關(guān)于文書(shū)檔案管理制度的規(guī)定范圍

文書(shū)檔案管理制度依據(jù)“中共中心關(guān)于統(tǒng)一管理黨、政檔案工作的通知”和“國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的確定”，并參照國(guó)家檔案局頒發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的要求，為了加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。一、文書(shū)檔案管理職能（一）文書(shū)檔案工作是公司工作的重要組成部分，是維護(hù)公司歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。（二）公司黨、政、工、團(tuán)及人事、財(cái)務(wù)、安排、保衛(wèi)等工作活動(dòng)中形成的全部檔案均由檔案室集中統(tǒng)一管理。二、管理的內(nèi)容與要求（一）宣揚(yáng)、貫徹黨和國(guó)家的方針、政策和上級(jí)的有關(guān)規(guī)定、方法，落實(shí)本單位檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定制度。（二）負(fù)責(zé)管理本公司全部文書(shū)檔案，主動(dòng)供應(yīng)利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)。（三）對(duì)本公司各業(yè)務(wù)部門(mén)文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。（四）剛好完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。（五）貫徹執(zhí)行《檔案法》和《檔案法實(shí)施方法》及保密、平安制度，確保檔案和檔案機(jī)密的平安。三、檔案的接收（一）公司要建立健全文件材料的歸檔制度。凡公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、政治工作（包括黨、政、工、團(tuán)、保衛(wèi)）等各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，均由有關(guān)部門(mén)進(jìn)行整理、立卷后，定期向檔案室移交。（二）公司領(lǐng)導(dǎo)和職能部門(mén)承辦人員辦理完畢的文件材料，應(yīng)由部門(mén)兼職檔案員剛好按歸檔要求進(jìn)行整理后，定期向檔案室移交。（三）文書(shū)檔案的歸檔應(yīng)符合下列要求：1.應(yīng)歸檔的文件材料必需齊全、完整，能系統(tǒng)反映公司全年主要工作活動(dòng)狀況。2.歸檔的文件材料，應(yīng)保持其間的歷史聯(lián)系，仔細(xì)區(qū)分保存價(jià)值，劃分保管期限（永久、長(zhǎng)期、短期）。3.分類(lèi)精確、分級(jí)適當(dāng)、科學(xué)系統(tǒng)。以問(wèn)題特征為主，綜合其他特征整理歸檔。4.盒（卷）內(nèi)文件排列條理要依據(jù)事物的來(lái)龍去脈有秩序地排列、有條理地反映問(wèn)題。5.文件材料裝訂整齊、牢固、美觀，無(wú)金屬物。6.文件材料排列有序、編頁(yè)正確、編目符合要求。7.科技文件材料的起草，簽署處理看法，都必需用藍(lán)黑墨水筆、碳素筆書(shū)寫(xiě)或在公司OA系統(tǒng)進(jìn)行公文運(yùn)轉(zhuǎn)（文件材料用激光打印機(jī)打?。?。文件材料的載體和書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)符合耐久性要求。不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水或復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)的字跡，以利文件材料長(zhǎng)期保存。（四）公司全部歸檔文件材料應(yīng)在其次年六月底前向檔案室移交，要編制檔案移交書(shū)目一式二份。一份留部門(mén)備查，一份隨檔案交檔案室。四、文書(shū)檔案的整理、保管和統(tǒng)計(jì)（一）遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分不同價(jià)值、便于保管和利用的整理的原則，將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。（二）檔案室每年對(duì)檔案的平安保密狀況進(jìn)行一次檢查，發(fā)覺(jué)問(wèn)題剛好向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，對(duì)破損和變質(zhì)的檔案剛好修補(bǔ)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。（三）檔案工作人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必需在離職前將所保管的檔案數(shù)量和狀況交待清晰，并辦理交接手續(xù)。（四）建立登記、統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用狀況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，并依據(jù)規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)和部門(mén)報(bào)送檔案工作基本狀況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。五、檔案的鑒定和銷(xiāo)毀（一）檔案應(yīng)依據(jù)國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，編制本公司《檔案保管期限表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行，并報(bào)上級(jí)業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)備案。（二）檔案的鑒定和銷(xiāo)毀是檔案管理的一項(xiàng)非常重要的工作，應(yīng)依據(jù)公司《文書(shū)管理保管期限表》的規(guī)定，定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定檔案要在公司辦公室主任的主持下，由檔案室和業(yè)務(wù)部門(mén)組成鑒定小組共同進(jìn)行。鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)提出工作報(bào)告，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)。經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。（三）在銷(xiāo)毀檔案時(shí)，要指定兩人進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)，防止檔案遺失和泄密，監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。六、檔案的供應(yīng)利用（一）檔案管理人員要熟識(shí)本公司的歷史和所保管的檔案，了解本公司業(yè)務(wù)，并依據(jù)工作須要，編制必要的書(shū)目卡片、索引等檢索工具，主動(dòng)主動(dòng)地開(kāi)展檔案利用工作，為我公司各項(xiàng)工作服務(wù)，并留意收集整理利用效果。（二）建立健全檔案的借閱、審批制度，依據(jù)檔案的機(jī)密程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。（三）文書(shū)檔案保管的案卷及文件材料，是現(xiàn)行檔案,主要供本公司運(yùn)用。對(duì)兄弟單位供應(yīng)利用需持單位介紹信，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）公司應(yīng)依據(jù)須要和可能，采納先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。七、檔案的借閱（一）辦理借閱手續(xù)1.公司各部門(mén)因工作須要借閱一般業(yè)務(wù)性檔案時(shí)，借閱單位事先聯(lián)系，借閱者可依據(jù)案卷、歸檔文件書(shū)目，提出借閱檔案名稱(chēng)，進(jìn)行借閱登記，在閱覽室查閱。須要將檔案拿出檔案室外查閱時(shí)，必需經(jīng)辦公室主任同意辦理借閱手續(xù)，方可將檔案借出。2.借閱黨、政重要會(huì)議記錄和有關(guān)機(jī)密性檔案時(shí)，需經(jīng)辦公室主任及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，進(jìn)行登記，由檔案管理人員按領(lǐng)導(dǎo)批示看法，先找出要查閱的有關(guān)部門(mén)或事項(xiàng)，然后交查閱者查閱這一部分，其他部分查閱者不得隨意翻閱查找，且只限在檔案室內(nèi)查閱，不準(zhǔn)借出室外。3.兄弟單位借閱檔案時(shí)，必需持單位介紹信，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借閱，檔案室要辦理借閱手續(xù)。（二）查閱時(shí)必需愛(ài)惜檔案，不得在檔案上寫(xiě)字、涂改，更不許拆裝、撕頁(yè)、折疊、損壞、丟失，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)仔細(xì)清查，核對(duì)無(wú)誤后，方可注銷(xiāo)。（三）凡因工作須要摘抄檔案內(nèi)容者，抄前須經(jīng)檔案室同意或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，抄后須經(jīng)檔案管理人員，加蓋公章方為有效，但不準(zhǔn)抄寫(xiě)全文。（四）凡是借機(jī)密的檔案必需做到隨借隨還，最長(zhǎng)時(shí)間不超過(guò)一周。（五）要嚴(yán)格保守黨和國(guó)家機(jī)密，有關(guān)檔案內(nèi)容，查閱人員不得隨意外傳和遺失。八、檔案的保密平安（一）檔案管理人員須嚴(yán)守黨和國(guó)家制定的保密法及公司保密規(guī)定，不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員爭(zhēng)論自己所保管的檔案內(nèi)容。（二）檔案管理人員不得私自攜帶檔案材料外出，檔案出入