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X地產(chǎn)集團(tuán)全國性材料物資采購供應(yīng)管理制度_物業(yè)經(jīng)理人某地產(chǎn)集團(tuán)全國性材料物資選購供給治理制度
第一章總則
一、全國性材料物資定義:由集團(tuán)統(tǒng)一招標(biāo)、簽訂年度合同,廣州zz材料設(shè)備有限公司(以下簡稱材料設(shè)備公司)或地區(qū)公司負(fù)責(zé)選購供給的材料物資。
二、材料設(shè)備公司及地區(qū)公司主要負(fù)責(zé)全國性材料物資選購供給工作。
三、地區(qū)公司工程技術(shù)部負(fù)責(zé)該地區(qū)全國性材料物資規(guī)劃審核、申報工作。
四、集團(tuán)治理中心負(fù)責(zé)全國性材料物資配送監(jiān)視治理及地區(qū)公司材料規(guī)劃審批工作。
五、地區(qū)公司預(yù)決算部負(fù)責(zé)施工單位所用全國性材料物資款核算工作。
六、集團(tuán)財務(wù)中心、地區(qū)公司財務(wù)部負(fù)責(zé)全國性材料物資財務(wù)核算及款項代付代扣工作。
其次章全國性材料物資選購供給方式
一、由材料設(shè)備公司統(tǒng)一選購供給給施工單位的材料:
人造砂巖、外墻磚、仿石磚、仿古磚、涂料、水泥瓦(含西瓦)、衛(wèi)浴五金、潔具(含陶瓷、龍頭)、拋光磚、瓷片、開關(guān)面板插座、墻紙、吸頂燈(含筒燈)、園林燈具、水晶燈、櫥柜、入戶門、戶內(nèi)門、門鎖五金、木地板、陽臺欄桿、鐵藝門及圍墻欄桿、室內(nèi)鋁合金飄窗臺欄桿、電線電纜、PVC及PPR等管材管件、防水材料、地彈簧、排氣扇。
二、由材料設(shè)備公司統(tǒng)一選購供給給地區(qū)公司的材料物資:
廚房電器、對講機(jī)、樓盤電瓶車、酒店會所物資(含乒乓球桌及擋板、鋼琴、桌球臺、健身器材、休閑沙發(fā)按摩床及技師凳、浴室防水電視、客房冰箱、保險箱、落地?zé)?、臺燈、電話機(jī)、清潔設(shè)備)、安全帽、保安裝備、廣告?zhèn)?、制服?/p>
三、由集團(tuán)簽訂年度框架協(xié)議、地區(qū)公司負(fù)責(zé)簽訂合同并選購供給的材料設(shè)備:
淋浴間隔、智能化產(chǎn)品(含停車收費系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、可視對講系統(tǒng)、數(shù)字硬盤錄像機(jī))、戶內(nèi)配電箱、弱電箱、給水閥門、鋼塑復(fù)合管及管件、小型中心空調(diào)、空調(diào)機(jī)組、風(fēng)機(jī)盤管、發(fā)電機(jī)組、電梯、變頻供水設(shè)備、鋁合金門窗、公共區(qū)配電柜、垃圾桶及園林休閑椅、變壓器、凹凸壓開關(guān)柜、低壓母線槽、高壓電纜。
四、全國性材料物資增減的治理:材料類別的增減由治理中心負(fù)責(zé)報董事局主席審批;詳細(xì)型號的增減由設(shè)計院或園林集團(tuán)負(fù)責(zé)報董事局主席審批。
第三章全國性材料物資樣板治理
一、歸檔原始樣板:須由供貨單位、材料設(shè)備公司、設(shè)計院或園林集團(tuán)、招投標(biāo)中心四方簽名或蓋章確認(rèn),僅封存一套于材料設(shè)備公司。
二、驗收原始樣板:須由供貨單位、材料設(shè)備公司、設(shè)計院或園林集團(tuán)三方簽名或蓋章確認(rèn),由材料設(shè)備公司負(fù)責(zé)發(fā)放。原則上驗收原始樣板于封存后3天內(nèi)下發(fā)、新工程材料進(jìn)場20天前下發(fā),地區(qū)公司每個工程各1套(由工程部簽收),總工室1套,材料設(shè)備公司駐地配送質(zhì)檢部各1套,設(shè)計院或園林集團(tuán)1套,供貨單位1套。
三、驗收原始樣板可采納實物、實物小樣、圖片資料等形式。
四、全部材料物資樣板須登記造冊,由使用部門自行治理。
第四章全國性材料物資選購供給合同的治理
一、全國性材料物資年度購銷合同的簽訂
(一)全國性材料物資由集團(tuán)常務(wù)招投標(biāo)小組招標(biāo)定標(biāo),材料設(shè)備公司負(fù)責(zé)簽訂年度合同。
(二)年度材料物資的定標(biāo)、合同須報董事局主席審批。
(三)年度合同需簽訂補(bǔ)充協(xié)議的須報集團(tuán)總裁審批。
二、三方協(xié)議及供貨合同的簽訂
(一)地區(qū)公司在簽訂施工合同時,須列出該工程所需的全國性材料物資明細(xì)。
(二)材料設(shè)備公司在簽訂供貨合同時,須列明產(chǎn)品代碼和類別。
(三)地區(qū)公司在簽訂施工合同時,須同時簽訂三方協(xié)議及供貨合同。材料設(shè)備公司于每月10日前將未簽訂“三方協(xié)議和供貨合同”施工單位的名單提交集團(tuán)財務(wù)中心,財務(wù)中心必需停頓該單位的工程進(jìn)度款,直至其簽訂為止。
(四)三方協(xié)議及供貨合同由材料設(shè)備公司自行審批。
三、合同文本的治理:檔案中心、財務(wù)部存檔合同原件各壹份。
第五章全國性材料物資規(guī)劃治理
一、材料規(guī)劃種類:年度材料規(guī)劃、三月材料規(guī)劃、月度實際用料規(guī)劃。
二、規(guī)劃模板的編制:
(一)設(shè)計院、園林集團(tuán)和材料設(shè)備公司共同下發(fā)《全國性材料物資使用手冊》及《全國性材料物資統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)表》,并注明材料編碼、品名、規(guī)格型號、使用位臵。
(二)材料設(shè)備公司下發(fā)全國性材料物資規(guī)劃模板,僅包含設(shè)計已選用的規(guī)格型號。
三、材料規(guī)劃申報、審批流程:
(一)年度材料規(guī)劃:由材料設(shè)備公司負(fù)責(zé)編制,在集團(tuán)年度工程開發(fā)建立規(guī)劃或重大節(jié)點規(guī)劃下發(fā)后15天內(nèi)編制完畢。
(二)三月材料規(guī)劃:由地區(qū)公司工程部負(fù)責(zé)編制,于每月12日前提交工程技術(shù)部;工程技術(shù)部于每月15日前完成審核后提交集團(tuán)治理中心;集團(tuán)治理中心每月20日前完成審批后提交材料設(shè)備公司;材料設(shè)備公司于每月25日前整理匯總后提交供貨單位備料。
(三)月度實際用
料規(guī)劃:由地區(qū)公司工程部編制下月規(guī)劃并于每月1日前提交工程技術(shù)部;工程技術(shù)部于每月3日前完成審核并經(jīng)主管工程公司領(lǐng)導(dǎo)審批后提交集團(tuán)治理中心;集團(tuán)治理中心于每月5日前完成審批后提交材料設(shè)備公司;材料設(shè)備公司于每月10日前下發(fā)下月訂單至供貨單位。
第六章全國性材料物資庫存治理
一、各類材料物資原則上均須庫存,并建立臺帳、定期盤點。
二、倉庫及庫存量的設(shè)臵:
每個城市須設(shè)立倉庫,原則上各倉庫備洋房10套1000標(biāo)準(zhǔn)、5套2023標(biāo)準(zhǔn)樣板房材料用量,有別墅盤的地區(qū)A型別墅備2套,BC型別墅備4套板房用量;廠家?guī)齑媪吭瓌t上不少于年度材料測算量的10%和三月材料規(guī)劃第1個月需求用量相比的較大值。
三、庫存材料物資的補(bǔ)倉規(guī)定:原則上材料物資出倉后須準(zhǔn)時補(bǔ)倉。
第七章全國性材料物資配送治理
一、材料分批進(jìn)場治理
(一)交樓大批量材料規(guī)劃可分批進(jìn)場。
(二)依據(jù)工程實際進(jìn)度需要,工程部組織施工單位、駐地配送質(zhì)檢部人員爭論后,出具材料分批進(jìn)場方案,經(jīng)工程技術(shù)部、治理中心現(xiàn)場負(fù)責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)審核后,每月15日前提交材料設(shè)備有限公司。
二、卸貨治理
(一)材料物資到達(dá)現(xiàn)場4個小時前,材料設(shè)備公司駐地配送質(zhì)檢部負(fù)責(zé)人通知工程部經(jīng)理及治理中心現(xiàn)場負(fù)責(zé)人;物資到施工現(xiàn)場后,材料設(shè)備公司倉管員及質(zhì)檢員通知工程部工程經(jīng)理及治理中心現(xiàn)場負(fù)責(zé)人;工程部工程經(jīng)理必需在30分鐘內(nèi)到達(dá)施工現(xiàn)場,組織施工單位開頭卸貨,要求8個小時內(nèi)將材料物資卸完,并完成《工地收貨單》的簽字確認(rèn)工作;否則,材料設(shè)備公司將問題馬上告知治理中心。
(二)由于地區(qū)公司緣由造成規(guī)定時間不能卸貨,材料設(shè)備公司有權(quán)自行組織卸貨,由此產(chǎn)生的一切費用由地區(qū)公司擔(dān)當(dāng),費用由地區(qū)公司財務(wù)部在其帳戶中直接劃扣給材料設(shè)備公司。
(三)材料設(shè)備公司駐地配送質(zhì)檢部編制卸貨臺賬,每月月底提交治理中心。
三、驗收治理
(一)全國性材料物資分為工廠、倉庫、現(xiàn)場驗收。
(二)驗收標(biāo)準(zhǔn):參照《全國性材料物資現(xiàn)場驗收標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行。工廠驗收
1、依據(jù)需要可安排駐廠人員驗收。
2、驗收要點:是否為該供貨單位生產(chǎn)的;是否符合產(chǎn)品規(guī)格、型號、數(shù)量及等級等要求。
倉庫驗收
供貨單位送貨到倉庫后,材料設(shè)備公司倉管、質(zhì)檢員各1名及供貨單位代表共同按驗收要求驗收,合格的由材料設(shè)備公司開具《進(jìn)倉單》,驗收人員共同簽名確認(rèn);不合格不得接收?,F(xiàn)場驗收
1、從供貨單位送貨到施工現(xiàn)場的:材料設(shè)備公司倉管、質(zhì)檢員各1名及供貨單位代表按驗收要求驗收,合格的由材料設(shè)備公司開具《材料設(shè)備公司收貨單》,驗收人員共同簽名確認(rèn);不合格不得接收。材料設(shè)備公司現(xiàn)場收貨完畢后,組織工程部工程經(jīng)理及施工單位代表進(jìn)展現(xiàn)場收貨,由材料設(shè)備公司開具《工地收貨單》,現(xiàn)場驗收人員共同簽名確認(rèn)。
2、倉配到施工現(xiàn)場的:由材料設(shè)備公司先開具《材料設(shè)備公司收貨單》,并將材料發(fā)送至現(xiàn)場,若無法準(zhǔn)時配送,地區(qū)公司可自行提取并辦理費用簽證。貨物至現(xiàn)場后由材料設(shè)備公司組織工程部工程經(jīng)理及施工單位代表收貨,并開具《工地收貨單》,現(xiàn)場驗收人員共同簽名確認(rèn)。
(三)材料設(shè)備公司、地區(qū)公司工程部共同負(fù)責(zé)全國性材料物資的品質(zhì)驗收,如對到貨材料的品質(zhì)有異議,最終由地區(qū)公司董事長裁定。
(四)地區(qū)公司負(fù)責(zé)選購的材料物資的驗收治理參照上述規(guī)定執(zhí)行。
四、退貨調(diào)撥治理:
(一)已到工地的材料物資原則上一律不予退貨。
(二)驗收有質(zhì)量問題的材料,由材料設(shè)備公司協(xié)調(diào)供貨單位退貨。
(三)因集團(tuán)、地區(qū)公司設(shè)計變更造成施工單位的確無法使用,確需退貨或調(diào)撥的:
1、非供貨單位特別加工的材料:由地區(qū)公司提出申請并附相關(guān)依據(jù),經(jīng)材料設(shè)備公司出具初步意見,報治理中心審批后,材料設(shè)備公司負(fù)責(zé)辦理退貨或調(diào)撥。
2、確系特別加工的材料:由地區(qū)公司提出申請并附相關(guān)依據(jù),由材料設(shè)備公司會同設(shè)計院討論能否適用其它工程,報集團(tuán)設(shè)計院主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,材料設(shè)備公司負(fù)責(zé)辦理退貨或調(diào)撥;退貨最多向供給商擔(dān)當(dāng)50%材料貨款損失,由材料設(shè)備公司與供給商及地區(qū)公司分別簽訂退貨協(xié)議,損失由退貨的地區(qū)公司擔(dān)當(dāng)。
3、地區(qū)公司內(nèi)部各工程間調(diào)撥材料:由地區(qū)公司提出申請并附相關(guān)依據(jù),經(jīng)材料設(shè)備公司出具意見并幫助辦理調(diào)撥。每月2日,材料設(shè)備公司匯總上月各地區(qū)內(nèi)部材料調(diào)撥狀況報治理中心備案。
4、退貨或調(diào)撥的材料物資必需包裝完好、無破損、未過保質(zhì)期。
5、退貨或調(diào)撥的材料物資所產(chǎn)生的費用由提出申請的地區(qū)公司擔(dān)當(dāng)。
6、調(diào)撥的材料物資價格采納原選購價格(存在價格波動的按先進(jìn)先出原則)。
(四)因地區(qū)公司規(guī)劃填報錯誤造成無法使用的材料物資,由材料設(shè)備公司協(xié)調(diào)供貨單位退貨。如造成損失的,由責(zé)任公司擔(dān)當(dāng)費用。
第八章單據(jù)治理
一、單據(jù)類別:
(一)《進(jìn)倉單》一式五聯(lián):存根(結(jié)算部)、供貨單位、財務(wù)部、規(guī)劃治理部、配送質(zhì)檢部。
(二)《出倉單》一式四聯(lián):存根(結(jié)算部)、財務(wù)部、規(guī)劃治理部、配送質(zhì)檢部。
(三)《材料設(shè)備公司收貨單》一式五聯(lián):存根(結(jié)算部)、供貨單位、財務(wù)部規(guī)劃治理部、配送質(zhì)檢部。
(四)《工地收貨單》一式六聯(lián):存根(材料設(shè)備公司結(jié)算部)、材料設(shè)備公司財務(wù)部、施工單位、地區(qū)公司財務(wù)部、地區(qū)公司預(yù)決算部、地區(qū)公司工程技術(shù)部/工程部。
二、單據(jù)印制:由材料設(shè)備公司負(fù)責(zé)印制。
三、單據(jù)領(lǐng)用:全部單據(jù)的領(lǐng)用必需造冊登記備查。
四、單據(jù)使用:
(一)供貨單位送貨給材料設(shè)備公司的材料物資,材料設(shè)備公司開具《材料設(shè)備公司收貨單》,作為材料設(shè)備公司支付供貨單位貨款的唯一依據(jù)。
(二)材料設(shè)備公司送貨給施工單位或地區(qū)公司的材料物資,材料設(shè)備公司開具《工地收貨單》,作為地區(qū)公司代付代扣貨款的唯一依據(jù)。
(三)進(jìn)、出倉材料物資須開具《進(jìn)倉單》、《出倉單》。
五、單據(jù)傳遞:上述單據(jù)由材料設(shè)備公司傳遞到各相關(guān)使用部門。
第九章盤點治理
一、材料設(shè)備公司庫存材料盤點治理要求:
(一)材料設(shè)備公司需依據(jù)材料物資類別、品種、規(guī)格型號設(shè)立明細(xì)賬,并依據(jù)已確認(rèn)的《進(jìn)倉單》每日序時登記物資入庫明細(xì)賬;依據(jù)《出倉單》每日序時登記物資出庫明細(xì)賬;依據(jù)《材料設(shè)備公司收貨單
》每日序時登記物資收貨明細(xì)賬;依據(jù)《工地收貨單》每日序時登記物資供貨明細(xì)賬。
(二)每月最終一天為倉庫的結(jié)賬日,每月1-2日為盤點時間,材料設(shè)備公司、地區(qū)公司財務(wù)部負(fù)責(zé)統(tǒng)計上個自然月材料的入庫、出庫及結(jié)余狀況,對材料物資進(jìn)展賬賬核對和賬實核對,發(fā)覺盤盈、盤虧準(zhǔn)時查找緣由,并依據(jù)集團(tuán)公司的有關(guān)規(guī)定進(jìn)展處理。
二、材料設(shè)備公司庫存材料盤點程序:
(一)記賬時間:每月的記賬時間為上月的26日至次月的25日為1個自然月。
(二)盤點時間:結(jié)賬時間為每月的25日,實地盤點時間為每月的1-2日。
(三)盤點人:材料設(shè)備公司配送質(zhì)檢部、地區(qū)公司財務(wù)部。
(四)盤點的詳細(xì)事項:
1、盤點前:倉管員須將材料物資進(jìn)展分類,按類別、規(guī)格型號擺放整齊,并先按賬面數(shù)打印出《材料物資實物盤點表》;盤點時,逐一清點實物,做好賬、卡、物的核對工作,清點每種物資、核對登記并編制《材料物資實物盤點表》;盤點后,全部現(xiàn)場盤點人員須在《材料物資實物盤點表》簽名確認(rèn)。對盤盈、盤虧的實物應(yīng)準(zhǔn)時查明緣由并做好記錄,不能立刻查明緣由的盤盈、盤虧,應(yīng)準(zhǔn)時注明待查緣由,并在五天內(nèi)完成。
2、盤點期間已收到而未辦妥入賬手續(xù)或已辦理出庫手續(xù)尚未提貨的材料物資,應(yīng)另行分別存放,并予以標(biāo)示。
3、全部盤點財務(wù)都以靜態(tài)盤點為原則,盤點開頭后應(yīng)停頓材料物資的進(jìn)出及移動。
4、盤點使用的單據(jù)、報表內(nèi)全部欄位若遇修改處,均須經(jīng)全部盤點人員簽字確認(rèn)。
(五)對盤盈、盤虧材料的處理:由材料設(shè)備公司配送質(zhì)檢部出具《材料物資盤盈、盤虧處理意見報告》,寫明盤盈、盤虧的材料物資類別、規(guī)格型號、數(shù)量、金額和詳細(xì)緣由,并給出初步處理意見,經(jīng)財務(wù)部審核后依據(jù)盤盈、盤虧的金額大小報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批,10萬元以內(nèi)(含10萬元)的報公司總經(jīng)理和董事長審批,超過10萬元的報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后再報董事局主席審批,審批后交財務(wù)部和配送質(zhì)檢部各一份進(jìn)展賬務(wù)調(diào)整。
三、地區(qū)公司的庫存盤點治理參照上述規(guī)定執(zhí)行。
第十章結(jié)算治理
一、由材料設(shè)備公司供貨給施工單位,地區(qū)公司代付代扣的結(jié)算:
(一)《工地收貨單》是材料設(shè)備公司、地區(qū)公司和施工單位三方結(jié)算支付的唯一依據(jù)。
(二)材料設(shè)備公司結(jié)算部依據(jù)《工地收貨單》編制《對賬單》,并在NC系統(tǒng)中生成《銷售發(fā)票》,每月25日結(jié)賬(一個結(jié)帳月為上月26日至本月25日),每月3-7日,完成對賬單報審;每月8-13日,材料設(shè)備公司配送質(zhì)檢部依據(jù)《對賬單》與地區(qū)公司預(yù)決算部、財務(wù)部對賬,并于每月13日前將各方確認(rèn)完畢的《對賬單》提交地區(qū)公司預(yù)決算部;地區(qū)公司預(yù)決算部依據(jù)《對帳單》填寫《申請使用資金審批表》,于每月15日前辦完資金審批手續(xù)。
(三)每月20日地區(qū)公司必需代付材料款給材料設(shè)備公司,假如地區(qū)公司每月20日不能代付材料款,地區(qū)公司財務(wù)部必需停頓該公司一切款項的支付,直到該公司賬目上的款項能夠扣除支付材料款時,由地區(qū)公司財務(wù)部直接支付給材料設(shè)備公司材料款。
(四)地區(qū)公司預(yù)決算部負(fù)責(zé)從施工單位工程進(jìn)度款或結(jié)算款中代扣其當(dāng)月所用的材料款,因特別狀況,地區(qū)公司如需臨時在當(dāng)月少扣、緩扣或臨時不扣施工單位材料款時,須由地區(qū)公司董事長/總經(jīng)理審批。
(五)發(fā)包人指定分包工程中涉及發(fā)包人指定材料設(shè)備公司供貨,結(jié)算時須轉(zhuǎn)扣總包單位局部,原則上由工程總包單位提前出具授權(quán)書,授權(quán)現(xiàn)場施工單位(即分包單位)代表總包單位對《工地收貨單》上相應(yīng)的數(shù)量金額予以確認(rèn)。特別狀況可由工程總包單位和分包單位共同在《工地收貨單》上簽字確認(rèn)。授權(quán)書須由工程總包單位和分包單位雙方加蓋公章確認(rèn),材料設(shè)備公司統(tǒng)一編號治理,并在對帳單中須注明總包單位和授權(quán)書編號。
二、材料設(shè)備公司供貨給地區(qū)公司的貨款結(jié)算:
(一)《工地收貨單》是材料設(shè)備公司、地區(qū)公司雙方結(jié)算支付的唯一依據(jù)。
(二)材料設(shè)備公司結(jié)算部依據(jù)《工地收貨單》編制《對賬單》,并在NC系統(tǒng)中生成《銷售發(fā)票》,每月25日結(jié)賬(一個結(jié)帳月為上月26日至本月25日),每月3-7日,完成對賬單報審;每月8-13日,材料設(shè)備公
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