OA系統(tǒng)在煙草企業(yè)的綜合運(yùn)用

OA系統(tǒng)在煙草企業(yè)的綜合運(yùn)用摘要：為進(jìn)一步提高管理水平和無(wú)紙化辦公水平，全國(guó)煙草企業(yè)都增加了很多應(yīng)用軟件，比如OA系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、績(jī)效考核系統(tǒng)等等。這些系統(tǒng)在一定程度上提高了整個(gè)企業(yè)的工作效率和管理水平，但是同時(shí)如何提高資源利用率，避免資源浪費(fèi)成為現(xiàn)在煙草企業(yè)信息化發(fā)展的瓶頸。OA系統(tǒng)作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)比較全面的企業(yè)管理軟件具備了很多應(yīng)用軟件所需要的數(shù)據(jù)和特點(diǎn)，所以通過(guò)OA系統(tǒng)加強(qiáng)資源整合是提高資源利用率的有效途徑之一。關(guān)鍵字：煙草企業(yè)管理OA系統(tǒng)系統(tǒng)集成OA（OFFICEAUTOMATION）系統(tǒng)即辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就是采用Intranet技術(shù)使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作;改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。一個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的程度是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)，也是提高無(wú)紙化辦公水平重要途徑。在在全球化的競(jìng)爭(zhēng)過(guò)程中，企業(yè)對(duì)信息的掌握程度、信息獲取是否及時(shí)、信息能否得到充分的利用、對(duì)信息的反應(yīng)是否敏感準(zhǔn)確.已越來(lái)越成為影響到一個(gè)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力。百分之九十以上的煙草企業(yè)已經(jīng)廣泛的應(yīng)有OA系統(tǒng)，有效的固化手段，時(shí)間一長(zhǎng)相關(guān)措施的執(zhí)行往往會(huì)流于形式，制定的質(zhì)量管理制度也被束之高閣。雖然ISO9000標(biāo)準(zhǔn)倡導(dǎo)的文件化要求對(duì)質(zhì)量管理制度、標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程的固化起著相當(dāng)好的作用，但由于文件與業(yè)務(wù)是可以分離的，企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)運(yùn)作是否嚴(yán)格按文件要求執(zhí)行，也就因企業(yè)的管理水平、員工的質(zhì)量意識(shí)等因素的不同而相差甚遠(yuǎn)。因此，ISO9000要在企業(yè)長(zhǎng)期有效地運(yùn)行，就需要尋求更為有效的固化手段——信息化技術(shù)。通過(guò)與OA系統(tǒng)的結(jié)合，可以有效固化ISO9000的流程，并能達(dá)到以下功能：利用了OA系統(tǒng)已有的基礎(chǔ)信息平臺(tái)與成熟的流程自定義管理平臺(tái)，能夠大大減輕系統(tǒng)維護(hù)工作量，保留用戶使用習(xí)慣，實(shí)現(xiàn)一體化登陸，用戶無(wú)需重新學(xué)習(xí)即可熟練使用。公文管理流程中：為了記錄流程當(dāng)中各個(gè)環(huán)節(jié)人員所有的工作記錄，實(shí)現(xiàn)痕跡保留功能，系統(tǒng)有效的記錄文檔中修改的過(guò)程環(huán)節(jié)，以便查閱檢索。申請(qǐng)審批流程中：記錄當(dāng)前流程審批人員的意見記錄，以便其它參與者以及申請(qǐng)人進(jìn)行參考.查閱。（3）減少操作，提高效率。通知、公告等可以一處發(fā)布，多處展現(xiàn)，即在兩個(gè)系統(tǒng)中同時(shí)展現(xiàn)；在OA系統(tǒng)與體系管理系統(tǒng)之間的文件可以直接引用；整合權(quán)限設(shè)置接口，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)管理結(jié)構(gòu)權(quán)限的一致性，同時(shí)保證權(quán)限設(shè)置與修改的一致性，提高安全性與保密性；整合流程定義、表單定義接口，保持OA的使用操作習(xí)慣，提高系統(tǒng)應(yīng)用性，使我局廣大員工快速熟悉體系管理系統(tǒng)的使用。同時(shí)，減少用戶系統(tǒng)維護(hù)和再開發(fā)擴(kuò)展工作量。2．操作簡(jiǎn)單，管理方便特點(diǎn)的利用為了解決審核人員出差在外無(wú)法及時(shí)審核待辦文件和待審批文件的問(wèn)題，可以充分利用OA系統(tǒng)的Browser/Server結(jié)構(gòu)，不需要安裝客戶端專用軟件，只需瀏覽器就可以使用的功能。審核人員只需要有一部普通手機(jī)并開通GPRS就可以通過(guò)手機(jī)上網(wǎng)的形式實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公。二．OA數(shù)據(jù)庫(kù)的綜合利用1．OA系統(tǒng)與績(jī)效考核系統(tǒng)的整合煙草系統(tǒng)通過(guò)進(jìn)行內(nèi)部的考核、自身的比較，從而推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。但是目前，無(wú)論是對(duì)標(biāo)還是月度考核，都是依靠人工進(jìn)行數(shù)據(jù)上報(bào)后，再由人工進(jìn)行匯總和計(jì)算，由于部室眾多，尤其是涉及的指標(biāo)項(xiàng)繁多，對(duì)標(biāo)和考核的工作量大，給相關(guān)部門帶來(lái)了極大的工作壓力，而且無(wú)法進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的對(duì)比，無(wú)法有效的通過(guò)數(shù)據(jù)提供預(yù)警，無(wú)法通過(guò)管理集中化、決策智能化來(lái)不斷提升企業(yè)管理水平。OA系統(tǒng)中的績(jī)效考核系統(tǒng)實(shí)施后，可以達(dá)到下述目標(biāo)：無(wú)紙化操作：無(wú)紙化辦公，全部操作電子化，節(jié)省了打印、筆墨、紙張等資源，節(jié)省了信息傳遞的時(shí)間，節(jié)省了公司運(yùn)營(yíng)的成本。規(guī)范對(duì)標(biāo)、考核流程：嚴(yán)格按照既定的規(guī)范進(jìn)行對(duì)標(biāo)和考核，有利于規(guī)范公司內(nèi)部的考核流程，考核結(jié)果真實(shí)有意義。提高公司管理效能：真實(shí)記錄考核結(jié)果，領(lǐng)導(dǎo)或指定的人員可隨時(shí)查看，通過(guò)多種報(bào)表數(shù)據(jù)，做到科學(xué)分析、有效管理。提高決策的科學(xué)性：通過(guò)對(duì)標(biāo)考核系統(tǒng)，高層決策以數(shù)據(jù)和真相為依據(jù)，做出的科學(xué)的決策，正確、有力。降低對(duì)標(biāo)、考核工作量：數(shù)據(jù)采集、計(jì)算、處理、報(bào)表全部由系統(tǒng)完成，極大的降低了對(duì)標(biāo)過(guò)程中人工的參與度及工作量。2．OA系統(tǒng)與人力資源系統(tǒng)的整合目前，煙草系統(tǒng)的人力資源管理面臨巨大的挑戰(zhàn)，一是從單純的人力信息維護(hù)管理向戰(zhàn)略型人力資源管理轉(zhuǎn)型，不但要對(duì)人員信息進(jìn)行維護(hù)和管理，而且通過(guò)基本信息的管理幫助企業(yè)開發(fā)利用好現(xiàn)有的人力資源、控制人力成本、提供決策支持的人力資源信息等，從而確保企業(yè)完成既定的發(fā)展目標(biāo)；二是要全面提高人力資源管理的效率，三是對(duì)通過(guò)人力資源管理對(duì)內(nèi)部員工的職業(yè)發(fā)展起到良好的推動(dòng)和指導(dǎo)作用、提高員工滿意度。在人力資源管理方面出現(xiàn)的各種問(wèn)題主要由于人力資源管理的現(xiàn)狀決定：第一：分散的人員信息。煙草系統(tǒng)在全國(guó)都有分支機(jī)構(gòu)，員工分散在全國(guó)甚至全球各地，很難將所有員工的信息進(jìn)行統(tǒng)一，并進(jìn)行有效的組織和管理，這一方面對(duì)企業(yè)的人力資源管理的要求非常高，另一方面增加了管理的成本，對(duì)企業(yè)的人力資源管理形成了非常大的困擾；如果各分支機(jī)構(gòu)單獨(dú)管理，又會(huì)造成下面的一些問(wèn)題；第二：不同地域，人力資源管理者的水平參差不齊。煙草系統(tǒng)在全國(guó)存在分支機(jī)構(gòu)，由于各分支機(jī)構(gòu)的人力資源管理者水平參差不齊，管理流程不統(tǒng)一，從而導(dǎo)致對(duì)人力資源管理的水平和效率不同，如信息維護(hù)混亂、效率低下等，造成企業(yè)整體的人力資源整合困難；第三：各種系統(tǒng)的整合性差。在不同的歷史時(shí)期，企業(yè)中各分支機(jī)構(gòu)或不同的職能部門開發(fā)使用的不同的系統(tǒng)在集成方面存在較大的問(wèn)題，一方面分支機(jī)構(gòu)或各職能部門對(duì)員工信息數(shù)據(jù)進(jìn)行重復(fù)的錄入和更新，增加了人力資源管理的工作量，另一方面，各分支機(jī)構(gòu)或職能部門的數(shù)據(jù)無(wú)法進(jìn)行有效的組織，從而缺乏完整的員工個(gè)人記錄，無(wú)法對(duì)員工的各種信息進(jìn)行完整的管理。通過(guò)OA系統(tǒng)中的人力資源管理，可以有效改善上述問(wèn)題。業(yè)務(wù)覆蓋所有的人事管理（入職、調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)正、離職、退休等，調(diào)動(dòng)支持集團(tuán)內(nèi)任何組織間的調(diào)動(dòng)）人員的信息可歷史追溯，即便是跨公司（子公司），人員的發(fā)展歷程明確直觀。為培訓(xùn)、績(jī)效、薪資等模塊提供參數(shù)，為其他應(yīng)用系統(tǒng)（如財(cái)務(wù)等）提供標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口。在人事信息中可以直接查詢?nèi)藛T的培訓(xùn)、績(jī)效、薪資的數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)員工信息的集中管理。3．OA系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)整合隨著國(guó)內(nèi)煙草市場(chǎng)日益國(guó)際化，國(guó)內(nèi)煙草商業(yè)企業(yè)面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。在國(guó)家煙草專賣局局的“電話訪銷、網(wǎng)上配貨、電子結(jié)算、現(xiàn)代物流”指導(dǎo)思想下，強(qiáng)化以省為單位的銷售網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，取消縣級(jí)法人，加強(qiáng)專賣管理的力度，提高市場(chǎng)凈化率以及市場(chǎng)占有率；同時(shí)推進(jìn)“按單組織貨源”的工商協(xié)同管理，以客戶為中心大力向服務(wù)型商業(yè)模式轉(zhuǎn)變。行業(yè)商業(yè)信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)也正逐步適應(yīng)商業(yè)企業(yè)的現(xiàn)代物流零售應(yīng)用商業(yè)模式，采用先進(jìn)的IT技術(shù)手段，提高物流周轉(zhuǎn)管理水平，提升客戶滿意度，有效降低行業(yè)物流