辦公室管理試題及答案B卷

辦

公

室

管

理B

卷一、單項(xiàng)選擇題（請(qǐng)將正確答案的字母序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。每小題1分，共10）1．在辦公室的置方面，)的位是上座。A．離人口最遠(yuǎn)B．離入口最近C．靠近門(mén)口D靠近窗戶2．在文員工作及辦公環(huán)境等方面，下面選項(xiàng)中哪種行為不合適宜？)A．準(zhǔn)備一些敞的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條B．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方C．辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理D．下班前要整好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密3．文員必須管好自己的時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的？()A．定好目標(biāo)，想做或需要做的事情寫(xiě)下來(lái)B．盡量控制外來(lái)干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做C．每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自己壓力D．對(duì)每一項(xiàng)工作出安排，定好最后期限4．為了防止辦室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”，下列做法中，哪項(xiàng)工作應(yīng)該改進(jìn)？()A．工作人員工盡可能專門(mén)化、單一化B．盡可能定量制辦公室工作C．重復(fù)性的工盡量由機(jī)器完成D．合理設(shè)計(jì)辦室的工作流程5．以下哪些接電話的行為是不正確的？()A．受到通話對(duì)極大的責(zé)難，應(yīng)針?shù)h相對(duì)回?fù)鬊．給上司的留正面朝下放在他的辦公桌上C．做記錄時(shí)可在便箋下墊一張復(fù)寫(xiě)紙，以防遺失后備用D．中途因有事放下電話請(qǐng)對(duì)方等待時(shí)，應(yīng)把話筒朝下放置

6．在公務(wù)專用信件書(shū)寫(xiě)禮儀方面，一般在收函單位或個(gè)人稱呼后習(xí)慣用()。A．“頃悉”、“際此”B“謹(jǐn)啟”、‘鈞啟”C．“臺(tái)鑒”、惠鑒”D“臺(tái)安”、“鈞安”7．按照美國(guó)人學(xué)家愛(ài)德華·霍爾博士對(duì)交往空間距離的劃分理論，45CM～120CM，應(yīng)該是)。A．個(gè)人區(qū)B社交區(qū)．親密區(qū)D．公眾區(qū)8．文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中()A．加入自己的主觀意見(jiàn)B．不記錄議題C．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致D．對(duì)所記內(nèi)容作評(píng)論9．上司決定參某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)該()A．和上司先充分溝通，避免在會(huì)議進(jìn)行中臨時(shí)以電話聯(lián)系的不便B．除了送來(lái)的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料C．如果是第一次前往的公司外的地點(diǎn)，要先了解場(chǎng)地情況和交通所耗費(fèi)的時(shí)間D．只在便箋上寫(xiě)好會(huì)議名稱10.在某些情況，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有()，了要求約會(huì)者的心理。A．社交的能力B．說(shuō)話的技巧C．聽(tīng)話的能力D．聽(tīng)寫(xiě)的能力二、判斷題（正確打“√”，錯(cuò)誤打“×”。每小題1分，分】1．辦公室的燈照明要避開(kāi)自然光，最好用人工燈光。()2．辦公室工作人員對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的主要表現(xiàn)就是“樣樣事必躬親”。()3．同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。)4．文員在工作間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。)5．員應(yīng)有效利用時(shí)間，可以把重要工作如寫(xiě)報(bào)告等與其他工作安排在一起去做。()

6．常交往中的上下級(jí)角色關(guān)系不應(yīng)淡化。()7．如果需要與訪者確定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來(lái)訪者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，如果這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來(lái)。()8．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅背有一個(gè)拳頭大小距離。)9．要發(fā)問(wèn)或有意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)該等上司說(shuō)完話之后再發(fā)問(wèn)，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說(shuō)服上司。)10.列入保密范的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。()三、簡(jiǎn)答題（每小題分，20分）1．簡(jiǎn)要說(shuō)明會(huì)紀(jì)要的概念，會(huì)議紀(jì)要有什么作用？形式是怎樣的？．什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？一般應(yīng)怎樣做？四、設(shè)計(jì)題（每小題分，30分）1．‘某公司為推銷自己的產(chǎn)品，做好宣傳和營(yíng)銷前的準(zhǔn)備工作，以良好的社會(huì)形象及合適的價(jià)格打人市場(chǎng)，決定組織召開(kāi)專家座談會(huì)，對(duì)其推銷產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估。如果你是辦公室人員，領(lǐng)導(dǎo)責(zé)成你承辦這個(gè)座談會(huì)，你該如何做？2．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？五、案例分析題（每小題分，共30）1．請(qǐng)看如下案：上海某冰箱廠的冰箱暢銷全國(guó)各地，一天，江蘇某城市報(bào)上刊登了這家廠的家用冰箱發(fā)生爆炸的消息，幾天之內(nèi)，這種冰箱在當(dāng)?shù)丶礋o(wú)人問(wèn)津。奇怪的是廠方卻未收到該用戶的投訴信或電話，而是記者紛紛上門(mén)。廠方?jīng)Q定派一位副廠長(zhǎng)帶一名技術(shù)員、一名文秘人員主動(dòng)上門(mén)訪問(wèn)、調(diào)查。在經(jīng)過(guò)周密的檢查之后，技術(shù)員始終找不出冰箱爆炸的原因。細(xì)心的文秘人員發(fā)現(xiàn)戶主的神色不太正常，又發(fā)現(xiàn)冰箱內(nèi)有細(xì)小的紅色紙片，便向副廠長(zhǎng)匯報(bào)。副廠長(zhǎng)和戶主進(jìn)行了一整天的耐心、誠(chéng)懇的交談，并主動(dòng)提出了賠償冰箱和為之保密的條件。戶主終于說(shuō)出了是在冰箱里藏放了準(zhǔn)備過(guò)年的鞭炮，其他人不知道，取食品時(shí)碰撞所致，幸未傷人。又說(shuō)是因?yàn)猷従勇?tīng)到爆炸后向居委會(huì)報(bào)告，引起了媒介的注

意才上了報(bào)的。查清了原因，副廠長(zhǎng)當(dāng)即與上海廠方聯(lián)系，在當(dāng)?shù)卣匍_(kāi)了記者招待會(huì)，向新聞界說(shuō)明了真相，隱去了戶主的姓名，并承認(rèn)了廠方的責(zé)任：“未在冰箱使用說(shuō)明書(shū)上寫(xiě)明：冰箱內(nèi)不可冷藏易燃易爆物品?！贝嗽捯l(fā)出記者們的哄堂大笑，這件事就此喜劇性結(jié)束。幾天后，這種品牌的冰箱銷售量迅速回升，一臺(tái)嶄新的冰箱也送至那位用戶的家中。從這個(gè)案例，可以為我們文秘人員的信訪工作提供哪些有益的啟示？2公司原定于12月25日18:00借一娛樂(lè)總匯召公司成立兩周年慶祝活動(dòng)。為此，發(fā)了請(qǐng)柬邀請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓光臨，在請(qǐng)柬上把時(shí)間、地點(diǎn)寫(xiě)得一清二楚，要求自行前往。還通知了全體員工下班后趕往。可當(dāng)部分員工提前在16：00趕去時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)預(yù)訂的能容納50人的大包房已為公司占用。經(jīng)詢問(wèn)，當(dāng)初A公司訂時(shí)，司已先訂，但正考慮與娛樂(lè)總匯更預(yù)訂時(shí)間，沒(méi)有最后確定。當(dāng)時(shí)大堂負(fù)責(zé)人說(shuō)：“若B公司換了時(shí)間，則包房由公司用，不用再通知了”，事后由于總匯工作人員的疏忽，忘了將時(shí)間沖突情況告知A公司。結(jié)果公司與娛樂(lè)總匯的工作人員就這一問(wèn)題發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)和沖突，造成來(lái)參加活動(dòng)的50多人滯留大堂2個(gè)多小時(shí)，最后交涉無(wú)果。不得不再包車前往附近另一賓館舉行。最后活動(dòng)早早收?qǐng)?，大家掃興而歸。(1)為什么A司慶?；顒?dòng)未取得預(yù)期效果？(2)如果你是A司的文秘人員，你應(yīng)如何組織這次活動(dòng)？(3)發(fā)現(xiàn)已預(yù)訂包房被他人所用，應(yīng)怎樣處理？辦公室管理試題答案一、單項(xiàng)選擇題（請(qǐng)將正確答案的字母序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。每小題分，共分）1．A2．B34．A56．D78．C9．D．B二、判斷題（正確打“√”，錯(cuò)誤打“×”。每小題分，共10）1．×2．×．√．×5．×7．×．√9．×10√、答題（每小題，共20分

1．簡(jiǎn)要說(shuō)明會(huì)紀(jì)要的概念，會(huì)議紀(jì)要有什么作用？形式是怎樣的？答案要點(diǎn)：會(huì)議紀(jì)要是用來(lái)記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的一種正式公文。它是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上概括、提煉而成，擇要反映會(huì)議的精神和情況。（2分）會(huì)議紀(jì)要具有溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、指導(dǎo)工作的作用。（2）可以用于向上級(jí)匯報(bào)會(huì)議情況；也可以分發(fā)給平級(jí)或下屬單位，以傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)，或要求與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行。分）有兩種形式：(1)議決性會(huì)議要。是與會(huì)者經(jīng)過(guò)商議，對(duì)某些問(wèn)題作出一致決定，需要共同遵守、執(zhí)行時(shí)寫(xiě)下的文字依據(jù)。（2分）(2)周知性會(huì)議要。用于傳達(dá)會(huì)議情況，傳播信息、交流經(jīng)驗(yàn)而作的紀(jì)實(shí)性文件分什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？一般應(yīng)怎樣做？對(duì)于上司不必要接見(jiàn)的來(lái)訪者，不必要參加的邀請(qǐng)性活動(dòng)，不想接聽(tīng)的電話，由文員出面阻擋或謝絕。文員沒(méi)有必要把真正原因告訴對(duì)方，只需要禮貌地、委婉地達(dá)到阻擋或拒絕的目的即可。（4分）(1)電話擋駕。司不愿接的電話，文員要告訴對(duì)方，暫時(shí)不能接或上司不在，將內(nèi)容記下，轉(zhuǎn)告上司。上司不能接的電話，要另約時(shí)間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告（2分）(2)來(lái)訪擋駕。問(wèn)清來(lái)由，判斷有無(wú)必要引見(jiàn)給上司，或先作請(qǐng)示。（2）(3)會(huì)議、活動(dòng)擋駕。對(duì)無(wú)必要的會(huì)議和活動(dòng)文員要替上司委婉地謝絕分）四、設(shè)計(jì)題（每小題，共30分）1．題略(1)座談會(huì)邀請(qǐng)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見(jiàn)又敢于發(fā)表意見(jiàn)者；（3分）(2)座談會(huì)以小為主，人數(shù)以七、八人為宜；分(3)座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；(2分)(4)持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；(2分)(5)詳細(xì)的記錄由文秘人員在不引人注目的座位上去做；（1分）座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短；(2分)

(7)會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。（2分）．題略(1)整理好旅行程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。（3分）(2)回到公司上后，應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫(xiě)出工作匯報(bào)。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過(guò)目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。（3分）(3)盡快恢復(fù)正工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。分）(4)把在出差時(shí)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來(lái)有用）(5)對(duì)在旅行過(guò)中給予幫助和照顧的有關(guān)部門(mén)和人員，分別去函或去電表示感謝。分）、案例分析題（每小題15分，共分）1．（題略）(1)信訪工作也完全是被動(dòng)地等人們寫(xiě)信，打電話或告上門(mén)來(lái)，文秘人員也應(yīng)該注意到社會(huì)上的反饋。(2)有些事涉及本單位的利益或信譽(yù)，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取主動(dòng)出擊的方法。(3)文秘人員雖不是專業(yè)人員，不能解決技術(shù)性的問(wèn)題，但是文秘人員應(yīng)具有細(xì)心、敏感的工作方式和作風(fēng)，能從其他角度幫助領(lǐng)導(dǎo)解決問(wèn)題。2．公司負(fù)責(zé)預(yù)訂的文秘人員沒(méi)有對(duì)預(yù)訂的時(shí)間、地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn)，準(zhǔn)備工作不充分導(dǎo)致活動(dòng)沒(méi)有取得預(yù)期效果。(2)應(yīng)把這次活的細(xì)節(jié)詳細(xì)列出，每個(gè)項(xiàng)目由專人負(fù)責(zé)。(3)由專人負(fù)責(zé)訂，初步