《秘書學(xué)》教案課件

《秘書學(xué)》教案

一、總體說明

選用高等教育出版社的普通高等教育“十五”國家級規(guī)劃教材《秘書學(xué)》，方國雄、方

曉蓉著。

選用理由：教育部推薦教材。

二、內(nèi)容的處理

考慮到本課程理論性教強(qiáng)，教學(xué)當(dāng)中適當(dāng)補(bǔ)充案例，以增加學(xué)生的感性認(rèn)識，提高學(xué)生

學(xué)習(xí)的興趣。

三、主要參考資料：

1.國家秘書資格證書考試系列培訓(xùn)教材

2.陸瑜芳著《秘書學(xué)概論》，復(fù)旦大學(xué)出版社

3.陳合宜著《秘書學(xué)》，暨南大學(xué)出版社2001年

緒論

教學(xué)目的要求：

1、理解秘書與秘書學(xué)的涵義

2、了解秘書學(xué)的研究對象和學(xué)科特征

3、了解秘書的工作特征、性質(zhì)

4、了解秘書工作機(jī)構(gòu)設(shè)置

教學(xué)重點(diǎn)：

1、秘書與秘書學(xué)科的涵義

2、秘書工作的特征

3、秘書工作的機(jī)構(gòu)

教學(xué)難點(diǎn)：

1、秘書學(xué)的學(xué)科特征

2、秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則

課時(shí)安排：4節(jié)

第一節(jié)秘書

秘書是秘書學(xué)理論的邏輯起點(diǎn)，是秘書工作的主體，是秘書理論與實(shí)踐研究中的核心概

念。

一、秘書的涵義

秘書工作是一項(xiàng)有著悠久歷史的工作。秘書作為一門職業(yè)，在我國，是20世紀(jì)80年代

初改革開放以后蓬勃興起的。隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和與國際接軌的現(xiàn)代管理方法的

實(shí)施，20多年來，秘書已成為中國最廣泛的社會(huì)職業(yè)之一。

關(guān)于“秘書”一詞的涵義，古今有所不同。據(jù)古代文獻(xiàn)記載，“秘書”一詞最初是指具

有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書。除了指宮禁藏書外，“秘書”也指那些用隱語來預(yù)卜吉兇的

讖緯之書。由“秘書”作為秘密藏書這一原義引申，后人便將掌典圖書、著書立說的官署和

官職稱之為“秘書寺”、“秘書省”和“秘書監(jiān)”、“秘書郎”、“秘書令”等。這些“秘書”官

職或機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)是掌管國家典籍，與今天的“秘書”涵義仍有較大的差異。

在《辭?！分忻貢形宸N涵義：一指職務(wù)名稱之一，是領(lǐng)導(dǎo)的助手。二指官名，中國自

秦漢以來，歷代封建王朝曾設(shè)有尚書、秘書監(jiān)、秘書令、秘書主、秘書郎等官職，掌握官員

向皇帝奏事的奏章函牘及皇帝宣布命令的宣示及官禁的圖書等工作。三是特指使館的外交人

員，分為一、二、三等級秘書。四指宮禁藏書。五指讖緯、圖錄等書籍。

真正使秘書這一職業(yè)在我國具有了現(xiàn)代意義的開端，是孫中山領(lǐng)導(dǎo)的中華民國臨時(shí)政

府。那時(shí)的秘書，不僅徹底擺脫了與“秘密藏書”涵義的聯(lián)系，由指物轉(zhuǎn)變?yōu)閷Ｖ笓?dān)任某職

務(wù)的人。同時(shí)作為一種特定的職務(wù)，秘書也不再以掌管一般意義上的圖書典籍為主要職責(zé)了。

但是，這時(shí)的“秘書”，主要是政務(wù)秘書，還不能等同于今天的職業(yè)秘書。

20世紀(jì)90年代，秘書的定義隨著迅速發(fā)展的秘書學(xué)理論研究而不斷完善。人們逐步意

識到，定義我國的“秘書”，主要應(yīng)當(dāng)從三個(gè)方面把握。

首先，明確秘書是一門社會(huì)職業(yè)。

其次，明確秘書的職業(yè)崗位歸屬。

再次，明確秘書的工作內(nèi)容和職責(zé)。

據(jù)此，給秘書的定義就是：在我國，秘書是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、軍隊(duì)、

院校以及一切合法的社會(huì)組織內(nèi)部行政管理部門中的職業(yè)名稱，也可以是受雇于私人的職

業(yè)。秘書的主要工作是圍繞領(lǐng)導(dǎo)中樞或領(lǐng)導(dǎo)者的工作辦文、辦會(huì)、辦事，主要職責(zé)是輔助管

理、綜合服務(wù)。

國際秘書聯(lián)合會(huì)給秘書一詞下定義是：“秘書應(yīng)是主管人員的一任特殊助手，他掌管辦

公室工作技巧，能在沒有上司過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示其主動(dòng)性

和正確的判斷力，并在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)做出相關(guān)決定。”

二、秘書的分類

秘書在社會(huì)上的職業(yè)覆蓋范圍非常廣泛，從研究如何作好秘書工作的角度出發(fā)，按照不

同的標(biāo)準(zhǔn)，可以對秘書做出不同的分類。

（一）秘書的縱向分類

所謂縱向分類，主要是針對秘書所承擔(dān)的職責(zé)范圍大小和工作任務(wù)輕重的不同，從縱向

上劃分出不同的層次和級別，即高級秘書、中級秘書和初級秘書。按照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，各級秘書

的層次和級別主要體現(xiàn)在對秘書知識和技能所掌握的程度及其職責(zé)范圍大小和工作任務(wù)的

輕重上。

初級秘書指從事一般日常行政事務(wù)的工作人員，主要辦理接待、聯(lián)絡(luò)、值班、文書的印

制收發(fā)、會(huì)務(wù)服務(wù)等。他們不一定有秘書的職稱，但通常也被稱為秘書工作人員。

中級秘書一般指分管文字工作、信息工作的秘書。他們主要負(fù)責(zé)起草文稿、辦理公文、

調(diào)查研究、整理信息等，其工作成效對領(lǐng)導(dǎo)工作的推進(jìn)起比較重要的作用。

高級秘書指秘書機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)、辦公廳（室）主任。這一級別的秘書職責(zé)基本是參與政務(wù)

和管理事務(wù)兩個(gè)方面。他們不僅是組織和機(jī)構(gòu)中領(lǐng)導(dǎo)的重要助手，同時(shí)也可以是領(lǐng)導(dǎo)中樞的

成員。高級秘書的工作綜合性強(qiáng)，對其知識能力要求全面，常被認(rèn)為是單位的“內(nèi)部總管”。

國外也有與此類似的秘書分類方式。其主要是根據(jù)秘書的資格和承擔(dān)責(zé)任的不同，從縱

向上分為不同的等級。如日本和美國的秘書等級分類，簡單了解。

（二）秘書的橫向分類

所謂橫向分類是根據(jù)秘書在工作中所需要的第二專業(yè)知識，或者說是秘書所供職的組織

需要秘書具備的專業(yè)知識加以分類，也是對在不同社會(huì)行業(yè)或崗位群就職的秘書加以分類。

依照這一劃分方法，主要可以將秘書劃分為商務(wù)秘書、教學(xué)秘書、司法秘書、醫(yī)務(wù)秘書、政

務(wù)秘書等。

商務(wù)秘書，主要指在從事各種商務(wù)活動(dòng)的企業(yè)中，協(xié)助投資經(jīng)營者和商務(wù)管理者處理商

務(wù)活動(dòng)的秘書人員。他們的具體工作是在商務(wù)公司或企業(yè)內(nèi)從事行政管理事務(wù)以及輔助決策

工作。有時(shí)，商務(wù)秘書可以在授權(quán)范圍內(nèi)履行代理職權(quán)。

教學(xué)秘書，主要指在教育教學(xué)機(jī)構(gòu)、院校各級機(jī)構(gòu)中從事行政管理工作和輔助教學(xué)管理

工作人員，還可以分為教學(xué)秘書和教務(wù)秘書兩類。

司法秘書，主要指就職于法院、企業(yè)、社團(tuán)律師或律師事務(wù)所的秘書人員。

醫(yī)務(wù)秘書，這類秘書人員就職于醫(yī)務(wù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)，如醫(yī)院、藥房或私人醫(yī)務(wù)所。

政務(wù)秘書，在我國，包括黨務(wù)秘書和行政秘書，主要在黨、政各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)輔助領(lǐng)導(dǎo)的

決策與行政管理工作并主持內(nèi)部行政管理工作。

還有以秘書工作的不同內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的橫向分類，主要包括文字秘書、信息資料秘書、

值班秘書、前臺(tái)秘書、機(jī)要秘書、生活秘書等等。根據(jù)我國的具體情況，對秘書進(jìn)行橫向劃

分，有利于秘書工作水平提高。

（三）不同領(lǐng)域的秘書

社會(huì)政治生活、經(jīng)濟(jì)生活、科技文化等領(lǐng)域都離不開秘書。

三、秘書分類的意義

秘書的社會(huì)覆蓋面廣，涉及的工作內(nèi)容豐富。不用層次、不同行業(yè)的秘書工作，差別也

較大。準(zhǔn)確充分地認(rèn)識秘書這門職業(yè)，是做好秘書工作的基礎(chǔ)。因此，對秘書進(jìn)行科學(xué)的分

類具有十分重要的意義。

第二節(jié)秘書機(jī)構(gòu)

一、秘書機(jī)構(gòu)的概念及其構(gòu)建原則與設(shè)置

秘書機(jī)構(gòu)有狹義與廣義之分。狹義的秘書機(jī)構(gòu)，是指擔(dān)負(fù)文牘性工作，并直接為領(lǐng)導(dǎo)工

作服務(wù)的辦事部門，如辦公室的秘書、文書、機(jī)要等業(yè)務(wù)部門。廣義的秘書機(jī)構(gòu)，是指凡具

有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查的等功能，并為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作服務(wù)的辦事部門，如

辦公室的秘書、文書、機(jī)要、調(diào)研、協(xié)調(diào)、督察、信訪、接待和值班等業(yè)務(wù)。

二、秘書機(jī)構(gòu)的性質(zhì)

秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)的左右手，可概括為三方面：秘書部門是輔助機(jī)構(gòu)，而不是權(quán)力機(jī)關(guān)；

秘書部門是綜合辦事部門；秘書部門是協(xié)調(diào)部門。

秘書機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)：輔助功能的綜合性、所處位置的中樞性、組織關(guān)系的封閉性。

三、秘書機(jī)構(gòu)的作用

秘書機(jī)構(gòu)的主要作用有三項(xiàng)：綜合作用、樞紐作用、過濾作用。

四、影響秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的因素

（一）行政組織的存在決定了秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的必然性和廣泛性。

（二）機(jī)關(guān)的管理權(quán)限和范圍影響秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的規(guī)模。

（三）機(jī)關(guān)管理工作的現(xiàn)代化程度影響秘書機(jī)構(gòu)的組織機(jī)構(gòu)。

五、秘書機(jī)構(gòu)的建構(gòu)原則

應(yīng)遵循精簡、效能、適應(yīng)需要的原則

精簡—避免機(jī)構(gòu)膨脹，分工合理，運(yùn)作程序簡潔，壓縮不必要的中間環(huán)節(jié)

效能—充分發(fā)揮作用，有較強(qiáng)的綜合輔助能力，高效完成各項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)

適應(yīng)需要—適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)和管理工作綜合輔助及公務(wù)服務(wù)的需要，適應(yīng)事業(yè)發(fā)展和時(shí)代發(fā)展

的需要

六、我國秘書部門的組織形式

（一）集中式

（二）分散式

（三）混合式

七、我國秘書部門的設(shè)置情況

（一）中央機(jī)關(guān)的秘書機(jī)構(gòu)

中央機(jī)關(guān)與國務(wù)院機(jī)關(guān)實(shí)行的是分理制。

分理制：采用部門辦公的形式。

全國人大常委和全國政協(xié)常委會(huì)實(shí)行綜理制，由秘書長領(lǐng)導(dǎo)辦公廳、綜合辦理日常工作。

（二）省、市、縣級的秘書機(jī)構(gòu)

（三）基層單位的秘書部門

（四）企事業(yè)的秘書部門

（五）民主黨派和人民團(tuán)體的秘書部門

（六）臨時(shí)性秘書機(jī)構(gòu)

八、秘書機(jī)構(gòu)的建設(shè)

（一）隊(duì)伍建設(shè)

1、保持相對穩(wěn)定

2、提高綜合素質(zhì)

3、優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)

4、發(fā)揮整體效能

（二）制度建設(shè)

1、秘書工作制度

2、秘書管理制度：

一是秘書的錄用、考核、獎(jiǎng)勵(lì)、升遷、培訓(xùn)、交流等制度；二是按工作崗位制定工作責(zé)

任制；工作責(zé)任目標(biāo)管理制度。

第三節(jié)秘書工作

秘書工作是秘書及秘書機(jī)構(gòu)以領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)為對象，開展的一系列綜合輔助和公務(wù)

服務(wù)活動(dòng)，其目的在于減輕領(lǐng)導(dǎo)的負(fù)擔(dān)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)提高工作效率和優(yōu)化工作效果。

一、秘書工作的主要內(nèi)容

秘書工作的內(nèi)容主要包括八個(gè)方面：事務(wù)辦理、中介溝通、文書工作、信息工作、參謀

輔助、會(huì)務(wù)操辦、綜合協(xié)調(diào)和督促檢查，除上述八個(gè)方面的工作外，還有領(lǐng)導(dǎo)辦公室的日常

事務(wù)即領(lǐng)導(dǎo)所需文獻(xiàn)資料的準(zhǔn)備、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)日程的安排等均為秘書工作的內(nèi)容。

二、秘書工作的性質(zhì)

秘書工作特性是秘書工作實(shí)踐中形成的。它是一個(gè)結(jié)構(gòu)有序的系統(tǒng)，全面地反映了秘書

工作特征，從基本特征，擴(kuò)展到秘書工作中人、事、空間、時(shí)間、主要關(guān)系、工作效果，體

現(xiàn)六個(gè)方面的特征:一是綜合輔助領(lǐng)導(dǎo)，二是角色意識多重性，三是職能活動(dòng)中介性，四是

作息邊界模糊性，五是主輔運(yùn)作協(xié)同性。

到目前為止，私人秘書在我國秘書中所占比重仍然很小，所以，對秘書的職業(yè)探討，基

本以公務(wù)秘書為主要對象。秘書部門是公務(wù)秘書工作的組織形式，私人秘書一般受雇于個(gè)人，

直接接受雇主管理。

三、秘書部門

（一）秘書部門的性質(zhì)

秘書部門是輔助領(lǐng)導(dǎo)部門進(jìn)行決策、管理，推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各職能部門

進(jìn)行有效工作的綜合部門。秘書部門又稱秘書機(jī)構(gòu)，是現(xiàn)代秘書工作的組織形式，也是秘書

人員在其中從事秘書工作的地方。

秘書部門作為各級黨政機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，其地位和功能與職能部門有所不

同。職能部門是分工專管某項(xiàng)業(yè)務(wù)的工作部門或單位。秘書部門雖然不承擔(dān)某一項(xiàng)具體職能

部門的業(yè)務(wù)工作，但有些無法分解到具體業(yè)務(wù)部門的工作，都要由秘書部門承擔(dān)。正因?yàn)槊?/p>

書部門能從組織系統(tǒng)的整體利益出發(fā)，對各職能部門的行動(dòng)進(jìn)行調(diào)節(jié)，把各部門的工作有機(jī)

地聯(lián)系在一起，從而提高了組織系統(tǒng)的整體效能。從這個(gè)意義上說，秘書部門已經(jīng)超越了各

職能部門的業(yè)務(wù)職責(zé)而具有了全局意義。

由于秘書部門具有輔助領(lǐng)導(dǎo)部門實(shí)施管理，協(xié)調(diào)職能部門開展工作，承上啟下，聯(lián)系左

右，溝通各方的樞紐作用，所以，在秘書部門的設(shè)置上，一定要科學(xué)、合理。

現(xiàn)行秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置，必須適應(yīng)各級各類組織體制改革的需要。具體來說要遵循以

下原則：

第一，分級分類管理原則。按照這一原則設(shè)置的秘書部門，無論在職責(zé)、權(quán)力和范圍上

都與其輔助和服務(wù)的對象相統(tǒng)一，這樣才能夠更有效地完成所屬組織機(jī)構(gòu)的各種任務(wù)。

第二，精簡、合理、高效的原則。秘書部門的組織形式和人員配備，要符合精簡、合理、

高效的要求。

第三，整體效益原則。根據(jù)這一原則，在設(shè)置秘書機(jī)構(gòu)時(shí)，首先要考慮領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)

辦公的整體需要，考慮秘書工作的各個(gè)方面，特別要注意對秘書活動(dòng)管理的覆蓋面，盡可能

不留輔助管理的死角。在這個(gè)基礎(chǔ)上，對各類秘書工作進(jìn)行深入細(xì)致的分析、比較，根據(jù)輕

重緩急，進(jìn)行科學(xué)的分類，規(guī)定組織等級，科學(xué)地配置人力資源，從而達(dá)到整體設(shè)置合理、

高效運(yùn)轉(zhuǎn)的目的。

現(xiàn)代組織機(jī)構(gòu)強(qiáng)調(diào)科學(xué)化管理，秘書部門最根本的設(shè)置原則就是保證所在組織的良性運(yùn)

轉(zhuǎn)和可持續(xù)發(fā)展。

（二）秘書部門的主要種類

1、行政機(jī)關(guān)的秘書部門

行政機(jī)關(guān)主要指黨政機(jī)關(guān)、部門事業(yè)單位、企業(yè)以及以采取行政管理方式的職能機(jī)構(gòu)。

行政機(jī)關(guān)的特點(diǎn)是行政級別的劃分十分明確，各級行政組織之間責(zé)任權(quán)利明確。行政機(jī)關(guān)的

秘書部門是機(jī)關(guān)工作的樞紐。它的設(shè)置一般包括文書處理、檔案、機(jī)要、調(diào)研、政策研究、

信訪、后勤總務(wù)、安全保衛(wèi)等部門，是機(jī)關(guān)首腦的參謀部、思想庫。

在我國，各級政府機(jī)構(gòu)的設(shè)置上自全國人大常委會(huì)，依次為國務(wù)院、各?。ㄖ陛犑?、自

治區(qū)）政府、地方政府、縣（區(qū)）政府、鄉(xiāng)（街道）政府、村鎮(zhèn)（居委會(huì)）政府機(jī)構(gòu)。各級

黨組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置上自中共中央，依次為省委、地委、縣委、鄉(xiāng)（街道）黨委、村鎮(zhèn)（居委

會(huì)）黨支部。政府職能機(jī)構(gòu)自國務(wù)院以下為各部機(jī)關(guān)、（司）局機(jī)關(guān)、處機(jī)關(guān)及科室。行政

機(jī)關(guān)的秘書部門就分別設(shè)置在各級機(jī)關(guān)之下，其級別就是機(jī)關(guān)直屬下級。省部級以上行政機(jī)

關(guān)的秘書部門絕大多數(shù)稱“辦公廳”，地級以下（包括地級）一般稱“辦公室”。秘書部門的

負(fù)責(zé)人稱辦公廳（室）主任。省級以上機(jī)關(guān)還設(shè)秘書長，但是嚴(yán)格地說，秘書長是職務(wù)名稱，

是一級官位，不是職業(yè)名稱，不表示為“秘書的領(lǐng)導(dǎo)”或“高一級的秘書”。

2、公司企業(yè)的秘書部門

公司企業(yè)中的秘書部門是公司企業(yè)內(nèi)部的行政管理機(jī)構(gòu)，也是在經(jīng)理、廠長領(lǐng)導(dǎo)之下設(shè)

置的履行輔助管理、綜合服務(wù)職責(zé)的綜合機(jī)構(gòu)。由于公司、企業(yè)不同，秘書部門的設(shè)置也多

種多樣。歸納起來，大體有四種形式：

第一是綜合性的秘書部門

這類秘書部門多是在國有大中型企業(yè)、國有公司等帶有行政機(jī)關(guān)管理特色的公司、工礦

企業(yè)和商業(yè)企業(yè)，也是企業(yè)為減少非生產(chǎn)人員，克服分工過細(xì)的弊病所設(shè)置的“一攬子”秘

書部門。

第二是職能性的秘書部門

這類秘書部門多是在公司企業(yè)作為行政辦公室，與營銷辦公室、技術(shù)辦公室、公關(guān)外聯(lián)

部等辦公室并立。這類秘書部門的工作比較集中，主要是擔(dān)負(fù)單位內(nèi)部行政事務(wù)和其他事務(wù)

性、臨時(shí)性的工作任務(wù)，包括協(xié)調(diào)各個(gè)職能部門之間的關(guān)系。有時(shí)也需要與其他部門合作展

開工作，比如與營銷辦公室和公關(guān)外聯(lián)部攜手舉辦企業(yè)對外的公關(guān)宣傳活動(dòng)等。這類秘書部

門也稱為“經(jīng)理辦公室”、“廠長辦公室”。

第三是專業(yè)性的秘書部門

主要指人員設(shè)置比較少的秘書部門。這類秘書部門一般設(shè)置在人員規(guī)模比較小的公司企

業(yè)中，被稱為“文秘室”、“值班室”，主要負(fù)責(zé)單位文書信函的撰寫制發(fā)，管理文件檔案，

接打電話、接待來客以及單位領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的各種工作。

第四是由一兩名秘書承擔(dān)的秘書辦公室

這類情況多存在于不設(shè)秘書部門的單位內(nèi)。這類公司企業(yè)規(guī)模更小，因此只設(shè)一個(gè)值班

秘書的辦公席位，有的稱為“前臺(tái)”，有的就定位為“總經(jīng)理秘書”。

3、企業(yè)中的秘書部門

企業(yè)中的秘書部門與行政機(jī)關(guān)的秘書部門工作范圍相近，但又有所不同。第一，企業(yè)中

的秘書部門是直接為生產(chǎn)、經(jīng)營服務(wù)的。它的一切工作必須以生產(chǎn)經(jīng)營為中心，服務(wù)并服從

于生產(chǎn)和經(jīng)營管理。第二，企業(yè)中的秘書部門工作人員屬非生產(chǎn)人員，不直接創(chuàng)造產(chǎn)值。因

此，除必需的數(shù)量外，一般不多設(shè)。公司企業(yè)的秘書部門一般是從第四種形式起步，隨著公

司企業(yè)的逐步發(fā)展而擴(kuò)大的。當(dāng)前，隨著民營公司、個(gè)體企業(yè)的發(fā)展，由一兩名秘書承擔(dān)的

秘書辦公室比較普遍，還出現(xiàn)了公司企業(yè)在一定時(shí)間段聘用的“鐘點(diǎn)秘書”以及兩家公司合

聘的“共用秘書”。

4、股份制企業(yè)集團(tuán)中的秘書部門

我國的股份制企業(yè)實(shí)行的是董事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)下的經(jīng)理負(fù)責(zé)制，是獨(dú)立的經(jīng)營實(shí)體，要求企業(yè)

產(chǎn)權(quán)明晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)。所以，股份制企業(yè)秘書部門的設(shè)置遵循分級分

類管理、精簡合理高效、整體效益的原則，在工作中仍然具備輔助管理，綜合服務(wù)的基本職

能。我們下面就來分析一下股份制企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置以及其中的秘書部門：

在股份制企業(yè)中，最高權(quán)力機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)是股東大會(huì)，股東大會(huì)和董事會(huì)是決策層。在這一

層次，一般不設(shè)置常設(shè)秘書部門。在董事會(huì)機(jī)構(gòu)中設(shè)置的董事會(huì)秘書，是公司的高級管理人

員。董事會(huì)秘書主要負(fù)責(zé)董事之間的信息傳遞溝通，負(fù)責(zé)公司企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的初步策劃并且

在董事會(huì)層次斡旋，主要對董事會(huì)負(fù)責(zé)。因此，股份制企業(yè)的董事會(huì)秘書身份比較特殊。

總經(jīng)理是董事會(huì)任命的公司最高管理者，所謂首席執(zhí)行官。董事長和總經(jīng)理是管理層。

總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司的秘書事務(wù)，是股份制企業(yè)中的最高常設(shè)秘書部門，一般直接對總經(jīng)

理以及各位副總經(jīng)理負(fù)責(zé)?？偨?jīng)理辦公室的工作主要是按照領(lǐng)導(dǎo)授意處理公司的文件信函、

組織公司會(huì)議、掌管公司文書檔案、接待和安排來客與領(lǐng)導(dǎo)的約見以及電話傳真往來業(yè)務(wù)。

在不另設(shè)公關(guān)部的公司，秘書部門同時(shí)負(fù)責(zé)公關(guān)事務(wù)和對外聯(lián)絡(luò)工作。

股份制公司的組織機(jī)構(gòu)是在總經(jīng)理之下由各個(gè)職能總監(jiān)負(fù)責(zé)的各事業(yè)部，在這些事業(yè)部

中，部門經(jīng)理的助理，也稱秘書，有專設(shè)的，也有由部門內(nèi)職員兼任的。

由此可知，股份制公司企業(yè)的秘書部門主要是指總經(jīng)理辦公室。各事業(yè)部不另設(shè)秘書部

門，但可能設(shè)專職秘書人員。

四、臨時(shí)性秘書機(jī)構(gòu)

臨時(shí)性秘書機(jī)構(gòu)是指各級各類領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)在實(shí)際工作需要時(shí)所設(shè)置的非常設(shè)性秘書班子，

主要是為解決臨時(shí)發(fā)生的重要事件、臨時(shí)組織的重要活動(dòng)或會(huì)議等所成立的為臨時(shí)性領(lǐng)導(dǎo)機(jī)

構(gòu)服務(wù)的秘書機(jī)構(gòu)。它的特點(diǎn)一是時(shí)間性強(qiáng)，集中在一定時(shí)間內(nèi)完成既定工作；二是任務(wù)量

大，無論是辦事還是辦會(huì)，都要求迅速搭起班子，理順關(guān)系，展開工作，速戰(zhàn)速?zèng)Q；三是協(xié)

調(diào)機(jī)制好，內(nèi)部協(xié)作和諧，外部溝通順暢。

五、秘書部門的內(nèi)部工作系統(tǒng)

我國對秘書部門的稱謂目前還沒有統(tǒng)一的規(guī)定。最普遍的是稱“辦公室”，級別高一些

的稱“辦公廳”。在黨政機(jī)關(guān)，辦公室（廳）之下設(shè)有“秘書局”、“秘書處”、“秘書科”等

相應(yīng)級別的秘書部門。

（一）黨政機(jī)關(guān)中秘書部門的內(nèi)部工作系統(tǒng)

黨政機(jī)關(guān)中秘書部門的工作系統(tǒng)大體包括文字、文書、機(jī)要、檔案、政策研究、信息處

理、信訪、督辦查辦、行政、日常值班。各個(gè)機(jī)關(guān)職能不同，秘書部門所負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容也

各有側(cè)重，因此工作系統(tǒng)也不同。

（二）公司企業(yè)中秘書部門的內(nèi)部工作系統(tǒng)

公司企業(yè)中秘書部門的工作系統(tǒng)主要分為辦公事務(wù)、行政事務(wù)和法律事務(wù)。其中辦公事

務(wù)是秘書部門主要承擔(dān)的日常事務(wù)工作，行政事務(wù)主要是輔助管理、協(xié)調(diào)溝通的工作，法律

事務(wù)主要是協(xié)助財(cái)務(wù)部門、公司企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和公司律師做好服務(wù)性事務(wù)性的工作。公司企業(yè)秘

書部門的整個(gè)工作系統(tǒng)，體現(xiàn)了它的不可或缺和重要的協(xié)調(diào)作用。

六、秘書部門的地位和職能

秘書部門是任何單位組織中必不可少的機(jī)構(gòu)。

（一）秘書部門的地位

無論是黨政機(jī)關(guān)的秘書部門，還是企事業(yè)單位的秘書部門，都是直接為單位的黨政領(lǐng)導(dǎo)

機(jī)關(guān)服務(wù)的。秘書機(jī)構(gòu)處于承上啟下的地位，在各類各級黨政機(jī)關(guān)中有著特殊的地位和作用。

它的運(yùn)行狀態(tài)如何，將直接影響整個(gè)機(jī)關(guān)或單位能否高效運(yùn)轉(zhuǎn)；它的工作狀況怎樣，又將直

接影響全局的工作。

由于秘書部門處于領(lǐng)導(dǎo)中樞和職能部門之間，因此它成了上情下達(dá)，下情上呈的樞紐，

是各級各類組織中溝通信息的主要渠道。

秘書部門在各類組織結(jié)構(gòu)系統(tǒng)中，還發(fā)揮著萬向軸的作用。它不僅在組織運(yùn)轉(zhuǎn)過程中負(fù)

責(zé)協(xié)調(diào)組織內(nèi)部各部門之間相互配合，同時(shí)也時(shí)刻注意外部環(huán)境的變化，以使組織與外部環(huán)

境相適應(yīng)。

在組織運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，上級只有充分了解下級各方面的具體情況，才可能作出符合實(shí)際、

具有科學(xué)性和可行性的決定。而下級各方面的情況，則需要通過秘書部門的調(diào)查研究、接待

采訪和處理來信等方式并加以匯總綜合提供給領(lǐng)導(dǎo)。同樣，下級只有正確理解上級各項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)

活動(dòng)的意圖，才能自覺地、積極主動(dòng)地執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的決定?？傊?，在任何組織系統(tǒng)中，秘書部

門都是處于承上啟下、聯(lián)系左右、溝通各方的樞紐地位。

（二）秘書部門的職能

秘書部門被稱為綜合辦事部門，作為組織內(nèi)部惟一的綜合性部門，與各個(gè)職能部門相比

較，秘書部門的職能是輔助管理，綜合服務(wù)。

1、輔助管理。秘書部門是組織管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要作用的輔助管理部門。秘書工作

的本質(zhì)，是通過“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”，貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)中樞的決策與管理進(jìn)

程。秘書工作是組織管理工作的一部分，主要是以輔助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的形式來體現(xiàn)職能。

因此，輔助管理的職能主要有兩方面體現(xiàn)。第一，體現(xiàn)管理的職能。第二，體現(xiàn)輔助性職能。

因此秘書部門的工作是組織管理工作的一部分，也是主要以輔助性管理來體現(xiàn)部門職能的。

2、綜合服務(wù)。秘書部門在輔助管理的同時(shí)，還具備綜合服務(wù)的職能。秘書部門綜合服

務(wù)的職能主要體現(xiàn)在秘書部門與其他職能部門的關(guān)系和秘書部門所承擔(dān)的機(jī)關(guān)日常行政事

務(wù)兩個(gè)方面。

七、秘書部門領(lǐng)導(dǎo)的工作職能

秘書部門領(lǐng)導(dǎo)主要指秘書工作的直接管理者，也就是秘書的上司領(lǐng)導(dǎo)，一般稱“辦公室

主任”。有些組織中設(shè)秘書長，秘書長也是秘書部門領(lǐng)導(dǎo)的直接管理者之一。

不論是何種級別，不論是哪個(gè)部門或單位，辦公室主任的工作性質(zhì)基本是一致的，其工

作職能也大體相同。主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：

（一）檢查督辦

（二）協(xié)調(diào)關(guān)系

（三）制定制度

辦公室主任必須以科學(xué)化管理方式，順利地開展工作，辦公室的制度建設(shè)包括五個(gè)方面：

一是議事制度。二是辦事制度。三是協(xié)調(diào)制度。四是約束制度。五是保證制度。

（四）人員管理

辦公室主任在人員管理上要做到兩個(gè)方面，一是知人善任。二是建立嚴(yán)格的崗位責(zé)任體

系，根據(jù)不同工作內(nèi)容，劃分崗位職責(zé)，確定目標(biāo)管理辦法，并要求工作人員按照目標(biāo)要求

和崗位職責(zé)，規(guī)范自己的行為。

第四節(jié)秘書學(xué)

秘書學(xué)是以研究秘書、秘書機(jī)構(gòu)和秘書工作為對象，以其產(chǎn)生、發(fā)展、內(nèi)容、主客體關(guān)

系、職能特征、基本規(guī)律、主要原則、職能環(huán)境、思維和工作方法及管理等研究內(nèi)容的科學(xué)。

一、現(xiàn)代秘書學(xué)的產(chǎn)生

秘書作為古老的職業(yè)門類，在我國有著悠久的發(fā)展歷史，但秘書學(xué)作為一門科學(xué)，是

80年代以后才在我國興起，大致經(jīng)歷了以下幾個(gè)階段。

1、現(xiàn)代秘書事業(yè)迅速發(fā)展和現(xiàn)代秘書概念初步形成的階段。

2、秘書職業(yè)化階段。

3、秘書教育與秘書理論研究蓬勃發(fā)展的階段。

4、秘書學(xué)形成的階段。

80年代初出現(xiàn)秘書學(xué)理論研究的熱潮，主要標(biāo)志：

（一）秘書教育大發(fā)展

初步形成了我國多層次，多渠道，多形式的秘書人才培養(yǎng)的網(wǎng)絡(luò)。

（二）秘書工作組織的成立

從中央到地方建立學(xué)術(shù)團(tuán)體、各種秘書協(xié)會(huì)。

（三）秘書刊物的出版發(fā)行

中共中央辦公廳《秘書工作》

上海大學(xué)：《秘書》

（四）秘書專著的陸續(xù)出版

詹銀才：《涉外秘書》

二、我國當(dāng)代秘書學(xué)的學(xué)科特征

作為一門綜合性的應(yīng)用學(xué)科，其學(xué)科特征主要體現(xiàn)在實(shí)踐的應(yīng)用性、理論的兼容性、時(shí)

代的發(fā)展性三個(gè)方面。

三、秘書學(xué)與相關(guān)學(xué)科的關(guān)系

1、與管理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)的關(guān)系；

2、與社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)、科技法律等學(xué)科相契合；

3、與決策學(xué)、運(yùn)籌學(xué)、協(xié)同