企業(yè)檔案簡(jiǎn)約管理實(shí)踐概述

企業(yè)檔案簡(jiǎn)約管理實(shí)踐概述

當(dāng)今社會(huì)，簡(jiǎn)約已經(jīng)成為一種時(shí)尚，成為一種管理理念。在企業(yè)檔案界，它成為一種方法或?qū)嵺`模式，是對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理方法、步驟、內(nèi)容的合并歸納、有機(jī)整合與升華優(yōu)化。這種企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)是：一目了然，一點(diǎn)就明，一學(xué)就會(huì)，一試就靈。讓我們回歸簡(jiǎn)約吧。簡(jiǎn)約，是對(duì)企業(yè)檔案管理傳統(tǒng)理念的更新，是對(duì)檔案勞動(dòng)方式和生產(chǎn)力的解放！筆者將企業(yè)檔案簡(jiǎn)約管理的實(shí)踐內(nèi)容概括為一條主線、兩個(gè)基本點(diǎn)和三個(gè)功能模塊。作為該實(shí)踐主線的“職能簡(jiǎn)易分類”和“便于檔案檢索利用的著眼點(diǎn)，體現(xiàn)檔案管理效益的落腳點(diǎn)”的兩個(gè)基本點(diǎn)，貫穿于整個(gè)實(shí)踐過(guò)程中。本文以“企業(yè)檔案室藏簡(jiǎn)約組織、企業(yè)檔案簡(jiǎn)約檢索和企業(yè)檔案管理其他措施”三個(gè)實(shí)踐功能模塊介紹了企業(yè)檔案簡(jiǎn)約管理主體結(jié)構(gòu)和工作流程，又通過(guò)職能簡(jiǎn)易分類方法、檔案保管期限（不分時(shí)限）的兩分法、檔案鑒定四步法介紹了主要實(shí)踐環(huán)節(jié)，經(jīng)過(guò)對(duì)企業(yè)檔案簡(jiǎn)約管理其他方法的介紹，完成了企業(yè)檔案簡(jiǎn)約管理實(shí)踐的概述。1企業(yè)檔案簡(jiǎn)約管理模式實(shí)踐簡(jiǎn)介1.1企業(yè)檔案室藏簡(jiǎn)約組織企業(yè)檔案室藏組織以“分類為綱”，首先實(shí)行“年代—類別—期限”的分類規(guī)則，然后以職能簡(jiǎn)易分類方法組織檔案室藏，使得檔案室藏組織回歸自然形態(tài)，維護(hù)著案卷（即歸檔文件基本保管單位，下同）之間的有機(jī)聯(lián)系。鐵路物資企業(yè)劃分檔案保管期限工作，從2000年開(kāi)始廢除“三分法”，實(shí)行永久、定期（不標(biāo)具體時(shí)限）的“兩分法”，定期檔案一律保存10年。每10年鑒定一次保管期滿檔案，可以適時(shí)將失去保管價(jià)值的檔案從庫(kù)房清理出去，加快室藏檔案流動(dòng)速度，以簡(jiǎn)約化高質(zhì)量的室藏，實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)作。歸檔文件基本保管單位如何實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)約流水呢？它是以分類次序排列歸檔文件基本保管單位流水；每一類中的基本保管單位按照“永久—定期”先后次序排列，形成“年代—類別—期限”這樣的簡(jiǎn)約流水方式。在歸檔文件保管單位簡(jiǎn)約流水基礎(chǔ)上，歸檔文件按照件號(hào)和保管單位流水號(hào)由小到大依次編寫(xiě)歸檔文件目錄，標(biāo)示每份歸檔文件的分類號(hào)、文件件號(hào)+文件字號(hào)、文件主題詞和保管期限等4項(xiàng)內(nèi)容。編制好的《歸檔文件目錄》既清晰地表達(dá)了每個(gè)年度的歸檔文件基本保管單位排列次序，體現(xiàn)出了歸檔文件組合排列的規(guī)律性，也以簡(jiǎn)約化的檔案信息組合展示了該年度歸檔文件概貌，便于人們按照文件分類組織的大綱進(jìn)行檢索。歸檔文件基本保管單位排架，就是按照歸檔文件編目次序?qū)⒛硞€(gè)年度全部歸檔文件的基本保管單位入柜，以固定其排序的一項(xiàng)工作。全部基本保管單位入柜之后，檔案盒上部的分類號(hào)依次線性排列，清晰標(biāo)識(shí)著卷盒內(nèi)文件相應(yīng)類別特征；卷盒下方的流水號(hào)由小到大依次排列，使該年度全部歸檔文件準(zhǔn)確就位。然后，制作各自柜簽，柜簽上標(biāo)示該柜歸檔文件的類別范圍、歸檔文件保管單位流水號(hào)起止范圍和保管數(shù)量，并將柜號(hào)標(biāo)注在《歸檔文件目錄》備考欄內(nèi)，以便查找。檔案簡(jiǎn)約排架的平面布局是：分類為檔案橫向組合，年代為檔案縱向組合，構(gòu)成經(jīng)緯組合的簡(jiǎn)約化的檔案室藏組織。上述各個(gè)實(shí)踐節(jié)點(diǎn)以分類相聯(lián)系，形成分類為綱的企業(yè)檔案室藏形態(tài)。若干年代的檔案構(gòu)成了簡(jiǎn)約化企業(yè)檔案室藏組織結(jié)構(gòu)。1.2企業(yè)檔案簡(jiǎn)約檢索企業(yè)檔案簡(jiǎn)約管理作為一種新的管理模式的著眼點(diǎn)是便于檔案的查找利用，必須緊緊抓住分類這個(gè)綱才能開(kāi)展便捷的檔案檢索。歸檔文件檢索是在對(duì)檢索對(duì)象進(jìn)行分類、年代等要素判斷后，依靠分類數(shù)字標(biāo)識(shí)符號(hào)的釋讀進(jìn)行的，這就是對(duì)“分類為綱”的檔案室藏組織予以“綱舉目張”，通過(guò)檔案檢索充分體現(xiàn)出簡(jiǎn)約方法組織檔案室藏的管理效益。1.3企業(yè)檔案管理其他措施企業(yè)檔案管理根據(jù)相關(guān)要求和本單位實(shí)際需要，制定了歸檔文件整理一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，把好檔案室藏組織這一關(guān)；八項(xiàng)管理制度，管住管好了檔案借閱利用、安全保護(hù)、檔案鑒定銷毀、檔案復(fù)制傳送及計(jì)算機(jī)檔案信息開(kāi)發(fā)主要工作環(huán)節(jié)；明確了檔案管理人員崗位職責(zé)。建立了檔案接收清點(diǎn)和檔案利用效益計(jì)算兩項(xiàng)工作流程，做到檔案質(zhì)量良好清清楚楚，檔案利用效益計(jì)算精確明明白白。2職能簡(jiǎn)易分類方法鐵路物資企業(yè)在檔案分類集體實(shí)踐中總結(jié)出來(lái)了職能簡(jiǎn)易分類方法，將企業(yè)職能最大限度地簡(jiǎn)化集約合并，并在此基礎(chǔ)上劃分出歸檔文件的基本類別。這種分類方法類目設(shè)置簡(jiǎn)單扼要，通俗明了，便于文件分類操作。職能簡(jiǎn)易分類類目是基于企業(yè)管理活動(dòng)分工而反映的基本職能，因而具有廣泛的共性，不會(huì)輕易受到局部工作變動(dòng)的影響。如果某單位產(chǎn)品轉(zhuǎn)型或管理體制發(fā)生重大變動(dòng)，只需針對(duì)少數(shù)幾個(gè)類目作出調(diào)整修訂，而大多數(shù)類目可長(zhǎng)期保持不變。由于此種分類法高度概括了企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的共性，每個(gè)類目都有很強(qiáng)的兼容性和廣泛的適用性，不存在普及與推廣的任何障礙，一般企事業(yè)單位均可應(yīng)用。2.1職能簡(jiǎn)易分類規(guī)則，分類代號(hào)、分類類目分類規(guī)則：年代—類別—保管期限。分類代號(hào)、分類類目（以物資供銷企業(yè)為典型，供其他類型企業(yè)參考）：1黨群工作綜合類5計(jì)劃統(tǒng)計(jì)類11基建設(shè)備管理類2黨委組織類7財(cái)務(wù)審計(jì)類12企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理類3紀(jì)檢監(jiān)察類8人事勞資類4行政管理類9物資管理類5法規(guī)制度類10生產(chǎn)技術(shù)管理類2.2職能簡(jiǎn)易分類的實(shí)踐應(yīng)用步驟其一，將職能簡(jiǎn)易分類類目表按既定順序打印出來(lái)并置于辦公桌玻璃板下面，以備存閱。其二，用紙板做成類別標(biāo)識(shí)簽或類目卡片，將職能簡(jiǎn)易分類類目一一列入其上。某些大類可根據(jù)需要標(biāo)示出小類，最好另行制作小類簽，如財(cái)務(wù)審計(jì)類可制作成財(cái)務(wù)管理、規(guī)章制度、審計(jì)等若干小類簽，并編列順序號(hào)。將類目簽置于文件整理臺(tái)案上。其三，將某一年度全部歸檔文件按職能簡(jiǎn)易分類類目進(jìn)行分類，像郵局分揀信件那樣將文件逐一對(duì)號(hào)入座。操作熟練后，十幾個(gè)類目牢記在心，不用類目簽或類目卡片也可進(jìn)行文件分類。其四，將某些大類中的眾多文件進(jìn)行細(xì)分類，如人事勞資類文件數(shù)量多，可進(jìn)行再分類，如(1)人事任免(2)規(guī)章制度(3)人事管理(4)勞動(dòng)工資(5)獎(jiǎng)懲(6)教育等類。因筆者將本單位人事勞資類列為第8類，則上述文件的分類標(biāo)識(shí)確定為8-1（人事任免）、8-2（規(guī)章制度）等，依此類推。其五，對(duì)分類文件進(jìn)行復(fù)查，以杜絕類別誤分現(xiàn)象。其六，將大類簽置于各大類文件之前，小類簽置于各小類文件之前，分別用線繩捆扎。文件分類即告結(jié)束。2.3檔案職能簡(jiǎn)易分類的數(shù)字標(biāo)識(shí)具體包括：(1)分類標(biāo)識(shí)要準(zhǔn)確。嚴(yán)格按照分類目錄名稱標(biāo)引，認(rèn)真仔細(xì)、準(zhǔn)確無(wú)誤，否則，會(huì)造成今后檔案“誤檢”。(2)檔案分類標(biāo)識(shí)不管是數(shù)字標(biāo)識(shí)還是文字標(biāo)識(shí)，或同時(shí)使用兩種方式對(duì)應(yīng)標(biāo)識(shí)，所標(biāo)識(shí)的文字、數(shù)字必須標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字標(biāo)識(shí)要使用阿拉伯?dāng)?shù)字并橫排標(biāo)識(shí)，一組以上的數(shù)字標(biāo)識(shí)，相互之間用“—”隔開(kāi)，以利于人機(jī)準(zhǔn)確識(shí)讀。文字標(biāo)識(shí)除特殊者外一律使用標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)化漢字，如需使用外文標(biāo)識(shí)，需在外文下面另行標(biāo)識(shí)所譯漢字，并標(biāo)識(shí)在括號(hào)內(nèi)。(3)分類標(biāo)識(shí)的規(guī)范化要求。歸檔文件的保管單位分類標(biāo)識(shí)應(yīng)與歸檔文件的分類保持一致。歸檔文件的類別以醒目的方式標(biāo)識(shí)在檔案盒卷脊上部。如行政管理類的某一盒歸檔文件標(biāo)識(shí)為“4-1”，其表意為：行政管理類第一盒。財(cái)務(wù)審計(jì)規(guī)章制度標(biāo)識(shí)為“7-2”，其他依此類推。數(shù)字或文字標(biāo)識(shí)的字體、字號(hào)、顏色及分隔符號(hào)均應(yīng)保持一致，數(shù)字或文字標(biāo)識(shí)位置亦應(yīng)統(tǒng)一固定。在卷盒脊背上標(biāo)識(shí)，許多單位是將分類標(biāo)識(shí)打印后裁成小紙條貼在上面，如手寫(xiě)方式標(biāo)識(shí)，字跡符號(hào)還應(yīng)符合工整、美觀、醒目的要求。如需對(duì)“專卷”特殊標(biāo)識(shí)，應(yīng)盡量使用文件主題詞表詞匯，以免人機(jī)檢索發(fā)生“歧義”誤讀。3檔案保管期限（不分時(shí)限）的“兩分法”2000年，中國(guó)鐵路物資系統(tǒng)企業(yè)就開(kāi)始實(shí)行歸檔文件保管期限永久、定期（不劃分文件具體時(shí)限）“兩分法”，從實(shí)踐中感到的優(yōu)越性是：文件鑒定者根據(jù)“少而精”原則，只需將少量特殊價(jià)值的文件從歸檔文件中挑出永久保存，其余文件定期保管，在很大程度上消除了人們對(duì)歸檔文件價(jià)值認(rèn)知的主觀隨意性，消除了可長(zhǎng)可短或從長(zhǎng)處置的價(jià)值判斷誤區(qū)，使文件價(jià)值鑒定變得簡(jiǎn)便易行。其二，大量歸檔文件定期保管，每滿10年鑒定一次，可以縮短檔案鑒定周期，加速了檔案室藏流動(dòng)速度，達(dá)到優(yōu)化室藏的目的。歸檔文件保管期限“兩分法”都有哪些適用性呢？3.1操作簡(jiǎn)便，便于推廣“兩分法”的特點(diǎn)，是在于取消了定期文件劃分時(shí)限的工作。數(shù)量龐大的定期文件劃分時(shí)限，消耗的時(shí)間一般要占到整項(xiàng)工作的70%左右。簡(jiǎn)約兩分法省時(shí)省力省心，節(jié)約了勞動(dòng)成本，提高了工作效率。以黨群工作綜合類歸檔文件為例，先將黨政聯(lián)席會(huì)議紀(jì)要、黨委會(huì)議記錄、上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本單位領(lǐng)導(dǎo)人事任免文件、本單位中層領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)聘解文件、黨委年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)等反映黨群重大工作面貌的文件從中挑出，作為永久文件保存，其余黨群工作中形成的大量文件，如一般的規(guī)章制度、事務(wù)性文件，會(huì)議文件以及外來(lái)文件，無(wú)需進(jìn)一步劃分具體時(shí)限，一律定期保管10年（此處節(jié)省的時(shí)間和精力很可觀）。過(guò)去，我們劃分檔案保管期限，永久檔案相對(duì)省事，長(zhǎng)期和短期檔案的劃分爭(zhēng)議大、耗時(shí)長(zhǎng)、效果差，有些時(shí)候簡(jiǎn)直就是徒勞無(wú)功。而應(yīng)用簡(jiǎn)約兩分法劃分檔案保管期限，不在定期時(shí)限上糾纏不休，只是匹配一下基本保管單位，省時(shí)省事省心省力，何樂(lè)而不為之呢？3.2這種方法十分適用于歸檔文件手工檢索盡管許多基層單位實(shí)現(xiàn)了檔案計(jì)算機(jī)管理，但由于未能將全部檔案數(shù)字化，并實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)全文檢索，以及出于手工檢索種種便利，許多時(shí)候，或者說(shuō)主要的檢索還是手工方式。在現(xiàn)階段完全采用計(jì)算機(jī)代替手工檢索不可能的情況下，如何使整理后的歸檔文件便于手工檢索，應(yīng)當(dāng)是我們關(guān)注的一個(gè)重要問(wèn)題。筆者在采用“職能簡(jiǎn)易分類”與“年代—類別—保管期限”排架方式基礎(chǔ)上，采用“兩分法”劃分歸檔文件保管期限，使得檔案室藏形態(tài)簡(jiǎn)約明了，本單位各項(xiàng)工作職能得到充分展示，本單位發(fā)展歷程一目了然，十分便于手工檢索。有人查找某年人事管理制度文件，馬上在檢索人員頭腦中反射出“人事管理制度”、“定期”等關(guān)鍵詞，打開(kāi)該年卷柜，從標(biāo)識(shí)著“8.2”、“人事管理制度”、“定期”的檔案盒中取出該年“人事管理制度”全部文件提供給利用者。3.3這種方法給今后的期滿歸檔文件鑒定留有充分余地使用“三分法”或定期標(biāo)時(shí)的兩分法劃分歸檔文件保管期限，往往在日后期滿的歸檔文件鑒定時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)這個(gè)缺陷：由于期限或時(shí)限限制，從長(zhǎng)劃分保管期限（如過(guò)去的長(zhǎng)期檔案，或今后的30年時(shí)限檔案）卷盒里的文件，按制度規(guī)定不能提前鑒定，必須等到保管期滿后才能鑒定銷毀，增加了室藏負(fù)擔(dān)，增加了管理費(fèi)用，浪費(fèi)了管理人員精力。而使用“兩分法”（不標(biāo)具體時(shí)限）劃分歸檔文件保管期限，就可以將“定期”歸檔文件每十年鑒定一次，有價(jià)值者續(xù)存，無(wú)價(jià)值者銷毀，鑒定者無(wú)所顧忌，可放開(kāi)手腳鑒定文件。4檔案鑒定“四步法”我們?yōu)槭裁幢仨殢U除傳統(tǒng)的檔案鑒定方法？筆者在近三十年檔案鑒定實(shí)踐中，深刻感受到：企業(yè)檔案鑒定急需簡(jiǎn)單易行、易于推廣的工作方法，以推動(dòng)檔案鑒定工作的開(kāi)展，使企業(yè)檔案室藏得到精簡(jiǎn)優(yōu)化，降低管理成本。在這里向大家推薦檔案鑒定“四步法”：將檔案鑒定工作程序刪繁就簡(jiǎn)，只包括提交檔案鑒定報(bào)告、檔案鑒定、銷毀檔案和工作小結(jié)四個(gè)工作項(xiàng)目。檔案鑒定“四步法”都有哪些應(yīng)用步驟呢？第一步提交檔案鑒定報(bào)告。企業(yè)積累了一定數(shù)量保管期限已滿的檔案需鑒定銷毀時(shí)，由相應(yīng)部門(mén)書(shū)面或口頭報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)，得到允許后即可開(kāi)展檔案鑒定工作。第二步檔案鑒定。檔案鑒定分為兩個(gè)步驟：其一是將所有超期檔案從柜中取出，集中存放，在認(rèn)真仔細(xì)鑒定之后列出待銷毀檔案清單。其二是將銷毀檔案清單并附書(shū)面報(bào)告送領(lǐng)導(dǎo)審批。第三步領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后按相應(yīng)規(guī)定將檔案予以銷毀，將需繼續(xù)保存的案卷歸入相應(yīng)年代相應(yīng)期限的卷柜中，文件則插卷，調(diào)整相應(yīng)目錄和臺(tái)賬，將已銷毀檔案在案卷目錄中“注銷”；其他情況標(biāo)注在“備考表”中。將案卷銷毀清冊(cè)和其他重要材料一并歸檔保存。第四步將檔案鑒定概括寫(xiě)出工作小結(jié)。實(shí)施檔案鑒定“四步法”還要同時(shí)運(yùn)用下面的兩條原則：其一，是“以我為主、為我所需”的原則。鑒定檔案價(jià)值應(yīng)以滿足本單位今后工作查考需要為原則，凡是與維護(hù)本單位歷史面貌和今后工作查考有關(guān)的檔案都要保留下來(lái)，其他可銷毀。而反映本單位歷史面貌或?yàn)榻窈蠊ぷ鞑榭夹枰臋n案之中，主要是本單位在歷史上制發(fā)的歸檔文件，即平時(shí)常說(shuō)的發(fā)文，這些文件一旦誤銷，將使本單位工作查考受到影響，或使本單位權(quán)益受到損害。而外來(lái)文件即使銷毀，原發(fā)文單位還會(huì)留存，仍有可查閱之處。企業(yè)要為自己留存檔案，自己需要什么就存什么，不需要的一概不存。據(jù)近年對(duì)歸檔文件專門(mén)作出的統(tǒng)計(jì)分析表明：本單位文件在整個(gè)歸檔文件中一般要占到70%～75%，是其中的一個(gè)“大頭”。外來(lái)文件中又以直屬上級(jí)機(jī)關(guān)的文件為歸檔重點(diǎn)，占到15%左右，其他是非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)和其他機(jī)關(guān)，以及與社會(huì)來(lái)往的文件。等到10年后經(jīng)過(guò)檔案鑒定再淘汰一些外來(lái)文件，本單位文件要占到總體的90%左右。其二，是“與時(shí)俱進(jìn)、具有時(shí)代特色”的原則。古代有個(gè)成語(yǔ)，叫做“刻舟求劍”，專門(mén)諷刺那些不知應(yīng)勢(shì)而變的人。時(shí)代變了，企業(yè)經(jīng)營(yíng)模式變了，檔案價(jià)值觀念和鑒定原則必然要隨之改變。檔案鑒定如果不能把握好未來(lái)，就會(huì)產(chǎn)生一定的盲目性和被動(dòng)性，無(wú)法按時(shí)代要求對(duì)檔案室藏內(nèi)容和結(jié)構(gòu)作出調(diào)整與更新，無(wú)法適應(yīng)企業(yè)對(duì)檔案利用新的需求。檔案鑒定工作提倡與時(shí)俱進(jìn)，具有時(shí)代特色，就是把歷史、現(xiàn)在和未來(lái)聯(lián)結(jié)為一個(gè)流動(dòng)的時(shí)空整體，全面考察與判斷檔案價(jià)值，對(duì)企業(yè)未來(lái)檔案需求作出較為準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)，實(shí)現(xiàn)室藏的吐故納新，使室藏不斷適應(yīng)于企業(yè)發(fā)展變化的需要。只有這樣，才能更好地維護(hù)企業(yè)歷史面貌，更好地服務(wù)于企業(yè)。文件歸檔價(jià)值隨著社會(huì)變化而產(chǎn)生變化。上個(gè)世紀(jì)很長(zhǎng)一個(gè)時(shí)期，就是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)年代，那時(shí)的“紅頭文件”比一般文件重要。紅頭文件又隨著行政級(jí)別而提高價(jià)值。比如中共中央的文件比北京市黨委文件價(jià)值大，市委文件又比工廠黨委文件價(jià)值大，本單位文件的價(jià)值最低。進(jìn)入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)后，前面那個(gè)文件價(jià)值觀念整個(gè)被顛倒過(guò)來(lái)，變成“以我為主”，本單位形成的文件成為歸檔文件主體。另外，一些非紅頭文件，如企業(yè)聯(lián)營(yíng)、股份制改造形成的股權(quán)證書(shū)、聯(lián)營(yíng)合同、勞動(dòng)協(xié)議、出資證明、資金擔(dān)保書(shū)等關(guān)系到企業(yè)興衰成敗生死存亡，紅頭文件哪有比這些文件更重要的價(jià)值呢？這就是檔案鑒定，包括文件歸檔價(jià)值鑒定，都需要格外注意的問(wèn)題，是檔案鑒定要與時(shí)俱進(jìn)的新觀念。通過(guò)檔案鑒定工作與時(shí)俱進(jìn)彰顯時(shí)代特色，通過(guò)以我為主凸顯本單位特色，是企業(yè)檔案鑒定的兩條重要原則。5企業(yè)檔案簡(jiǎn)約管理其他方法所謂的企業(yè)檔案簡(jiǎn)約管理其他方法，就是除了職能簡(jiǎn)易分類、簡(jiǎn)約保管期限劃分和檔案鑒定“四步法”之外的其他方法。其中主要是歸檔文件簡(jiǎn)化整理、檔案檢索方法兩點(diǎn)。為了不重復(fù)的原因，前面已經(jīng)講到的歸檔文件分類、保管期限劃分、基本保管單位流水、編目和檔案排架，這些同屬于或者與歸檔文件整理有關(guān)的項(xiàng)目就不予介紹了。本小節(jié)主要說(shuō)明文件鑒定四要素和一些相關(guān)配套的歸檔文件整理簡(jiǎn)化措施，然后介紹一下檔案檢索方法。5.1歸檔文件簡(jiǎn)化整理文件鑒定四要素。歸檔文件鑒定四要素是歸檔文件整理的重要內(nèi)容之一，它使文件價(jià)值判斷由抽象模糊難以把握變成具體清晰可操作，是簡(jiǎn)約管理理念下精細(xì)操作的典范。其操作項(xiàng)目包括：文件價(jià)值鑒定、文件法律標(biāo)記鑒定、文件齊全完整鑒定和文件技術(shù)鑒定等四個(gè)方面的要素。文件價(jià)值鑒定是區(qū)別歸檔文件不同保管期限，使之分為“永久”和“定期”兩部分。文件法律標(biāo)記鑒定含義包括兩點(diǎn)：一是鑒定文件有無(wú)法律標(biāo)記，比如文件定稿是否已經(jīng)簽發(fā)、正本是否加蓋公章，合同文本是否具有相關(guān)各方簽字和公章；二是鑒定上述文件法律標(biāo)記是否完整、規(guī)范、清晰。具體包括：文件法律標(biāo)記是否使用永久性字跡材料標(biāo)識(shí)，合同協(xié)議是否具有清晰的印信、指紋，并在法定（指定）位置上簽署，文件簽發(fā)、簽署日期、簽署意見(jiàn)等是否齊全，簽署字體是否清晰、規(guī)范，等等。文件齊全鑒定是指應(yīng)該歸檔的文件是否都已經(jīng)歸檔，文件完整鑒定是指每份歸檔文件的稿本、主附件是否完整。文件技術(shù)鑒定主要指文件的文面質(zhì)量、紙質(zhì)和字跡材料等方面的技術(shù)指標(biāo)是否合乎要求。通過(guò)鐵路物資企業(yè)十年反復(fù)實(shí)踐得出的一個(gè)結(jié)論，就是只有在“以我為主、為我所用”的文件鑒定原則指導(dǎo)下，把握好文件鑒定四要素，才能使得文件鑒定工作得到理想的效果。歸檔文件整理簡(jiǎn)化方法還包括：文件即時(shí)鑒定方法（省去集中鑒定文件所需時(shí)間，也叫平時(shí)歸檔法）。簡(jiǎn)單的檔案裝訂方法：一般文件只用訂書(shū)器在左上角訂一個(gè)金屬釘，保證文件不散不亂即可。這樣做的目的一是節(jié)省人力物力，二是適合文件在歸檔最初幾年內(nèi)頻繁復(fù)印、傳真的需要。永久保管文件在5年后利用概率變小，可以考慮線訂。將會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、人事任免令類型文件合訂，只在第一份文件首頁(yè)加蓋填寫(xiě)歸檔戳記，減少文件蓋戳頻次。將文件頁(yè)碼尾號(hào)直接填寫(xiě)在《歸檔文件目錄》表內(nèi)，基本免除文件編張?zhí)柟ぷ?。立厚卷，減少歸檔文件保管單位數(shù)量。10年前，本系統(tǒng)企業(yè)每年一般都要立成二百余卷，甚至更多，整整裝滿一組五節(jié)檔案柜，而現(xiàn)在每年的歸檔文件一般只有三十至五十個(gè)保管單位；同樣10年前，本系統(tǒng)各單位每年花在文書(shū)立卷上的時(shí)間為2～3個(gè)月，現(xiàn)在多則需1個(gè)月，少則需2～3周的時(shí)間。5.2檔案檢索方法檔案檢索要實(shí)現(xiàn)快、準(zhǔn)、全的要求，除了對(duì)室藏熟悉和依靠工作經(jīng)驗(yàn)之外，還需要應(yīng)用新的檔案檢索方法和檢索技巧。利用分類標(biāo)識(shí)檢索檔案。歸檔文件分類標(biāo)識(shí)的目的，是保持歸檔文件保管單位的類特征，便于歸檔文件的快速簡(jiǎn)便檢索。有人查找2005年一份總經(jīng)理會(huì)議紀(jì)要，檢索者亦須理順這樣一組檢索符號(hào)：“1（永久卷）—4（行政管理類別代號(hào)）—2005（年代）”，然后去檢索歸檔文件。這就是對(duì)歸檔文件組織相關(guān)信息進(jìn)行回溯而形成的檢索符號(hào)，又是某一份歸檔文件自身所依從的邏輯關(guān)系，文件類別則是三者中的核心要素，它始終是文件檢索所依從的邏輯主線，是歸檔文件檢索指導(dǎo)思想的大綱。如果從三者中去除了職能簡(jiǎn)易分類這一核心要素，只剩下期限和年代兩個(gè)不大相關(guān)的概念，檔案檢索便無(wú)從談起。歸檔文件整理和檔案室藏組織以分類為綱，檔案檢索便是對(duì)分類的綱舉目張