企業(yè)客戶投訴處理?xiàng)l例

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔制度名客戶投訴處理規(guī)則電子文件編碼GLWA192頁碼5-1××公司客戶投訴處理規(guī)則1.客戶投訴分類客戶投訴處理作業(yè)依客戶投訴異常原因的不同區(qū)分為：1.非質(zhì)量異?？蛻敉对V發(fā)生原因(指人為因素造成)。2.質(zhì)量異?？蛻敉对V發(fā)生原因。2.客戶投訴處理職責(zé)各部門客戶投訴案件的處理職責(zé)：1.業(yè)務(wù)部門(1)詳查客戶投訴產(chǎn)品的訂單編號(hào)、料號(hào)、數(shù)量、交運(yùn)日期。(2)了解客戶投訴要求及客戶投訴理由的確認(rèn)。(3)協(xié)助客戶解決疑難或提供必要的參考資料。(4)迅速傳達(dá)處理結(jié)果。2.質(zhì)量管理部(1)綜合處理客戶投訴案件的調(diào)查、提報(bào)與責(zé)任人員的擬定。(2)發(fā)生原因及處理、改善對(duì)策的檢查、執(zhí)行、督促。(3)客戶投訴質(zhì)量的檢驗(yàn)、確認(rèn)。3.總經(jīng)理室生產(chǎn)管理組(1)客戶投訴案件的登記，處理時(shí)效管理及逾期反映。(2)客戶投訴內(nèi)容的審核、調(diào)查、提報(bào)。(3)客戶投訴協(xié)會(huì)的聯(lián)系。(4)處理方式的擬定及責(zé)任歸屬的判定。(5)客戶投訴改善案的提出、洽辦、執(zhí)行成果的督促及效果確認(rèn)。(6)協(xié)助有關(guān)部門與客戶接洽并對(duì)客戶投訴進(jìn)行調(diào)查及妥善處理。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名客戶投訴處理規(guī)則電子文件編碼GLWA192頁碼5-2(7)在客戶投訴處理中將客戶投訴的意見提報(bào)有關(guān)部門追蹤改善。4.制造部門(1)針對(duì)客戶投訴內(nèi)容詳細(xì)調(diào)查，并擬定處理對(duì)策及執(zhí)行檢查。(2)提報(bào)生產(chǎn)單位、機(jī)班別、生產(chǎn)人員，及生產(chǎn)日期。3.客戶投訴處理表編號(hào)原則1.客戶投訴處理的編號(hào)原則年度(××)月份(××)流水編號(hào)(××)。2.編號(hào)周期以年度月份為原則4.客戶反應(yīng)調(diào)查及處理1.業(yè)務(wù)部人員在接到客戶反應(yīng)產(chǎn)品異常時(shí)，應(yīng)即查明該異常(編號(hào)、料號(hào)、交運(yùn)日期、數(shù)量、不良數(shù)量)、客戶要求，并即填具“客戶抱怨處理表”，連同異常樣品簽注意見后送總經(jīng)理室辦理。若客戶要求退(換)貨而數(shù)量因尚在加工中而無法確定時(shí)應(yīng)在“客戶要求”欄注明：“客戶加工中未確定”。2.客戶投訴案件若需會(huì)勘者，業(yè)務(wù)部門在未填立“客戶抱怨處理單”前為確保處理時(shí)效，業(yè)務(wù)人員應(yīng)立即反應(yīng)質(zhì)量管理部人員(或制造部品保組)會(huì)同制造部門人員共同前往處理，若質(zhì)量管理部門人員無法及時(shí)前往時(shí)由總經(jīng)理指派有關(guān)人員前往處理，并在處理后向總經(jīng)理報(bào)告。3.為及時(shí)了解客戶反應(yīng)異常內(nèi)容及處理情況，由質(zhì)量管理部或有關(guān)人員在調(diào)查處理后三天內(nèi)提出報(bào)告呈總經(jīng)理批示。4.總經(jīng)理室生產(chǎn)管理組接到業(yè)務(wù)部門的“客戶抱怨處理表”后即編列客戶投訴編號(hào)并登記在“客戶抱怨案件登記追蹤表”，之后送質(zhì)量管理部追查分析原因及判定責(zé)任歸屬部門，再送生產(chǎn)單位分析異常原因并擬定處理對(duì)策，并送經(jīng)理室批示意見，另依異常狀況送研發(fā)部提出意見，再送回總經(jīng)理室查核后送回業(yè)務(wù)部門擬定處理意見，再送總經(jīng)理室綜合意見后，依核決權(quán)限呈核再送回業(yè)務(wù)部依批示處理。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名客戶投訴處理規(guī)則電子文件編碼GLWA192頁碼5-35.業(yè)務(wù)人員收到總經(jīng)理室送回的“客戶抱怨處理表”時(shí)，應(yīng)立即向客戶說明、交涉，并將處理結(jié)果填入表中，呈主管核閱后送回總經(jīng)理室。6.總經(jīng)理室生產(chǎn)管理組接到業(yè)務(wù)部填具交涉結(jié)果的“客戶抱怨處理表”后，應(yīng)在一日內(nèi)就業(yè)務(wù)與工廠的意見加以分析作成綜合意見，依據(jù)核決權(quán)限分送業(yè)務(wù)部經(jīng)理、副總經(jīng)理或總經(jīng)理核決。7.判定發(fā)生單位，若屬我方質(zhì)量問題應(yīng)另擬定處理方式，并依“客戶投訴損失金額核算基準(zhǔn)”及“客戶投訴罰扣判定基準(zhǔn)”擬定責(zé)任部門損失金額，個(gè)人懲處種類呈主管批示后，依罰扣標(biāo)準(zhǔn)辦理，若涉及行政處分則依“客戶投訴行政處理原則”辦理。8.經(jīng)核簽結(jié)案的“客戶抱怨處理表”第一聯(lián)質(zhì)量管理部門存，第二聯(lián)制造部門存，第三聯(lián)送業(yè)務(wù)部門依批示辦理，第四聯(lián)送會(huì)計(jì)科存，第五聯(lián)總經(jīng)理室存。9.“客戶抱怨處理表”會(huì)決后的結(jié)論，若客戶未能接受時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)再填一份新的“客戶抱怨處理表”附原抱怨表一并呈報(bào)處理。10.總經(jīng)理室生產(chǎn)管理組每月10日前匯總上月份結(jié)案的案件于“客戶投訴案件統(tǒng)計(jì)表”會(huì)同制造部、質(zhì)量管理部、研發(fā)部及有關(guān)部門主管判定責(zé)任歸屬，并檢查各客戶投訴項(xiàng)目的改善對(duì)策及處理結(jié)果。11.業(yè)務(wù)部門不得超越核決權(quán)限與客戶做任何處理的答復(fù)協(xié)議或承諾。對(duì)“客戶抱怨處理表”的批示事項(xiàng)應(yīng)根據(jù)書信或電話轉(zhuǎn)答客戶(不得將“客戶抱怨處理表”影印送客戶)。12.各部門對(duì)客戶投訴處理決議有異議時(shí)得以“簽呈”專案呈報(bào)處理。13.客戶投訴內(nèi)容若涉及其他公司，原物料供應(yīng)商等的責(zé)任時(shí)由總經(jīng)理室會(huì)同有關(guān)單位共同處理。14.客戶投訴不成立時(shí)，業(yè)務(wù)員于接獲“客戶抱怨處理表”時(shí)，以規(guī)定收款期收回應(yīng)收賬款，如客戶有異議時(shí)，再以“簽呈”呈報(bào)上級(jí)簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名客戶投訴處理規(guī)則電子文件編碼GLWA192頁碼5-4處理。15.客戶投訴案件處理期限?！翱蛻舯г固幚肀怼碧幚砥谙拮钥偨?jīng)理室受理起國內(nèi)13天，國外17天。5.客戶投訴責(zé)任人員處分及獎(jiǎng)金罰扣1.客戶投訴責(zé)任人員處分總經(jīng)理室生產(chǎn)管理組每月10日前應(yīng)審視上月份結(jié)案的客戶設(shè)訴案件，凡經(jīng)批示為行政處分者，經(jīng)整理后送人事單位提報(bào)“人事公布單”公布。2.客戶投訴績效獎(jiǎng)金罰扣由總經(jīng)理室依客戶投訴案件發(fā)生的項(xiàng)目原因決定責(zé)任歸屬單位，并開立“獎(jiǎng)罰通知單”呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后復(fù)印三份，一份自存，一份會(huì)計(jì)單位查核，一份送罰扣部門罰扣獎(jiǎng)金。6.成品退貨賬務(wù)處理1.處理方式業(yè)務(wù)部門在接到已結(jié)案的“客戶抱怨處理表”第三聯(lián)后依核決的處理方式處理：(1)折讓、賠款：業(yè)務(wù)人員應(yīng)依“客戶抱怨處理單”開立“銷貨折讓證明單”一式二聯(lián)，呈經(jīng)(副)理、總(副)經(jīng)理核簽及送客戶簽章后一份存業(yè)務(wù)部，一份送會(huì)計(jì)作賬。(2)退貨、重處理：即開立“成品退貨單”注明退貨原因，處理方式及退回依據(jù)后呈經(jīng)(副)理核示后，除第一聯(lián)自存督促外其余三聯(lián)送成品倉儲(chǔ)據(jù)以辦理收料。2.會(huì)計(jì)科辦理方式會(huì)計(jì)科依據(jù)“客戶抱怨處理表”第四聯(lián)中經(jīng)批示核定的退貨量與“減品退貨單”的實(shí)退量核對(duì)無誤后，即開立傳票辦理轉(zhuǎn)賬，但若數(shù)量、金額不符時(shí)依下列方式辦理。(1)實(shí)退量小于核定量或?qū)嵧肆看笥诤硕坑谝欢ū嚷?即以該客戶訂制時(shí)注明的“超量允收比率，若客戶未注明時(shí)依本公司規(guī)簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名客戶投訴處理規(guī)則電子文件編碼GLWA192頁碼5-5定)以內(nèi)時(shí)，應(yīng)依“成品退貨單”的實(shí)退數(shù)量開立“傳票”辦理轉(zhuǎn)賬。(2)成品倉儲(chǔ)收到退貨，應(yīng)依業(yè)務(wù)部送來的“成品退貨單”核對(duì)無誤后，予以簽收(如實(shí)際與成品退貨單所載不符時(shí)，得請(qǐng)示后依實(shí)際情況簽收)?！俺善吠素泦巍钡诙?lián)成品倉儲(chǔ)存，第三聯(lián)會(huì)計(jì)科存，第四聯(lián)業(yè)務(wù)部存。(3)因客戶投訴之故，而影響應(yīng)收款項(xiàng)回收時(shí)，會(huì)計(jì)部門于計(jì)算業(yè)務(wù)人員應(yīng)收賬款回收率的績效獎(jiǎng)金時(shí)，應(yīng)依據(jù)“客戶抱怨處理表”所列之應(yīng)收金額予以扣除。(4)業(yè)務(wù)人員收到成品倉儲(chǔ)填回的“成品退貨單”應(yīng)在下列兩種方式中擇一取得退貨證明：①收回原開立統(tǒng)一發(fā)票，要求買受人在發(fā)票上蓋統(tǒng)一發(fā)票章；②收回注明退貨數(shù)量、單價(jià)、金額及實(shí)收數(shù)量、單價(jià)金額的原開立統(tǒng)一發(fā)票的影印本，且必須由買受人蓋統(tǒng)一發(fā)票章；③填寫“銷貨退回證明單”由買受人蓋統(tǒng)一發(fā)票章后簽回，取得上述文件后與成品銷貨退回單一并送會(huì)計(jì)部做賬。(5)客戶投訴處理結(jié)果為銷貨折讓時(shí)，業(yè)務(wù)人員依核決結(jié)果開立“銷貨折讓證明單”依下列兩種方式取得折讓證明：①收回注明折讓單價(jià)，金額及實(shí)收單價(jià)、金額的原開立統(tǒng)一發(fā)票影印本，影印本上必須由買受人蓋統(tǒng)一發(fā)票章；③填寫“銷貨折讓證明單”由買受人蓋統(tǒng)一發(fā)票章后簽回。取得上述文件之后與“銷貨折讓證明單”一并送會(huì)計(jì)科做賬。7.處理時(shí)效逾期的反應(yīng)總經(jīng)理室于客戶投訴案件處理過程中，對(duì)于逾期案件應(yīng)開立“催辦單”催促有關(guān)部門處理；對(duì)于已結(jié)案的案件，應(yīng)查核各部門處理時(shí)效；對(duì)于處理時(shí)效逾期案件，得開立“洽辦單”送有關(guān)部門追查逾期原因。簽發(fā)人責(zé)任人簽名精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔二十七、客戶投訴經(jīng)濟(jì)處罰細(xì)則第一條客戶投訴處罰的責(zé)任歸屬。業(yè)務(wù)部門、服務(wù)部門以歸屬至個(gè)人為原則，未能明確歸屬至個(gè)人者應(yīng)歸屬至部門。第二條制造部門以各組為最小單位，以歸屬至責(zé)任發(fā)生各組為原則，未能明確歸屬至責(zé)任發(fā)生組者則歸屬至全部門。第三條客戶投訴處罰方式1．客戶投訴案件處罰依據(jù)《客戶投訴處罰判定基準(zhǔn)》的原則，判定有關(guān)部門或個(gè)人，予以處罰個(gè)人效益獎(jiǎng)金，其處罰金額歸屬公司。2．客戶投訴處罰按額度分別處罰。3．客戶投訴處罰標(biāo)準(zhǔn)依“客戶投訴損失金額核算基準(zhǔn)“，責(zé)任歸屬部門的營業(yè)人員，以損失金額除以該責(zé)任部門的總基點(diǎn)數(shù)，再乘以個(gè)人的總基點(diǎn)數(shù)即為處罰金額。4．客戶投訴處罰最高金額