2021管理者工作效能的提升-讀書會

管理者工作效能的提升主講人：時間：2021.08.01READINGCONFERENCECONTENTS目錄一、管理者的自我定位二、時間管理計劃（四象限法則）三、如何把事情做好？（認知-決策-執(zhí)行）

四、如何高效委派工作？（高效溝通）什么是管理管理就是

--把投入轉化為產(chǎn)出

--把資源轉化為成果我國著名管理學家徐國華：管理是“通過計劃、組織、控制、激勵和領導等環(huán)節(jié)來協(xié)調人力、物力和財力資源，以期更好地達成組織目標的過程?！?）管理的含義：管理是指組織為了達到個人無法實現(xiàn)的目標，通過各項職能活動、合理分配、協(xié)調相

關資源的過程。2）管理的職能：現(xiàn)代管理學一般認為管理包括以下五大職能

決策與計劃、組織、領導、控制、創(chuàng)新

—個媒體記者采訪在戰(zhàn)場上立過集體─等功班集體的班長。記者問:“在戰(zhàn)場混亂的情況下，你是如何指揮你的下屬出色的完成攻擊任務的?”那位青年班長回答說:“在當時我是唯一的負責人，當我的士兵在叢林中遭遇敵人卻不知道該怎么行動時，我也因為距離太遠而無法告訴他們。我的任務只是訓練他們知道在這種情況下應該如何行動，至于實際上該怎么做，應由他們根據(jù)當時的狀況加以判斷，自己決定。責任雖然在我，但行動的決策卻是由戰(zhàn)場上的每個士兵自己決定?！闭l是管理者----一個班長的回答管理者計劃，組織，整合，激勵，考核第一，是憑自己的職位和知識。第二，要對該組織負有貢獻的責任。第三，對該組織的經(jīng)營能力和達成的成果產(chǎn)生實質性的影響。管理者泛指知識工作者、經(jīng)理人和專業(yè)人員，由于其職位和知識，他們必須在工作中做影響整體績效和成果的決策。不管你所管轄的范圍多么有限，但在你的職責范圍內，你的工作性質跟企業(yè)董事長、政府機構的行政領導其實是相同的，那就是計劃、組織、整合、激勵和考核，你就是一位管理者。誰是管理者最危險的是：你到現(xiàn)在還沒有把自己當做一個管理者來認識自己!

在一個組織里，如果一個人需要憑借他的思考、知識、創(chuàng)意、想法或智慧來為組織產(chǎn)生貢獻和實質的影響，那么他就是一個管理者。誰是管理者是不是管理者，不在于你的職位高低，不在于你的管轄范圍，可能你連一部專用電話都沒有，只要你具備上述職能，你就是一個管理者，你的工作就必須有效，否則你就是一個朝九晚五在辦公室耗費時間的人。你是F公司某皮革生產(chǎn)分廠廠長，星期一早上一上班，夜班主任急匆匆的跑過來告訴你：五號機臺的小趙，機器臨時故障，被彈出的螺絲打傷了頭部，剛剛送往醫(yī)院。你剛想去醫(yī)院看望小趙，又被白班主管攔?。鹤蛲硎程蔑埐擞袉栴}，有8位女士拉肚子沒來上班，今天要交的貨無論如何趕不出來了，怎么辦？這時，銷售經(jīng)理拿了一份樣品找你：有位大客戶要打樣，下班前能否完成？

話音未落，手機響起來：有位五年未見面的表妹從國外打來電話說，今晚的飛機到你所在的城市辦事，讓你去接機。你正在抓頭皮，苦于無奈，車間主任又來找你，采購部采購的這批原材料，有60%不能用，已經(jīng)發(fā)霉，怎么辦？

剛掛線，總經(jīng)理的秘書打來電話：總經(jīng)理下午要來廠里檢查工作，要你準備一下。寶貝女兒也來湊趣：爸爸，別忘了，今天可是我的生日啊。這一天，你可怎么過?案例：這一天如何過？陳廠長在了解今天的情況后，對銷售經(jīng)理說：今天的任務已經(jīng)無法完成，實在對不起，這個樣是打不成了，然后立即去醫(yī)院看小趙，確信沒什么大問題后返回工廠，已經(jīng)9:30分了，馬上跟白班主管去看拉肚子的女工，知道她們經(jīng)醫(yī)生開的藥方后好轉，明天可以上班，用去了30分鐘。陳廠長叫來了廠辦主任，交代說：總經(jīng)理下午要來檢查工作，你作一下準備，幫我擬一份匯報書，言畢就要走人，廠辦主任為難的說：廠長，你不能走，很多情況和數(shù)據(jù)我不了解，需要您的協(xié)助。陳廠長不得不坐下與辦公室主任一起擬匯報書。一個上午過去了，中午跑到車間一看，六七臺機器停在那里，今天五點以前要交的貨，只完成了40%，他一聲不吭的做在了機器上，足足干了2個小時，直到辦公室主任打電話告訴他：總經(jīng)理已經(jīng)到廠里來了，才匆匆趕過去。匯報工作3:20結束。他又跑到機臺上干了一個多小時。五點整，趕出了95%的貨，按協(xié)議，需要賠償客戶損失3萬元。這時車間主任告訴他：夜班的工人已經(jīng)沒有合格的皮革好用了怎們辦？

陳廠長立即與車間主任去找采購部經(jīng)理協(xié)商此事。晚上11點鐘回到家里，全家人都還在等他，表妹故意不理他，女兒拿眼睛狠狠的瞪他，他一句話也說不出來，攤在沙發(fā)上。案例：陳廠長的一天案例思考1、陳廠長是不是一個負責人的人?2、陳廠長是否適合這個崗位？如果不改變，能干多久？3、陳廠長這一天犯了哪些錯誤？4、如果你是陳廠長，你會如何安排這一天的工作？5、你的工作中是否遇到過如陳廠長的這樣一天？案例這一天怎么過？1、小趙工傷

2、8位女員工食物中毒3、缺工，不能交貨

4、銷售經(jīng)理要求打樣5、表妹回國接機

6、60%的原材料發(fā)霉7、總經(jīng)理檢查工作

8、女兒生日工作日志步驟1、羅列所有事項2、按照優(yōu)先順序進行排序（時間管理）3、確保最重要事項做好4、委派下屬幫忙處理其他的事情工作日志法

工作日記法，是在企業(yè)主管人員的領導下由員工本人自行進行、按活動發(fā)生的先后順序隨時填寫的一種職務分析方法。自我時間管理委托下屬兵貴神速聽之任之戰(zhàn)略管理重要的事情不重要的事情不緊急的事情緊急的事情人生最寶貴的兩項資產(chǎn)，一項是頭腦，一項是時間。無論你做什么事情，即使不用腦子，也要花費時間。時間管理是一種能力，一種決定什么事情重要的能力!四象限法則是美國的管理學家科維提出的一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，分為四個“象限”：即緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、即不緊急也不重要。我們工作中的主要壓力來自于重要又緊急的事情，其中80%的事務來自于重要但不緊急的沒有被處理好的事情，也就是說這個壓力和危機是自己給自己的。所以關鍵是盡可能解決多的來自重要但不緊急的事情才能使的壓力減緩。自我時間管理重要又緊急的事情VS重要但不緊急的事情很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備不足，而變成迫在眉睫。傳統(tǒng)思維狀態(tài)下的管理者的通常狀況，“忙”就是這么來的。緊急但不重要的事情是我們忙碌而且盲目的源頭。最好的方法是放權交給別人去做，即通過委派工作的方式由他人完成，或者通過委婉的拒絕以減少此類事務的發(fā)生。表面看似很緊急，因為迫切的呼聲會讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。我們花很多時間在這個里面打轉，自以為是在處理重要且緊急的事情，其實不過是在滿足別人的期望與標準。自我時間管理緊急但不重要的事情VS重要又緊急的事情成功的時間分配管理重要性緊迫程度一、重要且緊急20%--25%二、重要但不緊急65%--80%三、不重要但緊急15%四、不重要且不緊急<1%僅供參考

如何把事情做好把事情做對的三原則：彩色認知，黑白決策，灰度執(zhí)行管理者基本能力：具備著做事情的能力，自己能做事情，同時帶領團隊做事情

不擅長領域的通過委派工作安排他人完成你能用最簡單的話告訴我們嗎？不就是兩句話能說清楚的事情，搞的那么復雜？說了一堆道理，具體怎么做呢？1、2、3、4，告訴我不就得了嗎？想那么多有什么用呢？選擇對了就對了，選擇錯了就錯了，選擇比努力更重要。認知-決策-執(zhí)行“大道至簡”的前提是“認知至繁”彩色認知認知是指人們獲得知識或應用知識的過程，它包括感覺、知覺、記憶、思維、想像和語言等。每個人因各自的閱歷、知識不同而千差萬別，網(wǎng)上常流傳一種說法：有時候人與人的差別大于人與猿的差別，說的就是認知差別。所謂“彩色認知”，就是說，我們在理解一件事時，一定要從多個維度去了解，維度越多，你的理解就越深刻，后面的決策和執(zhí)行才能越從容。自我提升誤區(qū)干貨思維黑白認知認知-決策-執(zhí)行伴隨著認知的不斷提高隨之而來的就是想法的改變，從而就會導致我們一系列決策的改變。人的認知有四種狀態(tài)——不知道自己不知道、知道自己不知道、知道自己知道、不知道自己知道。當你發(fā)現(xiàn)自己是愚昧的時候，求知欲最旺盛。求知欲會讓學習這件事變得沒有那么辛苦，甚至充滿愉悅。“如果你現(xiàn)在不覺得一年前的自己是個蠢貨，那么說明你這一年沒學到什么東西；如果你覺得過去的自己能力差，說明經(jīng)過積累與不斷的迭代，現(xiàn)在的你比過去的你有所提高?！崩走_里奧（橋水基金創(chuàng)始人）認知-決策-執(zhí)行復雜的認知不一定能導致明確的決策，但明確的決策一定是從復雜的認知中來黑白決策決策是人們?yōu)楦鞣N事件出主意、做決定的過程，決策就一個目的：做更對的事。很多時候我們無論認知多么的豐富，最后都要落實到一個決策上，而不是空中樓閣的認知。所謂黑白決策，并不是對和錯、好和壞的決策，所有的決策都會面臨著一個問題：兩難、不確定性。如果沒有這兩點存在也就不是真真的決策了。

決策就是一個判斷，一個選擇，干還是不干，往哪個方向干，越簡單越清晰越好，做任何一個決策，都要立場鮮明，態(tài)度明確，內容具體。做方案planA方向職業(yè)選擇不跳槽職業(yè)發(fā)現(xiàn)技術方向升級planB方向跳槽管理方向轉型不管選擇是A還是B都一定有代價，如果什么都不選擇、那么也是在做了一個選擇，而且多數(shù)情況下這樣的選擇代價會更大。做完選擇后快速執(zhí)行、試錯，是決策后最正確的方法。在決策的問題上，普通人最容易犯的錯誤就是“灰度決策”，特點就是猶豫，當斷不斷，到了最后關頭只能胡亂選擇一個，就是我們平時說的，反復糾結，草率決定，迅速后悔。認知-決策-執(zhí)行認知-決策-執(zhí)行灰色是基于黑與白之間的顏色，深灰就是70%的黑，淺灰就是30%的黑。黑白決策定一個大方向，“灰度執(zhí)行”就是在實際的執(zhí)行中，需要考慮當時的各種情況，在這個決策定下的大方向上，有一定的彈性執(zhí)行空間。既不能過于僵化，也不能過于隨意?；叶葓?zhí)行誤區(qū)1：黑白執(zhí)行誤區(qū)2：彩色執(zhí)行領導讓干啥我就干啥，明知道不對，反正是領導讓干的。管理授權不夠，員工缺乏積極性，或者管理層過于強勢，下屬不敢做決定。如果認知足夠深刻，“黑白執(zhí)行”也不會有太大的問題彩色執(zhí)行意味著你前面的認知，你的決策，哪怕都是正確的，在最終執(zhí)行的時候也會走樣。喜歡“彩色執(zhí)行”的人，往往性格上比較天馬行空，比較容易受到情緒的干擾。認知-決策-執(zhí)行“彩色執(zhí)行”

——創(chuàng)新性工作的特點灰色執(zhí)行都是基于理性和經(jīng)驗系統(tǒng)的決策，但是如果是藝術創(chuàng)作或者研究創(chuàng)新，執(zhí)行環(huán)節(jié)經(jīng)常出現(xiàn)把之前的所有想法全部推翻掉了重來的情況。我們希望人們勇于表達反對的意見，呈現(xiàn)出所有的事實面1、能力可得到延伸，有精力做更重要的事；2、通過委派，分解工作壓力；3、有效利用擁有你不具備的技能的專家；提高主觀能動性、責任心，部屬可得到成長；可達到優(yōu)勢互補、可使氣氛和諧；1、有利于選拔和培養(yǎng)接班人，培養(yǎng)得力的助手；2、提高部門業(yè)績，更快達成工作目標。委派工作管理者經(jīng)常需要給下屬委派工作，松下幸之助說過，一位稱職的管理者應該“只做自己該做的事，不做部屬該做的事”。本人部屬團隊公司1、復印技術資料;2、統(tǒng)計上個月業(yè)務數(shù)據(jù);3、填寫日報表;4、與人力資源部一起參加面試5、對部屬進行月度績效考核;6、電腦損壞需要申購;7、制定下周工作計劃;8、協(xié)調本單位2位員工的矛盾9、進行工作改進;10、一項只有王主管和骨干員工小張才能完成的工作，但王主管完成的質量會更好;11、需緊急處理的客戶抱怨;12、宣導公司新制度;13、明天的周例會;14、本單位團隊帶動。案例----委派工作王主管明天的工作安排如下：討論確定哪些工作可以委派，哪些不可以委派？可以委派的工作應該委派的工作常規(guī)、重復性的日常工作下屬會做得更好的工作下屬有能力勝任的工作需要特殊專業(yè)技術型工作剛任職時不能勝任，但經(jīng)培訓后能勝任的工作過去從來沒有做過，對上司和下屬都具有挑戰(zhàn)性，但風險不大的工作雖然委派下屬可能有風險，但可以控制的工作可以代表你身份出席的工作不太重要的工作有一定難度和挑戰(zhàn)性，自己做也有一定風險，需要較高的能力方可勝任的工作。鍛練部屬所需要的安排（責任我承擔，功勞算你的)設定目標與標準人事問題（如甄選、激勵、考核、獎懲)財務簽字權和采購審批權等（公司委派相關領導除外)解決部門間的沖突發(fā)展及培養(yǎng)部下維護紀律和制度保密性的工作必須委派的工作不能委派的工作委派工作的內容解釋這件事情的重要性---為什么要做這個工作?確定目標要求---只說明要求，由執(zhí)行者決定具體怎么做？界定范圍，講清楚這件工作的的職權范圍---哪些事情要做？哪些事情不要做?協(xié)商一個最后的限期---明確需要多長時間交付什么成果，明確最終完成的時間?聽聽對方的反應---讓被委派者復述—遍，確保其真正理解跟蹤控制，過程中檢查---按時間點來控制工作質量委派工作的步驟確保委派工作的順利完成要素1、鼓勵獨立性2、保持適當?shù)男袆幼杂?、支持主動性和創(chuàng)造性4、傾聽并表示興趣5、接受錯誤、吸取教訓6、尊重有幫助的不同意見7、能夠及時提供幫助8、一般不收回委派工作1、分享所有的相關信息2、表情、態(tài)度、語氣和體態(tài)3、不要成為溝通交流的障礙4、監(jiān)控進程,但不要干涉5、提供及時真實的反饋6、要求保證工作能夠按時完成1、評估結果是否達成目標2、提出合理的修正建議3、幫助解決范圍外的疑難問題4、評估績效表現(xiàn)并評分5、制定未來需要的培訓計劃6、工作完成后表揚和獎勵上級的角色定位溝通交流的技巧具體的行動為了設定的目標，把信息，思想和情感在個人或群體間傳遞，并達成共同協(xié)議的過程。溝通是為了解決問題，要有明確和有價值的思想溝通要讓對方準確快速地理解你的意思，掌握關鍵點有效溝通信息源編碼發(fā)送者通道解碼信息接收者噪音噪音反饋寫一個綱要表達的技巧排除干擾，記筆記口頭復述一遍操作方法，監(jiān)督溝通的漏斗理論你心里想的別人行動的別人聽懂的別人聽到的你嘴上說的100%80%60%40%20%把話說明白?。。“言捖犆靼祝。?！把話問明白?。。∷伎?、表達的邏輯溝通的本質練習一：某天練總去超市買東西，老婆交代他要買∶葡萄牛奶桔子土豆蘋果奶粉蘿卜酸奶白菜奶油黃瓜香蕉練習三：

Peter安排Wing落實1月23日在深圳找個休閑點的酒店開月會，Wing一番忙碌后...向Peter匯報：Yoyo說她在上海出差23日才能回來，不能參加21日會議。各位RSM說晚一點開沒問題，把會放在24日開也可以。Addy說，他23日約了客戶談JBP，較晚才能從廣州