辦公大樓物業(yè)檔案管理規(guī)程

辦公大樓物業(yè)檔案管理規(guī)程第一章總則第一條目的和依據(jù)為了規(guī)范辦公大樓物業(yè)檔案管理工作，維護(hù)辦公大樓物業(yè)檔案的完整性和安全性，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律、法規(guī)，制定本規(guī)程。第二條適用范圍本規(guī)程適用于本辦公大樓物業(yè)檔案管理工作。第三條定義1.物業(yè)檔案：指反映物業(yè)管理工作有關(guān)情況和歷史的文件、資料、圖表、照片等各種信息載體。2.辦公大樓：指本規(guī)程所涉及的業(yè)主單位屬于的建筑物，包括臨時(shí)建筑物。3.業(yè)主單位：指位于辦公大樓內(nèi)的單位。4.物業(yè)公司：指承擔(dān)辦公大樓物業(yè)管理工作的公司。5.檔案管理員：指負(fù)責(zé)辦公大樓物業(yè)檔案管理工作的人員。第二章檔案管理機(jī)構(gòu)及人員第四條檔案管理機(jī)構(gòu)本辦公大樓的物業(yè)檔案管理工作由物業(yè)公司設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。該機(jī)構(gòu)在物業(yè)公司下設(shè)，由一名專(zhuān)職檔案管理員和一名助理檔案管理員組成。第五條物業(yè)檔案管理員物業(yè)檔案管理員是檔案管理機(jī)構(gòu)的主要工作人員，負(fù)責(zé)辦公大樓物業(yè)檔案的整理、保管、利用、銷(xiāo)毀等工作。管理員應(yīng)當(dāng)具備以下條件：1.具有高中及以上文化程度，熟練掌握電子文檔處理工具的使用。2.有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和工作責(zé)任心。3.熟悉檔案管理相關(guān)法律法規(guī)。第六條助理檔案管理員助理檔案管理員協(xié)助物業(yè)檔案管理員執(zhí)行檔案管理工作，并協(xié)助管理員對(duì)檔案進(jìn)行整理、保管、利用、銷(xiāo)毀等工作。要求與物業(yè)檔案管理員基本相同。第七條崗位職責(zé)物業(yè)檔案管理員的主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)辦公大樓物業(yè)檔案管理工作，逐步建立檔案管理系統(tǒng)，包括檔案制度、檔案管理規(guī)程、檔案管理方案和檔案數(shù)據(jù)的管理。2.對(duì)辦公大樓物業(yè)檔案進(jìn)行整理、歸檔、保管、利用等所有工作，應(yīng)做到檔案整齊、清晰、可靠，方便查閱和使用。3.負(fù)責(zé)物業(yè)檔案的借閱與管理，建立借閱記錄和借閱匯總表，做到嚴(yán)格管控借閱行為。4.每年定期對(duì)已存放的物業(yè)檔案進(jìn)行檢查，核對(duì)檔案的存放位置和數(shù)量，整理檔案目錄或者檔案系統(tǒng)，排除問(wèn)題檔案和冗余檔案。5.定期對(duì)物業(yè)檔案進(jìn)行備份，存儲(chǔ)備份數(shù)據(jù)的介質(zhì)和位置應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定。6.負(fù)責(zé)物業(yè)檔案的銷(xiāo)毀，按照有關(guān)要求制定銷(xiāo)毀計(jì)劃，確保銷(xiāo)毀行為合規(guī)合法。第三章檔案管理制度第八條檔案管理規(guī)程制定原則上，物業(yè)公司應(yīng)當(dāng)制定辦公大樓物業(yè)檔案管理規(guī)程，在業(yè)主大會(huì)上進(jìn)行討論、批準(zhǔn)并公布。第九條檔案分類(lèi)與歸檔1.物業(yè)檔案應(yīng)當(dāng)按照業(yè)務(wù)分類(lèi)原則進(jìn)行歸類(lèi)，確保歸檔的文件、資料、圖表、照片等物品能夠清晰、準(zhǔn)確地反映實(shí)際業(yè)務(wù)情況。2.物業(yè)檔案歸檔應(yīng)當(dāng)建立檔案卷目錄，確保檔案條目清晰、準(zhǔn)確、完整，方便查閱和使用。3.物業(yè)檔案歸檔應(yīng)當(dāng)按照年度、月份、日期等時(shí)間序列原則進(jìn)行歸檔，確保文件資料按照規(guī)定時(shí)間順序排列，并按照一定的順序存檔，避免文件混亂。第十條物業(yè)檔案的查閱與利用1.業(yè)主單位有權(quán)查閱自己相關(guān)的物業(yè)檔案，但需提前申請(qǐng)，經(jīng)審核通過(guò)后方可查閱。2.其他單位或個(gè)人需要查閱物業(yè)檔案的，需經(jīng)過(guò)物業(yè)公司批準(zhǔn)，并出具查閱申請(qǐng)書(shū)。3.查閱物業(yè)檔案的申請(qǐng)人應(yīng)當(dāng)出具有效證件和文件，并簽署檔案查閱協(xié)議，保證查閱行為合法合規(guī)。4.禁止隨意復(fù)制、修改、刪除、泄漏物業(yè)檔案中的信息。第十一條物業(yè)檔案借閱管理1.物業(yè)檔案借閱應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)物業(yè)公司批準(zhǔn)，出具借閱登記表，借閱行為應(yīng)當(dāng)規(guī)范、嚴(yán)格遵守檔案管理相關(guān)規(guī)定。2.物業(yè)檔案的借閱期限應(yīng)當(dāng)明確，過(guò)期未歸還者，物業(yè)公司應(yīng)當(dāng)采取有效措施，催促其歸還。3.嚴(yán)禁隨意拆閱、丟失、涂鴉、改寫(xiě)、毀壞及擅自移動(dòng)、轉(zhuǎn)移物業(yè)檔案。第十二條檔案?jìng)浞菖c銷(xiāo)毀1.物業(yè)公司應(yīng)當(dāng)在檔案?jìng)浞莘矫孀龅絺浞葜芷诿鞔_、備份介質(zhì)規(guī)范，備份數(shù)據(jù)存放位置安全可靠，并使用物理和技術(shù)手段加以保護(hù)。2.物業(yè)檔案的銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)?shù)玫接嘘P(guān)單位批準(zhǔn)，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀記錄應(yīng)保存至少5年。第四章檔案管理監(jiān)督第十三條監(jiān)督機(jī)構(gòu)業(yè)主大會(huì)具有對(duì)物業(yè)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督的職責(zé)。同時(shí)，業(yè)主可以委托第三方對(duì)物業(yè)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督。第十四條監(jiān)督內(nèi)容1.業(yè)主大會(huì)可以對(duì)物業(yè)公司開(kāi)展的物業(yè)檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督，包括但不限于文件的收集、整理、保存、銷(xiāo)毀、利用等方面。2.第三方機(jī)構(gòu)對(duì)物業(yè)檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督，包括但不限于物業(yè)檔案的狀態(tài)、數(shù)量、安全性等方面。第五章附則第十五條對(duì)違規(guī)行為的處理1.對(duì)于未經(jīng)批準(zhǔn)而擅自查閱、借用、刪除、抄錄、篡改、轉(zhuǎn)移、毀損、泄露物業(yè)檔案信息的，由物業(yè)公司視情節(jié)輕重，采取警告、責(zé)令停止非法行為、限制查閱、責(zé)令賠償?shù)却胧?.對(duì)于未經(jīng)批準(zhǔn)而擅自銷(xiāo)毀物業(yè)檔案的，由物業(yè)公司依照有關(guān)規(guī)定給予懲處。第十六