企業(yè)內(nèi)部控制的合同管理研討

第第頁企業(yè)內(nèi)部控制的合同管理研討1企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)分析

企業(yè)在合同簽訂與履行的過程中，都會潛伏著各類風(fēng)險(xiǎn)因素?？傮w來講導(dǎo)致合同風(fēng)險(xiǎn)的既有外部因素，又有企業(yè)內(nèi)部因素。只有通過全面的分析與評估，并采取有效的預(yù)防措施，才能將風(fēng)險(xiǎn)控制在預(yù)期范圍內(nèi)。通常企業(yè)的合同風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn):

1.1營運(yùn)風(fēng)險(xiǎn)

這類風(fēng)險(xiǎn)是指企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展過程中，如果在合同管理過程中出現(xiàn)某一環(huán)節(jié)的管理失誤或缺失，所引起的預(yù)期目標(biāo)無法實(shí)現(xiàn)或產(chǎn)生重要經(jīng)濟(jì)損失。通常營運(yùn)風(fēng)險(xiǎn)的主要原因有，業(yè)務(wù)評價(jià)不完整、不正確，導(dǎo)致決策失誤，這一點(diǎn)主要表現(xiàn)在合同需求與業(yè)務(wù)目標(biāo)不一致，合同審核不當(dāng)以及定價(jià)策略失誤等方面;在合同制定時，如果存在合同條款不嚴(yán)謹(jǐn)、不合理，合同雙方權(quán)利及義務(wù)表述不清，違約責(zé)任劃分不明確等問題，所導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失及糾紛等;在合同履行過程中，合同雙方溝通不及時或相關(guān)信息缺失，也會帶來一定的營運(yùn)風(fēng)險(xiǎn);另外，如果合同一方無法履行合同約定的義務(wù)，進(jìn)而造成對方經(jīng)濟(jì)損失，或者自身違約需要承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償?shù)冗`約風(fēng)險(xiǎn)也隨時存在。

1.2財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)是指企業(yè)在簽訂與執(zhí)行合同的過程中，如果由于合同條款或合同方信用等原因而產(chǎn)生收益偏差、經(jīng)濟(jì)損失風(fēng)險(xiǎn)。導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的主要原因?yàn)?沒能合理的對預(yù)算進(jìn)行制定，不能對成本進(jìn)行有效的控制;合同的支付條件、付款進(jìn)度、結(jié)算審核等不合理、不準(zhǔn)確，導(dǎo)致資金占用增加或產(chǎn)生資金損失;合同雙方在約定各方的權(quán)利及義務(wù)時，如果約定不清，有可能產(chǎn)生額外的費(fèi)用，進(jìn)而導(dǎo)致成本控制失利;另外，在稅收方面對可能產(chǎn)生的稅費(fèi)沒有考慮全面，對哪一方該承擔(dān)哪部分的稅款沒有約定清楚所導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失。

1.3合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)

合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)是指，企業(yè)在訂閱與履行合同的過程中，不能夠全面考慮到相關(guān)的法律法規(guī)、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)以及行業(yè)規(guī)范等，所受到的法律制裁或處罰，甚至引發(fā)重大經(jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)損失。在合同管理方面主要存在的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)有:在訂立合同時，違反了相關(guān)的法律法規(guī)，合同有可能被確認(rèn)為無效，同時還需要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任;在對合同主體進(jìn)行選擇時，并不具備合同所需要的資質(zhì)，因此項(xiàng)目質(zhì)量或產(chǎn)品質(zhì)量不能得到有效的保證;在合同審核期間不能認(rèn)真審核，審核流程或?qū)徍斯ぷ鞑荒車?yán)格執(zhí)行，導(dǎo)致企業(yè)利益受損;另外，一些人員違反制度、徇私舞弊，甚至侵吞公款、接受賄賂等現(xiàn)象也會造成合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。

2合同的內(nèi)部控制對策

企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部控制時，相關(guān)的制度與管理流程應(yīng)該覆蓋到合同管理的全過程當(dāng)中，實(shí)施精細(xì)化管理，尤其要對可能產(chǎn)生較大風(fēng)險(xiǎn)的因素進(jìn)行重點(diǎn)控制。筆者結(jié)合多年合同管理經(jīng)驗(yàn)，對合同管理過程中的具體控制措施提出相應(yīng)看法:

2.1準(zhǔn)備階段的合同管理及控制措施

在準(zhǔn)備階段首先需要建立起系統(tǒng)的合同需求申請制度，對未經(jīng)批準(zhǔn)的需求進(jìn)行嚴(yán)格控制，以保證合同需求能夠符合企業(yè)的實(shí)際;對市場行情、行業(yè)信息等相關(guān)情況進(jìn)行深入調(diào)查，對合同主體的合法性、履約能力及資質(zhì)等情況進(jìn)行核實(shí)，并對相關(guān)信息進(jìn)行分析、比選，對合同的談判策略進(jìn)行擬訂。并建立起信用資料庫以及一系列的評價(jià)機(jī)制與管理制度;將合同資金納入到全面的預(yù)算管理之內(nèi)，在進(jìn)行合同談判定價(jià)時，合同預(yù)算是基礎(chǔ)，也是成本控制的依據(jù);另外，還需要建立起相應(yīng)的合同文本示范文庫，針對合同類型的不同，編寫出標(biāo)準(zhǔn)化的合同文本格式，合同文本的建立必須在合法、公平、合理的基礎(chǔ)之上。在進(jìn)行合同談判前，主動向?qū)Ψ教峁┍締挝坏暮贤谋?，并爭取讓對方接受，對于存在分歧或事?xiàng)不明確的條款，應(yīng)該留待談判階段進(jìn)行協(xié)商。

2.2簽訂階段的合同管理及控制措施

對于重要、重大的項(xiàng)目合同，應(yīng)該由技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門以及法律部門等組成談判小組，對合同價(jià)格、付款方式、技術(shù)要求、違約責(zé)任、變更處理等主要內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)解決;談判小組應(yīng)該對權(quán)限范圍內(nèi)的各類事項(xiàng)作出合理決策;對談判的過程及結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，并由談判各方統(tǒng)一簽字;在合同文本形成之后，應(yīng)該由企業(yè)的相關(guān)職能部門或管理人員進(jìn)行嚴(yán)格審核，審核的內(nèi)部不僅要包括合同的合法性及可行性，還需要考慮合同的經(jīng)濟(jì)性;建立健全合同的分級授權(quán)等管理制度，在限額范圍內(nèi)批準(zhǔn)簽訂合同，但限額范圍外的合同，需要經(jīng)過有管理權(quán)限的上級部門進(jìn)行審核。當(dāng)法人代表或授權(quán)代表簽字以后，相關(guān)管理人員應(yīng)該根據(jù)相關(guān)條例對合同審批文件、合同編號等進(jìn)行核對與確認(rèn);另外，還應(yīng)該建立完善的合同檔案管理體系，對合同檔案進(jìn)行妥善保管。在合同簽訂之后，應(yīng)該在規(guī)定的時間內(nèi)，將合同正本移交給檔案管理人員進(jìn)行歸檔，其中如果有涉及財(cái)務(wù)收支的合同，必須保存一份原件，作為財(cái)務(wù)記賬依據(jù)。

2.3履行階段的合同管理及控制措施

在合同履行期間，需要建立起相應(yīng)的合同管理臺賬，對合同內(nèi)容、金額、付款方式以及執(zhí)行重點(diǎn)等情況進(jìn)行記錄。并對合同雙方的履行情況進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控。近年來，隨著合同管理工作越來越龐大化、復(fù)雜化，很多企業(yè)都會請一些有資質(zhì)的軟件公司結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，來定制開發(fā)一套有效的合同財(cái)務(wù)管理軟件，以便提高合同管理、審查及協(xié)調(diào)等工作的效率;在合同簽訂之后，合同主管部門還需要組織相關(guān)部門及人員，對合同的相關(guān)條款進(jìn)行進(jìn)一步的分析，以便及時對合同履行階段的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測及防范;如果出現(xiàn)重大環(huán)境變化，導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行時，應(yīng)該及時與合同單位進(jìn)行有效溝通與協(xié)商，同時，根據(jù)變更條款，簽訂變更補(bǔ)充合同或解除合同;另外，還需要建立起相應(yīng)的合同糾紛處理機(jī)制，在協(xié)商無法進(jìn)行時，由法律部門根據(jù)合同糾紛進(jìn)行依法處理，并在處理完后，對相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔。

3結(jié)論

對于企業(yè)來講，合同管理的主要內(nèi)容包括合同起草、合同談判、合同審核、合同簽訂、合同執(zhí)行、合同變更、組織設(shè)置、管理權(quán)限以及常見問題處理預(yù)案等。在合同管理方面，企業(yè)不僅需要在合同準(zhǔn)備、簽訂以及