來訪人員管理制度

公司來訪人員管理制度一、制定目的：為加強(qiáng)來訪人員管理，規(guī)范來訪人員接待程序，加強(qiáng)公司平安秩序，愛護(hù)公司人員財(cái)產(chǎn)平安，特制定本制度。二、適用范圍：適用集團(tuán)公司各部門、分公司。三、職責(zé)與權(quán)限：1、保安負(fù)責(zé)來訪人員身份確認(rèn)、受訪者是否會(huì)客確認(rèn)、來訪人員出入登記、來訪車輛停放支配。2、前臺(tái)負(fù)責(zé)來訪人員引領(lǐng)、等待時(shí)的接待、會(huì)客場(chǎng)所支配。3、被訪者負(fù)責(zé)來訪人員的接待，探望結(jié)束確認(rèn)。四、來訪人員的分類1、重要訪客：公司高層來訪客人；公司重要客戶；政府職能部門領(lǐng)導(dǎo)。2、一般訪客：一般客戶；供應(yīng)商；應(yīng)聘者；員工親屬。3、其他訪客：廣告推銷者；蓄意滋事者。4、有人員來訪時(shí)，值班保安應(yīng)先詢問來訪人，界定來訪人員屬于哪一類別并做好相續(xù)連接工作。五、重要訪客來訪一、若來訪人員為重要訪客，來訪人員不需填寫《來訪人員來訪登記表》，由保安填寫《來訪人員出入登記表》，并馬上電話通知受訪人或總經(jīng)辦秘書，指引來訪人員至辦公樓一樓前臺(tái)處，并指揮支配車輛停放；二、來訪人員至前臺(tái)時(shí)，由前臺(tái)文員引領(lǐng)訪客在會(huì)客接待處等候而受訪者或總經(jīng)辦秘書在接到保安受訪電話通知時(shí)，也應(yīng)馬上前往前臺(tái)接待訪客；三、若公司高層領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人事先有約定來訪時(shí)間的，可事先打電話到保安門崗進(jìn)行交代來訪者的身份或單位，以提示保安做好接待打算。四、來訪人員離開時(shí)，前臺(tái)文員應(yīng)剛好通知保安，由保安通知來訪車輛司機(jī)，提前做好打算；保安在《來訪人員出入登記表》中記錄出門時(shí)間。六、一般訪客來訪1、若來訪人員為一般訪客，保安應(yīng)詢問來訪事由、部門、受訪人等信息，并電話告知受訪部門或受訪人員，在征得同意后，來訪人員須具體填寫《來訪人員來訪登記表》存根；保安依據(jù)《來訪人員來訪登記表》填寫內(nèi)容抄寫《來訪人員出入登記表》內(nèi)容。2、保安須核對(duì)來訪人員有效證件；一直訪人員發(fā)放《訪客證》及《來訪人員來訪登記表》復(fù)聯(lián)，指引來訪人員至辦公樓一樓前臺(tái)處等候或由前臺(tái)文員干脆引導(dǎo)來訪人員到受訪人的辦公室；若受訪人為車間一線員工，則來訪人員在保安室等候，由受訪人本人至保安室接洽；3、來訪人員至前臺(tái)時(shí)，由前臺(tái)引領(lǐng)、支配訪客進(jìn)入一樓接待室等待，或者干脆由受訪人帶領(lǐng)來訪人員進(jìn)入洽談室會(huì)客。4、一般來訪事務(wù)，受訪人只能在接待室與來訪人員會(huì)談，依據(jù)來訪需求和目的只可以帶領(lǐng)來訪人員進(jìn)入和業(yè)務(wù)相關(guān)的區(qū)域，但不能帶領(lǐng)來訪人員進(jìn)入無相關(guān)的辦公區(qū)域和場(chǎng)所；5、若來訪人員須要參觀生產(chǎn)車間區(qū)域等部門，參觀前須通知相關(guān)（分管副總）部門領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)同意后才能帶來訪者參觀。6、來訪結(jié)束時(shí)，受訪者須在《來訪人員來訪登記表》上簽字；來訪人員出門時(shí)，交保安《來訪人員來訪登記表》和《訪客證》，保安憑經(jīng)受訪人簽字的《來訪人員來訪登記表》放行來訪人員，并在《來訪人員出入登記表》存根欄中記錄離開時(shí)間；若受訪人未在《來訪人員來訪登記表》上簽字，保安須電話聯(lián)系受訪人，經(jīng)確認(rèn)后放行來訪人員，并要求受訪人補(bǔ)簽《來訪人員來訪登記表》。7、若來訪人員為員工親屬，受訪人不得帶來訪人到辦公室、生產(chǎn)車間等區(qū)域，一律在一樓接待室會(huì)談。8、若受訪人員不在公司，也沒有剛好托付公司其他人員代為接待，保安應(yīng)讓來訪人員留言或留下聯(lián)系方式，待受訪人員回公司后由保安轉(zhuǎn)告，來訪人員不得進(jìn)入公司。9、若可以確定受訪人員在公司，但一時(shí)無法聯(lián)系到受訪人員本人時(shí)，請(qǐng)來訪人員進(jìn)入保安室稍坐等候，保安值班人員則通過撥打受訪人手機(jī)或部門固定電話等其他途徑聯(lián)系受訪人員。10、若來訪人員有車輛，須辦理來訪手續(xù)后才能進(jìn)入公司，由保安支配車輛停放到停車區(qū)。來訪人員車輛禁止駛?cè)肷a(chǎn)區(qū)域通道。11、未經(jīng)審批，禁止來訪者非業(yè)務(wù)各種貨車進(jìn)入公司及廠區(qū)。七、其他訪客來訪1、若來訪人員為其他訪客，保安須對(duì)訪客做好說明、勸告工作；對(duì)不聽說明或勸告無效，仍強(qiáng)行進(jìn)入公司的，保安可撥打干脆分管領(lǐng)導(dǎo)電話知會(huì)，依據(jù)是事態(tài)程度可撥打報(bào)警電話（110），請(qǐng)當(dāng)?shù)剌爡^(qū)公安機(jī)關(guān)出面幫助處理。八、附則1、以上條款，請(qǐng)集團(tuán)各部收文后予以內(nèi)部宣導(dǎo)嚴(yán)格遵守。2、本方法由行政部負(fù)責(zé)擬定并說明，由集團(tuán)總經(jīng)理簽發(fā)后生效執(zhí)行。附件：1、《來訪人員來訪登記表》2、《來訪人員出入登記表》3、《重要客人來訪流程圖》4、《一般訪客來訪流程圖》來訪人員出入登記表來訪姓名來訪單位來訪事由受訪部門/姓名車輛號(hào)碼來訪時(shí)間離開時(shí)間保安簽字備注重要客人來訪流程圖訪客保安前臺(tái)受訪人重要訪客來訪流程圖結(jié)束出公司進(jìn)入辦公樓進(jìn)入公司來訪懇求起先結(jié)束出公司進(jìn)入辦公樓進(jìn)入公司來訪懇求起先來訪人員登記來訪人員登記通知來訪車輛車輛停放支配通知受訪人來訪人員登記來訪人員登記通知來訪車輛車輛停放支配通知受訪人通知保安來訪人員接待通知保安來訪人員接待來訪人員接待來訪結(jié)束來訪人員接待來訪結(jié)束一般訪客來訪流程圖訪客保安前臺(tái)受訪人一般訪客來訪流程圖結(jié)束離開公司來訪人員登記會(huì)客單進(jìn)入辦公樓進(jìn)入公司訪問懇求起先結(jié)束離開公司來訪人員登記會(huì)客單進(jìn)入辦公樓進(jìn)入公司訪問懇求起先收回訪客證會(huì)客單來訪人員登記車輛停放支配訪客證發(fā)放核對(duì)