東方航空公司ERP系統(tǒng)最終用戶培訓(xùn)手冊采購模塊

ChinaEasternAirlineEndUserTrainingDocument東方航空企業(yè)ERP系統(tǒng)最后用戶培訓(xùn)手冊采買模塊撰寫人:東航項目組撰寫日期:2003年3月21日最后修他日期:2003年4月28日文控編號:版本:1.1審批人:東航項目組拷貝數(shù)目_____CompanyConfidential-Forinternaluseonly1文檔控制改正記錄DateAuthorVersionChangeReference03/28/2003劉偉1.02003/4/28李其祥1.1改正內(nèi)容查閱NamePosition散發(fā)CopyNo.NameLocationCompanyConfidential-Forinternaluseonly2目錄文檔控制...................................................................................錯誤！未指定書簽。改正記錄............................................................................錯誤！未指定書簽。查閱....................................................................................錯誤！未指定書簽。散發(fā)....................................................................................錯誤！未指定書簽。目錄...........................................................................................錯誤！未指定書簽。編寫說明...................................................................................錯誤！未指定書簽。目的....................................................................................錯誤！未指定書簽。使用對象............................................................................錯誤！未指定書簽。參照文檔............................................................................錯誤！未指定書簽。有關(guān)崗位及職責.......................................................................錯誤！未指定書簽。崗位及職責........................................................................錯誤！未指定書簽。Oracle采買系統(tǒng)基本操作說明................................................錯誤！未指定書簽。怎樣登錄Oracle采買系統(tǒng)................................................錯誤！未指定書簽。閱讀器窗口說明..................................................................................................8工具欄說明........................................................................錯誤！未指定書簽。下拉菜單說明....................................................................錯誤！未指定書簽。系統(tǒng)快捷鍵說明................................................................錯誤！未指定書簽。請購單的手工錄入...................................................................錯誤！未指定書簽。請購單的匯總、查問及有關(guān)內(nèi)容.........................................錯誤！未指定書簽。采買訂單辦理...........................................................................錯誤！未指定書簽。手工錄入采買訂單...................................................................錯誤！未指定書簽。標準采買訂單的自動生成.......................................................錯誤！未指定書簽。一攬子采買協(xié)議發(fā)放的審批...................................................錯誤！未指定書簽。采買訂單的查問.......................................................................錯誤！未指定書簽。采買訂單的接收.......................................................................錯誤！未指定書簽。采買訂單接收的退回...............................................................錯誤！未指定書簽。接收的改正...............................................................................錯誤！未指定書簽。供給商管理...............................................................................錯誤！未指定書簽。新建供給商........................................................................錯誤！未指定書簽。供給商歸并........................................................................錯誤！未指定書簽。報表...........................................................................................錯誤！未指定書簽。報表的提交........................................................................錯誤！未指定書簽。CompanyConfidential-Forinternaluseonly3報表的打印、輸出............................................................錯誤！未指定書簽?？偨Y(jié)...........................................................................................錯誤！未指定書簽。CompanyConfidential-Forinternaluseonly4編寫說明最后用戶培訓(xùn)手冊的每一章將按采買業(yè)務(wù)中波及的基本操作種類來睜開，包含以下兩個方面：操作說明：簡要表達操作的背景、用途、注意點等。操作過程：簡要表達操作的步驟。目的這是最后用戶教育培訓(xùn)的協(xié)助教材，使有關(guān)人員在清楚認識未來業(yè)務(wù)流程的同時，能嫻熟掌握ORACLE采買訂單管理系統(tǒng)的操作。使用對象最后用戶培訓(xùn)手冊合用于東航有關(guān)部門物件的采買申請審批人員、采買的審批人員、詳細的履行人員以及庫房的保存人員。參照文檔東方航空股份有限企業(yè)財務(wù)管理信息系統(tǒng)庫存系統(tǒng)解決方中國東方航空企業(yè)ERP升級項目需求般配和差別剖析中國東方航空企業(yè)ERP升級項目測試文檔CompanyConfidential-Forinternaluseonly5有關(guān)崗位及職責崗位及職責編號崗位主要職責人員CompanyConfidential-Forinternaluseonly6Oracle采買系統(tǒng)基本操作說明本章介紹使用Oracle應(yīng)用軟件的有關(guān)基本操作。怎樣登錄Oracle采買系統(tǒng)啟動Oracle應(yīng)用軟件系統(tǒng)在Windows2000的桌面上雙擊Oracle應(yīng)用產(chǎn)品的快捷方式圖標啟動后彈出Oracle應(yīng)用產(chǎn)品窗口，以以下圖：3．輸入用戶名：在用戶名欄鍵入自己的用戶名（用戶名由系統(tǒng)管理員分派指定）4．輸進口令：輸入用戶名后敲“回車”鍵、“Tab”鍵或用鼠標單擊口令欄將光標移至口令欄輸入自己的口令5．選擇責任：輸入密碼后，敲“回車”鍵或點擊“連結(jié)”，進入“責任”窗口：CompanyConfidential-Forinternaluseonly7辦理平時業(yè)務(wù)時用鼠標選中自己使用的菜單欄目，如“采買管理系統(tǒng)超級用戶”后點擊“確立”或用鼠標雙擊，進入指定窗口。閱讀器窗口說明登錄系統(tǒng)后，出現(xiàn)以下屏幕：3）2)1)1）定位列表區(qū)：顯示出所需要的功能表單名，雙擊表單名或點擊“翻開”鍵或回車，均可進入相應(yīng)的功能表單，也能夠?qū)⒁约犹?+)開始的項目擴大至更遠的子層直至找到所需的表單。子層在擴大項目的下邊縮排顯示。2）前十個定位列表區(qū)：假如有常常使用的表單，能夠?qū)⑺鼈儚?fù)制至前十個定位列表區(qū)。前十個列表顯示出表單名，能夠立刻選擇它們而無需在定位列表區(qū)中搜尋。增添方法：在定位列CompanyConfidential-Forinternaluseonly8表區(qū)中選擇需用的表單，點擊向右的箭頭；刪除方法：在前十個定位列表區(qū)中選擇需刪除的表單，點擊向左的箭頭。3）擴大/折疊按鈕：用于擴大或折疊功能表單。擴大折疊擴大所有子層所有擴大所有折疊工具欄說明系統(tǒng)工具欄以以下圖所示：保存剪切刪除記錄附件查找打印粘貼縮放窗口幫助新建下一步復(fù)制編寫字段文件夾工具返回至閱讀器封閉表單消除記錄變換下拉菜單說明系統(tǒng)內(nèi)功能表單中的下拉菜單以以下圖所示：從圖中可看出，既能夠使用工具欄，也能夠使用下拉Confidential-Forinternaluseonly9菜單，對系統(tǒng)表單進行操作。系統(tǒng)快捷鍵說明在ORACLE系統(tǒng)中，除了能夠使用工具欄和下拉菜單進行操作外，系統(tǒng)還供給了快捷鍵，以方便系統(tǒng)表單操作，下邊列舉一些常用快捷鍵：Ctrl-S保存Ctrl-L值列表F11輸入查問條件Ctrl-F11查找切合條件的記錄（假如不用F11輸入查問條件，使用Ctrl-F11則查找出所有記錄）CompanyConfidential-Forinternaluseonly10請購單的手工錄入本章主要介紹在采買系統(tǒng)中怎樣手工輸入采買申請單路徑：采買>申請>申請。輸入請購單的整體信息128734在種類欄中，選擇種類為采買申請。在說明欄中，輸入自己請購單的表記。選擇庫存組織輸入地址根源選擇建議供給商（可選）在項目地區(qū)輸入請購的項目信息（可輸入多行信息）。輸入項目種類輸入項目編號項目類型及說明會自動帶入

56CompanyConfidential-Forinternaluseonly11輸入請購單的項目信息在數(shù)目欄中，輸入所需數(shù)目。在價錢欄中，輸入所需資料的單價（此價錢可從項目信息自動帶出）。在日期欄中，選擇資料需求日期。這樣一張請購單所需的基本信息已達成。保存，請購單的編號將自動產(chǎn)生。單擊“審批”提交同意。選擇相應(yīng)的審批層次和審批人。2點擊確立CompanyConfidential-Forinternaluseonly12請購單的匯總、查問及有關(guān)內(nèi)容本章主要介紹怎樣查問已輸入請購單的狀態(tài)、活動歷史、存在問題等。本操作合用于請購單的平時查問。請購單查問路徑：采買>申請>申請匯總依據(jù)屏幕有關(guān)內(nèi)容查問條件(可選)進行查問:145236按請購單號按編制人按項目按票據(jù)種類按請購人選擇查問結(jié)果按“查找”按鈕進行查問，進入請購單匯總窗口。注意上圖中的審批狀態(tài)，CompanyConfidential-Forinternaluseonly13點擊鼠標選摘要查察的記錄按行按鈕可查察請購單行信息。按新建按鈕可輸入新的請購單。按翻開按鈕可改正審批狀態(tài)為未達成的訂單。請購單控制路徑：采買>請購單>請購單匯總選擇菜單：工具>控制選擇活動，改正票據(jù)狀態(tài)。輸入進行此活動的原由。點擊“確立”，請購單的狀態(tài)被改正。請購單歷史記錄查察路徑：采買>請購單>請購單匯總CompanyConfidential-Forinternaluseonly14選擇菜單：工具>查察活動歷史記錄顯示該請購單活動的歷史記錄請購單模板應(yīng)用路徑：采買>申請>申請目錄”按扭151．選擇請購單模板2．點擊“查找”按鈕出現(xiàn)供給商項目目錄窗口選擇所需行項目點擊增添，復(fù)制記錄到訂單區(qū)，被選區(qū)中已選擇項將變成藍色輸入請購數(shù)目4.輸入需要日期重復(fù)1-4輸入其余請購項目。請購項目輸完后，點擊“選擇”按鈕，所需項目將被復(fù)制到請購單上。關(guān)于一些常常需要請購的物料，能夠成立申請模板，利用申請模板直接把物料復(fù)制到請購單上，方便快捷。CompanyConfidential-Forinternaluseonly16采買訂單辦理本章主要介紹在采買系統(tǒng)中怎樣進行采買訂單操作。在ORACLE采買系統(tǒng)中采買訂單分為標準采買訂單、計劃采買訂單、一攬子采買協(xié)講和合同采買協(xié)議四種種類。采買訂單辦理的整體流程為：輸入采買訂單(手工和由請購單生成)>審批>采買訂單查問及控制CompanyConfidential-Forinternaluseonly17手工錄入采買訂單路徑：采買訂單>采買訂單或：采買訂單>采買訂單匯總>新建PO采買訂單的整體信息選擇該張訂單的采買訂單種類“種類”。輸入該訂單所屬的供給商名稱“供給商”。輸入該供給商的地址輸入該供給商的聯(lián)系人輸入該張采買訂單的采買員。此時注意采買訂單的日期“已創(chuàng)立”和狀態(tài)“狀態(tài)”。輸入采買訂單的明細信息當輸完采買訂單的整體信息后，開始輸入訂單行信息輸入物料代碼“項目”。輸入采買數(shù)目“數(shù)目”改正采買訂單價錢“采買價錢”。CompanyConfidential-Forinternaluseonly18在采買單錄入主屏幕上,選擇“審批”CompanyConfidential-Forinternaluseonly19標準采買訂單的自動生成本章主要介紹在采買系統(tǒng)中怎樣依據(jù)采買申請自動生成采買訂單。路徑：采買訂單>自動創(chuàng)立查找需要的請購單1輸入采買申請單的查問條件(注意“同意”應(yīng)選擇“是”)單擊查找。CompanyConfidential-Forinternaluseonly20選擇請購單行成立采買訂單.選擇一行或多行申請行，內(nèi)行前打勾?；顒佑蜻x擇創(chuàng)立票據(jù)種類域選擇標準采買訂單。點“自動”進入以下屏幕，點擊“創(chuàng)立”，進入采買訂單輸入屏幕。您能夠進一步改正您的采買訂單，輸入供給商、需要日期等一定錄入的內(nèi)容，而后保存，提交審批。CompanyConfidential-Forinternaluseonly21一攬子采買協(xié)議發(fā)放的審批本章主要介紹一攬子采買協(xié)議在發(fā)放時提交審批的操作過程。提交審批路徑：采買訂單>發(fā)放在采買發(fā)放錄入界面，輸入一攬子采買協(xié)議的訂單號，輸入發(fā)運組織和發(fā)放數(shù)目，需要日期等信息后，存盤，單擊“審批”。此后的操作同采買訂單的審批。審批通事后，就能夠?qū)@一協(xié)議進行發(fā)放。CompanyConfidential-Forinternaluseonly22采買訂單的查問本章主要介紹怎樣查問采買單信息。路徑：采買訂單>采買訂單匯總123456如上圖所示,能夠輸入各樣查問條件1．按采買訂單號2．按采買訂單種類（如采買訂單，一攬子協(xié)議）3．按供給商4．按采買員5．按項目信息6．選擇查問結(jié)果單擊查找，切合條件的采買訂單就出此刻采買訂單匯總界面上選摘要查察的采買訂單，經(jīng)過“工具”菜單中相應(yīng)的子菜單，能夠進行以下操作：查察訂單行路徑：工具>查察行顯示該訂單的采買行信息CompanyConfidential-Forinternaluseonly23查察發(fā)貨信息路徑：工具>查察裝運顯示該訂單的發(fā)貨信息查察分派信息路徑：工具>查察分派顯示該訂單的帳戶分派信息查察接收信息路徑：工具>查察接收顯示該訂單的接收信息查察訂單活動歷史記錄信息路徑：工具>查察活動歷史記錄顯示該訂單的活動歷史記錄查察訂單有關(guān)的發(fā)票信息路徑：工具>查察發(fā)票可顯示該訂單有關(guān)的發(fā)票信息采買訂單的復(fù)制路徑：工具>復(fù)制票據(jù)復(fù)制采買訂單CompanyConfidential-Forinternaluseonly24采買訂單的控制路徑：工具>控制顯示控制票據(jù)窗口1．選擇活動內(nèi)容。2．輸入活動原由。3．點擊“確立”保存退出。CompanyConfidential-Forinternaluseonly25采買訂單的接收本章主要介紹在采買系統(tǒng)中怎樣依據(jù)采買訂單接收供給商交貨。采買訂單的接收包含直接接收入庫、查驗接收入庫和標準接收三種方式。本章主要介紹在采買系統(tǒng)中怎樣依據(jù)采買訂單接收供給商交貨。正常采買物料的接收使用標準接收和直接接收兩種方式。路徑：接收>接收查問接收信息：根源種類：選擇供給商（供給商）。采買訂單：輸入采買訂單號。輸入接收的項目編碼。CompanyConfidential-Forinternaluseonly26按“查找”鍵或回車，表示接收查問條件，進入下一查問結(jié)果屏幕。采買接收檢查送貨單信息與此處的訂單信息符合后，輸入實質(zhì)接收的數(shù)目。保存。點擊“題頭”鍵，出現(xiàn)以下圖：此處是系統(tǒng)為該次接收產(chǎn)生的收條號，一定記錄下來。CompanyConfidential-Forinternaluseonly27采買訂單接收的退回本章主要介紹在采買系統(tǒng)中怎樣退回已經(jīng)接收的物件。本操作合用于所有物件的采買接收的返回。路徑：接收>退貨查問切合條件的收條接收（收條號）：輸入送貨批的收條號。也可輸入采買單編號、供給商和項目編碼作為查問條件。按“查找”鍵或回車，表示接收查問條件，進入下一查問結(jié)果屏幕。輸入退貨信息點擊相應(yīng)記錄,選擇所要退貨的記錄輸入要退貨的數(shù)目選擇退回目標CompanyConfidential-Forinternaluseonly28假如該項目要求批次-序列控制,點擊批次和序列輸入詳細的批次-序列.(詳細操作見資料的交貨入庫辦理)CompanyConfidential-Forinternaluseonly29接收的改正本章主要介紹在采買系統(tǒng)中怎樣依據(jù)對接收數(shù)據(jù)進行改正。本操作合用于所有物件的采買接收的改正。路徑：接收/改正查問切合條件的收條接收（收條號）：輸入送貨批的收條號。也可輸入采買單編號、供給商和項目編碼作為查問條件。按“查找”鍵或回車，表示接收查問條件，進入下一查問結(jié)果屏幕。CompanyConfidential-Forinternaluseonly30輸入接收改正信息輸入改正的數(shù)目在方框里打鉤保存退后出.CompanyConfidential-Forinternaluseonly31供給商管理本章內(nèi)容主要介紹在在采買管理系統(tǒng)中對供給商的增添、改正。本操作合用于在平時業(yè)務(wù)定義及保護供給商信息。新建供給商在供給商視窗中設(shè)置供給商，以記錄您從其接收貨物和服務(wù)的個人和企業(yè)信息。為供給商和供給商地址輸入的信息，在此后將作為輸入該供給商的事務(wù)辦理時的默認值。路徑：供給基準>供給商輸入供給商基本信息輸入新供給商的名稱、編碼、及合用的付款條件和供給商種類等信息后。點擊地址按鈕輸入供給商的地址、地址、電話等信息。當保存了新供給商的付款條款是預(yù)設(shè)的默認值，您能夠?qū)@些值進行改正。注意，假如您輸入的供貨商名稱或編號已經(jīng)存在，Oracle系統(tǒng)將顯示一條錯誤信息，且不允許持續(xù)輸入，您需查明其能否為重復(fù)錄入的供給商。輸入供給商分類信息。CompanyConfidential-Forinternaluseonly32輸入供給商種類1輸入供給商地址詳盡信息。上述信息輸完后，點擊地址按鈕進入以下屏幕。1．輸入地址和國家名稱2．輸入地址。3．輸入所在地信息CompanyConfidential-Forinternaluseonly334．輸入郵政編碼5．輸入地址選項能否支付地址能否為采買地址能否僅為詢價地址6．輸入該供給商地址的電話信息輸入供給商的聯(lián)系人信息。每個供給商可有多個聯(lián)系人。1321．輸入聯(lián)系人姓名2．輸入聯(lián)系電話3．輸入無效日期（必需時輸入）選擇其余選項能夠輸入您要記錄的供給商地址其余信息，比如：銀行帳戶、會計、發(fā)票稅等信息。如需查察其會計信息的默認值，您可依據(jù)實質(zhì)狀況改正其默認值。保存所做的工作。供給商歸并本章內(nèi)容主要介紹在在采買訂單管理系統(tǒng)中歸并供給商信息CompanyConfidential-Forinternaluseonly34本操作合用于在平時業(yè)務(wù)對重復(fù)的供給商進行歸并。路徑：采買>供給基準>供給商歸并選擇歸并內(nèi)容發(fā)票：在此選摘要從舊供給商傳遞給新供給商的發(fā)票所有：傳遞舊供給商所有的發(fā)票未付：只傳遞舊供給商未支付的發(fā)票無：不傳傳遞舊供給商的發(fā)票PO：假如要將所有采買訂單從舊供給商傳遞給新供給商，請選擇“PO（采買訂單）”輸入舊供給商名稱和地址以及新供給商名稱。對付款管理系統(tǒng)會將信息從舊供給商傳遞給新供給商。假如您要將舊供給商地址從頭指定給新供給商，請選擇“復(fù)制地址”。在歸并時期，對付款管理系統(tǒng)將輸入歸并日期作為舊供給商地址的無效日期并使用您選摘要