辦公智能化管理的優(yōu)越性、特點及作用,行政管理論文

辦公智能化管理的優(yōu)越性、特點以及作用,行政管理論文辦公智能化管理的優(yōu)越性、特點以及作用辦公室管理論文范文：辦公智能化管理的優(yōu)越性、特點以及作用內(nèi)容摘要：為提高辦公室工作效率和水平，須借助先進技術(shù)施行智能化管理。分析了傳統(tǒng)辦公室工作管理及發(fā)展，指出了辦公智能化管理的優(yōu)越性和特點，即管理手段當(dāng)代化，職業(yè)要求更嚴(yán)格，辦公方式靈敏化。給出了辦公智能化管理構(gòu)造和重要作用：可提高效率，節(jié)約資源，使制度規(guī)范，信息有據(jù)可查，服務(wù)到人，合理公平。本文關(guān)鍵詞語：辦公室工作；智能化管理構(gòu)造；作用；Abstract:Inordertoimprovetheefficiencyandleveloftheofficework,andthroughborrowingadvancedtechnologytoimplementintelligencemanagement,theresearchanalyzesthetraditionalofficeworkmanagementanddevelopment,andpointsouttheadvantagesandcharacteristicsofofficeintelligentmanagement,i.e.modernizationofmanagementmethod,stricterrequirementoftheprofession,andflexibilityofofficeworkingway.Thentheresearchproposestheintelligentmanagementstructureofofficeworkandimportantfunction,i.e.toincreaseefficiency,saveresource,standardizesystem,tomakeinformationwelldocumented,serveforpeoplerationallyandequitably.Keyword:Officework;Intelligentmanagementstructure;Function;辦公室作為企業(yè)上傳下達的重要機構(gòu)，其作用非常大，但受多方面因素的影響，辦公室工作管理效率和水平始終不高。1傳統(tǒng)辦公室工作管理及發(fā)展辦公室是企業(yè)的宣傳窗口，辦公條件的好壞對企業(yè)的影響不容小覷。過去物質(zhì)匱乏，企業(yè)財力資源有限，硬件設(shè)施投入缺乏，辦公條件簡單。表1為不同時代辦公室管理工作的特點。Tab.1Characteristicsofofficemanagementofdifferenteras表1不同時代辦公室管理工作特點從表1能夠看出，傳統(tǒng)辦公室管理工作特點主要具體表現(xiàn)出在：文件以紙質(zhì)檔案方式保存，信息以、口頭等方式傳遞，實際工作中存在信息輸送失真、文件傳達斷鏈等問題，很容易造成領(lǐng)導(dǎo)決策失誤。2辦公智能化管理的優(yōu)越性隨著發(fā)展，對辦公室工作的規(guī)范性和高效性提出了更高層次的要求。辦公室工作內(nèi)容越來越復(fù)雜，若企業(yè)仍然采用傳統(tǒng)的管理形式，會出現(xiàn)信息傳遞效率低、信息準(zhǔn)確性差、信息滯后等問題。辦公智能化管理是大勢所趨。表2為傳統(tǒng)辦公室工作和當(dāng)代智能化管理辦公方式的比擬。Tab.2Comparisonoftraditionalandmodernintelligentmanagementofficemode表2傳統(tǒng)辦公室工作和當(dāng)代智能化管理辦公方式的比擬從表2能夠看出，辦公智能化管理具有優(yōu)越性，主要具體表現(xiàn)出在下面幾方面：文件柜逐步被伺服機取代，使信息儲藏更安全。筆逐步被鍵盤取代，信息制造更高層次效。逐步被電子郵件取代，信息傳輸更快速。檔案館、圖書館逐步被數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)上圖書館取代，信息采集更準(zhǔn)確。辦公室逐步被辦公人員所在地取代，信息處理地點更多元。文字逐步被0-1信號取代，使信息原始形式更保密。一份文件一人閱讀或多人傳閱逐步被多人同時網(wǎng)上閱讀取代，信息分享方式更便利。辦公方式不斷創(chuàng)新，不僅使領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)崟r把握辦公室工作的真實情況，還能減輕工作量，隨時更新數(shù)據(jù)，簡化行政程序，高效低成本處理日常事務(wù)。3辦公智能化管理的特點3.1管理手段當(dāng)代化辦公管理技術(shù)是帶動企業(yè)發(fā)展的源動力，隨著計算機的普及和計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，智能化技術(shù)改變著人們的社交和衣食住行。辦公管理手段當(dāng)代化為企業(yè)降低了運營成本，提高了辦公室管理水平。轉(zhuǎn)變思想觀念、更新硬件設(shè)施、擴大工作地點、提高工作人員素質(zhì)、升級軟件等，都是辦公管理手段當(dāng)代化的表現(xiàn)。3.2職業(yè)要求更嚴(yán)格要想實現(xiàn)辦公智能化管理目的，必須依靠專業(yè)隊伍。智能化設(shè)備自動化程度很高，因而，對工作人員的專業(yè)有著更高層次的要求。工作人員必須獲得相關(guān)工種資格證書，充分把握智能化設(shè)備基本構(gòu)成和原理，有效把握計算機基礎(chǔ)知識，并具備一定的組織能力和高度的責(zé)任心。3.3辦公方式靈敏化數(shù)字化時代改變了企業(yè)的組織架構(gòu)，辦公變得移動化，企業(yè)不需要工作人員在固定地點上班打卡，只需要員工能夠在規(guī)定時間內(nèi)完成工作即可，這種方式不僅提高了辦公時間的靈敏性，還提升了空間利用率和管理效率。4辦公智能化管理構(gòu)造4.1辦公室內(nèi)實現(xiàn)辦公智能化管理工作人員可根據(jù)實際需求隨意選座，將電腦和隨身物品搬到辦公桌即可。繁忙時間，可借助聊天機器人作第一層客戶溝通，減少客戶等待時間，保證服務(wù)質(zhì)量。還能夠利用智能化設(shè)備，實現(xiàn)快速文字和信息處理。4.2辦公室外實現(xiàn)辦公遠(yuǎn)程化管理企業(yè)很多業(yè)務(wù)都能夠在線上開展，借助互聯(lián)網(wǎng)手段和在線辦公系統(tǒng)，使各項工作有條不紊地進行。碰到緊急的辦公任務(wù)，可使用視頻會議功能開展遠(yuǎn)程會議，遠(yuǎn)程溝通討論并解決詳細(xì)問題。5辦公智能化管理的重要作用辦公智能化管理使工作人員能夠在愈加便捷、舒適的環(huán)境中獲取更多的信息，這種新興的辦公方式給企業(yè)帶來了更大的經(jīng)濟利益。5.1提高效率，節(jié)約資源以往在傳遞信息時，工作人員需要利用書面材料形式，將信息一層層傳遞，傳遞方式比擬落后，不僅難以確保信息傳遞的準(zhǔn)確性，還無法提高信息傳遞的效率。如今傳遞信息時，能夠采用發(fā)布電子新聞、QQ、電子郵件等形式，保證信息及時準(zhǔn)確地傳遞，大大提高了辦公效率。5.2制度規(guī)范，有據(jù)可查以往歸檔紙質(zhì)文件時，需要消耗損費大量的時間和精神。存儲文件時，需要根據(jù)順序擺放在文件柜內(nèi)，增加了工作量。保存的文件需要定期打理，以免出現(xiàn)文件丟失等問題。而如今，在線上就能夠?qū)⑽募咨铺幚聿⒂袚?jù)可查，擺脫了繁復(fù)的紙質(zhì)文件。5.3服務(wù)到人，合理公平相較于傳統(tǒng)的辦公室管理，辦公智能化管理借助計算機技術(shù)實現(xiàn)了信息的分享、實時傳遞，人們能夠第一時間獲取信息，使信息傳遞愈加合理。信息平臺的分享性和大容量，讓所有人都能夠隨時隨地獲取、處理、整理信息，給工作人員帶來了很大便利。6結(jié)束語深切進入分析辦公室工作智能化管理構(gòu)造至關(guān)重要，應(yīng)提高辦公室工作效率和辦公水平，以促進各項工作高效、有序、健康運轉(zhuǎn)，使企業(yè)辦公室工作高質(zhì)量高效運行。以下為