三峽工程檔案編制歸檔的規(guī)定

/三峽工程檔案資料編制歸檔的規(guī)定一、一般說明1、基本定義：（1）案卷：由若干相互聯(lián)系的資料組合而成的一種檔案保管的基本單位。即卷盒所包裝的資料的全稱。（2）立卷：將擬歸檔的零散資料，按其內(nèi)容或形式的聯(lián)系組成案卷的整理過程。A、資料的系統(tǒng)分解和組合：首先按合同項(xiàng)目、擴(kuò)大單位工程、單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程、單元工程，對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)合理的系統(tǒng)分類，形成此合同項(xiàng)目資料的樹型系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖表。然后，把資料對(duì)號(hào)入座，同類資料組合后，歸入相應(yīng)工程名稱類目。B、資料類型劃分：依據(jù)合同項(xiàng)目資料的內(nèi)容性質(zhì)、產(chǎn)生階段等進(jìn)行劃分，確定資料的類名。原始資料、質(zhì)量管理資料、進(jìn)度管理資料、費(fèi)用管理資料、階段驗(yàn)收資料、竣工驗(yàn)收資料、竣工圖等。C、基本規(guī)則：假如對(duì)應(yīng)于一個(gè)單元工程（或分項(xiàng)工程等）的某類資料組成的案卷，一個(gè)卷盒不能裝完，則可用幾個(gè)卷盒按資料次序分裝，并在每盒的案卷題名后用數(shù)字區(qū)分。（3）歸檔：指設(shè)計(jì)單位、施工（制造）單位、監(jiān)理（監(jiān)造）、監(jiān)測(cè)單位盒總公司項(xiàng)目部（以下簡(jiǎn)稱項(xiàng)目部），在完成相應(yīng)的合同、協(xié)議或項(xiàng)目管理工作后，將資料案卷移交給三峽工程檔案館（以下簡(jiǎn)稱檔案館）集中管理的工作。設(shè)計(jì)、施工（制造）、監(jiān)理（監(jiān)造）、檢測(cè)和項(xiàng)目部以及檔案館都要聽從項(xiàng)目建設(shè)的整體規(guī)劃，各負(fù)其責(zé)。按以下基本程序開展工作：⑴合同簽訂時(shí)，設(shè)計(jì)、施工（制造）、監(jiān)理（監(jiān)造）、檢測(cè)和項(xiàng)目部及檔案館等單位，即應(yīng)當(dāng)確定該項(xiàng)目的檔案負(fù)責(zé)人，并在檔案館登記注冊(cè)。①每一個(gè)合同項(xiàng)目，都應(yīng)當(dāng)由項(xiàng)目部（或托付監(jiān)理）主持，召集檔案館、監(jiān)理、承包商等有關(guān)單位，在工程驗(yàn)收前，制定出竣工資料歸檔范圍和實(shí)施細(xì)則。檔案館備案，做為合同項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的依據(jù)。②各單位檔案專（兼）職人員，要進(jìn)行三峽工程檔案資料整理、立卷的詢問和學(xué)習(xí)。⑵施工（制造）單位對(duì)合同范圍內(nèi)的竣工檔案的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性進(jìn)行核查并簽署看法，業(yè)主項(xiàng)目部復(fù)核并簽字。⑶監(jiān)理（監(jiān)造）、監(jiān)測(cè)單位對(duì)監(jiān)理（監(jiān)造）、監(jiān)測(cè)合同（協(xié)議）范圍內(nèi)產(chǎn)生的資料剛好整理、立卷，業(yè)主項(xiàng)目部復(fù)核并簽字。⑷總公司項(xiàng)目部對(duì)整個(gè)項(xiàng)目管理過程中形成的資料整理、立卷、簽字。⑸設(shè)計(jì)檔案由工程技術(shù)部復(fù)核、簽字。⑹總公司所屬各部門（單位）對(duì)本部門在三峽工程建設(shè)、管理過程中產(chǎn)生的檔案資料，分類收集、整理、立卷（標(biāo)明密級(jí)）后，移交檔案館保存。⑺檔案館分別對(duì)設(shè)計(jì)、施工（制造）、監(jiān)理（監(jiān)造）、監(jiān)測(cè)和業(yè)主項(xiàng)目部項(xiàng)目管理工作中，形成和運(yùn)用的、具有保存價(jià)值的、各種載體的資料，均屬于歸檔范圍。在三峽工程建設(shè)中，假如出現(xiàn)和本歸檔范圍有爭(zhēng)議的問題，由總公司技術(shù)部門牽頭，會(huì)同項(xiàng)目部和檔案館進(jìn)行協(xié)調(diào)和說明。（4）歸檔范圍：凡在三峽工程設(shè)計(jì)、施工（制造）、監(jiān)理（監(jiān)造）、監(jiān)測(cè)和業(yè)主項(xiàng)目部項(xiàng)目管理工作中，形成和運(yùn)用的、具有保存價(jià)值的、各種載體的資料，均屬于歸檔范圍。在三峽工程建設(shè)過程中，假如出現(xiàn)和本歸檔范圍有爭(zhēng)議的問題，由總公司技術(shù)管理部門牽頭，會(huì)同項(xiàng)目部和檔案館進(jìn)行協(xié)調(diào)和說明。①工程前期打算階段：建設(shè)工期的提出，可行性探討評(píng)估，安排任務(wù)書，勘測(cè)設(shè)計(jì)文件，工程管理文件，涉外文件等。②工程建設(shè)階段：在施工、安裝、調(diào)試過程中的技術(shù)文件，管理文件，施工圖及設(shè)計(jì)修改通知單，材料代用單，現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試、檢驗(yàn)簽證和商洽記錄、原材料檢驗(yàn)，外事文件以及財(cái)務(wù)，經(jīng)營(yíng)管理，合同等文件材料。③工程建設(shè)監(jiān)理：監(jiān)理通知批復(fù)文件（重要的），施工質(zhì)量和分析、開、停、復(fù)工令，質(zhì)量事故處理備忘錄，工程價(jià)款支付憑證，以及向施工單位簽發(fā)的完工移交證書等。④階段驗(yàn)收和初期商業(yè)運(yùn)行⑤原始記錄：原始記錄是工程建設(shè)中最干脆產(chǎn)生的、最牢靠的記錄，其內(nèi)容含義明確、清楚確定，沒有人為主觀性，是工程項(xiàng)目質(zhì)量檢查的主要依據(jù)。2、主要問題說明（1）歸檔套數(shù)三峽工程檔案館存檔二套，一套正本，一套副本。副本內(nèi)不必復(fù)制原始記錄。歸檔以外的套數(shù)，合同有明確要求的按合同執(zhí)行，合同無(wú)詳細(xì)要求的另外打算副本二套。一套移交生產(chǎn)、運(yùn)行管理部門，一套移交項(xiàng)目部處置。（2）歸檔時(shí)間指各參建單位完成合同項(xiàng)目并通過驗(yàn)收之日起，到辦理完歸檔手續(xù)之日止的時(shí)間。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，竣工驗(yàn)收和檔案歸檔同步完成，即竣工驗(yàn)收之日，就應(yīng)當(dāng)完成歸檔工作。三峽工程的歸檔工作原則上執(zhí)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，但考慮到三峽工程驗(yàn)收工作的特別性和困難性，歸檔工作最遲應(yīng)在工程驗(yàn)收后的三個(gè)月內(nèi)全部完成，特別狀況需和三峽總公司商定并簽署協(xié)議。（3）合同項(xiàng)目是檔案管理的基礎(chǔ)三峽工程驗(yàn)收分為擴(kuò)大單位工程、單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程、單元工程等。無(wú)論合同對(duì)應(yīng)的是哪個(gè)級(jí)別，均應(yīng)以合同項(xiàng)目為基礎(chǔ)歸檔。假如多個(gè)合同項(xiàng)目對(duì)應(yīng)于一個(gè)擴(kuò)大單位工程（或單位工程、分部工程），則由總公司項(xiàng)目部視狀況確定檔案集成工作。（4）三峽工程檔案資料的保管期限國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，保管期限分永久、長(zhǎng)期和短期三種。依據(jù)三峽工程的實(shí)際狀況，暫定永久性檔案作為歷史檔案無(wú)限期保存，長(zhǎng)期性檔案保存期不低于工程項(xiàng)目的實(shí)際壽命，短期性檔案保存期不超過20年。（5）檔案保證金為保證合同項(xiàng)目檔案資料的完整性、系統(tǒng)性和精確性，接著執(zhí)行檔案保證金制度，即合同項(xiàng)目質(zhì)量保證金的50%為檔案保證金。對(duì)于不預(yù)留質(zhì)量保證金的合同項(xiàng)目，必需提留項(xiàng)目總費(fèi)用的2%作為檔案保證金。檔案保證金的合同條款、提留和支付，由總公司安排合同部、財(cái)務(wù)部、項(xiàng)目部和檔案館負(fù)責(zé)實(shí)施。對(duì)擔(dān)心本規(guī)定移交檔案的合同項(xiàng)目，視為合同違約，拒付檔案保證金。（6）臨時(shí)工程竣工資料臨時(shí)工程是指實(shí)際運(yùn)用中的臨建項(xiàng)目，并非概算項(xiàng)目的臨時(shí)工程。是否臨時(shí)工程資料，必需由驗(yàn)收委員會(huì)確定。臨時(shí)工程資料只是在檔案保管期限和歸檔套數(shù)上和永久工程有所不同，其保管期限，要視竣工資料的實(shí)際保存價(jià)值確定。臨時(shí)工程資料只須要編制一套竣工檔案，但竣工檔案的整編，必需符合本規(guī)定的要求。如：設(shè)備（輕鋼）倉(cāng)庫(kù)可作為臨時(shí)工程資料，其竣工檔案短期保存；房屋建筑的竣工，視狀況分為永久或長(zhǎng)期保存；一～三期圍堰就主體工程而言是臨時(shí)工程，但是，圍堰幾次變更了長(zhǎng)江的流態(tài)，工程項(xiàng)目技術(shù)含量極大，其檔案資料應(yīng)當(dāng)永久性保存；臨時(shí)船閘工程由于施工的重要性及在主體擋水壩中的位置，應(yīng)按永久工程歸檔。二、竣工檔案資料的編制竣工檔案資料的編制要符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-89）的規(guī)定，結(jié)合三峽工程實(shí)際，初步擬定卷內(nèi)資料的編制原則。1、竣工文件資料的編制（1）管理資料首先按主題（問題）分類，如：質(zhì)量管理、進(jìn)度管理、費(fèi)用管理等，涉及幾個(gè)方面的綜合性文件資料，排在最終一類；其次，按文件資料產(chǎn)生的時(shí)間排列；然后再按沖要程度排列。（2）質(zhì)量檢查資料首先就某一單元工程，按成果資料、中間性資料和原始資料依次分類排列；其次按重要資料和次重要資料排列。（3）工程驗(yàn)收資料在質(zhì)量檢查資料整理的基礎(chǔ)上，依次按類排列到相應(yīng)的擴(kuò)大單位工程、單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程、單元工程。（4）材質(zhì)證明和質(zhì)量檢驗(yàn)資料首先針對(duì)某一材料按檢驗(yàn)成果、檢驗(yàn)原始記錄、材質(zhì)證明排列，再按材料種類、型號(hào)、批次排列。（5）施工綜合資料排列依次為：開工令，工程技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要，施工組織設(shè)計(jì)，施工大事記，施工記錄等。（6）合同及決算資料排列依次為：合同及變更，索賠資料，設(shè)計(jì)變更（按專業(yè)、部位、時(shí)間排序），工程更改洽商函件（按專業(yè)、部位、時(shí)間排序），材料代用核定審批件（按品種、型號(hào)排序），工程量核定資料，竣工決算。（7）竣（完）工驗(yàn)收資料排列依次為：驗(yàn)收批準(zhǔn)書、鑒定書（簽證），驗(yàn)收申請(qǐng)，設(shè)計(jì)報(bào)告，監(jiān)理報(bào)告，總公司項(xiàng)目管理報(bào)告。2、竣工圖的編制竣工圖必需按工程實(shí)際狀況編制，如：設(shè)計(jì)變更、現(xiàn)場(chǎng)商洽、材料代用、質(zhì)量事故處理等，均應(yīng)在竣工圖上反映。（1）按圖施工沒有變更，在原圖的圖標(biāo)上方空白處加蓋竣工圖章（紅色印泥），如無(wú)空白，竣工圖章蓋在圖標(biāo)背面?？⒐D章的尺寸70mm×50mm（見附錄8-1），內(nèi)容為施工單位名稱、施工單位編制人、施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人、監(jiān)理審核人、編制日期。（2）發(fā)生設(shè)計(jì)變更的圖紙，原則上要求重新繪制，圖標(biāo)中首行寫明“×××竣工圖”，內(nèi)容為施工單位名稱、施工單位編制人、施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人、監(jiān)理審核人，并在圖紙中說明變更依據(jù)、原圖號(hào)、編制日期。（3）變更很小且不是主要部位，一般性設(shè)計(jì)變更和材料代用的圖紙，可按以下方法在原圖上修改，加蓋竣工圖章后形成竣工圖。①變更的尺寸數(shù)據(jù)和文字說明用平滑的杠改線改正。②對(duì)變更的圖形和圖線用叉線（×××）改正。③若修改處無(wú)空白，用虛線（……）指引到空白處修改。④凡修改處必需注明變更（修改）依據(jù)。（4）竣工圖紙的編排①按總體和局部的關(guān)系排列。即總體性、綜合性的圖在前，局部性的居中，細(xì)部的、大樣性的圖排后。如按總體布置圖→系統(tǒng)圖→平面圖→大樣圖等。②按合同項(xiàng)目工程的單位工程（分部工程、分項(xiàng)工程、單元工程）分專業(yè)立卷。（5）圖文混合材料分二種狀況處理。其一，對(duì)整個(gè)要編制的資料（對(duì)象）或整個(gè)保管單位的全面狀況進(jìn)行說明或指導(dǎo)的綜合性材料，要排在圖樣的前面；其二，只是針對(duì)本卷內(nèi)圖樣進(jìn)行補(bǔ)充說明或局部性一般說明的，其文字資料排在圖樣的后面。（6）竣工圖編制完成后，必需經(jīng)監(jiān)理單位審查簽字。三、案卷標(biāo)準(zhǔn)1、卷盒要求卷盒由檔案館依據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一制作。（1）卷盒尺寸卷盒內(nèi)部尺寸采納長(zhǎng)×寬為310mm×220mm，厚度尺寸分別為20、40、60（mm）三種。形式特別的檔案案卷可參考本標(biāo)準(zhǔn)另定。（2）制作材料卷盒用牛皮紙板雙裱壓制，且均須為無(wú)酸紙板（PH≥7），所用材料應(yīng)符合國(guó)家檔案局檔發(fā)字[1995]4號(hào)文件關(guān)于檔案愛護(hù)的要求。（3）卷盒封面、脊背卷盒外封面的“題名”、“編制單位”、“編制日期”由合同乙方負(fù)責(zé)填寫（打印）；“備注”由監(jiān)理負(fù)責(zé)填寫（打印），“密級(jí)”等由檔案館負(fù)責(zé)填寫打印。卷盒脊背的CTGPC下的第一格，由合同乙方負(fù)責(zé)填寫（打?。┖头饷嫦嗤摹邦}名”內(nèi)容；卷盒脊背的最下一格，由合同乙方負(fù)責(zé)填寫（打?。罢綳X-Y”或“副本XX-Y”，XX表示本合同項(xiàng)目檔案的總盒數(shù)，Y表示本合同項(xiàng)目檔案的第幾盒；其余由檔案館負(fù)責(zé)填寫（打?。?、卷內(nèi)文件格式（1）紙張幅面文件資料用紙幅面尺寸一般采納A4型，大于此標(biāo)準(zhǔn)的折疊成A4型。圖紙必需按GBJ1-865折疊（見附錄8-2）。（2）頁(yè)邊和文字區(qū)尺寸文件用紙上白邊（天頭）寬20mm，下白邊（地腳）寬17mm，左白邊寬25mm，右白邊寬15mm。（3）資料裝訂卷內(nèi)文件不允許用金屬物或其它不利文件長(zhǎng)期保存的物質(zhì)裝訂。（4）文件標(biāo)題文件標(biāo)題擬寫應(yīng)簡(jiǎn)明概括文件所論述的主要內(nèi)容、責(zé)任者。（5）紙張質(zhì)量卷內(nèi)文件、卷內(nèi)文件書目、卷內(nèi)備考表所用紙張應(yīng)呈中性（PH≥7）或接近中性，耐折度、撕裂度、平滑度、白度等項(xiàng)指標(biāo)較高，施膠度適中。3、案卷的編目（1）編寫案卷頁(yè)號(hào)形成案卷后，合同乙方即應(yīng)按以下方法編寫案卷頁(yè)號(hào)。①卷內(nèi)資料均應(yīng)以有書寫內(nèi)容的頁(yè)面編寫頁(yè)號(hào)。②頁(yè)號(hào)編寫位置：?jiǎn)蚊鏁鴮懙馁Y料編在右下角；雙面書寫的資料，正面編在右下角，背面編在左下角。③圖紙頁(yè)號(hào)一律編在圖標(biāo)右下方。④案卷封面、卷內(nèi)書目、卷內(nèi)備考表另外編寫頁(yè)號(hào)。（2）卷內(nèi)書目（首頁(yè)）的編制卷內(nèi)書目由合同乙方（或聯(lián)營(yíng)單位的主要負(fù)責(zé)單位）制作。必需運(yùn)用A4型紙張，采納采納打印填寫（格式見附錄8-3）。也可以應(yīng)用TGPMS自動(dòng)生成。⑴檔號(hào)、檔案館號(hào)、縮微號(hào)：由檔案館負(fù)責(zé)用專用印章填寫。⑵編制單位：填寫合同乙方，聯(lián)營(yíng)單位填寫主要負(fù)責(zé)單位。⑶編制日期：填寫卷內(nèi)文件材料的起止日期。⑷案卷題名：應(yīng)簡(jiǎn)明、精確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。題名基本結(jié)構(gòu)：合同項(xiàng)目名稱+擴(kuò)大單位工程+單位工程+分部工程+分項(xiàng)工程+單元工程+資料類名。其中，資料類名是同一類資料名稱的總和，如：原始記錄、材質(zhì)證明、隱藏工程記錄等。基本組成規(guī)則：假如合同項(xiàng)目本身是一個(gè)擴(kuò)大單位工程（或單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程）、則題名中合同項(xiàng)目名稱和相應(yīng)的工程名稱不再重復(fù)；假如擴(kuò)大單位工程的某類資料單獨(dú)組成一卷，則題名中不必要出現(xiàn)單位工程及其以下的工程名稱，依此類推。⑸密級(jí)：依據(jù)保密規(guī)定編寫。⑹本卷內(nèi)共件頁(yè)，填寫本卷內(nèi)資料總份數(shù)及總頁(yè)數(shù)。⑺序號(hào)：即卷內(nèi)資料按份數(shù)編排的依次號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1編起，依次標(biāo)注。⑻文件編號(hào)：填寫卷內(nèi)資料的文號(hào)或圖號(hào)。⑼責(zé)任者：填寫資料生產(chǎn)的單位或主要責(zé)任者。⑽文件材料題名：亦即資料名稱。⑾日期：填寫資料生產(chǎn)的日期。⑿頁(yè)次：填寫每份資料首頁(yè)上標(biāo)注的案卷頁(yè)號(hào)。⒀備注：填寫資料須要說明的狀況。⒁卷內(nèi)書目排再卷內(nèi)全部資料的首頁(yè)之前。⒂卷內(nèi)書目可編制續(xù)頁(yè)。（3）卷內(nèi)備考表的編制卷內(nèi)備考表由合同乙方（或聯(lián)營(yíng)單位的主要負(fù)責(zé)單位）制作。必需運(yùn)用A4型紙張打?。ㄒ姼戒?-4）。①卷內(nèi)備考表案卷題名，由合同乙方或聯(lián)營(yíng)單位的主要負(fù)責(zé)單位填寫。②本卷狀況說明：填寫卷內(nèi)文件材料的編制狀況及缺損件、不利長(zhǎng)期保存件狀況及修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等狀況和鑒定性看法。歸檔前由合同乙方或聯(lián)營(yíng)單位的主要負(fù)責(zé)單位填寫。③合同乙方及立卷人：由立卷人簽字、單位簽章。④監(jiān)理單位及審核人：由監(jiān)理負(fù)責(zé)人簽字、單位蓋章。⑤總公司項(xiàng)目部及負(fù)責(zé)人：由項(xiàng)目主管簽字、單位蓋章⑥卷內(nèi)備考表排在卷內(nèi)全部資料尾頁(yè)之后。四、檔案移交1、案卷移交清冊(cè)參