電子證照檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策分析

PAGEPAGE1電子證照檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策分析證照是部門(mén)和能夠取得第三方資質(zhì)的服務(wù)機(jī)構(gòu)依法出具的具有法律效力和保存價(jià)值的各類(lèi)批文、證件、執(zhí)〔牌〕照、鑒定報(bào)告、證明等文件。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和現(xiàn)代制度對(duì)辦公效率的要求，電子證照應(yīng)運(yùn)而生。電子證照檔案是一種數(shù)字形態(tài)的證照，它遵循相關(guān)安全和技術(shù)規(guī)范，由等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的證照信息記錄。電子證照檔案的和，依托電子證照系統(tǒng)，完成電子證照檔案的制作、存儲(chǔ)、信息查詢(xún)和交換共享，為部門(mén)在線審批、在線查詢(xún)、在線利用提供服務(wù)。電子證照檔案的管理，解決了紙質(zhì)證照反復(fù)提交造成的資源浪費(fèi)，節(jié)約了成本；電子證照檔案的使用，是國(guó)家規(guī)范監(jiān)管的重要抓手，也是企業(yè)維護(hù)自身合法權(quán)益的重要依據(jù)；電子證照檔案的，提升了的辦公效率和協(xié)同辦公能力，可見(jiàn)在此背景下對(duì)電子證照檔案進(jìn)行有效管理意義重大。一、電子證照檔案管理現(xiàn)在狀況2013年12月，福建省宣布首批省直部門(mén)涉企電子證照系統(tǒng)正式開(kāi)通，它也成為全國(guó)第一個(gè)整體推進(jìn)電子證照應(yīng)用的省份。其中，首批共有25個(gè)部門(mén)、200種涉企電子證照開(kāi)通使用，這意味著企業(yè)在申請(qǐng)這200種事項(xiàng)時(shí)，獲得紙質(zhì)證照的同時(shí)，也將領(lǐng)取到相應(yīng)的電子證照。換句話說(shuō)，未來(lái)企業(yè)辦理其他證照時(shí)，只要通過(guò)電子政務(wù)平臺(tái)，就可以實(shí)現(xiàn)電子證照檔案的在線查驗(yàn)和傳遞，部門(mén)也可以通過(guò)在線預(yù)覽，在電子政務(wù)平臺(tái)內(nèi)實(shí)現(xiàn)審批，加蓋電子印章，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化操作。電子證照檔案的產(chǎn)生減少了因攜帶大量資料以及資料復(fù)印件帶來(lái)的不便，降低了因證照丟失給企業(yè)帶來(lái)的商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)和損失。作為電子證照檔案應(yīng)用的先行者，泉州市先后建立了“網(wǎng)上審批管理信息平臺(tái)〞、“行政執(zhí)法信息平臺(tái)〞、“采購(gòu)信息平臺(tái)〞和“建設(shè)工程招標(biāo)投標(biāo)信息平臺(tái)〞等具有電子政務(wù)和電子監(jiān)察功能的管理系統(tǒng)。同時(shí)，國(guó)稅、地稅、醫(yī)保、社保、出入境、交警、自來(lái)水、等面向企業(yè)和的行政審批服務(wù)項(xiàng)目也分別建立了各自的管理系統(tǒng)。當(dāng)下，電子證照檔案生成流程支持兩種方式生成的電子證照，一是通過(guò)人工二次錄入掃描生成的電子證照，通過(guò)發(fā)證單位對(duì)存檔的紙質(zhì)電子證照進(jìn)行數(shù)字化或者是用戶應(yīng)用電子證照時(shí)，到有資質(zhì)的單位進(jìn)行證照鑒定，生成電子證照；二是通過(guò)電子證照采集，在電子證照頒發(fā)的過(guò)程中完成電子證照檔案的生成工作或者是在業(yè)務(wù)流程中明確所需要的電子證照檔案，開(kāi)設(shè)端口，設(shè)置采集程序，完成對(duì)所需電子證照檔案的采集工作。如此圖1所示。二、電子證照檔案管理中存在的問(wèn)題〔一〕布局分散，紙質(zhì)證照與電子證照并存，沒(méi)有能集中統(tǒng)一管理電子證照種類(lèi)多樣，包括具有法律效力的各類(lèi)批文、證件、執(zhí)〔牌〕照、鑒定報(bào)告、證明等文件。上述文件形成部門(mén)之間尚未形成統(tǒng)一的電子證照檔案共享平臺(tái)，部門(mén)間各自為政現(xiàn)象還比較普遍，涉及各個(gè)部門(mén)的電子證照檔案的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和高效的電子證照檔案資源管理模式與服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，沒(méi)有能滿足多個(gè)部門(mén)協(xié)同辦公的要求。同時(shí)，由于早期信息化水平相對(duì)較低，傳統(tǒng)證照信息記錄方式仍為紙質(zhì)檔案記錄方式，尚未采用信息化記錄方式，使得紙質(zhì)證照和電子證照檔案并存。從長(zhǎng)期來(lái)看，這樣會(huì)影響到電子政務(wù)的推廣，進(jìn)而制約和企業(yè)信息化的應(yīng)用和普及?！捕畴娮幼C照檔案標(biāo)準(zhǔn)缺乏，需要制定專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)電子證照的生成、審批、利用、歸檔都需要建立一套嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，并且這套標(biāo)準(zhǔn)必須全面可行，既要符合國(guó)家規(guī)范，又要符合企業(yè)的特點(diǎn)和個(gè)人的需要。從當(dāng)下來(lái)看，國(guó)家層面缺乏關(guān)注，尚未有直接針對(duì)電子證照管理和應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)；地方層面的實(shí)踐缺乏深度，盡管福建省出臺(tái)了(推進(jìn)文件證照電子化應(yīng)用創(chuàng)新行政審批模式的實(shí)施意見(jiàn)〔暫行〕〕，從總體上對(duì)其進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計(jì)，但專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定進(jìn)程滯后于電子證照推進(jìn)速度，其后果是對(duì)電子證照應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)、生成標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容與格式標(biāo)準(zhǔn)、信息安全標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一的規(guī)定，進(jìn)而使得部門(mén)間對(duì)接不暢?！踩畴娮幼C照檔案應(yīng)用流程亟需改善當(dāng)下，電子證照檔案應(yīng)用流程包括：證照生成、證照頒發(fā)、證照申報(bào)、證照應(yīng)用、證照鏈分析。由于各應(yīng)用流程之間的界限不清晰，較為經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題是：第一，各行政單位在受理、審批相應(yīng)的事項(xiàng)時(shí)，由于沒(méi)有形成專(zhuān)業(yè)的證照信息庫(kù)，使得證照信息重復(fù)使用率低；第二，公眾、企業(yè)進(jìn)行相同項(xiàng)目申報(bào)時(shí)存在重復(fù)提交證照的情況，影響行政服務(wù)能力的提高；第三，申報(bào)材料中的證照信息無(wú)法及時(shí)校驗(yàn)，使得證照的真假無(wú)法識(shí)別。三、電子證照檔案管理對(duì)策〔一〕推進(jìn)電子證照檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用平臺(tái)建設(shè)一是加強(qiáng)電子證照檔案基礎(chǔ)性工作建設(shè)，統(tǒng)一編碼規(guī)范，根據(jù)證照的內(nèi)容，分析共性、優(yōu)化差異，形成滿足不同單位對(duì)證照內(nèi)容的共同需求。對(duì)已經(jīng)辦理業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)研，結(jié)合各類(lèi)證照的頒發(fā)流程與制證過(guò)程，采用數(shù)據(jù)采集、證照掃描、審批系統(tǒng)提取等方式實(shí)現(xiàn)對(duì)證照信息的全覆蓋，使數(shù)據(jù)自動(dòng)入庫(kù)。進(jìn)而通過(guò)建立證照數(shù)據(jù)采集平臺(tái)，形成證照信息大全。二是采用企業(yè)和個(gè)人門(mén)戶的方式建立電子證照檔案公共服務(wù)系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有查閱和審批申報(bào)功能，涉及證照發(fā)放、用戶管理、個(gè)人消息定制、個(gè)人消息提醒等模式，以實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)化和個(gè)性化的服務(wù)，為政策導(dǎo)向提供服務(wù)。三是加強(qiáng)電子證照網(wǎng)上審批平臺(tái)建設(shè)，將辦事節(jié)點(diǎn)過(guò)程中的紙質(zhì)證照替換成電子證照，不僅解決了紙質(zhì)重復(fù)提交問(wèn)題，還能更好地打造電子證照檔案全流程應(yīng)用平臺(tái)。其中，網(wǎng)上審批流程的節(jié)點(diǎn)包括：證照受理、證照驗(yàn)證、證照辦理、證照管理、原件召回、證照糾錯(cuò)、證照添加等?！捕持贫?biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)規(guī)范引導(dǎo)國(guó)家層面進(jìn)行引導(dǎo)的同時(shí)，也要鼓勵(lì)地方的試點(diǎn)和實(shí)踐探索。建議電子證照檔案主管部門(mén)在進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)時(shí)，出臺(tái)涉及電子證照檔案生成、數(shù)據(jù)填報(bào)、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)封裝、數(shù)據(jù)管理、證照集中庫(kù)建設(shè)、公共服務(wù)平臺(tái)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)等標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。同時(shí)，地方層面的探索可以從如下方面展開(kāi)：制定電子證照檔案數(shù)據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)、電子證照檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、部門(mén)數(shù)據(jù)和技術(shù)共享標(biāo)準(zhǔn)、電子證照檔案應(yīng)用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、電子證照檔案簽章系統(tǒng)、電子證照檔案數(shù)字化掃描標(biāo)準(zhǔn)，以保證電子證照檔案管理符合標(biāo)準(zhǔn)。除此之外，開(kāi)展證照檔案業(yè)務(wù)調(diào)研，充分了解證照檔案的形成規(guī)律，以便制定電子證照檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范時(shí)能夠有的放矢?！踩惩晟齐娮幼C照檔案應(yīng)用流程，提高電子證照檔案服務(wù)效率一是引入“避免二次上報(bào)〞技術(shù)，降低重復(fù)率，減輕申報(bào)工作量。證照審批部門(mén)審批完畢后，根據(jù)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)規(guī)范，將批文、證照信息錄入到電子證照共享體系里，提高電子證照檔案的重復(fù)使用率，為其他事項(xiàng)提供電子依據(jù)。二是推廣電子證照檔案全流程網(wǎng)上審批，從審批事項(xiàng)申報(bào)入手，除了提供窗口受理