公司業(yè)務(wù)分包管理與內(nèi)控流程

公司業(yè)務(wù)分包管理與內(nèi)控流程一、管理與風(fēng)險(xiǎn)控制目標(biāo)通過對(duì)公司業(yè)務(wù)分包管理與內(nèi)部控制，確保公司業(yè)務(wù)分包活動(dòng)遵循當(dāng)?shù)貒曳煞ㄒ?guī)，避免遭受外部處罰、經(jīng)濟(jì)損失和信譽(yù)損失；減少由于忽視非核心業(yè)務(wù)而發(fā)生的重大錯(cuò)誤；提高生產(chǎn)和經(jīng)營效率，使優(yōu)質(zhì)資產(chǎn)集中于核心經(jīng)營業(yè)務(wù)；規(guī)范業(yè)務(wù)分包活動(dòng)，提高業(yè)務(wù)分包的運(yùn)營效率，有效實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)分包目標(biāo)；降低非核心業(yè)務(wù)的財(cái)產(chǎn)占用規(guī)模，減少企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營成本；減少可變的一般管理費(fèi)用，節(jié)約辦公空間和設(shè)備供應(yīng)；建立和完善科學(xué)合理的業(yè)務(wù)分包會(huì)計(jì)處理方法和程序，確保與業(yè)務(wù)分包相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)告信息的真實(shí)性；減少人工費(fèi)用成本。二、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別公司缺乏有效的業(yè)務(wù)分包管理與內(nèi)部控制規(guī)則，可能使得公司在業(yè)務(wù)分包中存在以下風(fēng)險(xiǎn)：（一）業(yè)務(wù)分包違反國家法律法規(guī)，可能遭受外部處罰、經(jīng)濟(jì)損失和信譽(yù)損失；（二）業(yè)務(wù)分包未經(jīng)適當(dāng)審核或越權(quán)審批，可能因重大差錯(cuò)、舞弊、欺詐而導(dǎo)致?lián)p失；（三）業(yè)務(wù)分包策略不科學(xué)、承包方選擇不合理，可能導(dǎo)致企業(yè)核心資產(chǎn)遭受損失；（四）業(yè)務(wù)分包流程未恰當(dāng)履行或監(jiān)控不當(dāng)，可能導(dǎo)致企業(yè)分包戰(zhàn)略失敗或經(jīng)營效率低下，難以發(fā)揮業(yè)務(wù)分包的優(yōu)勢；（五）業(yè)務(wù)分包信息保護(hù)措施不當(dāng)，可能導(dǎo)致企業(yè)商業(yè)秘密泄露；（六）業(yè)務(wù)分包會(huì)計(jì)處理不當(dāng)，可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)告信息失真的風(fēng)險(xiǎn)；（七）業(yè)務(wù)分包過程中，由于企業(yè)沒有建立明確的防火、防盜、防未經(jīng)授權(quán)接觸和未經(jīng)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)移等政策，導(dǎo)致承包方?jīng)]有相關(guān)的約束而造成資產(chǎn)損失的風(fēng)險(xiǎn)。（八）對(duì)墊資金額超過xxx萬元的業(yè)務(wù)，沒有經(jīng)過公司總經(jīng)理辦公會(huì)審批通過，并上報(bào)上級(jí)x公司進(jìn)行xx項(xiàng)目評(píng)估，存在風(fēng)險(xiǎn)管控的風(fēng)險(xiǎn)（墊資金額指項(xiàng)目實(shí)施過程中的峰值直接成本，包括設(shè)備材料采購費(fèi)、工程服務(wù)費(fèi)、稅金及措施費(fèi)等）。三、流程圖一）供應(yīng)商入圍管理流程二）供應(yīng)商考核管理流程三）分包項(xiàng)目實(shí)施管理流程（四）分包項(xiàng)目預(yù)算及分析流程、分包費(fèi)用結(jié)算付款流程請(qǐng)參見成本費(fèi)用內(nèi)控流程中分包成本內(nèi)控子流程。

四、控制點(diǎn)編號(hào)控制點(diǎn)描述責(zé)任部門或責(zé)任崗位對(duì)應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)文檔控制點(diǎn)測試方法控制級(jí)別（一）業(yè)務(wù)分包管理組織和辦法FB01.01.01公司應(yīng)設(shè)立或明確業(yè)務(wù)分包管理部門，明確其他部門在業(yè)務(wù)分包管理中的職責(zé)，可成立由業(yè)務(wù)分包管理部門牽頭、其他部門參與的業(yè)務(wù)分包管理小組。公司管理層業(yè)務(wù)分包工作缺乏管理。業(yè)務(wù)分包管理相關(guān)辦法等檢杳業(yè)務(wù)分包管理相關(guān)辦法等。AFB01.01.02業(yè)務(wù)分包管理部門應(yīng)牽頭組織有關(guān)職能部門對(duì)本公司分包業(yè)務(wù)進(jìn)行分類，分包原則如下：核心業(yè)務(wù)原則上不允許采購，如需米購須向廣東公司報(bào)備并說明原因。重要業(yè)務(wù)有選擇性地采購。業(yè)務(wù)需求部門應(yīng)結(jié)合本部門實(shí)際，做好效益核算工作，有選擇性地實(shí)施采購，重點(diǎn)采購低附加值專業(yè)或工序?！銟I(yè)務(wù)鼓勵(lì)采購,對(duì)于其中附加值低并有助于減少低端用工的工序，鼓勵(lì)采購。不具有能力的業(yè)務(wù)允許采購。嚴(yán)禁各部門以分包名義套取資金存放在分包商處，或通過分包商資金回流形成實(shí)質(zhì)性“小金庫”。分包業(yè)務(wù)管理部門核心業(yè)務(wù)分包，導(dǎo)致利潤流失和核心業(yè)務(wù)能力下降，“小金庫”管理風(fēng)險(xiǎn)。業(yè)務(wù)分包管理相關(guān)辦法等檢杳業(yè)務(wù)分包管理相關(guān)辦法等，并檢查所分包的業(yè)務(wù)中是否包括禁止分包的業(yè)務(wù)類型。AFB01.01.03公司業(yè)務(wù)分包管理部門應(yīng)牽頭制定并定期更新本公司分包業(yè)務(wù)價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)或指導(dǎo)意見，并經(jīng)公司管理層審批后在實(shí)際業(yè)務(wù)開展中嚴(yán)格執(zhí)行。業(yè)務(wù)分包管理部門分包業(yè)務(wù)價(jià)格失真，導(dǎo)致利潤流失。分包業(yè)務(wù)價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)或意見文件。檢查分包業(yè)務(wù)價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)或指導(dǎo)意見文件，并核查在實(shí)際操作中分包業(yè)務(wù)單價(jià)是否超過標(biāo)準(zhǔn)。A

編號(hào)控制點(diǎn)描述責(zé)任部門或責(zé)任崗位對(duì)應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)文檔控制點(diǎn)測試方法控制級(jí)別FB01.01.04公司業(yè)務(wù)分包管理部門應(yīng)與入圍供應(yīng)商簽訂《安全生產(chǎn)責(zé)任協(xié)議》，明確雙方責(zé)任及義務(wù)市場經(jīng)營部/業(yè)務(wù)分包需求部門/安全生產(chǎn)責(zé)任不清《安全生產(chǎn)責(zé)任協(xié)議》檢測合同是否有安全生產(chǎn)協(xié)議條款A(yù)（二）供應(yīng)商入圍管理流程1制定承包方入圍遴選辦法FB02.01.01每年初由公司業(yè)務(wù)分包管理部門組織業(yè)務(wù)分包管理小組開展合格供應(yīng)商入圍評(píng)選工作，制定入圍承包方評(píng)選辦法（或相關(guān)入圍評(píng)選條款）。業(yè)務(wù)分包管理部門、小組供應(yīng)商供應(yīng)商遴選標(biāo)準(zhǔn)不合理。供應(yīng)商入圍評(píng)選辦法（或入圍評(píng)選條款）檢查是否有供應(yīng)商評(píng)選辦法（或入圍評(píng)選條款）。B2審批FB02.02.01將入圍供應(yīng)商評(píng)選辦法（或相關(guān)入圍評(píng)選條款）提交公司管理層審批。公司管理層供應(yīng)商遴選標(biāo)準(zhǔn)不合理。供應(yīng)商入圍評(píng)選辦法（或入圍評(píng)選條款）檢查是否有公司管理層的審批簽字。B3入圍評(píng)審FB02.03.01業(yè)務(wù)分包管理小組對(duì)承包方提交的入圍評(píng)選材料進(jìn)行審查評(píng)估，根據(jù)評(píng)審結(jié)果初步確定合格入圍供應(yīng)商名單。分包商按其評(píng)審結(jié)果進(jìn)行分類管理，A類供應(yīng)商應(yīng)在冋等條件下優(yōu)先采購。業(yè)務(wù)分包管理小組供應(yīng)商選擇不合理。供應(yīng)商提交入圍材料和評(píng)審報(bào)告檢查供應(yīng)商提交的入圍材料和評(píng)審報(bào)告，檢查初步入圍承包方是否符合標(biāo)準(zhǔn)。B

編號(hào)控制點(diǎn)描述責(zé)任部門或責(zé)任崗位對(duì)應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)文檔控制點(diǎn)測試方法控制級(jí)別FB02.03.02采購管理部門對(duì)新入選的供應(yīng)商必須按《中國通服廣東公司關(guān)于調(diào)整紀(jì)檢監(jiān)察部門參與米購監(jiān)督工作方式的實(shí)施方案》要求，進(jìn)行是否圍繞企業(yè)經(jīng)商的驗(yàn)證?，F(xiàn)有供應(yīng)商在簽訂新的米購合同時(shí)，必須對(duì)股東和關(guān)鍵人員信息進(jìn)行強(qiáng)制驗(yàn)證，不填報(bào)股東和關(guān)鍵人員信息的供應(yīng)商一律不得新增合同及訂單。采購管理部門圍繞企業(yè)經(jīng)商信息米集及驗(yàn)證資料檢查是否按要求全部進(jìn)行認(rèn)證A4審批FB02.04.01將入圍供應(yīng)商名單提交給公司管理層審批后將A類合作方結(jié)果報(bào)省公司審核，進(jìn)入省管資源庫。公司管理層、省公司業(yè)務(wù)分包管理部門供應(yīng)商選擇未經(jīng)審批。供應(yīng)商提交入圍材料和評(píng)審報(bào)告檢查供應(yīng)商提交的入圍材料和評(píng)審報(bào)告是否有專業(yè)公司管理層審批簽字或省公司審批結(jié)果。B5年度入圍承包方名單庫FB02.05.01業(yè)務(wù)分包管理部門將經(jīng)審批的入圍供應(yīng)商加入入圍名單庫，并告知入圍承包方，同時(shí)符合申報(bào)條件的承包方報(bào)省公司分包管理小組備案。業(yè)務(wù)分包管理部門入圍供應(yīng)商名單庫管理不善。入圍供應(yīng)商名單庫檢查入圍供應(yīng)商名單庫。CFB02.05.02年內(nèi)需臨時(shí)新增業(yè)務(wù)分包供應(yīng)商的，由業(yè)務(wù)需求部門向業(yè)務(wù)分包管理部門提交申請(qǐng)，按照上述流程進(jìn)行評(píng)審。業(yè)務(wù)分包管理部門供應(yīng)商選擇不合理。新增入圍供應(yīng)商材料和名單檢查新增入圍供應(yīng)商提交材料、評(píng)估結(jié)果和審批情況。A（三）承包方考核管理流程1制定供應(yīng)商考核辦法FB03.01.01業(yè)務(wù)分包管理部門牽頭業(yè)務(wù)分包管理小組制定供應(yīng)商考核標(biāo)準(zhǔn)。分包管理部門、業(yè)務(wù)分缺乏考核依據(jù)，無法對(duì)供應(yīng)商供應(yīng)商考核辦法或者檢查是否有考核辦法或者相關(guān)考核依據(jù)。A

編號(hào)控制點(diǎn)描述責(zé)任部門或責(zé)任崗位對(duì)應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)文檔控制點(diǎn)測試方法控制級(jí)別包管理小組實(shí)施考核管理。相關(guān)考核依據(jù)2審批FB03.02.01供應(yīng)商考核標(biāo)準(zhǔn)提交公司管理層審批通過后實(shí)施。公司管理層缺乏考核依據(jù)，無法對(duì)供應(yīng)商實(shí)施考核管理。供應(yīng)商考核辦法或者相關(guān)考核依據(jù)檢查是否有公司管理層的審批簽字。A3單項(xiàng)考核FB03.03.01根據(jù)供應(yīng)商考核管理辦法，由業(yè)務(wù)分包需求部門對(duì)單項(xiàng)分包項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審結(jié)果提交業(yè)務(wù)分包管理部門備案。業(yè)務(wù)分包需求部門分包業(yè)務(wù)未按規(guī)定執(zhí)行，導(dǎo)致企業(yè)分包戰(zhàn)略失敗或經(jīng)營效率低下。單項(xiàng)分包項(xiàng)目評(píng)審單檢查是否對(duì)已完成的分包業(yè)務(wù)進(jìn)行評(píng)審并獲得審批。B4年度考核后評(píng)估FB03.04.01每年年底各專業(yè)公司執(zhí)行統(tǒng)—標(biāo)準(zhǔn)對(duì)供應(yīng)商年度服務(wù)情況進(jìn)行考核，年度考核內(nèi)容以供應(yīng)商在考核周期內(nèi)所有項(xiàng)目的考核結(jié)果為基礎(chǔ)，原則上與下一年度入圍評(píng)定工作同步進(jìn)行。業(yè)務(wù)分包管理部門供應(yīng)商選擇不合理。年度業(yè)務(wù)分包供應(yīng)商評(píng)審材料檢查是否有年度業(yè)務(wù)分包供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告，是否經(jīng)審核B5供應(yīng)商退出FB03.05.01對(duì)供應(yīng)商實(shí)行退出機(jī)制。對(duì)違反廉潔從業(yè)規(guī)定、存在利益輸送等違法違紀(jì)行為的供應(yīng)商，應(yīng)立即終止合作；對(duì)于出現(xiàn)重大女全責(zé)任事故或質(zhì)量事故、出現(xiàn)群體事件或不良影響、供應(yīng)商年度考核為不合格的，應(yīng)將供應(yīng)商從合格供應(yīng)商名錄中刪除，并且市場經(jīng)營部、綜合行政部、風(fēng)險(xiǎn)管理部、紀(jì)檢部門發(fā)生違法違紀(jì)事件、發(fā)生安全質(zhì)量事故、發(fā)生集體討薪事件、供應(yīng)商服務(wù)能力不滿足要求供應(yīng)商退出通報(bào)、供應(yīng)商年度考核結(jié)果檢查是否對(duì)供應(yīng)商執(zhí)行退出機(jī)制A

編號(hào)控制點(diǎn)描述責(zé)任部門或責(zé)任崗位對(duì)應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)文檔控制點(diǎn)測試方法控制級(jí)別兩年內(nèi)不得再次列入公司合格供應(yīng)商名錄6入圍和后評(píng)估審批FB03.06.01分包業(yè)務(wù)管理部門將年度考核和后評(píng)估結(jié)果提交公司管理層審批。市場經(jīng)營部、公司管理層承包方選擇不合理。分包項(xiàng)目年度評(píng)審材料檢查是否有公司管理層的審批簽字。A（四）分包項(xiàng)目實(shí)施管理控制流程1業(yè)務(wù)分包需求申請(qǐng)F(tuán)B04.01.01業(yè)務(wù)分包需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)承接情況，對(duì)需要分包的業(yè)務(wù)提出分包申請(qǐng)，由部門負(fù)責(zé)人簽字。業(yè)務(wù)分包需求部門業(yè)務(wù)分包不合理，導(dǎo)致核心業(yè)務(wù)受損失。業(yè)務(wù)分包申請(qǐng)單檢杳業(yè)務(wù)分包申請(qǐng)單是否有部門負(fù)責(zé)人簽字。A2審核FB04.02.01業(yè)務(wù)分包管理小組對(duì)申請(qǐng)的分包業(yè)務(wù)類型、分包合理性、分包價(jià)格、分包比例等內(nèi)容進(jìn)行審核，并由業(yè)務(wù)分包管理部門負(fù)責(zé)人簽字。業(yè)務(wù)分包管理部門、小組業(yè)務(wù)分包不合理，導(dǎo)致核心業(yè)務(wù)受損失。業(yè)務(wù)分包申請(qǐng)單檢杳業(yè)務(wù)分包申請(qǐng)單是否經(jīng)過審核和簽字。A3審批FB04.03.01公司管理層對(duì)業(yè)務(wù)分包申請(qǐng)按權(quán)限設(shè)置進(jìn)行審批。無關(guān)聯(lián)銷售合同的采購每個(gè)項(xiàng)目累計(jì)合同金額50萬元以下的采購由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。無關(guān)聯(lián)銷售合同的采購每個(gè)項(xiàng)目累計(jì)合同金額50萬元及以上的采購由總經(jīng)理辦公會(huì)決議。特殊情況確需簽訂帶資建設(shè)合同的項(xiàng)目，以及墊資金額（無預(yù)付款）超過300萬元及以上的項(xiàng)目，總經(jīng)理辦公會(huì)決議公司管理層業(yè)務(wù)分包不合理，導(dǎo)致核心業(yè)務(wù)受損失。業(yè)務(wù)分包申請(qǐng)單檢杳業(yè)務(wù)分包申請(qǐng)單是否經(jīng)過審批。A

編號(hào)控制點(diǎn)描述責(zé)任部門或責(zé)任崗位對(duì)應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)文檔控制點(diǎn)測試方法控制級(jí)別FB04.03.02對(duì)運(yùn)營商客戶單項(xiàng)米購金額超過人民幣300萬兀、集團(tuán)（政企）客戶單項(xiàng)采購金額超1500萬元的項(xiàng)目分包合同經(jīng)專業(yè)公司管理層審批后需報(bào)省公司審批。（上報(bào)及審批方式見備注4內(nèi)容說明）公司管理層、省公司分包管理部門業(yè)務(wù)分包不規(guī)范業(yè)務(wù)分包申請(qǐng)單檢查相關(guān)項(xiàng)目的審批流程及各級(jí)意見；檢查相關(guān)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估及風(fēng)險(xiǎn)防范舉措；檢查相關(guān)項(xiàng)目是否經(jīng)省公司審批。A4選擇分包方FB04.04.01對(duì)通過審批的業(yè)務(wù)分包項(xiàng)目，由業(yè)務(wù)分包管理小組通過招標(biāo)、競價(jià)、議價(jià)等公平、公開、公正的方式在入圍承包方名單中確定承包方。業(yè)務(wù)分包管理部門、小組供應(yīng)商選擇不合理。供應(yīng)商選擇過程資料檢查供應(yīng)商是否經(jīng)過必要程序確定。A5審批FB04.05.01將入圍供應(yīng)商名單報(bào)公司管理層審批。公司管理層供應(yīng)商選擇不合理。供應(yīng)商選擇過程資料檢查是否由公司管理層或管理層授權(quán)進(jìn)行審批。A6合同簽訂FB04.06.01根據(jù)《合同管理內(nèi)控流程》執(zhí)行。7項(xiàng)目跟蹤監(jiān)督與分析FB04.07.01業(yè)務(wù)分包需求部門應(yīng)確定分包項(xiàng)目負(fù)責(zé)人以對(duì)分包項(xiàng)目實(shí)施情況進(jìn)行定期檢查，對(duì)出現(xiàn)的偏差及時(shí)提出整改措施。分包項(xiàng)目負(fù)責(zé)人分包業(yè)務(wù)缺乏監(jiān)督。分包項(xiàng)目階段分析報(bào)告檢查每個(gè)分包項(xiàng)目是否有階段分析報(bào)告。C8審閱9審批（重大安全事故等）FB04.09.01對(duì)分包項(xiàng)目中出現(xiàn)的重大安全質(zhì)量事故等事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司管理層和省公司管理部門。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、公司管理層分包業(yè)務(wù)缺乏監(jiān)督。分包項(xiàng)目階段分析報(bào)告檢查每個(gè)分包項(xiàng)目是否有階段分析報(bào)告，并得到審批。C10對(duì)偏差進(jìn)行整改

編號(hào)控制點(diǎn)描述責(zé)任部門或責(zé)任崗位對(duì)應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)文檔控制點(diǎn)測試方法控制級(jí)別11完工分包項(xiàng)目驗(yàn)收評(píng)審FB04.11.01分包項(xiàng)目完工時(shí)，分包需求部門應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收和評(píng)審，對(duì)出現(xiàn)的問題要求承包方及時(shí)整改。驗(yàn)收結(jié)果提交業(yè)務(wù)分包管理部門備案。分包需求部門項(xiàng)目未按照計(jì)劃實(shí)施。項(xiàng)目執(zhí)行分析報(bào)告檢查是否有項(xiàng)目執(zhí)行分析報(bào)告，并得到審批。B12完工分包項(xiàng)目專項(xiàng)審計(jì)FB04.12.01對(duì)重大分包項(xiàng)目或者金額較大的分包項(xiàng)目，應(yīng)由業(yè)務(wù)分包管理小組開展項(xiàng)目驗(yàn)收審計(jì)工作。分包項(xiàng)目管理小組項(xiàng)目未按照計(jì)劃實(shí)施。項(xiàng)目執(zhí)行審計(jì)報(bào)告檢查是否有項(xiàng)目執(zhí)行審計(jì)報(bào)告，并得到審批。A（五）分包費(fèi)用支付FB05.01.01分包項(xiàng)目費(fèi)用支付前，應(yīng)當(dāng)對(duì)分包項(xiàng)目的工作量、單價(jià)、材料、服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行審核確認(rèn)，確定滿足合同條款規(guī)定的付款條件后與分包方辦理費(fèi)用結(jié)算手續(xù)。業(yè)務(wù)分包需求部門或業(yè)務(wù)分包管理小組分包項(xiàng)目成果未達(dá)到分包合同要求。分包項(xiàng)目的進(jìn)度簽證、競價(jià)議結(jié)果、單項(xiàng)核結(jié)果、材料出入庫記錄檢查分包項(xiàng)目是否有進(jìn)度簽證、競價(jià)議結(jié)果、單項(xiàng)考核結(jié)果、材料出入庫記錄并按分包合同條款支付AFB05.01.02業(yè)務(wù)分包管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)第三方支付賬戶的管控，應(yīng)對(duì)存在截留工費(fèi)、拖欠工資的供應(yīng)商提出警告和整改要求，對(duì)拒不整改者做清退處理。業(yè)務(wù)分包管理部門因供應(yīng)商支付賬戶管理不善帶來連帶責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商支付第三方賬戶的記錄檢查供應(yīng)商對(duì)第三方賬戶的支付記錄BFB05.01.03對(duì)分包方提交的付款申請(qǐng)，需經(jīng)過業(yè)務(wù)需求部門、業(yè)務(wù)分包管理部門審核后，根據(jù)權(quán)限列表提交公司相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，最后提交財(cái)務(wù)部辦理費(fèi)用支付手續(xù)。公司最終審批領(lǐng)導(dǎo)分包業(yè)務(wù)結(jié)算未經(jīng)審批，費(fèi)用支付不合理。分