦法。1、什么是檔案管理精選ppt1、分類原則：方便使用；操作簡單；設(shè)置合理方法：按工作的主要內(nèi)容分，例如：申請、報告、合約、產(chǎn)品開發(fā)、通知等，類別下面再劃分次類別。公司部門分，例如：人事部、財務(wù)部、生產(chǎn)部等，類別下面再劃分次類別。按事件的處理狀態(tài)分，如：已完成文檔、未完成文檔、辦理中文檔如何管理你的文檔精選ppt2、整理原則：以時間順序為主，以檔案的重要性為輔，兼顧檔案的分類。先發(fā)生的檔案存檔在前，后發(fā)生的檔案存檔在后；精選ppt方法：（1）根據(jù)使用的頻率來整理文件。最常用的東西應(yīng)該在你的手邊，隨手可取。（2）把暫時不用的文件移走。（3）建立文檔編號，一部分編號01—12，代表每年的每一個月；另一部分編號01—31號，代表一個月的每一天。（4）一般歸檔一份（原件），重要和經(jīng)常使用的可酌加副本。（5）文件材料應(yīng)按原件在前、附件在后的方式排列。精選ppt3、存儲

普通文件：文件柜、箱電子文件：硬盤光盤

原則：分門別類、不同存貯介質(zhì)的資料應(yīng)單獨存放；保證安全；檔案組卷應(yīng)使用文件夾、檔案盒或其他檔案用具保存，這些檔案用具應(yīng)適當標識。案卷封面標題應(yīng)簡明、準確，左上角應(yīng)有檔號、檔案箱號、縮微號，封面的下部應(yīng)有歸檔單位、起止日期、保管期限等。精選ppt4、更新和使用定期整理、更新，三個月內(nèi)不用的文檔丟棄。（國家規(guī)定的除外）精選ppt讓你的檔案更加有效的小秘訣：（1）使用大寫、清楚的字母標示檔案。（2）使用彩色標識能讓你一眼就找到某一類型文件的位置。（3）將類別與次類別標簽排成一列，類別與次類別用不同顏色標示。（4）為大型的資料建立索引。精選ppt三、信息、情報管理1、信息的概念及其特征概念——信息是客觀事物的特征和變化的最新反映，包括自然信息和社會信息精選ppt三、信息、情報管理2．信息在企業(yè)工作中的作用戰(zhàn)略決策企業(yè)經(jīng)營市場銷售3、企業(yè)信息的分類（技術(shù)、生產(chǎn)、市場）精選ppt

在今天的世界上，只要你打個瞌睡，機會就消失了。情報是防止你打瞌睡的鬧鐘。

----TI公司的全球營銷副總裁精選ppt（1）相關(guān)行業(yè)的報紙、雜志、圖書（2）圖書館、互聯(lián)網(wǎng)（3）從相關(guān)部門、企業(yè)購買（4）通過同行業(yè)索要、交換（5）從廣播、電影、電視中獲取信息情報的收集來源精選ppt（6）通過專利機構(gòu)咨詢（7）通過工商主管機構(gòu)了解（8）通過咨詢公司了解（9）通過知名學(xué)者、專家、科研人員及其它專業(yè)人員（10）向有關(guān)國家和部門了解信息情報的收集來源精選ppt4．行政文秘信息、情報工作的原則和基本要求工作原則

——追蹤原則、超前原則、選優(yōu)原則行政文秘信息工作的基本要求

——及時、全面、適用精選ppt5．信息資料的收集和處理

采集、交換、索取、購買

信息的處理——整理加工、儲存、使用精選ppt6、信息情報的分析7．信息情報整料的貯存和使用

信息情報資料的科學(xué)貯存

——分類、建立貯存檢索系統(tǒng)、保存

信息情報資料的使用

——決策支持分級使用

——保密