XX冷藏物流有限公司公司報銷簽字制度

公司報銷簽字制度一、報銷簽字制度：各部門人員報銷，先由各部門經理簽字后交公司財務，財務審核后交由副總經理簽字后予以報銷。具體運作為：市場部簽字人、技術部簽字人、行政部簽字人。公司高層管理人員在超過報銷權限范圍的由林總簽字報銷，范圍之內的由副總簽字報銷。所有報銷單據必須注明：報銷事由、事項參與人、經手人、證明人等。二、報銷范圍及權限：業(yè)務人員報銷限于與業(yè)務相關的招待費和交通費等事項，業(yè)務人員宴請客戶須提前告知其部門經理，具體報銷參照公司《財務管理手冊》確定；技術部人員報銷主要為工程項目的花費，技術人員如需購買工程材料，應提前告知副總經理（包括具體數量、金額等）并由其審批決定；行政部人員報銷直接由財務部審核決定。三、低值易耗品及固定資產采購：公司實行統(tǒng)一采購制，公司日用價值500元以下的低值易耗品由行政部統(tǒng)一安排，公司購置高額固定資產由公司股東協(xié)商確定。廣州XX冷藏物流2002年4月23日財務制度一、發(fā)票要求1、應向收款方收取真實、合規(guī)、合法的發(fā)票憑證；2、所取得發(fā)票，必須符合發(fā)票管理規(guī)定：各項填寫齊全如單位名稱、業(yè)務項目名稱、日期、收款人等，內容真實完整，字跡清晰并加蓋財務印章或發(fā)票印章；3、手寫非定額發(fā)票內容漏寫的需到原開票單位補填內容，注意發(fā)票用雙面復寫紙?zhí)顚?，如票面字跡、顏色不一樣需加蓋開票單位公章，金額錯誤的則需更換發(fā)票；4、定額發(fā)票內容一般應由開票單位填寫，如有漏寫項目的，也可由職員本人如實填寫；5、報銷不符合規(guī)定的發(fā)票造成的損失將追究直接責任人責任，情節(jié)嚴重者則上報公司高層處理；二、違規(guī)行為1、發(fā)生費用時間不同，發(fā)票有連號、倒號現象；2、同職員或不同職員跨月報銷，發(fā)票號碼相近；3、多開發(fā)票、虛報費用；4、以收據、白條、假發(fā)票等不合規(guī)的票據報銷；5、以過期發(fā)票報銷；6、職員本人私自補寫非額發(fā)票漏寫內容；7、除以上情況外的其他違規(guī)行為；三、出外公干記錄單因業(yè)務需要外出公干發(fā)生費用填寫，后附主管簽字確認之工卡復印件，同一次出差費用應在一張報銷單中完整報銷，出差時間長填列多張公干表的需編寫頁碼。日期：按日依次填列。公干行程：按每日行程完整地填列，需與工卡相符。住宿費：按取得的發(fā)票和電腦清單填列，發(fā)票中應填明入住人姓名、入住時間、離店時間、天數、單價等有關要素。若發(fā)票中含不費、餐費（如含交際費需填寫交際費申請表）、洗衣費等應根據其清單在公干表中分項明事由填報。另外，住宿費應按標準報銷，其標準是：職員費：只限報銷出差外地之費用，按發(fā)生日期填列，注明收發(fā)地及內容。汽車過路費：使用辦事處汽車或借用他人汽車出差公干發(fā)生費用填列。中途修車費：同上。其他：出差外地發(fā)生洗衣費、購物費（后附購物申請表）、職工神福食（后附職工福食開支申請表）、汽車加油費、停車費、客戶零星費用等填列此欄，按項目注明內容及金額。備注：與公司職員一起出差不論是否由其報銷費用都需在此攔注明，與客戶出差發(fā)生住宿費按實際發(fā)生金額也在此欄填列（后附交際費用申請表）。交通費：按交通費申請表上合計數填列。10、交際費：按交際費申請表加總數填列（客戶住宿費除外）。11、出差津貼：按出差天數計算填列，其標準是：注意出差當天來回的沒有出差津貼。12、總支出：填列前面多項費用之加總數。四、交際費申請表因業(yè)務需要而發(fā)生的餐費、禮品費、娛樂費等填寫，送禮發(fā)票需在發(fā)票中列明具體物品，購禮之后至送出之時不得超過二天（特殊情況說明），代客戶報銷要據應有充分理由并事先申請，待批準后方可報銷（如接待來訪客戶發(fā)生住宿費、交通費等）。交際日期：發(fā)票日期（在日期旁邊注明交際形式，即早、中晚餐及送禮等）。宴請人員：本次交際中客戶姓名，需逐個列出人名，不能以等概之。其它人員：本次交際中所有公司職員（含申請人）姓名；經濟效益及成果：不用填列。五、交通費申請表因出差公干或平時業(yè)務發(fā)生交通費填寫（發(fā)生有關貨物運輸費不用填本表，只需詳細填寫在零用金單上即可），注意平時車票和出差車票分開報銷。另外，銷售代表每月都有市內定額交通費，因此平時交通費不予報銷（特殊情況經批準除外）。事由：市內交通費或出差交通費。交通工具：包括飛機、的士、大巴、中巴、輪船、火車等注意避免乘坐的士，特殊情況需在摘要欄注明。摘要：發(fā)生費用事由包括與他人一起乘坐交通工具等，不能遺漏。六、購物申請表及購物清單因購買日常用品、辦公用品、備用藥品、樣品等填寫。注意飲用水，修理用零配件等不用填寫此表，報銷需符合規(guī)定的審批限額及開規(guī)定，購物發(fā)票上需注明詳細名稱、數量、單價或要求提供購物清單。名稱：按物品名稱分項依次填列。型號/規(guī)格：每一項物件本身有品牌、型號、規(guī)格的都需在此欄注明，如沒有的則按其花色、質地等說明。數量、單價、金額：都需填列，缺一不可。申請、買購：報銷時，數量較多的可只填實購欄，與申請數相差大時，則兩項都要填。備注：注明購物用途、使用人等。驗收人：審核人簽字驗收。如由審核人本人經的購物，審核人員字驗收后，還需由另一相關人員簽字證明（聯絡處購物應由聯絡處職員驗收）。七、汽車費用申請表因汽車所發(fā)生的用油、修理、過路過橋費、停車費、違章罰款等有關車的一切開支。違章罰款不論金額大小，均需經董總經理報銷，出差費用不需填寫此表。摘要：注明出車鬲及停車地點表。保養(yǎng)費：包括加氣費、洗車費、打臘費等。其它：包括養(yǎng)路費、年審費、購汽車用物料（如直接用于汽車修則填修理費欄）、違章罰款等。八、白單報銷申請表因業(yè)務需要無法取得證明經濟業(yè)務發(fā)生的支出（即白單報帳），按審批限額處理，審核人員在備查薄中予以記錄，以避免重復報銷。因個人人為錯誤造成以白條單入帳（如遺失發(fā)票等）的，按總金額95%經審核批準后給予報銷。原因：詳細說明不能收取或遺失合法票據的原因。內容：項目較多的需分項依次填寫。備注：其他應說明的事由。九、原始憑證粘貼單發(fā)票票據較多的為美觀及安全起見可粘貼在此單上，如數量較少的可直接粘貼在以上報銷單后，注意需緊跟附在以上報銷單后，并依據報銷單內容按日期由上而下粘貼。十、注意事項特殊情況需由他人代為報銷者，其報銷單據可以由他人代替填寫，但“申請人”欄必須由其本人簽寫認可。審核原始憑證時，要多加留意發(fā)票日期是否漏寫或不符。填寫報銷單時，空行應劃線，票據粘貼應正面向上。十一、業(yè)務推廣費發(fā)生此費用應事先擬訂計劃書，計劃書內容包括推廣目的，活動安排，費用申請，交市場部主管審核，有效審批人審批。金額較大超4000元的應事先聯系舉辦場所電匯預付款，避免攜帶大額現金出外，如確需攜帶現金的也應至少提前一星期申請經會計部門批準后方可支取。報銷時需附帶經審批后的需附帶審批后的宣傳費用表及詳細的計劃書，超支較多的應將超支部分重新申請費用。費用中含餐費的填交際費單，參加人員姓名，公司職員姓名，統(tǒng)計人數等；購物填購物單，同一張發(fā)票中含有多項費用支出的須填寫內容及金額。以清單表格形式詳細列出本次推廣會各項費用支出附在報銷單后包括項目、摘要、金額、備注、合計數等。十二、廣告費廣告費、廣告協(xié)議需經會計部門核準，有效審批人審批后方可行及付款。報銷時附經審批后的宣傳費用表、廣告合同（制作費合同、交費合同）、詳細支付清單。報銷單上應注明所報銷金額占申請數的百分比，如預付款、余額全款等；制作內容即列明屬制作費或費等。1000元以上開支票或要求電匯的需甜支票付款申請單，提供廣告制作公司單位名稱、開戶行、賬號等資料。經辦人應負責追收發(fā)票，避免時間拖延。十三、租賃費新簽之租賃合同，支付租金時應取得稅局認可之租賃收入發(fā)票。十四、顧問費應按協(xié)議即時支付，并由顧問親筆驗收或顧問收條。未經批準不得擅自給顧問報銷其他額外費用。十五、國內運輸費需取得合乎規(guī)范的運輸裝卸發(fā)票，不得以收據入帳。十六、報銷時間說明廣辦市區(qū)職員發(fā)生費用應于一星期內報銷十七、費用預算申請辦事處個部門申請下月預算費用應在每月22日前將詳細費用清單交給會計處進行申請。1、申請費用1.確定下月支付的費用才申請，無法確定日期的