公司文書管理辦法

文書管理方法1目的本方法明確了文書作業(yè)的管理職責(zé)、工作流程和要求，確保公司文書處理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高文書處理工作的效率。2適用范圍本方法適用于指導(dǎo)公司的文書制作、傳遞、批轉(zhuǎn)等工作。3內(nèi)容3.1文書的形式：3.1.1文書是指在企業(yè)內(nèi)外部運營管理工作中運用的各類文件。包括紅頭文件、公告、通知、人事令、簽呈或立項申請書、報告、會議紀(jì)要、傳真、函、工作聯(lián)系單、制度、合同等專用文書。A公告：適用于發(fā)布重大事項(如組織調(diào)整、員工獎懲等)時運用。B通知：適用于傳達(dá)公司的指示、確定，要求下級部門辦理相關(guān)事項等。C人事令：適用于公司內(nèi)人員任免時運用。D請示/申請：適用于下級部門向上級懇求指示、批準(zhǔn)時運用，要求上級部門必需賜予答復(fù)。凡申請事項涉及費用支持且金額在800元以上的，還須填寫立項申請書。E報告：向上級部門匯報工作、反映狀況、提出建議等事項。F會議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會議狀況和決議事項時運用。G管理制度：是公司管理系統(tǒng)的基本框架，是為了保證公司正常經(jīng)營管理秩序的根本性（不行缺少的、影響全局的）的管理制度，對公司全體成員皆須遵循的和公司的專業(yè)性職能管理系統(tǒng)工作的職能、管理原則、工作流程、方法等所做出的原則性的要求；是公司與國家、行業(yè)性法規(guī)相結(jié)合的、公司內(nèi)部可以自成一體的專業(yè)性管理制度，是企業(yè)管理系統(tǒng)的必備組成部分，相關(guān)制度一般按公司內(nèi)部職能進行分類。H

管理方法：對某一個專項的涉及到全公司人員的事情或某一個專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)的職能性工作所做出的詳細(xì)要求，或職能部門對其所管轄的、公司全體人員皆會涉及到的利益、環(huán)境、資產(chǎn)、工作程序等所做出的詳細(xì)要求。I傳真/函：是公司與不相隸屬的單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，或者向有關(guān)主管部門懇求批準(zhǔn)事項時所運用的公文。與商業(yè)伙伴之間以傳真形式為主，與政府機關(guān)以函形式為主。J部門工作聯(lián)絡(luò)單：是指公司內(nèi)，部門之間用于提出工作事項需求的書面聯(lián)絡(luò)函件。除該項需求不屬于接收部門的職責(zé)范圍外，接收部門必需承辦。L合同：是指公司運營過程中，須以公司名義與對方簽訂的各類經(jīng)濟、法務(wù)、勞資合同。相關(guān)文本須經(jīng)公司法務(wù)部門核定后，方能運用。3.2行文程序3.2.1擬稿A由詳細(xì)承辦人員起草，并由部門負(fù)責(zé)人審核。B對外發(fā)文一般以公司名義發(fā)文。各部門有必要發(fā)文時，在公司后加下屬部門全稱。C發(fā)文稿必需符合公文種類、格式運用規(guī)范。D文稿必需打印。3.2.2部門核稿部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對文稿進行校對、核準(zhǔn)。3.2.3假如文件內(nèi)容涉及到相關(guān)部門的，應(yīng)送交相關(guān)部門會簽A其他部門會簽。B依據(jù)相關(guān)部門的會簽看法，擬稿人對文件作適當(dāng)?shù)男拚?。C部門再次核稿3.2.4簽發(fā)權(quán)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)審核文稿，同意后簽發(fā)，明確簽署看法、姓名、日期。3.2.5校對、登記編號、發(fā)文A人事行政部的行政單位對行文格式進行最終校對；B人事行政部的行政單位對發(fā)文文件登記C人事行政部的行政單位依據(jù)印發(fā)數(shù)量打印、分發(fā)。3.2.6簽收登記相關(guān)部門收到文件即進行簽收登記（電子文件已發(fā)郵記錄認(rèn)可）。3.2.7不同行文依據(jù)實際須要選擇性適用該程序。3.3文書保密程度和緊急程度規(guī)定3.3.1文書保密程度是為確保公司、客戶及員工的利益不受損失，分為一般、機密、絕密三級。保密程度公布層級保存方式一般員工層級紙類可保存于開架，電子文件不加密碼機密部門經(jīng)理層級或文件內(nèi)規(guī)定對象紙類應(yīng)加鎖保存，電子文件類應(yīng)加密碼，作廢時碎紙?zhí)幚斫^密副總、總經(jīng)理層級或文件內(nèi)規(guī)定對象 紙類應(yīng)加鎖保存，電子文件類應(yīng)加密碼，作廢時碎紙?zhí)幚?.3.2文件的緊急程度是指文件內(nèi)容涉及的時效性分為一般、加急、特急。緊急程度收文部門（人）處理方式一般依據(jù)日常行文處理時限處理加急行文后當(dāng)天下發(fā)完畢，收文人員4小時內(nèi)必需執(zhí)行文件要求或回復(fù)，或依據(jù)文件規(guī)定的時限完成特急行文后1小時內(nèi)下發(fā)完畢，收文人員必需馬上執(zhí)行文件要求或回復(fù)，或依據(jù)文件規(guī)定的時限完成3.3.3對公司絕密級文件、資料及物品，未經(jīng)總經(jīng)理批示，任何人不得抄摘，私自收發(fā)、復(fù)制、傳遞和帶出。3.3.4公司不允許員工利用工作之便以任何形式向外傳遞公司商業(yè)和技術(shù)隱私。對公司造成威逼或損失，將依據(jù)雙方簽訂的《保密協(xié)議》追究其法律責(zé)任。3.4行政文件、合同依據(jù)年份及流水號進行編號。3.4.1編號組成公司級別代碼－文書形式代碼－【發(fā)文年份】—依次代碼a)例：文件檔案編號：湘千投字-【2015】-001，其中湘中投字表示名稱“湖南千江投資有限公司”，2015標(biāo)示年份，001標(biāo)示流水號。3.4.2中咨東方集團有限公司主要歸檔文件在流程過程中文件編號表：序號公司名稱公司級別代碼文書形式文書形式代碼備注1中咨東方集團中咨東方公告公字2湖南千江投資有限公司湘千投通知通字3湖南省中城富通置業(yè)有限公司湘中置人事令人字4湖南浦湘信息技術(shù)有限公司湘浦信技申請/請示請字5長沙浦湘酒店管理有限公司長浦報告報字6湖南省瑞星置業(yè)發(fā)展有限公司湘瑞置發(fā)會議紀(jì)要會紀(jì)字7湖南浦湘房地產(chǎn)開發(fā)有限公司湘浦房開傳真/函傳/函字8長沙上能建筑材料有限公司長上部門工作聯(lián)絡(luò)單工聯(lián)字注：1、公司管理制度/方法，統(tǒng)一編號為：ZZDF-ZD-2015-000號等；2、公司內(nèi)部運用文書統(tǒng)一用公司級別代碼中咨東方發(fā)文。如公司培訓(xùn)通知編號：中咨東方培字【2015】000號。3、合同編號詳見《中咨東方集團檔案管理制度》。3.4.3文書的密級和緊急程度通過加蓋密級圖章和緊急程度圖章標(biāo)識，不在文書編碼中體現(xiàn)。3.5文書的審批：3.5.1審批：A對只涉及本專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)容的非簽呈公文，可由公司各系統(tǒng)最高主管簽準(zhǔn)后即可下發(fā)。B對操作內(nèi)容涉及多個專業(yè)系統(tǒng)的非簽呈公文，應(yīng)由文件起草部門負(fù)責(zé)該文件的會簽，并送總經(jīng)理核準(zhǔn)后方可下發(fā)。3.5.2公文的發(fā)放及傳遞:A公司的公文由人事行政部的行政單位負(fù)責(zé)發(fā)放及傳遞管理。各部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)公司文書的收發(fā)、登記及傳遞工作。B各部門應(yīng)指定一名人員負(fù)責(zé)文書管理，負(fù)責(zé)本部門日常文書的收發(fā)、登記、歸檔工作及公文送審過程中的傳遞工作。C涉及機密文件，除可采納密封專人遞送外，還可通過電子郵件加密的方式進行管控。3.5.3對急件、機密的傳真或重要的公文，要求各部門即時簽收，并標(biāo)注明月、日剛好分送給各部門，履行簽收手續(xù)，以備事后查考。3.6文書的傳閱：3.6.1須要在肯定范圍內(nèi)周知或共同執(zhí)行之事項，總公司/分公司人事行政部行政單位需將各類公文發(fā)行到各相關(guān)單位主管處在相關(guān)范圍內(nèi)進行傳閱周知。3.6.2各部門相關(guān)人員閱后應(yīng)剛好在文書背面簽名、注明閱件日期，返還文件管理人員并由其負(fù)責(zé)將公文歸檔。3.6.3員工的公務(wù)郵箱必需開啟自動回復(fù)功能，公務(wù)郵件的收發(fā)必需存檔2個月備查。3.7文書的立卷、歸檔：3.7.1凡具有查考利用價值的公文，一經(jīng)辦理完畢，由各部門主管將原稿交予本部門公文管理員，由其剛好整理立卷。電子資料，須存放在部門內(nèi)指定電腦硬盤中；公司每月運用移動硬盤統(tǒng)一拷貝一次。3.7.2歸檔公文按類加以區(qū)分，并按年度分別裝訂成冊，存放于柜內(nèi)，做到排列有序、查詢便利、平安牢靠；電子檔案則須按相同規(guī)則建立電子索引書目。公司人事行政部于年初就各部門上一年的檔案進行匯總整理，歸入公司檔案。3.7.4公文的保管年限，分類、立卷、歸檔的詳細(xì)規(guī)則，依《檔案管理方法》執(zhí)行。電子資料須存檔的，亦按