物業(yè)服務資料與業(yè)主檔案的管理方案

Word版本，下載可自由編輯物業(yè)服務資料與業(yè)主檔案的管理方案物業(yè)服務資料與業(yè)主檔案的管理計劃

為了確保物業(yè)服務部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務文件的有效性，規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作，特制訂本管理計劃。

一、資料或檔案的收集與保存

首先，在物業(yè)接管移交時，要力爭全面、精確?????地收集到本單位與開發(fā)商及設計單位、施工單位在合作方面的工程建設及工程技術等原始資料。第二，業(yè)主入住、舉行房間調配階段，業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋修理檔案、設備運行檔案、投訴回訪記錄等相關資料，都需要工作人員將其全面收集起來并妥當保管。二、資料或檔案的收拾與分類

全部原始資料應該統(tǒng)一由檔案管理員集中收拾。剔除作廢的和無效的記錄后，按類別舉行裝訂并收拾成冊，做到整齊清楚、分類合理、便于查找。根據(jù)檔案資料的不同，管理內容可以分類為以下幾類。

1.工程技術資料：包括住所區(qū)規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文、建造許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。2.業(yè)主及各辦公部門檔案：包括業(yè)主及各辦公機構具體資料記下表，進出小區(qū)人員記下表，業(yè)主、各辦公機構房間的修理檔案等。其中，業(yè)主檔案內容詳細包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防平安責任書、業(yè)主家庭狀況記下表、鑰匙領用記下表、業(yè)主證領用記下表、業(yè)主入住驗房表以及業(yè)主的有關證件復印件等。

3.裝修檔案：包括二次裝修申請審批表、相關圖紙及裝修施工隊資料、裝修責任書、施工企業(yè)資質證實、裝修人員記下表、室內設計平面圖、裝修竣工圖等。

4.修理資料：包括修理申請記錄、回訪記錄、修理派工單以及設備、設施巡檢記錄等。5.業(yè)主反饋信息：包括服務質量回訪記錄、業(yè)想法見和調查統(tǒng)計記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀錄等。

6.本部門員工管理資料：包括員工個人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎罰記錄、員工培訓方案、培訓檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內務管理記錄等。

7.行政文件資料：包括相關值班及檢查記錄、有關財務記錄、主管部門文件、公司文件、內部管理規(guī)則制度、通知、通報文件等。三、資料或檔案的歸檔

對于全部分類收拾好的信息資料，工作人員必需舉行歸檔保存。

1.檔案管理采取原始資料和計算機檔案雙軌制，使儲存方式多元化，盡可能確保資料轉化為計算機磁盤儲存，便于查找。同時，還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存，使抽象的檔案資料詳細化、形象化。2.對本單位利益影響較大的檔案應加密保存，使此類檔案在計算機中按級別檢索，對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱。

3.檔案應編制統(tǒng)一的檔案分類挨次舉行組卷、逐一編號、記下造冊、編制名目、分柜保存。

4.按照檔案盒規(guī)格預備相應的檔案標貼紙，在檔案標貼紙上打印出標準黑體一號字體的檔案類別號稱，制作好的檔案標志貼應該貼在檔案盒左側上方，并將檔案盒整齊羅列在檔案柜中。5.各業(yè)主的檔案資料應按棟號、樓層號、房間號的先后挨次羅列在檔案盒內。按檔案盒內各檔案的羅列挨次將檔案有關內容記下在業(yè)主檔案名目內，具體、清楚地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時光、檔案頁數(shù)、備注等內容。

6.檔案室應配備相應的文件柜、文件盒以及消防器材等，并隨時保持干燥、通風、清潔，確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員特地保管，檔案室應避開無關人員隨意進出，以保證檔案的平安和完美。

7.全部檔案盒資料都應妥當保存，注重保持干凈，不得擅自涂改、外借，未經(jīng)授權，任何人不得私自復印或打印保密資料或文件。四、資料或檔案的運用

工作或服務的過程中應該充分發(fā)揮檔案資料的作用，內部員工可利用管理中心內部局域網(wǎng)，查閱文件檔案授權范圍。因為業(yè)主檔案屬絕密檔案，借閱原始資料的使用者，應當按檔案的不同密級經(jīng)相關負責人批準方可借閱，特別狀況如需查閱須報管理處。

五、業(yè)主檔案的跟蹤當業(yè)主聯(lián)絡方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時，服務中心應將變化狀況記錄在業(yè)主檔案中。本部門應該由專職主管負責每季度舉行一次家庭狀況的普查，對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主，管理員應至少每隔兩周跟蹤一次。

六、過期資料或檔案的銷毀

對于作廢或失效文件，相關人員應在失效文件上標注作廢標記，防止繼續(xù)使用。