庫管員基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)

庫管員基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)第1頁/共40頁第2頁共39頁2023/4/4目錄一、目的二、單據(jù)的用途三、單據(jù)的使用及填寫要求四、物料卡的使用五、倉庫存儲(chǔ)區(qū)域布置的要求六、帳簿的登記七、報(bào)表的編制八、記帳錯(cuò)誤的更正方法九、資料的保管及人員交接十、帳外物料的管理第2頁/共40頁第3頁共39頁2023/4/4

存貨是企業(yè)的一項(xiàng)重要流動(dòng)資產(chǎn),且在企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)中占有很大的比重。良好的存貨管理是企業(yè)有效的組織生產(chǎn)、銷售、降低產(chǎn)品成本、提高資金使用率的重要保障。為了有效的反映和監(jiān)督存貨收發(fā)和保管情況,如實(shí)反映存貨的資金占用,逐步提高存貨管理水平,加強(qiáng)倉庫管理基礎(chǔ)工作的規(guī)范化,雖然各項(xiàng)規(guī)定是倉庫保管員最常見的內(nèi)容,但也恰恰是最容易出現(xiàn)疏漏的環(huán)節(jié),認(rèn)真學(xué)好、做好十分重要。一、存貨管理的目的一、目的第3頁/共40頁第4頁共39頁2023/4/4一、目的賬實(shí)一致性存貨周轉(zhuǎn)率庫存資金呆滯件管理其它實(shí)物管理庫存管理倉庫管理的目標(biāo):

強(qiáng)化采購管理，適當(dāng)庫存確保產(chǎn)品質(zhì)量，正確計(jì)劃用料合理處理呆廢物品，降低成本第4頁/共40頁第5頁共39頁2023/4/41、《供貨清單》：是材料接收的依據(jù)以及銷售調(diào)撥的依據(jù),包括供應(yīng)商聯(lián)、采購聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián),質(zhì)保聯(lián)、倉庫聯(lián)；采購稽核聯(lián)2、《不合格品退貨單》：退貨使用,包括倉庫聯(lián)、供應(yīng)商聯(lián)、采購聯(lián)與門衛(wèi)聯(lián)二、常用單據(jù)的用途第5頁/共40頁第6頁共39頁2023/4/43、《合格品入庫單》：用于自制件完工后入庫，包括倉庫聯(lián)，財(cái)務(wù)聯(lián)，生產(chǎn)線留存聯(lián)，稽核聯(lián)4、《合格品出庫單》：各部門生產(chǎn)材料的領(lǐng)用、部門領(lǐng)料退回（紅色沖銷）,包括倉庫聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)、領(lǐng)料部門聯(lián)；稽核聯(lián)二、常用單據(jù)的用途第6頁/共40頁第7頁共39頁2023/4/45、《產(chǎn)品報(bào)廢單》：用于記錄生產(chǎn)加工過程中，由于機(jī)器、人為原因造成的報(bào)廢，或其他原因造成的由我公司承擔(dān)的廢品損失或者自制營銷備件6、《料廢通知單》：用于記錄由于外協(xié)件本身問題導(dǎo)致的不能裝車的零件（含連帶件）或外購營銷備件二、常用單據(jù)的用途第7頁/共40頁第8頁共39頁2023/4/47、《委托加工出庫單》：材料發(fā)送至外委廠家記帳單，包括財(cái)務(wù)聯(lián)，受托加工單位聯(lián)，生產(chǎn)管理部聯(lián)，發(fā)出倉庫聯(lián)與門衛(wèi)聯(lián)二、常用單據(jù)的用途第8頁/共40頁第9頁共39頁2023/4/4三、單據(jù)的使用及填寫要求

1.單據(jù)的正確使用據(jù)2.單據(jù)的規(guī)范填寫單第9頁/共40頁第10頁共39頁2023/4/4（1）所使用單據(jù)必須以《存貨管理制度》為依據(jù)，什么業(yè)務(wù)適用什么單據(jù)。禁止單據(jù)的混亂使用情況發(fā)生。（2）填寫單據(jù)的內(nèi)容必須與實(shí)際業(yè)務(wù)一致，包括零件、零件數(shù)量、領(lǐng)料部門、領(lǐng)料人等。禁止無實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生私自開具單據(jù)的現(xiàn)象發(fā)生。（3）采購員如將收料單（或入庫單）報(bào)銷聯(lián)丟失，倉庫管理員不準(zhǔn)私自為其重新補(bǔ)開。（4）倉庫對(duì)各種收、發(fā)及調(diào)撥物資等業(yè)務(wù)應(yīng)及時(shí)開據(jù)單據(jù),并規(guī)范填寫，內(nèi)容完整，手續(xù)齊全。1.單據(jù)的正確使用第10頁/共40頁第11頁共39頁2023/4/42.單據(jù)的規(guī)范填寫(1)各單據(jù)一式多聯(lián)，必須用復(fù)寫紙、用藍(lán)色或黑色圓珠筆套寫，字跡要工整、清晰；(2)單據(jù)日期、用途、數(shù)量、記載要齊全、不得漏項(xiàng)；物料名稱、物料編碼、規(guī)格型號(hào)和數(shù)字以及填寫的格式要規(guī)范，不得隨意簡化和省略，不得隨意涂改、刮擦、添加、挖補(bǔ)。(3)如果所領(lǐng)物料品種沒有填滿整張單據(jù)時(shí)，要在空白行處劃一道S線，或在第一行空白行處填寫“以下空白”字樣。第11頁/共40頁第12頁共39頁2023/4/42.單據(jù)的規(guī)范填寫(4)單據(jù)的實(shí)發(fā)數(shù)只能等于或小于申領(lǐng)數(shù)，不能大于申領(lǐng)數(shù)量。(5)單據(jù)必須按月連續(xù)編號(hào)，以便記帳、查找、核對(duì)，如果在本期內(nèi)發(fā)現(xiàn)漏號(hào)，必須用新開的單據(jù)補(bǔ)上此號(hào)，發(fā)現(xiàn)重號(hào)應(yīng)及時(shí)修正，如果單據(jù)已傳遞出去，無法修正，必須在重號(hào)的單據(jù)上分別編上（1/22/2）加以區(qū)別：（如果單據(jù)已預(yù)先擬定好編號(hào)，在錯(cuò)寫作廢時(shí)，應(yīng)在此單據(jù)上標(biāo)明（作廢）字樣，妥善保管，不得撕毀。第12頁/共40頁第13頁共39頁2023/4/4賬頁應(yīng)保持整潔、干凈字跡要清晰2.單據(jù)的規(guī)范填寫第13頁/共40頁第14頁共39頁2023/4/4只要在物料名稱欄劃一道S線即可2.單據(jù)的規(guī)范填寫劃過S線后再出庫的材料應(yīng)當(dāng)另開一張單據(jù)第14頁/共40頁第15頁共39頁2023/4/4在空白行外應(yīng)劃一條S線2.單據(jù)的規(guī)范填寫正確的開單第15頁/共40頁第16頁共39頁2023/4/4四、物料卡的使用物料卡的作用:(1)物料卡起著賬目與實(shí)際物料的橋梁作用。(2)每用一種物料使用一張卡,做到料上有賬，賬上有料，非常直觀，一目了然。(3)倉庫應(yīng)于收、發(fā)料的同時(shí)完成對(duì)應(yīng)物料物資卡的收、發(fā)、結(jié)存登記工作,可以做到隨時(shí)盤點(diǎn)隨時(shí)對(duì)帳。(4)方便追溯物料信息:如可以通過對(duì)以前月份的發(fā)貨數(shù)量的查詢,來判斷何時(shí)訂貨?訂多少貨?(5)方便與系統(tǒng)賬目的查詢核對(duì)工作。好記性不發(fā)爛筆頭第16頁/共40頁第17頁共39頁2023/4/4四、物料卡的使用第17頁/共40頁第18頁共39頁2023/4/4五、倉庫存儲(chǔ)區(qū)域布置的要求

1、符合作業(yè)流程；2、減少搬運(yùn)距離；如使用頻率較高，周轉(zhuǎn)速度較快的物品，應(yīng)放在倉庫進(jìn)出口較近的位置3、減少無效工作；4、合理利用空間；要按照重低輕高、大低小高的原則擺放5、安排配套設(shè)施；6、注重倉庫安全

第18頁/共40頁第19頁共39頁2023/4/4六、帳簿的登記帳簿的格式:帳簿的登記要求:月末對(duì)帳與結(jié)帳:第19頁/共40頁第20頁共39頁2023/4/41、帳簿的格式:

帳簿是由封面、扉頁、帳頁三部分構(gòu)成根據(jù)物資管理要求，材料帳頁的格式為三欄式，即收入、發(fā)出、結(jié)余三欄。倉庫管理員在啟用賬簿時(shí)，應(yīng)在帳簿封面上寫明賬簿名稱，并在賬簿扉頁上填寫“帳簿啟用和經(jīng)管人員一覽表”，在更換記帳人員時(shí)應(yīng)填寫交接記錄。帳簿每頁應(yīng)注明材料名稱、存貨編碼、規(guī)格型號(hào)、計(jì)量單位，必須按編定的頁次逐行逐頁、順序地連續(xù)登記.六、帳簿的登記第20頁/共40頁第21頁共39頁2023/4/42、帳簿的登記要求:庫管員應(yīng)根據(jù)審核無誤的單據(jù)登帳，登記材料帳簿時(shí)，應(yīng)當(dāng)將單據(jù)日期、編號(hào)、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、數(shù)量逐項(xiàng)記入帳內(nèi)，做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時(shí)、字跡工整、先記收料單（入庫單、調(diào)撥入庫單），再記領(lǐng)料單（出庫單、調(diào)撥出庫單），每記完一筆后，在數(shù)量后打“√”，以免發(fā)生重記或漏記。登帳時(shí)，必須用藍(lán)、黑墨水筆書寫，紅色墨水筆只能在結(jié)帳、劃線、改錯(cuò)或沖帳時(shí)使用，書寫的文字和數(shù)字上面要留有適當(dāng)空格，不能占滿格，一般只占格距的二分之一，可以在發(fā)現(xiàn)登帳錯(cuò)誤時(shí)，能比較容易的進(jìn)行更正。六、帳簿的登記第21頁/共40頁第22頁共39頁2023/4/43、月末對(duì)帳和結(jié)帳：對(duì)帳的主要內(nèi)容：帳對(duì)單的核對(duì)，帳對(duì)物的核對(duì)，帳對(duì)表的核對(duì)；結(jié)帳是在把一定時(shí)期內(nèi)發(fā)生的全部業(yè)務(wù)登記入帳的基礎(chǔ)上，計(jì)算和記錄發(fā)生額和期末余額；結(jié)帳前，必須將本期內(nèi)發(fā)生的各項(xiàng)業(yè)務(wù)全部登記入帳，結(jié)帳時(shí)，應(yīng)當(dāng)核算出每個(gè)帳戶的期末余額，需要結(jié)算出當(dāng)月發(fā)生額時(shí)，在摘要欄內(nèi)標(biāo)明“本月合計(jì)”字樣，并在下面通欄劃單紅線，對(duì)不需要按月結(jié)計(jì)本期發(fā)生額的帳戶每次記帳以后都要隨時(shí)結(jié)算出余額，每月的最后一筆余額即為月末余額。六、帳簿的登記第22頁/共40頁第23頁共39頁2023/4/4報(bào)表恒等式期初庫存+本月入庫-本月出庫=期末庫存第23頁/共40頁第24頁共39頁2023/4/4一般報(bào)表的編制

材料收發(fā)存報(bào)表是用來反映庫存實(shí)體的總結(jié)性書面文件，是及時(shí)提供真實(shí)、準(zhǔn)確、完整庫存信息的重要環(huán)節(jié)。實(shí)際工作中存在的存貨信息失真的問題很大程度上是編制報(bào)表環(huán)節(jié)問題。報(bào)表的目的是為了向有關(guān)部門提供有關(guān)存貨變動(dòng)的信息，以有利于正確的進(jìn)行核算。報(bào)表應(yīng)當(dāng)根據(jù)登記完整，核對(duì)無誤的材料帳簿編制，做到數(shù)字真實(shí)、計(jì)算準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、說明清楚。

七、報(bào)表的編制第24頁/共40頁第25頁共39頁2023/4/4報(bào)表須按規(guī)定的格式編制報(bào)表，逐項(xiàng)填寫齊全，具體格式如下：1、報(bào)表和外圍格式包括：標(biāo)題、日期、部門領(lǐng)導(dǎo)、審核人、制表人。

2、

報(bào)表的內(nèi)容包括：序號(hào)、存貨編號(hào)或代碼、存貨名稱、規(guī)格型號(hào)、計(jì)量單位、期初庫存、本月收入、本月發(fā)出、期末庫存、（盤點(diǎn)數(shù)、盈虧數(shù)）備注。3、

報(bào)表的結(jié)構(gòu)關(guān)系：本月期初庫存數(shù)=上月期末庫存數(shù)；本月期末庫存數(shù)=期初庫存數(shù)+本月入庫-本月出庫數(shù)；報(bào)表編制完成后，需注明頁數(shù)，經(jīng)審核人，部門主管、制表人簽字后七、報(bào)表的編制第25頁/共40頁第26頁共39頁2023/4/4七、報(bào)表的編制積壓物資報(bào)表的編制積壓物資指庫存超過3個(gè)月的庫存，特別的戰(zhàn)略物資儲(chǔ)備和其他特殊庫存也必須在此特別說明。各倉庫第一負(fù)責(zé)人每月月底制作該倉庫庫存超過3個(gè)月的[積壓物資報(bào)表]并以電子表格形式傳至財(cái)務(wù)部。對(duì)于累計(jì)庫存超過6個(gè)月的物資應(yīng)分別以書面與電子表格兩種形式將[積壓物資報(bào)表]傳至財(cái)務(wù)部,同時(shí)給予積壓的書面說明。。定期組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審處理，對(duì)于積壓物資可以通過調(diào)撥給其它單位利用、修改再利用、借新產(chǎn)品設(shè)計(jì)時(shí)推出，消化庫存可是折扣出售給原來的供應(yīng)商等方式，來達(dá)到物盡其用、減少資金積壓、節(jié)約存儲(chǔ)空間和節(jié)省人力及費(fèi)用的目的第26頁/共40頁第27頁共39頁2023/4/4在記賬過程中，發(fā)生賬簿記錄錯(cuò)誤，不得使用刮擦、挖補(bǔ)、涂改、藥水消除字跡等手段更改錯(cuò)賬，也不準(zhǔn)更換賬頁重抄，而應(yīng)采用規(guī)范的更正方法予以更正。

（1）數(shù)量、金額錯(cuò)誤，當(dāng)月發(fā)現(xiàn)或稽核員簽收發(fā)現(xiàn)時(shí)，可在原錯(cuò)誤數(shù)字上劃一道紅線，在原格上方填寫正確數(shù)字（原收發(fā)憑證應(yīng)同時(shí)更正）并加蓋記帳員圖章及修改日期。

（2）稽核員已簽收財(cái)務(wù)并已轉(zhuǎn)帳或跨月后發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，屬于數(shù)量和金額少計(jì)，其少計(jì)部分應(yīng)再開藍(lán)單補(bǔ)足，如數(shù)量金額多計(jì)，其多計(jì)部分應(yīng)開紅單沖正，在備注欄內(nèi)必須詳細(xì)說明原單號(hào)碼、日期、正確數(shù)、錯(cuò)計(jì)數(shù)、調(diào)整數(shù)，更正的料單應(yīng)同時(shí)記帳，不能在帳簿上再用劃線法更正。八、記帳錯(cuò)誤的更正方法第27頁/共40頁第28頁共39頁2023/4/4

（3）由于計(jì)價(jià)、記帳錯(cuò)誤造成帳實(shí)不符，在品種、數(shù)量不變規(guī)格相近的前提下可用調(diào)正單經(jīng)倉庫領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字、記帳調(diào)整。（4）憑證不錯(cuò)，記錯(cuò)帳頁，可通欄劃一道紅線，保管員蓋章。（5）收發(fā)憑證記帳前發(fā)現(xiàn)規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額記錯(cuò)，不能亂劃亂改，應(yīng)劃紅線更正蓋章，并及時(shí)通知收料單位更正，隨貨同行聯(lián)和驗(yàn)收聯(lián)按更正后的正確數(shù)記帳。

八、記帳錯(cuò)誤的更正方法第28頁/共40頁第29頁共39頁2023/4/4修改時(shí)應(yīng)在原錯(cuò)誤處劃一道紅線并在其上方寫上正確的，單簽上姓名及修改日期八、記帳錯(cuò)誤的更正方法2、記賬錯(cuò)誤的改正規(guī)范***改*年*月*日第29頁/共40頁第30頁共39頁2023/4/4九、資料的保管及人員交接1.資料裝訂2.資料保管3.資料交接第30頁/共40頁第31頁共39頁2023/4/41.資料的裝訂1、料單的裝訂：裝訂前要整理料單的順序號(hào)，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因，料單外面要加封面，封面要有厚一此有紙裝訂，一般每月裝訂一次，裝訂好的料單要按年分月妥善保管，每本料單封面上填寫料單的種類，所屬時(shí)間，起止號(hào)碼，單據(jù)張數(shù)和裝訂人簽名。2、帳簿的裝訂：保留已使用過的帳頁，將帳頁填寫齊全，在帳簿扉頁上填寫總頁數(shù)，去除空白頁裝訂成冊。3、報(bào)表的裝訂：按月裝訂成冊。上述各類資料應(yīng)妥善保管，不得丟失、損壞。第31頁/共40頁第32頁共39頁2023/4/42.資料的保管1、每月終了，應(yīng)將收發(fā)單據(jù)整理，按收料單、領(lǐng)料單、出庫結(jié)算單、調(diào)整單為序裝訂成冊，封面注明年、月、類別、單據(jù)張數(shù)、裝訂人蓋章。2、物資分類明細(xì)帳為活頁式?？梢愿鶕?jù)需要加頁，但已記載的帳頁不論帳頁記滿或不再發(fā)生的帳頁，都不得隨便抽頁、銷毀、亂丟亂放，如帳頁記載太亂需重抄時(shí)應(yīng)有稽核員審查補(bǔ)章，否則無效。3、年度結(jié)算，將帳簿加封面裝訂成冊（太簿的可以合并）聯(lián)同收發(fā)憑證交人登記集中妥善保管。4、保管員變動(dòng)應(yīng)同時(shí)移交帳簿、憑證，不得隨人帶走。第32頁/共40頁第33頁共39頁2023/4/43.資料的交接（1）人員調(diào)動(dòng)或離職，必須將本人所經(jīng)辦的工作全部移交接替人員，尚未登記入帳應(yīng)當(dāng)?shù)怯浲戤叄Y(jié)出余額，整理應(yīng)當(dāng)移交的各種資料，編制移交清冊，列明移交單據(jù)、帳簿、報(bào)表等有關(guān)內(nèi)容，對(duì)實(shí)物要實(shí)地盤點(diǎn)，編制存貨盤點(diǎn)表。工作移交完畢后，交接雙方和監(jiān)交人要在移交清單上簽名，并注明交接時(shí)間，移交清單一式叁份，交接雙方各持一份，部門主管一份，盤點(diǎn)表交財(cái)務(wù)部留存。（2）庫管員繼續(xù)使用移交前的帳簿，不得擅自另立帳簿，以保證業(yè)務(wù)記錄前后銜接，內(nèi)容完整。移交人員對(duì)各類資料真實(shí)性負(fù)責(zé)，如事后發(fā)現(xiàn)問題仍應(yīng)由原移交人員負(fù)責(zé)，原移交人員不能以資料已移交而推脫責(zé)任。第33頁/共40頁第34頁共39頁2023/4/4十、帳外物資的管理

為了統(tǒng)一管理帳外物資，做到物盡其用，杜絕浪費(fèi)，所有帳外物資由倉庫統(tǒng)一管理，規(guī)定如下：（1）所有倉庫帳外隨機(jī)備件一律建立手工臺(tái)帳，于帳內(nèi)物資分開擺放，要擺放整齊，便于發(fā)放。（2）銅類產(chǎn)品與貴重備件要遵循以舊換新的原則,由技術(shù)部每月對(duì)其中的廢舊物資進(jìn)行一次鑒定與修復(fù)工作，區(qū)分出可用與不可用物資。第34頁/共40頁第35頁共39頁2023/4/4十、帳外物資的管理（3）對(duì)于修復(fù)可用的物資，再交給倉庫對(duì)生產(chǎn)線進(jìn)行舊換舊的方式發(fā)放，登記帳外物資臺(tái)帳。（4）對(duì)于不可修復(fù)的物資，由倉庫編制清單，交由技術(shù)部簽字認(rèn)可后變賣處理。（5）帳外物資的收發(fā)存業(yè)務(wù)必須及時(shí)準(zhǔn)確的在手工臺(tái)帳進(jìn)行登記。（6）倉庫每月應(yīng)對(duì)帳外物資進(jìn)行盤點(diǎn)，保證其“帳”、實(shí)一致。第35頁/共40頁第36頁共39頁2023/4/4存貨ABC管理法ABC管理法：也稱作重點(diǎn)管理法，就是把品種繁多的存貨,按其重要程度，消耗數(shù)量,價(jià)值大小,資金占用等情況，進(jìn)行分類排隊(duì),然后采用不同的管理方法，做到抓住重點(diǎn)，照顧一般.例如,某企業(yè)存貨的品種很多，按其所占資金大小排隊(duì),可分為ABC三類，A類存貨，品種占10%,資金占用65%;B類存貨