職業(yè)衛(wèi)生程序文件：記錄(檔案)管理程序

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12.1.目的

規(guī)范記錄(檔案)的管理，使之具有完整性，準(zhǔn)確性和可追溯性，為采取預(yù)防措施和糾正措施等提供依據(jù)。

12.2.范圍

適用于與檢測(檢測)工作有關(guān)的記錄(檔案)的填寫、標(biāo)識、收集、編目、歸檔、保管和處理。

12.3.職責(zé)

12.3.1.各室檢測人員和報告編制人負(fù)責(zé)相應(yīng)記錄(檔案)的編制、搜集、填寫、標(biāo)識、編目、保管和歸檔。

12.3.2.各室應(yīng)按本程序文件的要求保管和流傳記錄(檔案)。

12.3.3.各類記錄(檔案)的最終保管室為綜合管理室。綜合管理室應(yīng)按照本程序文件的要求作好各類記錄(檔案)的登記、歸檔、保管、查閱和銷毀工作。

12.4.工作程序

12.4.1.記錄(檔案)的范圍

不論是以書面形式還是電子媒體存儲的形式，凡證明檢測(檢測)工作符合規(guī)定要求的檢測(檢測)技術(shù)記錄和保證管理體系有效運行的質(zhì)量記錄都屬于控制的范圍。

在我所記錄按性質(zhì)可分為兩大類：質(zhì)量管理記錄和檢測(檢測)技術(shù)記錄。

12.4.1.1.質(zhì)量管理記錄包括：

1.質(zhì)量事故處理記錄;

1.方法、程序更改申請、鑒定及批復(fù)記錄;

3.管理體系內(nèi)審記錄和報告、管理評審記錄和報告;

4.糾正和預(yù)防措施的記錄;

5.儀器設(shè)備檔案(包括設(shè)備采購、報廢、維修記錄及檢定證書、儀器設(shè)備說明書、調(diào)試報告等);

6.人員檔案(包括人員資格、經(jīng)歷、技能和培訓(xùn)記錄);

7.管理體系文件修改記錄;

8.客戶申(投)訴和處理記錄;

9.分包記錄;

10.服務(wù)供應(yīng)記錄;

11.文件控制記錄;

11.記錄(檔案)交接記錄;

13.記錄(檔案)銷毀記錄;

12.4.1.1.檢測(檢測)技術(shù)記錄包括：

1.檢測(檢測)方案記錄;

1.采樣或現(xiàn)場檢測原始記錄;

3.樣品交接記錄;

4.樣品處置記錄;

5.實驗室分析原始記錄;

6.實驗室分析質(zhì)控記錄;

7.標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)使用與試液配制、標(biāo)定、使用記錄;

8.環(huán)境條件記錄;

9.儀器設(shè)備檢查、校驗、使用、維護(hù)記錄等;

10.檢測(檢測)任務(wù)單和合同評審記錄;

12.4.1.記錄的格式

內(nèi)容和編號在程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書中已有規(guī)定的，按其規(guī)定格式執(zhí)行;沒有規(guī)定的由有關(guān)執(zhí)行人員設(shè)計，由綜合管理室登記備案，室主任批準(zhǔn)后執(zhí)行。

12.4.2.記錄的填寫

12.4.3.1.記錄由有關(guān)執(zhí)行人員用黑色鋼筆或水性筆填寫。保持記錄的嚴(yán)肅性，要求填寫項目完整，內(nèi)容真實，字跡清晰，用詞準(zhǔn)確，即時記錄，不得追記。

12.4.3.2.當(dāng)記錄有錯需要修改時，采用劃改而不是擦除或涂改，即在原記錄上劃一道橫線，在旁邊寫上正確的記錄，同時由劃改人蓋章或簽名。

12.4.3.3.原始記錄必須有檢測人員、復(fù)核人員和審核人的簽名方為有效。

12.4.3.4.檢測原始記錄中使用的計量單位必須符合國家法定計量單位要求，數(shù)字修約和有效數(shù)字表示應(yīng)符合環(huán)境檢測的有關(guān)規(guī)范和質(zhì)量保證規(guī)定。

12.4.3.記錄(檔案)的收集、編目和歸檔、保管

12.4.4.1.根據(jù)我所職責(zé)分工，各檢測室(包括水質(zhì)儀器室、煙氣自動檢測室)在向綜合管理室提交檢測數(shù)據(jù)的同時應(yīng)將與該數(shù)據(jù)有關(guān)的采樣，樣品交接、樣品分析和質(zhì)量控制的原始記錄一并提交。綜合管理室負(fù)責(zé)清點，防止原始記錄的遺漏。

12.4.4.2.綜合管理室應(yīng)將檢測報告副本與該被檢測對象的所有有關(guān)原始記錄統(tǒng)一裝訂或集中存放。每年四月底，各檢測室將上一年度的原始記錄和檢測報告副本交綜合管理室統(tǒng)一歸檔保存。

12.4.4.3.歸檔記錄綜合管理室的要辦理交接手續(xù)：檔案管理員應(yīng)對各類記錄登記、編號、設(shè)置，便于檢索。

12.4.4.4.檔案庫房配備八防(防盜、防火、防潮、防高溫、防光照、防塵、防蟲害、防有害氣體)設(shè)施，以利于安全保管檔案。

12.4.4.5.對損壞或變質(zhì)的資料應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)印。

12.4.4.記錄(檔案)的查閱和借閱

12.4.5.1.我所職工可查閱本部門內(nèi)與本人工作有關(guān)的記錄。跨部門借閱要由相關(guān)室主任批準(zhǔn)。

12.4.5.2.外單位人員借閱記錄(檔案)需經(jīng)所長批準(zhǔn)，就地查閱，不得帶出站外。

12.4.5.3.所有記錄原件一律不外借。

12.4.5.記錄(檔案)的保存期限和銷毀處理

12.4.6.1.記錄(檔案)的保存期由相應(yīng)的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書或綜合管理室規(guī)定，未明確規(guī)定的，保存期為五年。

12.4.6.2.已超過保存期的記錄(檔案)應(yīng)及時刪除或銷毀。由記錄(檔案)保管員向部門負(fù)責(zé)人和所長提出申請，批準(zhǔn)后，由部門負(fù)責(zé)人監(jiān)督銷毀。

12.4.6.3.有保密要求的按《保證誠信度、保護(hù)專有權(quán)與保密管理程序》執(zhí)行。

12.1.