物業(yè)項目（住宅小區(qū)）檔案管理制度

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1整體檔案管理

檔案資料的建立應(yīng)與今后的創(chuàng)優(yōu)結(jié)合起來，根據(jù)《全國優(yōu)秀示范小區(qū)評分標(biāo)準(zhǔn)》的分類標(biāo)準(zhǔn)建立檔案資料。

第一節(jié)基礎(chǔ)管理資料1.按規(guī)劃要求建設(shè)、住所及配套建設(shè)設(shè)施投入使用

1)工程規(guī)劃許可證

2)施工許可證3)工程總平面圖

4)建設(shè)工程規(guī)劃管理竣工驗收合格證

5)國有土地使用證2.辦理接管驗收手續(xù)

1)托付物業(yè)管理合同

2)工程建設(shè)施工建檔移交清單⑴幢建施、結(jié)施竣工圖，建材合格證、分項分部評定資料；

⑵水施、電施、訊施、地下管網(wǎng)竣工圖，分項、分部質(zhì)檢平定資料（復(fù)印件）；

3)商品房質(zhì)量保證書4)房屋移交驗收資料

5)設(shè)施設(shè)備移交清單及檔案資料

3.由一家物業(yè)管理企業(yè)實施統(tǒng)一專業(yè)化管理1)物業(yè)管理有限公司企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照（正副本）

2)物業(yè)管理有限公司組織機構(gòu)代碼證（正副本）

3)物管企業(yè)資質(zhì)證書4)物業(yè)管理有限公司稅務(wù)記下證（正副本）

5)上級批文（文件）

4.建設(shè)單位在銷售房屋前與選聘的物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同，雙方的責(zé)、權(quán)、利分明1)物業(yè)托付管理合同

2)前期物業(yè)管理計劃

3)物業(yè)移交及實施看法5.購房人與物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同，雙方責(zé)、權(quán)、利明確總戶數(shù)戶，入住戶，入住率為，簽定的前期物業(yè)管理服務(wù)合同為份。（文件柜放置于）

6.建立修理資金的管理、使用、續(xù)籌等符合有關(guān)規(guī)定

1)物業(yè)管理有限公司代管修理資金的財務(wù)管理制度a）代管修理資金的使用范圍

b）代管修理資金的來源和籌集辦法

c）代管修理資金的管理與使用方法d）代管修理資金的移交

7.房屋使用手冊、裝點裝修管理規(guī)定及業(yè)主公約等各項公眾制度完美

1)房屋使用說明書2)公共管理制度

⑴治安管理制度

⑵消防管理制度⑶門衛(wèi)管理制度

⑷機動車停車場管理制度

⑸非機動車管理制度⑹裝修管理規(guī)定

3)政府有關(guān)文件

8.業(yè)主委員會按規(guī)定程序成立，并按規(guī)則制度履行職責(zé)1)業(yè)主委員會籌備工作資料

⑴關(guān)于組建業(yè)主委員會實施計劃

⑵業(yè)主委員會資料（詳見業(yè)想法見調(diào)查表）⑶業(yè)主委員會章程

9.物業(yè)管理企業(yè)制定創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃和共體實施計劃，并經(jīng)業(yè)主委員會同意

1)創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃2)創(chuàng)優(yōu)實施計劃（附物業(yè)管理質(zhì)量目標(biāo)書）

3)物業(yè)管理優(yōu)秀住所小區(qū)達(dá)標(biāo)申報資料資料

10.小區(qū)物業(yè)管理建立健全各項管理制度、各崗位的工作標(biāo)準(zhǔn)并指定詳細(xì)的落實措施和考核標(biāo)準(zhǔn)。1)員工手冊

2)文明禮貌用語及各專業(yè)服務(wù)語言流程規(guī)范

3)部門職責(zé)⑴公司組織機構(gòu)暗示圖（管理處機構(gòu)暗示圖）

⑵員工手冊

⑶管理中心職責(zé)⑷財務(wù)部職責(zé)

⑸護(hù)衛(wèi)部內(nèi)務(wù)條令、崗位職責(zé)

4)部門工作程序、操作程序⑴財務(wù)部管理制度

⑵客戶服務(wù)中心工作程序

⑶工程部設(shè)備運行修理工作程序⑷消防工作管理制度

⑸各種應(yīng)急處理計劃

A、火警、火災(zāi)應(yīng)急計劃B、停電應(yīng)急計劃

C、護(hù)衛(wèi)部突發(fā)大事處理措施

5)管理中心綜合管理制度⑴值班制度

⑵回訪制度

⑶檔案管理制度⑷原始記錄、資料管理制度

6)管理人員、員工考評細(xì)則

⑴管理人員考核細(xì)則⑵財務(wù)管理人員考核細(xì)則

⑶修理人員考核細(xì)則

⑷清潔、綠化人員考核細(xì)則⑸護(hù)衛(wèi)員考核細(xì)則

⑹護(hù)衛(wèi)部崗位目標(biāo)管理考核方法

7)護(hù)衛(wèi)部培訓(xùn)日程、訓(xùn)練記錄8)護(hù)衛(wèi)學(xué)問考試資料

9)管理中心原始記錄資料

⑴門崗值班記錄⑵監(jiān)控中心值班記錄

⑶緊張狀況記錄

⑷停車場車輛進(jìn)出原始記錄⑸房屋裝修管理記錄

⑹裝點裝修申請書、責(zé)任書

⑺值班記錄⑻回訪記錄

⑼修理派工單

⑽住戶檔案⑾修理員值班記錄

⑿設(shè)施設(shè)備巡查保養(yǎng)等記錄

11.物業(yè)企業(yè)管理人員和專業(yè)技術(shù)人員持證上崗，員工統(tǒng)一著工裝、佩帶顯然標(biāo)志，工作規(guī)范，作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)。1)管理中心管理干部學(xué)歷、職稱、上崗證復(fù)印件

2)管理中心專業(yè)技術(shù)人員資歷證、操作證

3)護(hù)衛(wèi)員上崗證4)員工勞動合同

12.應(yīng)用計算機靈能化設(shè)備等現(xiàn)代化管理手段，提升管理效率。

1)小區(qū)住戶基本資料（備份文件夾類）2)小區(qū)物業(yè)基本資料

3)辦公文案

4)各類管理制度、文件夾⑴護(hù)衛(wèi)類

⑵財務(wù)類

⑶管理類⑷保潔類

⑸經(jīng)營類

⑹人事類⑺業(yè)主委員會

⑻運行修理表

5)住戶費用繳費統(tǒng)計資料13.物業(yè)管理企業(yè)在收費、財務(wù)管理、會計核算、稅收等方面執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，至少半年藏匿一次物業(yè)服務(wù)費用收支狀況。

1)年代--財務(wù)收支報告

2)向住戶公布費用收支狀況，資料

照片

3)物業(yè)管理費用標(biāo)準(zhǔn)批復(fù)

4)繳費通知單存根

14.房屋及公共設(shè)施設(shè)備檔案資料齊全、分類成冊，管理完美，查閱便利。

1)總平面圖2)共用設(shè)施設(shè)備及配電系統(tǒng)

3)可視對講、監(jiān)控系統(tǒng)

4)消防系統(tǒng)5)背景音樂系統(tǒng)

6)光纖電視系統(tǒng)

7)辦公用設(shè)備8)各種警示牌、標(biāo)識卡

15.建立用戶檔案、房屋及配套設(shè)施權(quán)屬清冊，查閱便利。

1)住戶檔案2)商業(yè)用房業(yè)主檔案（含用戶）

16.建立24小時值班制度，設(shè)立服務(wù)電話，接受業(yè)主及使用人對物業(yè)管理服務(wù)報修、求助、建議、問詢、質(zhì)疑、投訴等各類信息的收集、反饋并準(zhǔn)時處理，有回訪制度和記錄。

1)值班制度2)回訪制度

3)管理人員值班記錄

4)修理工單存根及回單5)設(shè)備巡查記錄

6)護(hù)衛(wèi)門崗值班記錄

7)主動征求業(yè)主對物業(yè)管理服務(wù)的看法和建議17.定期向住戶發(fā)放物業(yè)管理服務(wù)工作征求看法，對合理的建議準(zhǔn)時整改