《實(shí)用文體寫作知識》教案

《實(shí)用文體寫作知識》教案

一、課程性質(zhì)

實(shí)用寫作知識是“一村一名大學(xué)生計劃”農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)管理等專業(yè)的一門專業(yè)基礎(chǔ)課程，是

培養(yǎng)學(xué)生具備基本的實(shí)用問題寫作理論知識、一般應(yīng)用文寫作能力及文章分析與處理能力的

課程，具有實(shí)踐性強(qiáng)、實(shí)用性突出的特點(diǎn)。

二、課程目的要求

1、掌握有關(guān)實(shí)用文體的實(shí)際用途及其寫作知識。

2、具備應(yīng)用型人才所具備的寫作能力及文章分析與處理能力，使學(xué)生的總體寫作水平

得到一定程度的提高。

引言實(shí)用型文章的涵義和特征

教學(xué)要求:

了解實(shí)用型文章的涵義、基本特征。

教學(xué)要點(diǎn)：

1、實(shí)用型文章的涵義

2、實(shí)用型文章特征和基本要求

一、涵義

實(shí)用文體是各類實(shí)用型文章的總稱，是指為解決實(shí)際問題而撰寫的文章，是在社會生活

中有特定用途的文章。它也被稱為應(yīng)用文。

二、特征

一是從內(nèi)容方面來看，實(shí)用性文章是為解決某個實(shí)際問題或某項具體工作而撰寫的文

章，其內(nèi)容同現(xiàn)實(shí)生活密切相關(guān)，是現(xiàn)實(shí)生活的反映；

二是從形式方面來看，實(shí)用型文章大豆油固定的體式，帶有突出的規(guī)范化或者說一定的

程式化的特點(diǎn)。

三、特點(diǎn)

1、主旨單一、集中、明確；

2、材料多樣、真實(shí)、有力；

3、結(jié)構(gòu)合理、謹(jǐn)嚴(yán)、固定；

4、語言準(zhǔn)確、簡明、平易、莊重。

第一章行政公文

一、教學(xué)要求

掌握公文的概念、特點(diǎn)、分類、構(gòu)成要素，了解公文寫作的基本要求，掌握公文寫法示

例。

二、內(nèi)容要點(diǎn)

（一）概述

1、公文的概念及特點(diǎn)。此處公文是指狹義的公文，即法定公文。法定性、政策性、實(shí)

用性、時效性及規(guī)范性是公文的幾個主要的特點(diǎn)，也是一份合格的公文所必須具備的幾個條

件。

2、公文的分類。公文的分類方法較多，重點(diǎn)明確按照行文關(guān)系和行文方向分類方法，

并掌握上行文、平行文與下行文的涵義。

（二）公文的構(gòu)成要素。包括眉首部分、主體部分、版記部分。

（三）公文寫作的基本要求。公文寫作的基本要求有三項，對第三項要求須理解性掌握。

（四）公文寫法示例。此部分結(jié)合具體例文的出示和分析，分別介紹9類公文的一般寫

法。在全面了解的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)掌握6種公文，即：通知，通報，報告，請示，函，會議紀(jì)

要。

三、重點(diǎn)難點(diǎn)

1、公文的概念及公文的分類。

2、通知，通報，報告，請示，函，會議紀(jì)要等6種公文。

四、教學(xué)建議

1、結(jié)合實(shí)例，指導(dǎo)學(xué)員明確上行文、平行文與下行文的涵義。

2、結(jié)合實(shí)例，重點(diǎn)講解通知，通報，報告，請示，函，會議紀(jì)要等6種公文。

3、要求學(xué)員撰寫通知和請示各一篇。

一、概述

（一）公文的概念及特點(diǎn)

1、涵義

“公文”也即公務(wù)文書，對人們通常所說的公務(wù)文書這個概念，有廣義和狹義兩種理解。

廣義的公務(wù)文書是指黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及社會團(tuán)體在公務(wù)活動中所用的各類文字材料。

第一類是行政機(jī)關(guān)公文，即有關(guān)機(jī)構(gòu)與部門正規(guī)的公文文種。又稱法定公文。

第二類為事務(wù)文書，即機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體為處理工作而普遍使用的法定公文之外的文書，

它又稱常用文書。

以上兩類文書均有較強(qiáng)的通用性，適用于不同的社會行業(yè)或領(lǐng)域，所以合稱通用文書。

第三類為專用文書，即在不同的社會行業(yè)、專業(yè)領(lǐng)域或特定的場合專門應(yīng)用的文書。

專用文書與通用文書是相對而言。

公文是指狹義的公文而言的。狹義的公文即法定公文，專指國務(wù)院2000年8月24日發(fā)

布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》列出的13類公文。

2、公文從內(nèi)容到形式至少應(yīng)當(dāng)具備兩大特征：

一是從內(nèi)容方面看，公文的內(nèi)容必須是具備公務(wù)活動的反映。公文就是特定的作者為處

理公務(wù)活動中問題而撰寫的。

二是從形式方面來看，公文有固定的格式。

3、特點(diǎn)

（1）法定性

（2）政策性

（3）實(shí)用性

（4）時效性

（5）規(guī)范性。

（二）公文的分類

1、按照行文關(guān)系和行文方向分類：

可分為上行文、平行文、下行文。但有些公文的行文方向并不十分固定，在不同的情況

下有不同的歸屬，如：通知、函。

2、按照緊急程度分類：

可分為緊急公文和普通公文。緊急公文還分為“特急”和“急件”兩類。

3、按照有無保密要求及機(jī)密等級分類

一為無保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件兩類。

二為有保密要求的文件分為絕密文件、機(jī)密文件和秘密文件三種。

二、公文的構(gòu)成要素

公文的體式主要是指公文的構(gòu)成要素、格式及其印裝規(guī)格。

體式固定、規(guī)范是公文的一大特征，也是公文的作用得以實(shí)現(xiàn)的重要保證。

中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T9704-1999）《國家行政機(jī)關(guān)格式》將組成公文的各要

素劃分為眉首、主體、版記三個部分。具體介紹如下：

（一）眉首部分

眉首部分又稱文頭部分，通常由公文份數(shù)序號、米米等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文

機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人諸要素構(gòu)成。

1、公文份數(shù)序號

2、秘密等級和保密期限：“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”

3、緊急程度：“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

4、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識一般使用小標(biāo)宋體字、用紅色標(biāo)識，人們通常把法定

公文稱為“紅頭文件”，就是由此而來。

聯(lián)合行文時，主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中

排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。

5、發(fā)文字號

6、簽發(fā)人

（二）主題部分

主體部分又稱行文部分，這一部分通常由公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件說明、

成文日期、公文生效標(biāo)識、附注等項目構(gòu)成。

1、標(biāo)題

公文的標(biāo)題要能準(zhǔn)確、簡要的解釋公文的主要內(nèi)容，并能透視文種，一般還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)

文機(jī)關(guān)。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文事由和公文種類是構(gòu)成公文標(biāo)題的三個基本因素。

第一種是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文事由和公文種類三個要素全部具備的公文標(biāo)題。如：《國

務(wù)院關(guān)于解決當(dāng)前供銷合作社幾個突出問題的通知》

第二種是由發(fā)文機(jī)關(guān)和公文種類兩個要素構(gòu)成的公文標(biāo)題。在冠有紅色版頭的文件中，

這種標(biāo)題還是比較常見的。如：“國家教委辦公廳文件”的版頭下《關(guān)于印發(fā)<教育類公文

主題詞表>的通知》的公文標(biāo)題。

第三種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和公文種類兩個要素構(gòu)成的公文標(biāo)題。在公開發(fā)布的公文中，

這類標(biāo)題比較常見，如：《國務(wù)院緊急通知》等。

有些法規(guī)性公文在標(biāo)題之下還有題注一項，用以說明某項法令、規(guī)定等通過或批準(zhǔn)的時

間、程序或開始生效的時間。題注一項的內(nèi)容要寫在括號內(nèi)。

2、主送機(jī)關(guān)

主送機(jī)關(guān)是負(fù)有公文處理責(zé)任的受文機(jī)關(guān)，是公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者

規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

3、正文

正文是一份公文的核心部分。公文質(zhì)量的高低、公文能否產(chǎn)生應(yīng)有的功用，主要取決于

正文部分寫得如何，擬稿人的工作能力和文字水平也主要體現(xiàn)在正文的撰寫中。

在一份比較復(fù)雜的公文中，正文一般包括開頭、主體、結(jié)尾三個部分。

（1）開頭

第一種，目的式。在寫明具體事項之前，現(xiàn)寫明發(fā)文的目的，以引起受文者的注意，這

是一種常見的開頭形式。常見表示目的的介詞“為”、“為了”等領(lǐng)取下文。

第二種，根據(jù)式。在公文正文的開頭，寫明作為行文依據(jù)的方針、政策、法規(guī)、規(guī)定及

上級指示精神或其他事項，以增加公文的權(quán)威性、嚴(yán)肅性和說服力。常見的根據(jù)式開頭的介

詞有“根據(jù)”、“遵照”、“按照”、“依照”等領(lǐng)取下文。

在實(shí)際寫作中，根據(jù)式目的式混合使用的公文開頭方式用的較多，可寫明發(fā)文根據(jù)，在

說明發(fā)文目的，然后點(diǎn)名決定的核心內(nèi)容，簡潔明了。

第三種，緣由式。緣由式也叫原因式，即通過介紹情況、提出問題或明確意義，使受文

者了解行文的緣由，從而引起受文者對文件內(nèi)容的重視。

公文開頭無固定模式。究竟怎樣撰寫公文的開頭，最終還要根據(jù)實(shí)際需要確定。而無論

哪種形式的公文開頭，都必須符合開門見山、簡明扼要的原則。

（2）主體

正文的主體是核心中的核心。內(nèi)容充實(shí)、中心突出、表意明確、條理清楚，是對所有公

文的主體部分的寫作要求。

（3）結(jié)尾

第一種，歸納式。

第二種，說明式。

第三種，申明式。

第四種，祈請式。

第五種，期望式。

行文簡潔，手書有力，是對所有公正文結(jié)尾的要求。

4、附件說明

附近是公文的有機(jī)組成部分，甚至有些附件可以說是反映公文的主要內(nèi)容的部分，而主

件只起發(fā)布或轉(zhuǎn)發(fā)附件的作用。

5、成文日期

公文上標(biāo)注的成文日期應(yīng)以機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)

責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報一發(fā)報日期為準(zhǔn)。

成文日期要用漢字標(biāo)注、并將年、月、日標(biāo)全，零寫為“0”。

6、公文生效標(biāo)識

加蓋印章是公文最后生效的標(biāo)志。

公文排版后所剩空白處如果不夠印章位置，應(yīng)當(dāng)采取調(diào)整行距、字距的方式解決，務(wù)使

印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方式解決。

7、附注

附注是說明在公文的其它部分不便說明的各種事項的項目，一般是對文件的傳達(dá)范圍、

使用方法的規(guī)定及對名詞術(shù)語的解釋等。

（三）版記部分

版記部分又稱文尾部分，通常由主題詞、抄送機(jī)關(guān)和印發(fā)世間等項目構(gòu)成。

1、主題詞

主題詞是標(biāo)示公文的內(nèi)容特征和歸屬類別的關(guān)鍵性詞語。一份公文的主題詞一般不超過

七個。上報的文件，應(yīng)當(dāng)按照上級機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。

2、抄送機(jī)關(guān)名稱

抄送機(jī)關(guān)名稱是指主送機(jī)關(guān)之外需要執(zhí)行或了解公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。

3、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間

公文的印制工作一般由發(fā)文機(jī)關(guān)的具體辦公部門承當(dāng)。

印發(fā)時間是指公文開印的具體時間。

4、反線

版記中各要素之下加上一條反線，寬度統(tǒng)版心。

以上所列的公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、

簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文時間、公文生效標(biāo)識、附注、主題詞、抄送機(jī)

關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時間等項目，是現(xiàn)行公文的全部構(gòu)成要素。

三、公文寫作的基本要求

（一）要熟悉黨和國家的方針政策及有關(guān)法規(guī)、規(guī)定

（二）要了解實(shí)際情況---吃透兩頭

（三）要遵循各項行文規(guī)則

1、文種的選用要正確

要對每一種公文名稱的含義和每一種公文的具體功用有所了解，以便根據(jù)行文的需要，

正確選用文種。主要考慮兩種因素：一是行文關(guān)系；二是發(fā)文的目的和公文的內(nèi)容。

2、行文關(guān)系的確定要妥當(dāng)

主要應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：

一是行文關(guān)系要根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。

二是聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。

三是受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上機(jī)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。

四是上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，必要時應(yīng)當(dāng)抄送另一上級機(jī)關(guān)。

3、制法程序的安排要合理

主要包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

注意：（1）公文的起草也要經(jīng)過起草前的準(zhǔn)備、起草、修改等幾個階段。

（2）審核的重點(diǎn)是：是否需要行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬定公

文的有關(guān)要求，公文格式是否符合有關(guān)規(guī)定等。

（3）復(fù)核的重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、

規(guī)范等。

四、公文寫法示例

（一）決定

1、決定的用途

決定適用于對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下

級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

決定是一種重要的指揮性和約束性公文。一可用以安排重要會議的召開；二可在設(shè)立行

政區(qū)劃或設(shè)置重要機(jī)構(gòu)時使用；三可以在表彰先進(jìn)時使用；四可以在處理特大事故時使用。

決定即可以由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)，也可以由會議作出。

2、決定的寫法

決定大致可以分為兩類：一類是對重要事項作出安排的決定；一類是對重大行動作出安

排或者對重要工作進(jìn)行部署的決定。這類決定的指揮性和指示性極強(qiáng)。

（二）公告

1、公告的用途：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

公告通常在以國家的名義，向國內(nèi)外宣布重大事件、重要事項或決定事項時使用。某些

部門經(jīng)授權(quán)，也可以代表國家對內(nèi)或?qū)ν獍l(fā)表公告。

2、公告的寫法

公告的標(biāo)題主要有兩種：

一種是發(fā)文機(jī)關(guān)加上公文文種。如：《中華人民共和國全國人民代表大會公告》等；

另一種發(fā)文機(jī)關(guān)、事由在加上公文文種。如《中華人民共和國海關(guān)關(guān)于簡化進(jìn)出口旅客

通關(guān)手續(xù)的公告》等。

（三）通告

1、通告的用途：通告適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵循或者周知的事項。按期內(nèi)容

的不同，可把通告分為兩類：

一類是法規(guī)性通告，這是用來宣布有關(guān)規(guī)定，并且能夠起到行政法規(guī)作用的通告。

二類是事務(wù)性通告，這是用來公布某些單位或個人需要了解或辦理的有關(guān)事宜的通告。

2、通告的寫法

（1）標(biāo)題的寫法

標(biāo)題的寫法有多種。第一種是發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種幾個要素俱全的標(biāo)題；第二種是由

發(fā)文機(jī)關(guān)和文種名稱兩個要素構(gòu)成的標(biāo)題；第三種是省略發(fā)文機(jī)關(guān)，由事由和文種兩個要素

構(gòu)成的標(biāo)題。

（2）通告的正文一般包括發(fā)布通告的目的或根據(jù)、通告事項及結(jié)語三個方面的內(nèi)容。

3、公告、通告的寫作注意事項

兩者都屬于公開發(fā)布的告知性文書，撰寫時應(yīng)注意一下幾點(diǎn)：

（1）要寫得通俗；

（2）要寫得具體；

（3）要寫得清楚。

（四）通知

1、通知的用途：適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上機(jī)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、

傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

在現(xiàn)行公文中，可以說通知的用途是最為廣泛的。

（1）可用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，起到批準(zhǔn)和指導(dǎo)的作用，又可用于轉(zhuǎn)發(fā)上機(jī)機(jī)關(guān)和

不相隸屬的公文，起到傳達(dá)或聯(lián)系的作用。

（2）即可用來發(fā)布行政規(guī)章，起到指揮和約束的作用，又可用來發(fā)布意見，會議紀(jì)要

及計劃、總結(jié)等文件，起到運(yùn)載的作用。

（3）可以用來提出要求下級機(jī)關(guān)認(rèn)真辦理或遵照執(zhí)行的事項，起到指示工作甚至法規(guī)

或規(guī)定的作用，又可以用來告知事項，起到傳達(dá)作用。

（4）可以用來宣布干部任免和聘用事宜，起到傳遞信息的作用。

總之，通知用途廣泛、使用頻率高，是其一個重要特點(diǎn)。

2、通知的寫法

（1）批示性通知

如果再做細(xì)分的話可將批示性通知分為三種：一為“頻發(fā)”型通知，二為“轉(zhuǎn)發(fā)”型通

知，三為“批轉(zhuǎn)”型通知。

“頻發(fā)”型通知是指用來發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章或印發(fā)有關(guān)文件的通知。

“轉(zhuǎn)發(fā)”型通知是指用來轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文的通知。最常

見也最簡單的“轉(zhuǎn)發(fā)”型通知的正文只有第一個部分。

“批轉(zhuǎn)”型通知是指批示轉(zhuǎn)發(fā)下級機(jī)關(guān)發(fā)來的公文的通知，其寫法與“轉(zhuǎn)發(fā)”型通知基

本相同。隨之下發(fā)的公文應(yīng)是反映帶有普遍性的問題或具有普遍指導(dǎo)意義的公文。

（2）指示性通知

上級機(jī)關(guān)宣布要求下級機(jī)關(guān)辦理或執(zhí)行的事項，限于發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)限，或因其內(nèi)容不宜

用（命令）決定等文種的，可用指示性通知。這類通知又稱規(guī)定性通知或布置性通知。

（3）告知性通知

告知某一具體事項，可用告知性通知，這類通知是機(jī)關(guān)日常工作經(jīng)常會用到的公文文種。

如：設(shè)立或撤銷機(jī)構(gòu)、遷移辦公地點(diǎn)、啟用或更換印章、修改行政規(guī)章、修正或補(bǔ)充文件內(nèi)

容、調(diào)整辦公時間等各種事項，都可以寫入告知性通知。

會議通知是告知性通知的一個重要的類別，也是用的較多的一類通知。

（4）任免型通知

2001年1月1日起施行《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：通知適用于“任免人員”，

任免對象不再限于“干部”，范圍有所擴(kuò)大。

3、通知的寫作注意事項

第一、事項要明確、具體；

第二、表述要清楚、直接。

（五）通報

1、通報的用途和種類

通報適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神或者情況。根據(jù)通報的具體情況不同，

可將通報分為三類：一是表彰先進(jìn)的表彰性通報；二是批評錯誤的批評性通報；三是傳達(dá)重

要精神或情況的傳達(dá)性通報。人們常說的通報表揚(yáng)、通報批評和通報情況，就是對這三類通

報用途的概括。

2、通報的寫法

（1）表彰性通報

表彰性通報的具體用途是表揚(yáng)好人好事，樹立典型、推廣經(jīng)驗，號召廣大干部、群眾向

先進(jìn)單位或個人學(xué)習(xí)，把工作做得更好。

（2）批評性通報

批評性通報是指通報中用得較多的一類。這類通報主要用來批評后進(jìn)、懲罰錯誤，以使

廣大干部群眾引以為戒，吸取教訓(xùn)，防止類似問題的出現(xiàn)。

（3）情況通報

情況通報是向有關(guān)部門和人員傳達(dá)重要哦情況，發(fā)布重要信息，以使人們掌握情況、明

確問題、從而統(tǒng)一思想和行動，使工作協(xié)調(diào)發(fā)展的通報。

情況通報正文的寫法主要有兩種。一種是先寫發(fā)布通報通報的緣由，然后寫明事項，最

后提出要求和希望。另一種是將內(nèi)容按問題進(jìn)行劃分，分成若干個部分來寫，事項較多、內(nèi)

容較復(fù)雜的通報可用通報這種寫法。

3、通報的寫作注意事項

（1）情況要準(zhǔn)確；

（2）態(tài)度要明朗；

（3）事例要典型；

（4）發(fā)布要及時。

（六）報告

1、報告的用途

適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上機(jī)機(jī)關(guān)的詢問。

報告是下級機(jī)關(guān)呈送上級機(jī)關(guān)的上行文種，中下級機(jī)關(guān)特別是基層單位和部門常會用到

這一文種。

報告的用途極為廣泛，具體的說，報告可以用來向上級機(jī)關(guān)匯報工作；反映情況；也可

以用來答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。

2、報告的分類

按其性質(zhì)的不同，可將報告分為綜合性報告和專題性報告；按其行文的直接目的的不同，

可將報告分為呈報性報告和承轉(zhuǎn)性報告。不同報告在寫法上區(qū)別不是很大。

3、報告的寫作注意事項

（1）用途要合理、明確；

（2）內(nèi)容要客觀、真實(shí)。

（七）請示

1、請示的用途

請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。其主要用途有兩種情況：

一是請求上機(jī)機(jī)關(guān)給予指示的請示，主要應(yīng)在遇到現(xiàn)有的方針、政策及法規(guī)、規(guī)定所不

曾涉及的新情況、新問題，或政策界限難以把握時使用；

二是請求上級機(jī)關(guān)予以批準(zhǔn)的請示，主要應(yīng)在遇到超越本機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍，或本機(jī)關(guān)人

員對之看法、意見不是完全一致的問題時使用。

另外，某些業(yè)務(wù)主管部門就帶有普遍性意義的問題提出看法，希望領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)有關(guān)單

位時，也可以使用請示。

2、請示的寫法

按照請示的內(nèi)容和目的的不同，可將請示分為請求性請示和請求批準(zhǔn)的請示兩類。

（1）請求指示的請示

是指針對工作中出現(xiàn)的具體問題，向上級機(jī)關(guān)申明情況，請求予以答復(fù)和下達(dá)處理意見

的請示。寫這類請示，應(yīng)把重點(diǎn)放在情況的陳述和問題的強(qiáng)調(diào)上。

（2）請求批準(zhǔn)的請示

是就某一問題或事項提出本機(jī)關(guān)的處理意見，請求上級機(jī)關(guān)給予批準(zhǔn)或標(biāo)明態(tài)度的請

示。寫這類請示，要把重點(diǎn)放在意見、辦法的說明上。

3、寫作請示的注意事項

第一、要正確選用文種；

第二、要做到一文一事；

第三、要避免多頭請示；

第四、要避免越級請示。

4、報告與請示的區(qū)別

1951年9月政務(wù)院發(fā)布的《文件處理暫行辦法》規(guī)定：“對上級陳述或請示事項”要用

報告。也就是說，當(dāng)時不管是報告還是請示工作，用的都是報告這個文種。與這種歷史原因

有關(guān)，時至今日還經(jīng)常有人把本應(yīng)該寫成請示的公文錯寫成報告，或把請示與報告混用，寫

為請示報告。Erz和雖都是上行文，但二者的區(qū)別還是很明顯的，主要體現(xiàn)在：

第一：具體功用不同；

第二：內(nèi)容含量不同；

第三：行文時機(jī)不同。

（八）函

1、函的作用

使用于不相隸屬相關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)工作，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。函既

可以在平行機(jī)關(guān)及不相隸屬的機(jī)關(guān)之間使用，也可以在上下級機(jī)關(guān)之間使用。

2、函的分類

1981年國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》取消了公函和便函的

劃分，只列“函”一個文種。

按照行文方向的不同劃分，可將函分為去函和復(fù)函；

按照內(nèi)容的不同劃分，可將函分為知照函、催辦函、邀請函等。

目前，經(jīng)常使用的函有三種，即商洽性函、答復(fù)性函和請求性函。

3、函的寫法

（1）商洽性函

機(jī)關(guān)之間商量或接洽工作哦，可以使用商洽性函。

（2）答復(fù)性函

機(jī)關(guān)之間回復(fù)問題，可以用答復(fù)性函。因為發(fā)文機(jī)關(guān)同收文機(jī)關(guān)之間沒有隸屬關(guān)系，或

者說不存在上下級關(guān)系，所以不宜使用批復(fù)，而只能用函答復(fù)問題。

（3）請求性函

機(jī)關(guān)之間請求幫助或配合工作，以及向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等，可以使用請求性函。

4、寫作函的注意事項

第一、文種的選用要正確；

與函有關(guān)的兩種現(xiàn)象值得注意：一是應(yīng)當(dāng)用函卻用了其他文種；另一種現(xiàn)象是應(yīng)當(dāng)使用

其他文種，如請示、報告、通知等，卻錯用了函。

第二、內(nèi)容要簡潔；

第三、措辭要得體。

（九）會議紀(jì)要

1、會議紀(jì)要的用途

適用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項。

會議紀(jì)要應(yīng)當(dāng)算一種實(shí)錄性公文，是在對會議討論的事項加以歸納、整理的基礎(chǔ)上，將

其反映出來的公文文種。

2、會議紀(jì)要的種類

1）按其內(nèi)容和文種的不同劃分，可分為一下三類：

（1）指示性會議紀(jì)要

是指反映工作安排事宜，因而對工作具有指導(dǎo)作用的會議紀(jì)要。

（2）通報性會議紀(jì)要

有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志主持召開的委員會、常委會或者辦公會，對所討論的以一些問題作出了決

定，可用會議紀(jì)要的形式發(fā)至議定范圍，使受文者了解會議精神和決定事項，以便貫徹執(zhí)行。

（3）消息性會議紀(jì)要

是指傳達(dá)會議情況，也是說只起消息報到作用，而不起指示作用的會議紀(jì)要。

2）按照會議性質(zhì)的不同，可將會議記錄劃分為：

（1）日常行政工作會議記錄

它是指行政機(jī)關(guān)為研究處理行政事務(wù)或解決某些實(shí)際問題而召開的常規(guī)性工作會議，反

映此類會議的情況的會議紀(jì)要，就是日常行政工作會議紀(jì)要。

（2）大型專題工作會議紀(jì)要

它是指為處理某一重大問題或某一方面的工作而專門召開的規(guī)模較大的會議。

3、會議紀(jì)要的寫法

它的寫法是比較靈活的，但大致的結(jié)構(gòu)還是比較固定的。一般來說，日常行政會議紀(jì)要

的主體部分的寫法比較簡單，把會議主要內(nèi)容、議定事項寫明即可，多采用綜述式寫法；大

型專題工作會議紀(jì)要的寫法則復(fù)雜一些，一般采用歸納式寫法。

5、寫作會議紀(jì)要的注意事項

會議紀(jì)要具有兩大特點(diǎn)：一是紀(jì)實(shí)性，二是提要型。故需注意以下幾點(diǎn)：

第一、要做好會議記錄。

第二、要突出會議要點(diǎn)。

第二章事務(wù)文書

一、教學(xué)要求

了解事務(wù)文書的特點(diǎn)、作用，掌握幾種事務(wù)文書的寫法。

二、教學(xué)要點(diǎn)

（一）了解事務(wù)文書的涵義（狹義、廣義），特點(diǎn)，作用。

（二）幾類常用事務(wù)文書的寫法

1、調(diào)查報告。掌握調(diào)查報告的涵義、種類及其寫作要求，了解調(diào)查報告的作用、寫法。

2、計劃。掌握計劃的涵義及寫法，了解計劃的作用、種類及制訂計劃的要求。

3、總結(jié)。掌握總結(jié)的涵義、寫法及撰寫總結(jié)的要求，了解總結(jié)的作用、種類。

4．述職報告。掌握述職報告的概念、寫法及撰寫要求，了解述職報告的作用。

5．規(guī)章制度。掌握規(guī)章制度的概念、種類及寫法。

三、重點(diǎn)、難點(diǎn)

1、調(diào)查報告、計劃、總結(jié)、述職報告和規(guī)章制度的涵義及寫作要求。

2、計劃、總結(jié)等兩種常用事務(wù)文書。

四、教學(xué)方法

1、結(jié)合實(shí)例，重點(diǎn)講解計劃、總結(jié)等幾種文體。

2、布置學(xué)員撰寫計劃和總結(jié)各一篇。

一、概述

事務(wù)文書的共同特點(diǎn)是具有突出的實(shí)用價值和慣用的寫作格式。這類文書的特點(diǎn)主要體現(xiàn)

在一下幾個方面：

（一）對象比較具體；

（二）格式比較固定；

（三）寫法比較實(shí)際；

（四）時限比較緊迫。

二、幾類常用事務(wù)文書的寫法

（一）調(diào)查報告

1、調(diào)查報告的涵義和寫法

就是就某一個事件或某一個問題，進(jìn)行深入細(xì)致的調(diào)查研究之后，所寫出的真實(shí)地反映

情況的書面報告。反映情況、揭露問題、總結(jié)經(jīng)驗、揭示規(guī)律，是調(diào)查報告的主要功用。

一篇好的調(diào)查報告，通過事例的分析，能夠揭示事物的發(fā)展的規(guī)律，總結(jié)帶有規(guī)范性和

普遍性的經(jīng)驗，從而對工作起到一種推動作用。

2、調(diào)查報告的特點(diǎn)

第一、真實(shí)性；

第二、針對性；

第三、典型性。

3、調(diào)查報告的種類

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按期內(nèi)容的不同，可將屬于實(shí)務(wù)文書的調(diào)查報告分為一下幾類：

第一類是反映情況的調(diào)查報告。這類調(diào)查報告也稱基礎(chǔ)性調(diào)查報告，是比較全面、系統(tǒng)

的反映某一方面的情況的調(diào)查報告。

第二類是總結(jié)經(jīng)驗的調(diào)查報告。這類調(diào)查報告是在確定典型，并對之進(jìn)行深入、細(xì)致的

了解的基礎(chǔ)上，著重總結(jié)經(jīng)驗、探尋規(guī)律的調(diào)查報告。

第三類是揭露問題的調(diào)查報告，這類調(diào)查報告通過揭露問題、并分析其危害和原因，引

起有關(guān)部門的重視，為問題的最終解決起到促進(jìn)和參考作用。

屬于實(shí)務(wù)文書的調(diào)查報告應(yīng)為社會性調(diào)查報告。

4、調(diào)查報告的一般寫法

調(diào)查報告沒有非常固定的格式，其常見的寫法是由標(biāo)題、署名和正文幾個部分構(gòu)成。在

報刊上發(fā)表的調(diào)查報告或作為畢業(yè)作業(yè)提交的調(diào)查報告，有的還會按要求加入一些項目，如：

關(guān)鍵詞、參考文獻(xiàn)等。

（1）標(biāo)題

標(biāo)題一般點(diǎn)明調(diào)查對象、內(nèi)容范圍和文種名稱等幾項內(nèi)容，也有的直接揭示主題，還有

的是雙行標(biāo)題，即正標(biāo)題揭示主題，副標(biāo)題表明調(diào)查對象、內(nèi)容范圍和文種名稱。

（2）署名

（3）正文

正文一般包括開頭、主體和結(jié)尾三個部分

開頭部分又稱“導(dǎo)語”、“前言”等，主要用以概述情況，如對調(diào)查的范圍、對象、目的、

方式、內(nèi)容等作扼要介紹，以使讀者對調(diào)查活動的情況有一個大致的了解。

主體部分是集中表述調(diào)查結(jié)果的部分，是調(diào)查報告的核心部分。這一部分通常寫入下面

幾項內(nèi)容：

一是情況或事實(shí)；

二是經(jīng)驗與做法或問題與原因；

三是建議或?qū)Σ摺?/p>

主體部分內(nèi)容較多，所以大都要分成幾個部分去寫。為使其層次更加清楚，在分部分寫

作時，常常要在每一部分之前加序碼和小標(biāo)題。

結(jié)尾部分的寫法有許多種。比如，總結(jié)式寫法，總述內(nèi)容，明確觀點(diǎn)；指導(dǎo)式寫法，指

明努力的方向；啟發(fā)式寫法，提出發(fā)人深省、引人思索的問題；號召式寫法，預(yù)示前景，發(fā)

出號召，等等。很多調(diào)查報告沒有結(jié)尾部分，或者把針對情況提出的建議作為結(jié)尾。

6、調(diào)查報告的寫作要求

1）要寫好調(diào)查報告，必須做到以下幾點(diǎn)：

第二、要認(rèn)真進(jìn)行調(diào)查研究，充分占有材料。

要取得調(diào)查研究的成功，或者說，要在調(diào)查中取得必要而又充分的資料，就必須注意：

一要有明確的目的，但不要帶框框；

二要做好充分的準(zhǔn)備，既要確定恰當(dāng)?shù)恼{(diào)查對象，并擬定調(diào)查提綱或調(diào)查細(xì)目，以使調(diào)查

有計劃、有步驟的進(jìn)行；

三要善于分析和鑒別材料，既要分析資料來源的可靠程度，辨別真?zhèn)危⒎智逯髁骱椭?jié)、

本質(zhì)與表象；

四要掌握調(diào)查的方式和方法。

2）調(diào)查的方式很多，常用的有三種：

第一種是開會調(diào)查；

第二種是采訪，采訪也叫個別訪問；

第三種問卷。問卷由以下項目構(gòu)成：一是封面語或卷首語；二是指導(dǎo)語；三是問題。

3）調(diào)查的方法有兩大類，即普遍調(diào)查和非普遍調(diào)查。普遍調(diào)查簡稱普查，非普遍調(diào)查常

用的方式還可以再分為重點(diǎn)調(diào)查、典型調(diào)查和抽樣調(diào)查。

第二、要以正確的立場和方法，認(rèn)真分析并合理組織材料。

第三、要講究結(jié)構(gòu)形式和語言特色。調(diào)查報告通常采用第三人稱的敘述方式敘述事實(shí)，其

語言除了應(yīng)當(dāng)具備公文語言的準(zhǔn)確、簡潔、樸素等共同特征之外，還可以適當(dāng)運(yùn)用一些比較

生動的口語化詞語，有時還可以恰到好處地引用一些詩詞、典故及名言警句等，以起到畫龍

點(diǎn)睛的作用。

（二）計劃

1、計劃的涵義和作用

計劃是某一個單位、部門或個人，對預(yù)計在一定時期內(nèi)所要做的工作或所要完成的其他任

務(wù)加以書面化、條理化和具體化的一種文書。

具體的說，計劃的作用主要體現(xiàn)在一下幾個方面：一是預(yù)見作用；二是指導(dǎo)作用；三是具

有約束作用。

2、計劃的種類

計劃的種類很多，而且從不同的角度可以對其進(jìn)行不同的分類。

按內(nèi)容分，有生產(chǎn)計劃、建設(shè)計劃、工作計劃、科研計劃、教學(xué)計劃等；

按范圍分，有全國計劃、地區(qū)計劃、工作計劃、班組計劃、個人計劃等；

按時間分，有長期計劃、中期計劃及短期計劃，短期計劃又分年度計劃、季度計劃、月份

等；

按性質(zhì)分，有綜合計劃和專題計劃；

按形式分，有條文式計劃、表格是計劃、條文和表格配合用的計劃等，大單位的計劃或時

限較長的計劃，則往往以文件的形式制定。

3、計劃的寫法

計劃通常由標(biāo)題、正文和落款幾個部分組成。

（1）標(biāo)題

標(biāo)題一般由單位名稱、適用期限和文種名稱等幾個項目，有的還要點(diǎn)明計劃的內(nèi)容要點(diǎn)。

（2）正文

計劃的種類很多，但不論哪類計劃，一般都應(yīng)當(dāng)包括“做什么”、“怎么做”以及“什么時

間完成”等事項，具體的說，要有計本情況、目的與要求、步驟與做法、結(jié)語等幾個方面的

內(nèi)容。

在“基本情況”部分，主要寫明制定計劃的依據(jù)；

在“目的與要求”部分，要分條列項的寫明目標(biāo)、任務(wù)及其完成的時限等。

在“步驟與做法”部分，要把完成任務(wù)所要經(jīng)過的階段、各階段所以要采取的措施及人

力、物力、財力的安排等寫的非常具體、明確。也有的計劃把這部分內(nèi)容同“目的與要求”

放到一起寫，寫出一項目標(biāo)與任務(wù)，接著便寫明完成目標(biāo)與任務(wù)的措施與方法。

在“結(jié)語”部分，可以概括全文，表明完成計劃的決心。將要作為文件下發(fā)的計劃還可

以在最后提出希望，發(fā)出號召，或者指明注意事項及計劃檢查、修訂的辦法。

（3）落款

落款一般包括署名也即制定計劃的單位名稱和日期兩項內(nèi)容。

4、制定計劃的要求

在計劃的制定中，主要應(yīng)當(dāng)依據(jù)以下要求：

第一、要符合政策；

第二、要從實(shí)際出發(fā)；

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第三、要具體明確；

第四、要留有余地。

（三）總結(jié)

1、總結(jié)的涵義和作用

是指對某一階段的工作或某項工作的完成情況，包括取得的成績、存在的問題即得到的

經(jīng)驗和教訓(xùn)加以回顧和分析，為今后的工作提供幫助和借鑒的一種文書。

總結(jié)主要是回顧過去，而回顧過去特別是從中引出規(guī)律性的東西，還要為了給今后的工

作提供借鑒和幫助。同時，總結(jié)過去的工作情況本身，也是一個培養(yǎng)工作能力、提高認(rèn)識水

平的過程。

2、總結(jié)的種類

按期內(nèi)容和性質(zhì)的不同，將總結(jié)分為綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)。

3、總結(jié)的寫法

總結(jié)一般也是由標(biāo)題、正文和落款三個部分構(gòu)成的。

（1）標(biāo)題

標(biāo)題的寫法有兩種：一種是包括單位名稱、時間、總結(jié)對象和文種類別的標(biāo)題。這種標(biāo)

題的寫法同計劃標(biāo)題的寫法相近；另一種是新聞式標(biāo)題，即概括總結(jié)的核心內(nèi)容的標(biāo)題。另

外，總結(jié)還經(jīng)常使用兩種標(biāo)題復(fù)合的雙行標(biāo)題，即以正標(biāo)題點(diǎn)明主題，以副標(biāo)題標(biāo)明單位名

稱、總結(jié)對象和文種等。

（2）正文

正文一般包括前言、主體和結(jié)語幾個部分，分別寫入基本情況、成績與經(jīng)驗、問題與教

訓(xùn)、今后的意見等幾個方面的內(nèi)容。

“基本情況”也即“前言”部分，通常用以概述情況，或?qū)ぷ鞅尘昂烷_展工作的條件，

作一個簡要的交代。

主體的第一個部分是“成績與經(jīng)驗”部分，在此要用翔實(shí)的材料，將成績?nèi)〉玫淖龇▽?/p>

明。主體的第二部分是“問題和教訓(xùn)”部分，在此要實(shí)事求是地把工作中的失誤和問題寫明。

夾敘夾議或先敘后議，都是總結(jié)的主體部分常用的寫法。把存在的問題和解決問題的措

施放在一起，在“成績與經(jīng)驗”部分之后寫出，也是比較常見的寫法。

在“今后的意見”也即“結(jié)尾”部分，要結(jié)合經(jīng)驗和教訓(xùn)，提出改進(jìn)的辦法或下一步努

力的方向。有的總結(jié)是在最后前景，表明決心。

篇幅較長的總結(jié)，通常要在每個部分之前加上序碼，或者序碼和小標(biāo)題。

（3）落款

落款的寫法同計劃的落款完全相同。

4、撰寫總結(jié)的要求

第一，要充分占有資料，并實(shí)事求是地反映情況。

第二，要善于分析材料，并找出規(guī)律性的東西來。

第三、要合理地取舍內(nèi)容，以突出重點(diǎn)。

第四、要深入研究問題，以突出特點(diǎn)。首先，從內(nèi)容方面來看，無論是寫成績，還是寫

問題，也無論是寫經(jīng)驗，還是寫教訓(xùn)，都應(yīng)把真正屬于自己的東西反映出來。其次，從形式

方面來看，在結(jié)構(gòu)的安排和語言的運(yùn)用上，總結(jié)也有自己的一些特點(diǎn)，寫作時應(yīng)當(dāng)注意體現(xiàn)

這些特點(diǎn)。

（四）述職報告

1、述職報告的概念及其作用

述職報告，是指國家工作人員（目前主要為領(lǐng)導(dǎo)干部）就某一個階段任職情況，向有關(guān)

部門及領(lǐng)導(dǎo)或群眾作出全面說明的一種文字材料。

述職報告是隨著干部制度改革而產(chǎn)生的一種新興文體，述職報告的撰寫和提出，已成為

管理和考核干部的重要方式。

對于領(lǐng)導(dǎo)者個人來說，撰寫述職報告，可對自己的任職情況加以回顧和反思，有利于自

我完善、自我提高、也有利于改進(jìn)工作；

對于一個單位或一個部門來說，提出述職報告，便于考核干部，也便于群眾監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)的

工作。

述職報告其實(shí)有很多種。按年度劃分，有年度述職報告、階段述職報告及任期述職報告；

按寫作主體劃分，有個人述職報告和集體述職報告。

2、述職報告的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)

述職報告通常由標(biāo)題、署名和正文幾個部分構(gòu)成

（1）標(biāo)題

述職報告的標(biāo)題常見的格式是“期限+文種”。如：《2007年度述職報告》等；有的不寫

日期，只標(biāo)文種，即《述職報告》；集體述職報告的標(biāo)題還常采用公文標(biāo)題的寫法，即采用

“單位名稱+文種名稱”或“單位名稱+期限+文種名稱”；有的述職報告還采用雙行標(biāo)題的

形式，其中，正標(biāo)題高度概括述職報告的內(nèi)容即工作情況，副標(biāo)題與單行標(biāo)題相同，標(biāo)明文

種等事項，如《盡職、盡責(zé)、盡心、盡力——我的述職報告》。

（2）署名

在標(biāo)題之下，要標(biāo)明述職人所在單位的全稱和述職人姓名。

(3)、正文

述職報告究竟應(yīng)當(dāng)寫入哪些內(nèi)容雖然沒有統(tǒng)一明確的規(guī)定，但常?？梢钥吹揭恍┮?。

目前，很多單位都要求述職人從德、能、勤、績四個方面反映自己的情況。此外，對不同的

工作人員，還會有一些特殊的要求?？偟膩碚f，述職報告應(yīng)對述職人員的政策水平、工作能

力及職責(zé)履行情況作出非特殊的要求，其中應(yīng)有基本情況的概括，也應(yīng)有典型事例的說明，

應(yīng)有成績與經(jīng)驗的總結(jié)，也應(yīng)有失誤與教訓(xùn)的反思。應(yīng)當(dāng)說，對述職報告的內(nèi)容要求與對工

作總結(jié)的要求有相同之處，既要做到全面、客觀，又不能面面俱到、分不清主次。

從結(jié)構(gòu)上看，述職報告的正文一般包括導(dǎo)言、主體和結(jié)語幾個部分。

前言部分也即開頭部分都比較簡短，主要用以說明任職時間和工作職責(zé)、任職時間和工

作職責(zé)的明確是述職報告的基礎(chǔ)。同時，還可以闡明任職的指導(dǎo)思想和工作目標(biāo)，或者概述

工作情況。

主體部分首先要詳細(xì)闡述自己是如何履行工作職責(zé)的。在說明任職情況時，要突出重點(diǎn)，

要將較多的篇幅放在主要工作的完成情況及重要政績或失誤的反映上；其次可對自己在任職

期間所取得的工作經(jīng)驗和教訓(xùn)，作出一定的分析；最后表明做好工作的決心和打算。

結(jié)語部分也應(yīng)寫得簡短，有的只是一句話，用以表明謙虛、禮貌的態(tài)度或收束全篇。如

“以上為本人工作情況，請領(lǐng)導(dǎo)和同志們批評指導(dǎo)”、“以上述職報告，請審閱、批評”等。

3、述職報告的寫作要求

概括的說，客觀、具體、詳略得當(dāng)、語言得體，是對述職報告的基本要求。具體的說，

撰寫述職報告，應(yīng)當(dāng)做到一下幾點(diǎn)：

第一、內(nèi)容要客觀真實(shí)。

第二、內(nèi)容要具體實(shí)在。

第三、詳略要得當(dāng)，重點(diǎn)要突出。

第四、語言要得體。

（五）規(guī)章制度

1、規(guī)章制度的概念及其作用

規(guī)章制度，是國家機(jī)關(guān)、業(yè)務(wù)主管部門、社會團(tuán)體或其他組織機(jī)構(gòu)制定的，在一定的范圍

內(nèi)要求有關(guān)人員共同遵守的實(shí)質(zhì)文書。

規(guī)章制度的種類很多，公約、章程、條例、規(guī)定、辦法、規(guī)則、細(xì)則、準(zhǔn)則、守則、標(biāo)準(zhǔn)、

須知等等，都是分別有著不同用途的規(guī)章制度。不同種類的規(guī)章制度盡管名稱與用途不同，

但其性質(zhì)和寫法大體相同或相近。

規(guī)章制度是黨和國家的方針、政策的具體化，具有法規(guī)的效力；它對人們的行為具有指導(dǎo)

和約束作用，是人們的行為準(zhǔn)則和依據(jù)。應(yīng)當(dāng)說，具有法規(guī)性和約束力，是規(guī)章制度的共同

特點(diǎn)。

2、規(guī)章制度的種類及其寫法

1）章程

是黨派或團(tuán)體等組織，用于規(guī)定自身的性質(zhì)、宗旨、組織機(jī)構(gòu)、活動形式和性行動準(zhǔn)則

等內(nèi)部事務(wù)的一種文書。

章程一般包括標(biāo)題、簽署、正文等幾個部分。

（1）標(biāo)題

章程的標(biāo)題通常是由組織機(jī)構(gòu)名稱加文種名稱兩個要素構(gòu)成的。如《xx證券交易所章程》

等。

（2）簽署

簽署又名題注。章程通常要由會議通過才能生效，通過的章程的會議名稱和日期要加括

號置于標(biāo)題下方。

（3）正文

章程的正文一般采用條款形式，而且是“章段條聯(lián)式”，即分章分條，各章條數(shù)前后相

連、統(tǒng)一排列，條下還可分款，但各款不連，獨(dú)立編號。

第一章為“總則”（或總綱），總則部分用以說明組織機(jī)構(gòu)的性質(zhì)、宗旨、任務(wù)，有的還

要說明組織機(jī)構(gòu)的名稱、指導(dǎo)思想或建設(shè)要求等；

中間各章統(tǒng)稱“分則”，分則部分是章程的主體，在此要對組織機(jī)構(gòu)的成員、構(gòu)成特點(diǎn)、

活動范圍和方式等作出規(guī)定；

章程的最后一章是“附則”，主要寫明章程的生效日期與施行要求。有的章程不設(shè)“附

則”一章，分則部分結(jié)束，整個章程也就結(jié)束。如果不設(shè)“附則”，那么開頭的“總則”（或

總領(lǐng)）就不要作為第一章出現(xiàn)，而要單獨(dú)存在于分則各章之前。

2）條例

條例是對某一方面的工作或某一重大事項的處理方式及某一組織的宗旨、任務(wù)及其成員

的職責(zé)權(quán)限等作出規(guī)定的指令性文件。

條例一般由全國人民代表大會、國務(wù)院或其他政府職能部門制訂、頒行的。其作用主要

就在于闡述某項工作的任務(wù)、要求以及方法，以保證工作的順利開展；規(guī)定某一組織的宗旨、

任務(wù)及其成員的職責(zé)權(quán)限；規(guī)定某些專門工作人員的任務(wù)和權(quán)限，等等。

條例通常也由標(biāo)題、簽署、正文幾個部分組成。

（1）標(biāo)題

條例的標(biāo)題的格式一般為“事由+文種”，如《住房公積金條例》等。

（2）簽署

條例的發(fā)布機(jī)關(guān)和發(fā)布日期，或者通過條例的會議名稱和日期要加以括號置于標(biāo)題下方。

條例常常隨“令”發(fā)布，而“令”中大都寫明“簽署”中所要寫明的事項，所以很多條例不

再設(shè)“簽署”一項。

（3）正文

條例的正文格式有兩種：一種是章斷條連式，一種是分條列項式。前者的寫法與章程相

同，第一章為“總則”，條數(shù)從總則部分開始排列，直至最后一章“附則”；后者也即以“條”

貫穿式，部分章目，開頭就是條例的第一條，各條依次排列，直至最后一條。

條例的開頭部分也即“總則”，通常寫入下面兩項內(nèi)容：

一是交代制發(fā)條例的目的，常見的格式是“為了……，特制定本條例”。

二是說明條例的適用對象和涉及的范圍。

此外，總則部分還可以寫入其他一些內(nèi)容，如對工作的歸屬、權(quán)限等作出說明。條例的

主體部分是規(guī)定具體事項的部分，是整個條例的核心部分?？偟膩碚f，條例要對應(yīng)該如何和

不該如何作出規(guī)定。首先從正面規(guī)定必須做什么及必須怎么做，然后再從反面規(guī)定不許做什

么以及違規(guī)的處理辦法?！罢妗焙汀胺疵妗钡囊?guī)定可以放在一起對照說明，也可以將后者

單獨(dú)列為“罰則”，集中加以說明。條例的結(jié)尾部分稱為“附則”，用以說明條例的實(shí)施要求，

生效日期、解釋與修改權(quán)屬、與有關(guān)文件的關(guān)系及其他未盡事宜的處理辦法等。

3）規(guī)定

規(guī)定是針對某一事項或活動提出要求，并制定相應(yīng)措施，要求有關(guān)人員貫徹執(zhí)行的一種

文書。

規(guī)定主要用途就在于就某些政策性問題，提出具體的約束性意見，以利于某向工作的順

利進(jìn)行和完成。與章程、條例相比，規(guī)定的現(xiàn)實(shí)針對性要更強(qiáng)一些。同章程、條例一樣，規(guī)

定通常也由標(biāo)題、簽署和正文幾個部分組成。

（1）標(biāo)題

規(guī)定標(biāo)題的常見格式是“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”或“事由+文種”，并常見介詞“關(guān)于”

引出事由。如：《關(guān)于嚴(yán)格控制城鎮(zhèn)住宅標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定》等。

（2）簽署

條例的發(fā)布機(jī)關(guān)好和發(fā)布日期可加括號置于標(biāo)題下方，也可作為落款放在正文之后。

（3）正文

規(guī)定的正文一般包括開頭，主體和結(jié)尾三個部分。

開頭又稱序言部分，主要用以說明制發(fā)該規(guī)定的目的、依據(jù)、緣由等，并加以過渡性的

語句引出下文；

主體部分是寫明具體規(guī)定事項的部分，主要包括兩方面的內(nèi)容：一是原則的規(guī)定要求，

二是具體的約束措施。主體部分大都采用條款式寫法；

結(jié)尾部分主要用以交代規(guī)定的實(shí)施要求、生效日期及解釋和修改的權(quán)屬等。

4）辦法

辦法是有關(guān)機(jī)關(guān)或部門根據(jù)黨和國家的方針、政策及有關(guān)規(guī)定、條例，就某一方面的工

作或問題提出具體做法和要求的文件。在實(shí)際工作中，辦法作為一種帶有行業(yè)法規(guī)性質(zhì)的文

件，應(yīng)用范圍越來越廣，使用頻率也越來越高，人們常常以此作為處理和解決問題的規(guī)范和

依據(jù)。

辦法通常由標(biāo)題、正文和落款幾個部分構(gòu)成。

（1）標(biāo)題

辦法的標(biāo)題一般采用“事由+文種”的形式,如：《中外合資經(jīng)營企業(yè)登記管理辦法》等。

（2）正文

正文的開頭部分主要說明制定辦法的依據(jù)和目的，主體部分寫明各項要求和措施。由于

辦法的實(shí)踐性極強(qiáng)，因此各項要求和措施要十分嚴(yán)密、具體、明確。正文的結(jié)尾部分是辦法

的實(shí)施說明部分，主要交代辦法的施行時期和要求、修訂和解釋權(quán)限等等。

（3）落款

寫明制定辦法的機(jī)關(guān)名稱和日期。

5）守則

守則是某一單位、部門或?qū)儆谀骋簧鐣后w的成員所共同依循的行為準(zhǔn)則，是用以規(guī)范

人們的行為方式的文書。守則既可以打破單位或部門的界限，通用于某一社會行業(yè)或哦社會

群體，如《教師守則》等。也可以在單位或部門內(nèi)部使用，各類員工守則大都屬于此類守則。

同前面幾種規(guī)章制度類文書相比，守則一般篇幅較短，寫法較為簡單。標(biāo)題、正文和日

期，是守則常有的幾個部分。

（1）標(biāo)題

守則的標(biāo)題一般包括適用對象和文種也即“守則”兩項內(nèi)容。如：《佳慧員工守則》，“佳

慧員工”是該守則的使用對象，“守則”是文種名稱。

（2）正文

正文有兩種寫法：一是公文式寫法，即在開頭部分說明制定該守則的依據(jù)和目的，主體

部分寫明各項要求，有的還要有結(jié)語部分，申明守則的施行辦法；二是簡略式寫法，即正文

只有一個部分，直接寫明各項要求。無論哪類守則，正文都應(yīng)采用條文式寫法，按序逐條寫

明各項要求。

（3）日期

正文之后通常只有守則的制訂或頒行日期一項內(nèi)容，而不必在寫制定者名稱。

第三章公關(guān)文書

一、教學(xué)要求

了解公關(guān)文書的特點(diǎn)、作用，掌握幾種公關(guān)文書的寫法。

二、教學(xué)要點(diǎn)

（一）了解公關(guān)文書的涵義，特點(diǎn)，作用。

（二）幾類常用公關(guān)文書的寫法

1、函電。掌握調(diào)查報告的涵義及其寫法。

2、請柬和聘書。掌握請柬和聘書的涵義及寫法。

3、慰問電和慰問信。掌握慰問電和慰問信的涵義、寫法。

4．邀請電和邀請信。掌握邀請電和邀請信的涵義、寫法。

5．感謝信和表揚(yáng)信。掌握感謝信和表揚(yáng)信的涵義、寫法。

6．介紹信和證明信。掌握介紹信和證明信的涵義、寫法。

7．求職信。掌握求職信的涵義、寫法。

8．致辭。掌握致辭的涵義、種類與寫法。

三、重點(diǎn)、難點(diǎn)

函電、慰問電和慰問信、感謝信和表揚(yáng)信、致辭的涵義及寫作要求。

四、教學(xué)方法

1、結(jié)合實(shí)例，重點(diǎn)講解函電、慰問電和慰問信、感謝信和表揚(yáng)信、致辭等幾種文體。

2、布置學(xué)員撰寫慰問電和表揚(yáng)信各一篇。

一、概述

1、公關(guān)文書就是在公關(guān)活動中形成和使用的文書。公關(guān)是公共關(guān)系的簡稱，主要是指

一個社會組織或一個人通過與公眾進(jìn)行有效的信息交流或其他交往活動，樹立良好的公眾形

象，贏得公眾的信任和支持。，從而為組織或個人的發(fā)展創(chuàng)造最佳社會環(huán)境的各種行為方式。

現(xiàn)在目前人們大都將公關(guān)看著一種管理職能，也即看作一種組織行為。

2、實(shí)際上，很多文書都負(fù)有公關(guān)職能。不過，這些文書材料畢竟不是專門用于公關(guān)活

動的，或者說不是為公關(guān)活動而制發(fā)的，因而不能稱之為公關(guān)文書。專門用于公關(guān)活動或者

說專門以公關(guān)為目的而制發(fā)的文書也有很多種，比較常見的有函電類和致辭類兩大類別。

函電類的公關(guān)文書由包括賀電和賀函、唁電和唁言、請柬和聘書、慰問電和慰問信、邀

請電和邀請函、感謝信和表揚(yáng)信以及介紹信、證明信、求職信等。

致辭類公關(guān)文書則包括歡迎辭和歡送詞、祝酒詞和答謝詞、開幕詞和閉幕詞、追悼詞等。

3、目的明確，格式規(guī)范、用語得體，是公關(guān)文書所應(yīng)具備的幾個最為突出的特點(diǎn)。

二、函電

（一）賀電和賀信

賀電和賀信，是指在各種喜慶場合向他人表示祝賀的電文和信函。

賀電和賀信的主要內(nèi)容是表達(dá)祝賀、祝愿或祝禱的感情，有時也根據(jù)需要，表達(dá)互相慰

藉或互相勉勵的心愿。感情色彩教為濃烈，措辭熱情、莊重，是賀電和賀信的重要特征。

賀電和賀信通常包括標(biāo)題、稱謂、正文、祝頌語、落款幾個部分。先寫明祝賀的事由，

再表達(dá)祝賀之情，是賀電和賀信正文的一般寫法。

（二）唁電和唁函

唁電和唁函，是發(fā)給遭遇喪事的死者家屬或者死者所在單位的電報和信函。哀悼死者，

安慰生者，是唁電和唁函的主要用途，也是唁電和唁函所要表述的主要內(nèi)容。

唁電和唁函一般包括標(biāo)題、稱謂、正文和落款幾個部分。標(biāo)題可居中寫“唁電”二字，

也可寫得略微詳細(xì)一些，寫為“xx電唁xx逝世”、“xx致函悼唁xx逝世”等。同一般電報

和書信一樣，要在標(biāo)題之下頂格寫明收電人稱呼。正文部分除了表達(dá)哀悼和慰問之情，常常

還要概述死者的經(jīng)歷或業(yè)績并予以評價，其中要突出死者與自己交往與聯(lián)系，特別是給予自

己的關(guān)心與幫助?！绑@悉”、“傾悉”、“驚聞”及“悲痛至極”、“不勝哀悼”、“節(jié)哀順便”、“節(jié)

哀自珍”、“尚希珍重”、“特電吊唁，并致慰問”、“特致電唁、以致哀枕”等等，都是唁電和

唁函常用的字眼。須注意的是，唁電和唁函及后面還將談到的悼詞，都諱用“死”字，要用

“仙逝”、“作古”、“不幸逝世”、“闔然長逝”、“與世長辭”德不孤說法。最后是落款，落款

包括署名和日期兩項內(nèi)容。

（三）請柬和聘書

（1）請柬

請柬又稱請?zhí)?，是指單位或個人為邀請有關(guān)人員出席某項活動而制發(fā)的一種專門信函。

請柬多用于比較隆重的慶典活動，有時也用于規(guī)模較大的會議或教為正規(guī)的筵席。

請柬一般是由封面和內(nèi)容兩部分組成。封面寫明“請柬”或“請?zhí)弊謽?，有時也可以

加上活動名稱。封面要美觀大方、要有莊重感和藝術(shù)性。內(nèi)容主要包括稱謂、正文和落款幾

項內(nèi)容。受邀單位或個人名稱也即稱謂應(yīng)頂格書寫，為表示尊重，個人的姓名之后要有職務(wù)、

職稱或“先生”、“女士”、“小姐”等稱謂。正文要寫明活動的內(nèi)容、時間、地點(diǎn)以及其他須

知事項。“敬請參加”、“敬請光臨”、“請屆時光臨”等是請柬常用的結(jié)語。落款是指署名和

日期，要寫在正文的右下方。

請柬的語言表述必須做到準(zhǔn)確、簡潔、典雅、誠懇，要使受邀者能夠領(lǐng)會邀請者的意圖，

能夠感受到邀請者的誠意，并且能夠感到愉悅。

（2）聘書

聘書又稱聘請書，是指為聘請某人擔(dān)任某一職務(wù)或承當(dāng)某項工作而制定的一種專門文

書。

聘書大都由標(biāo)題、稱謂、正文、落款組成。標(biāo)題為“聘書”或“聘請書”，有的以較大

字號標(biāo)在正文上方居中位置，比較講究的聘書則專門制作封面。被聘請人的姓名可以作為稱

謂一項單獨(dú)寫出，也可以寫在正文中。落款是指署名和日期，在正文右下方要寫明聘用單位

名稱和頒發(fā)聘書的日期并加蓋公章。如果聘用者為個人，則應(yīng)簽署聘用者的姓名并加蓋私人

印章。如果是單位負(fù)責(zé)人代表單位簽發(fā)聘書，則應(yīng)標(biāo)明其職務(wù)并加蓋公章。

（四）慰問電和慰問信

慰問電和慰問信是向有關(guān)集體或個個人表示安慰和問候的電報和信件。可以在多種場合

應(yīng)用。

慰問電的篇幅都非常簡短、語言極為精煉、內(nèi)容高度概括。

慰問信一般由標(biāo)題、稱謂、正文和落款幾個部分組成。標(biāo)題可以只寫“慰問信”三個字。

稱謂是慰問對象的名稱。用于不同場合的慰問信，正文所寫的內(nèi)容往往是有所不同的。從整

體來看，慰問信主要有兩類：一類是表示安慰的，一類是表示問候的。前者要針對不幸事件

的結(jié)果，表達(dá)同情與痛惜之情；后者則要述及慰問對象的主要貢獻(xiàn)，并表達(dá)欽佩與贊揚(yáng)之意。

實(shí)際上，即便是同為表示安慰或表示問候的慰問信，由于慰問對象的不同，其寫法也會有很

多區(qū)別。落款包括署名和日期兩項內(nèi)容。

（五）邀請電和邀請函

邀請電和邀請函是專門為邀請有關(guān)人員出席某項工作而發(fā)出的電報或信件。目前邀請電

用得不是很多，用得較多的是邀請信，邀請信又稱邀請函、邀請書。

邀請信一般由標(biāo)題、稱謂、正文、落款幾個部分組成。

標(biāo)題可以只寫“邀請信”三個字，也可以寫明活動的名稱也即事由。

稱謂是邀請對象的名稱，如果邀請書是專發(fā)性的，即專門發(fā)給某個特定的邀請對象的，

稱謂則為邀請對象的專有名稱；如果邀請信是普發(fā)性的，即發(fā)給某個群體的。則可以選用一

個統(tǒng)稱作為稱謂。

寫明活動或工作的內(nèi)容及意義，表明盛情邀請對方參加的意愿，交代相關(guān)須知事項，是

邀請信正文常寫的幾項內(nèi)容。

另外，稱謂之下、正文之前，通常要有問候語，正文的最后還常有祝頌性結(jié)語。

落款部分要有邀請者署名和寫信日期。

（六）感謝信和表揚(yáng)信

1、感謝信

感謝信是專門對別人給予自己的幫助、關(guān)心與支持表示感謝的信函。

感謝信一般由標(biāo)題、稱謂、正文、落款幾個部分組成。標(biāo)題可以只寫“感謝信”或“感

謝電”三個字，也可以在此之外還標(biāo)明感謝對象。

稱謂是對感謝對感謝對象的稱呼，要寫在標(biāo)題之下、正文之上。如果感謝對象較多，或

者感謝對象不是非常明確，稱謂一項科寫統(tǒng)稱或者不寫。簡述事實(shí)也即說明感謝的緣由，表

明感謝之情，是正文部分常寫的兩項主要內(nèi)容。有的感謝信還要最后表明深受鼓舞，努力工

作的決心。

落款是署名和日期。

注意：內(nèi)容空洞、套話連篇、沒有真情實(shí)感，是感謝信寫作之大忌。

2、表揚(yáng)信

表揚(yáng)信是一種對好人好事加以稱頌、贊揚(yáng)的專用書信。表揚(yáng)信的作者可以是單位，也可

以是個人。同樣，表揚(yáng)對象可以是集體，也可以是個人。表揚(yáng)信可以多種形式發(fā)布。

表揚(yáng)信一般由標(biāo)題、正文、落款幾個部分組成，有的還有稱謂一項。

標(biāo)題大都只寫“表揚(yáng)信”三個字，有的也以充滿感情色彩的語言點(diǎn)明核心事實(shí)。如果表

揚(yáng)信的送交對象非常明確，就要有稱謂一項，否則可以不加稱謂。

在正文部分，首先要介紹好人好事，概述事情的來龍去脈，評價其意義和價值；其次要

表達(dá)感激和贊頌之情；有的還要在最后表達(dá)對表揚(yáng)對象的良好祝愿及學(xué)習(xí)好人好事的決心。

同其他書信一樣，表揚(yáng)信也常常要以禮貌語或祝頌語做結(jié)語。

落款包括署名和日期兩項內(nèi)容，如果哦表揚(yáng)信是以單位的名義撰寫的，則要加蓋單位印

章。

3、表揚(yáng)信和感謝信的區(qū)別

1）表揚(yáng)信有的是以公眾為讀者對象的，有的是寫給單位領(lǐng)導(dǎo)的，但不能直接寫給表揚(yáng)

對象；感謝信則是可以直接寫給感謝對象。

2）表揚(yáng)信大都是針對某一具體事件的，內(nèi)容相對單一；感謝信則既可以針對一件具體

的事情，也可以針對一項工作或一個時期的工作，帶有一定的綜合性。

3）表揚(yáng)信重在宣傳好人好事，感謝信重在表達(dá)感激之情，二者的寫作目的、寫作重點(diǎn)

均有不同。

（七）介紹信和證明信

1、介紹信

介紹信是單位派人去其他單位聯(lián)系工作、辦理事務(wù)時所開具的介紹性信件。

介紹信有現(xiàn)成的樣本，使用時按項填寫并加蓋公章既可，有存根的介紹信應(yīng)在兩聯(lián)之間

騎縫處加蓋公章。填寫介紹信，必須做到字跡工整、清楚，不得隨意涂改。

如果不用現(xiàn)成的樣本，而是在單位統(tǒng)一印制的信箋上寫介紹信，那么，就應(yīng)注意一下構(gòu)

成形式問題。一般來說，介紹應(yīng)當(dāng)具備標(biāo)題、稱謂、正文和落款幾個部分。

標(biāo)題為“介紹信”，要以稍大字體標(biāo)注在介紹信上方居中位置。介紹信主要在單位之間

使用，所以稱謂通常為對方單位名稱，在個別場合可為個人姓名。正文通常需要寫明被介紹

人的姓名、身份及所要聯(lián)系的事項，內(nèi)容要簡明扼要，高度概括。正文的最后，通常要寫入

帶有祈禱性質(zhì)的結(jié)語，如：“請接洽”、“接洽為盼”、“請予以協(xié)助”等。另外，還常用“此

致、敬禮”之類的禮貌語。落款為署名、日期及印章。

2、證明信

證明信是組織或個人用以證明一個人的身份或其他有關(guān)情況的專用書信。內(nèi)容真實(shí)可

靠，表述明確、嚴(yán)謹(jǐn)，是證明信所必須具備的幾個特點(diǎn)。同介紹一樣，證明信也是不能隨意

涂改的。如果確需涂改，則應(yīng)在涂改處加蓋印章。

證明信的標(biāo)題和稱謂的寫法同介紹信相同。正文部分要根據(jù)證明信的具體用途，有正對

性的寫明相關(guān)事項。正文的最后，通常要以“特此證明”做結(jié)語。落款部分主要有署名、日

期和印章。證明信如果是以單位名義出具的，或者說證明人如為單位，就要由單位署名并加

蓋公章；如果是以個人的名義出具的，也即證明人為個人，則要由個人署名并加蓋私章。

（八）求職信

求職信又稱自薦信，是求職者向用人單位介紹自己，并表達(dá)求職意愿，以求獲得某個指

為的一種專用書信。

撰寫求職信是求職的第一個步驟，也是直觀重要的一個步驟。

求職信通常包括標(biāo)題、稱謂、正文、祝頌語、落款及附件等幾個部分。

1、求職信的標(biāo)題主要有兩類：一類是平實(shí)型標(biāo)題，即直接將文書名稱“求職信”或哦

“自薦信”、“自薦書”等用作標(biāo)題，這是最為常見的標(biāo)題形式；另一類是藝術(shù)化標(biāo)題，即自

擬簡潔、醒目、帶有個性特征的詞句作為標(biāo)題。藝術(shù)化標(biāo)題的使用要慎重，要用得恰到好處，

不要給人一種華而不實(shí)的感覺。另外，由于工作性質(zhì)不同，很多崗位也是不適于在求職信中

使用藝術(shù)化標(biāo)題的。

2、稱謂是對受信者的稱呼，對不同的受信者，可以使用不同的稱呼。稱呼必須恰當(dāng)?shù)?/p>

體，既要合乎常規(guī)，又要能夠體現(xiàn)自己對受信者的尊重。稱謂要盡量做到明確、具體，最好

不用“相關(guān)人士”、“有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)”之類過于泛化的稱呼。

3、正文一般要寫入一下幾項內(nèi)容：一是闡明寫信的緣由和目的，表明求職的意愿；二

是介紹自己的基本情況，表明自己對目標(biāo)崗位的選擇理由；三述評述自己的特點(diǎn)和專長。最

后申明希望得到目標(biāo)崗位及期盼回復(fù)的愿望，也可以表明被錄用后做好工作的決心和打算。

4、祝頌語最為常見的為“此致、敬禮”。

5、在落款一項，要寫入求職者真實(shí)姓名、聯(lián)系方式及寫信日期。求職信大都附有附件，

附件主要有簡歷，學(xué)歷證書、獲獎證書、推薦信等部分組成簡歷的撰寫要講究條例，要有一

個合理的順序，而由遠(yuǎn)及近及遠(yuǎn)是簡歷常用的寫作順序。兩種順序可能會有不同的表達(dá)效果，

簡單的說，由遠(yuǎn)及近是一種自然的順序，便于別人了解自己成長或發(fā)展的我脈絡(luò)，由近及遠(yuǎn)

則是一種強(qiáng)調(diào)的順序，便于凸顯個人近況及最終學(xué)歷，便于別人快速了解自己。以往用得較

多的是由遠(yuǎn)及近的順序，而目前人們越來越樂于使用由近及遠(yuǎn)的順序。

6、撰寫求職信的注意點(diǎn)

第一、要力求簡潔凝練、避免長篇大論、繁雜瑣細(xì)；

第二、要力求準(zhǔn)確、順暢，避免出現(xiàn)病句、錯別字；

第三、要力求平實(shí)直白，避免故作高深或故弄玄虛；

第四、要力求條分縷析，避免雜亂無章；

第五、要力求語氣真誠自然，避免矯揉造作；

第六、要力求文面整潔、美觀，避免書寫不清或隨意涂抹。

三、致辭

（一）歡迎辭與歡送詞

1、歡迎辭

歡迎詞是指在賓客光臨時，主人為表示歡迎，在歡迎儀式或酒會、宴會等公開聚會場合

發(fā)表的演講詞。

歡迎詞一般包括稱謂、正文和祝頌語等幾項內(nèi)容。

歡迎詞的開頭是稱謂，而稱謂不宜直呼來賓名字，往往要加上一些禮貌用語或表示親切

的詞語。如：在姓名之前冠以“尊敬的”、“親愛的”等修飾語，在姓名之后加上來賓頭銜或

“先生”、“女士”等尊稱。

正文首先要開門見山。對賓客表示歡迎和問候；其次可以回顧雙方交往的過程，指明賓

客來訪的目的和意義；然后展望未來，表達(dá)對雙方進(jìn)一步發(fā)展友好關(guān)系的祝愿和期待，并再

次對對來賓表示歡迎。

正文的后面通常是表示祝頌的語句，如“祝來賓身體健康”、“祝訪問取得圓滿成功”等。

如果歡迎詞是在酒會或宴會上發(fā)表的，則要加上祝酒的內(nèi)容，即“為。。。。。。干杯”。

致辭類文書大都屬于禮儀文書，并且是要讀給別人聽得，因此要在語言的運(yùn)用上多下功

夫。莊重得體，簡潔明快，富有文采，富有感染力和韻律美，帶有一定的剛情色彩和口語色

彩，是這類文書在語言表達(dá)方面所應(yīng)具備的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)在歡迎詞和歡送詞、祝酒詞和答

謝詞等比較典型的禮儀文書中表現(xiàn)尤為突出。另外，還要注意，在歡迎詞和歡送詞、祝酒詞

和答謝詞等禮儀文書中，不要寫入具體的事務(wù)性內(nèi)容，即便需要表明自己的某種態(tài)度和立場，

也要盡量說得委婉、溫和，不要令對方感到難堪或不快。

2、歡迎詞

歡迎詞是指在賓客即將離去時，主人為表示歡送，在歡送儀式或送別酒會、宴會等公開

聚會場合發(fā)表的演講詞。

來時要“迎”，走時要“送”，迎來送往是非常重要的禮儀活動，而在比較正規(guī)的禮儀活

動中，致辭往往是一項不可缺少的內(nèi)容。

歡送詞一般包括稱謂、正文和祝頌語等幾項內(nèi)容。歡送詞的開頭是稱謂，稱謂的寫法同

歡迎詞相同。正文首先要對賓客的離去表示歡迎，有的還要表示惜別之情；其次可以闡述此

次賓客來訪的主要活動內(nèi)容及其成效和意義所在；最后展望雙方友好合作或交往的前景，表

達(dá)對賓客再次來訪的期盼。正文的最后，通常還要加上人們在送行時的祝頌性語句，如“祝

xxx歸途平安，身體健康”等。如果歡送詞是在酒會或宴會上發(fā)表的，則要加上祝酒的內(nèi)容，

即“為。。。。。。干杯”。

（二）祝酒詞和答謝詞

1、祝酒詞

祝酒詞是在比較正規(guī)的酒會、宴會上發(fā)表的向人們表示祝愿的演講詞。祝酒詞要以“酒”

為媒介物表達(dá)美好的祝愿之情，所以只有在有“酒”的場合才能發(fā)表祝酒詞，而在“酒”的

慶典或會議上是無法發(fā)表哦祝酒詞的。

祝酒詞可在各種類型的酒會或宴會上發(fā)表。而在不同的場合發(fā)表的祝酒詞，雖然都由稱

謂、正文和祝頌語幾個部分組成，但其正文部分的寫法還是有著較大的區(qū)別的。一般來說，

在歡迎宴會上發(fā)表的祝愿詞也就相當(dāng)于歡迎詞，在歡送宴會上發(fā)表的祝酒詞也就是歡送詞，

答謝詞在答謝宴會上發(fā)表的祝酒詞相當(dāng)于答謝詞，主人在答謝宴會上發(fā)表的祝酒詞常常就是

送別詞。在慶賀宴上或招待酒會上發(fā)表的祝酒詞，開頭要點(diǎn)明宴會或酒會的主題，然后是祝

愿、祝福的話。中間部分可以根據(jù)宴會或酒會的性質(zhì)及來賓的特點(diǎn)，選擇恰當(dāng)?shù)膬?nèi)容。內(nèi)容

可以有所不同，但都必須與喜慶、友好的氣氛和諧一致，或者說，都必須有助于營造喜慶、

友好的氣氛。結(jié)尾是祝頌語和祝酒的內(nèi)容。在祝酒詞中，祝酒的內(nèi)容是不能缺少的一項內(nèi)容。

2、答謝詞

答謝詞是賓客所發(fā)表的對主人的熱情接待和多方關(guān)照表示表示的演講詞。答謝詞一般主

人致歡迎詞或歡迎詞后發(fā)表，有時也在專門舉辦的答謝活動中發(fā)表。

答謝詞的開頭，應(yīng)當(dāng)開門見山，闡明扼要地向主人表示誠摯的謝意；中間也即主體部分，

應(yīng)對主人所作的安排及訪問的意義予以肯定，并表達(dá)自己的感受和心情；最后對雙方關(guān)系的

發(fā)展前景表示良好的祝愿，并再次表示感謝。

（三）開幕詞和閉幕詞

1、開幕詞

開幕詞是在比較正式的大型會議或活動的開幕式上，舉辦單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人所作的旋傳

性或綱領(lǐng)性的講話。