行政事業(yè)單位檔案管理制度

--檔案管理制度為了加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案工作，提高檔案的科學(xué)管理水平，充分發(fā)揮檔案工作在環(huán)保事業(yè)發(fā)展的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法》和《機(jī)關(guān)檔案工作條例》制定本辦法。檔案工作是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，應(yīng)列入機(jī)關(guān)的發(fā)展規(guī)劃與年度計(jì)劃，列入各處室和工作人員的崗位責(zé)任制。機(jī)關(guān)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則。本局各處室個(gè)人在進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)中直接形成的各種門類、多種載體的文件材料，必須定期由文書或者經(jīng)辦部門整理、立卷并移交局檔案室集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為已有。本局檔案工作由主管局領(lǐng)導(dǎo)分管，辦公室負(fù)責(zé)人主管，檔案專職管理人員負(fù)責(zé)日常具體工作。建立局機(jī)關(guān)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。機(jī)關(guān)各處室（含直屬單位）須指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本處室文件材料（包括紙質(zhì)文件和非紙質(zhì)文件）的收集、整理、立卷歸檔工作，并按時(shí)向局檔案室移交。機(jī)關(guān)全體人員都是機(jī)關(guān)檔案的形成者和利用者。本機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的文字材料、電子材料、報(bào)表、帳冊(cè)、圖紙、照片、錄音帶、錄像盤片都屬于歸檔范圍。七、歸檔時(shí)間，根據(jù)文件材料的形成規(guī)律分別為：各處室形成的文字村料在次年的三月底之前立卷歸檔；各種專業(yè)性會(huì)議的材料于會(huì)后一周內(nèi)歸檔；參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開會(huì)議的全套會(huì)議材料，在傳達(dá)貫徹后應(yīng)及時(shí)歸檔；各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表在次年六月底前歸檔；5、會(huì)計(jì)檔案在年終后，由會(huì)計(jì)部門保管一年，期滿后由會(huì)計(jì)部門編造清冊(cè)，移交歸檔。基建項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后一月內(nèi)歸檔；環(huán)境保護(hù)建設(shè)項(xiàng)目環(huán)評(píng)審批文件、材料、竣工、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，在次年的五月底前填寫移交清單立卷、歸檔；重要的工作會(huì)議，專業(yè)性技術(shù)會(huì)議和學(xué)術(shù)會(huì)議的文件材料，應(yīng)由會(huì)議組織部門在會(huì)議結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)整理、立卷，并移交局檔案室。八、文件材料的歸檔要求歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確。要遵循文件材料形成規(guī)律和特點(diǎn)。歸檔的文件材料其原稿（定稿），要求用毛筆或鋼筆（藍(lán)黑、黑墨水）書寫，要求紙質(zhì)優(yōu)良、字跡工整、圖表清晰、簽字手續(xù)完備。修改、批語文字材料均應(yīng)寫在文件右側(cè)，文件材料的左側(cè)應(yīng)留有裝訂寬度（2cm）。建設(shè)項(xiàng)目環(huán)評(píng)歸檔要求按照《國家環(huán)境保護(hù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》操作執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案的編目應(yīng)符合《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》（DA/T39-2008）的規(guī)定。除會(huì)計(jì)憑證外，其他會(huì)計(jì)檔案案卷都應(yīng)填寫卷內(nèi)備考表（格式1）和卷內(nèi)文件目錄（格式2）。會(huì)計(jì)案卷目錄（格式3）既是會(huì)計(jì)檔案的保管清冊(cè)，也是會(huì)計(jì)檔案的檢索工具，案卷目錄應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的分類方案和案卷的排列編號(hào)順序進(jìn)行編制，項(xiàng)目包括：案卷號(hào)、類別、題名、起止時(shí)間、保管期限、卷內(nèi)頁數(shù)和備注。聲像檔案應(yīng)有文字標(biāo)出攝像或錄音的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容和責(zé)任者。案卷的標(biāo)題要確切、簡(jiǎn)明地反映卷內(nèi)的文件內(nèi)容。7、接受歸檔的文件材料，由移交處室編寫移交清單。九、檔案的保管期限，密級(jí)劃分按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。十、機(jī)關(guān)工作人員調(diào)離本單位前，須按規(guī)定完成其個(gè)人保管檔案資料移交后，人事部門方能辦理調(diào)離手續(xù)。

格式1卷內(nèi)備考表說明：立卷人：立卷時(shí)間：檢查人：檢查時(shí)間：格式2歸檔文件目錄序號(hào)序號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁號(hào)備注-44-格式3會(huì)計(jì)檔案目錄案卷號(hào)類別題名起止時(shí)間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注自 年月至年 月自 年月至年 月自 年月至年 月自 年月至年 月自 年月至年 月自 年月至年 月自 年月至年 月自 年月至年 月自 年月至年 月9、xxxx公文管理制度一、發(fā)文規(guī)范公文形式規(guī)范市xx行政性公文主要包括正式文件、便函、會(huì)議通知、環(huán)保許可與服務(wù)類格式文件等。正式文件以市xx名義發(fā)文，以“xx、xx發(fā)、xx函〔20**〕*號(hào)”編號(hào)，蓋局章，使用正式文件頭紙。便函以市xx名義發(fā)文，以“xx函〔20**〕*號(hào)”編號(hào)或不編號(hào)，蓋局章，使用局便函頭紙。轉(zhuǎn)發(fā)一般性工作文件、印發(fā)內(nèi)部管理制度及會(huì)議通知等，原則上應(yīng)以局辦公室名義發(fā)文，以“xx辦〔20**〕*號(hào)”編號(hào)，蓋局辦公室章，使用局辦公室文件頭紙（使用局便函頭紙時(shí)可不編號(hào)）。擬稿規(guī)范要符合黨和國家的方針、政策、法律、法令和有關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)的規(guī)定；做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)明確、文字精煉、條理清楚、層次分明、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、篇幅力求簡(jiǎn)短；公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類；單位名稱排序合理，人名、地名，數(shù)字引用準(zhǔn)確，時(shí)間一般寫年月日。數(shù)字及專用術(shù)語符合國家語言文字的規(guī)范要求。引用的公文要寫明發(fā)文機(jī)關(guān)，公文編號(hào)、標(biāo)題和發(fā)文時(shí)間。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。上行文在首頁需注明簽發(fā)人姓名，以局名義發(fā)文的，應(yīng)由局長(zhǎng)簽發(fā)。因局長(zhǎng)外出或特殊情況須緊急報(bào)送的上行文，應(yīng)經(jīng)局長(zhǎng)授權(quán)同意，并附上情況說明。嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定，秘密文件應(yīng)按規(guī)定申請(qǐng)定密，并標(biāo)注密級(jí)、印刷份數(shù)及序號(hào)。正式文稿一律用局的刊頭紙，手寫的文稿一律用方格紙，一字一格，書寫端正。電腦打印的初稿可視同原稿歸檔。修改較多、模糊不清的稿件，經(jīng)辦人要另行謄清。（三）簽發(fā)規(guī)范各處室草擬的文稿，須由處室負(fù)責(zé)人仔細(xì)審核，若不宜對(duì)外公開的公文應(yīng)在擬稿紙上一并注明“不公開”字樣；涉及其他處室的內(nèi)容，經(jīng)辦部門應(yīng)主動(dòng)征求意見，辦理會(huì)簽手續(xù)。擬完成的文稿，由辦公室重點(diǎn)審核行文必要性、文種、版式、主（抄）送范圍等內(nèi)容，業(yè)務(wù)內(nèi)容由擬稿處室負(fù)責(zé)校核。局與外單位聯(lián)合發(fā)文或需外單位會(huì)稿的，經(jīng)局長(zhǎng)或分管局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由經(jīng)辦處室負(fù)責(zé)會(huì)簽和蓋章。一般性文件，由分管局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；向市政府和省生態(tài)環(huán)境廳請(qǐng)示、報(bào)告、年度工作總結(jié)、工作布置、環(huán)保規(guī)（計(jì)）劃、規(guī)范性文件及涉及人事財(cái)務(wù)等重要事項(xiàng)文件，由局長(zhǎng)簽發(fā)或局長(zhǎng)委托分管局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。各處室便函由各處室負(fù)責(zé)人簽發(fā)。需要加蓋局印章的由局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)公文，簽發(fā)人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，寫上姓名和審批時(shí)間。其他審批人圈閱的，應(yīng)當(dāng)視為同意。（四）繕印規(guī)范1、局正式文件由擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì)、裝訂。2、需較大批量印制的材料，從嚴(yán)掌握，經(jīng)辦公室同意后，統(tǒng)籌安排到市政府定點(diǎn)采購的印刷廠制作。3、文件底稿（包括電子文稿）和正式文件一式二份及時(shí)交辦公室存檔（報(bào)送市委辦、市府辦的正式紙質(zhì)文件數(shù)量從其規(guī)定）。二、收文規(guī)范寄送市xx及局辦公室的文件，一律由辦公室啟封，其他人不得擅自拆封。市xx接收的公文，由辦公室負(fù)責(zé)分類編號(hào)登記，辦公室負(fù)責(zé)人提出擬辦意見，送局領(lǐng)導(dǎo)閱批后按分工轉(zhuǎn)有關(guān)處室辦理。確非本部門職權(quán)范圍辦理的公文，處室負(fù)責(zé)人應(yīng)立即向閱批領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并改批后，由辦公室轉(zhuǎn)交其他處室辦理。三、附則市xx其他公文（如中共xxxx黨組文件、行政復(fù)議決定書、行政處罰決定書、行政處罰通知書等）及