電話管理制度

電話管理規(guī)定電話是公司內(nèi)全部工作人員的重要聯(lián)絡(luò)方式，為保證通訊聯(lián)絡(luò)的暢通，規(guī)范電話運用，保證各項工作的正常開展，特制定本制度。一、固定電話1.綜合辦公室負責(zé)電話的安裝、運用、修理、停機、話費審核等相關(guān)事項的統(tǒng)籌管理；2.實行“誰運用誰負責(zé)”原則，每部電話運用人即為負責(zé)人，若無固定運用人則為部門負責(zé)人負責(zé)；3.電話責(zé)任人負責(zé)管理自己的電話及限制電話費用；4.辦公室電話主要用于工作聯(lián)系，提倡運用文明、簡潔的語言，以削減通話時間；5.運用電話時嚴禁在電話上閑談；不允許運用公司電話打私人電話；6.嚴禁用辦公電話拔打信息臺；電話閑聊、談笑；非本公司工作人員不準運用本公司話機打電話；7.人員調(diào)整或更換工作臺，原則上電話及電話號碼隨其帶走；8.部門因業(yè)務(wù)調(diào)整需新增電話，由部門填寫《電話申請表》經(jīng)分管經(jīng)理審核后報綜合辦公室，綜合辦公室報總經(jīng)理審批同意后，報建設(shè)公司信息中心進行電話安裝；9.運用者如發(fā)覺話機、線路等出現(xiàn)故障要剛好報修；不得影響公司的正常聯(lián)絡(luò)。二、移動電話1.部門負責(zé)人以上及項目關(guān)鍵崗位人員（如平安員，站長、調(diào)度、綜合員、值班人員）需保證手機24小時開機，以便突發(fā)事務(wù)的處置；2.公司其他員工，需保證每天的7:00-22:00之間保持開機狀態(tài)（因乘坐飛機等特別緣由需關(guān)機的除外）；3.上班期間不得長時間利用手機打私人電話，如遇電話盡量長話短說，不要長時間占線，以便一些因公事務(wù)的剛好聯(lián)絡(luò)；4.如遇手機停機需在12小時內(nèi)盡快交費開通。三、話費管理1.固定電話辦公室每部電話月話費不得超過50元，特別狀況應(yīng)由責(zé)任人寫出書面說明，經(jīng)主管經(jīng)理審核確認；用公司電話拔打的私人話費或聲訊臺費，綜合辦公室核實后交由電話責(zé)任人，由電話責(zé)任人負責(zé)供應(yīng)拔打人員姓名，如查找不出拔打私話或聲訊費用人員則由電話責(zé)任人全額擔(dān)當(dāng)，進行簽名確認后由交由財務(wù)從當(dāng)月工資中扣除；信息中心統(tǒng)計的系統(tǒng)話費清單，經(jīng)綜合辦公室審核簽字后，報總經(jīng)理審批，財務(wù)支付。2.移動電話公司賜予每位員工肯定金額的電話補貼(隨工資一同發(fā)放)，發(fā)放標(biāo)準如下（單位：元/月）：公司本部外埠科級科員科級科員10050200100四、內(nèi)部通訊錄的更新管理1.凡手機號碼更改者，需在5小時內(nèi)通知主管領(lǐng)導(dǎo)，并同時通知綜合辦公室及重要的相關(guān)聯(lián)絡(luò)人；2.綜合辦公室定期更新公司通訊錄。并傳遞給公司相關(guān)人員，以備聯(lián)系之用，公司重要領(lǐng)導(dǎo)處更新紙質(zhì)電話號碼?。?.公司員工有義務(wù)保管好公司內(nèi)部通訊錄，不輕易向外人泄露重要領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系號碼。四、罰則如遇突發(fā)事務(wù)或緊急公務(wù)而因手機關(guān)機、停機、長時間占線而無法聯(lián)絡(luò)者罰款50元，如因此而給公司造成重大損失的，除擔(dān)當(dāng)罰款外依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定賜予行政懲罰。本方法自發(fā)布之日起執(zhí)行。附：撥打接聽電話禮貌用語及規(guī)范一、撥打電話1.打電話的時間應(yīng)盡量避開上午8點前、晚上6點以后的時間，還應(yīng)避開午休及晚飯時間。電話交談持續(xù)時間不宜過長，事情說清晰就可以了，通話時間盡量限制在5分鐘以內(nèi)；2.通話之前應(yīng)核對對方公司或單位的電話號碼、公司或單位的名稱及接話人姓名。寫出通話要點及詢問要點，打算好在應(yīng)答中運用的備忘紙和筆，以及必要的資料和文件。要預(yù)先做好打算，想好通話主要內(nèi)容，做到語言簡潔明白；3.撥打電話先說明自己是誰，公務(wù)電話要同時報出你的公司及部門名稱，然后再確認一下對方；應(yīng)說明撥打電話的內(nèi)容，且用語應(yīng)禮貌、規(guī)范、簡潔、扼要。二、接聽電話1.接聽電話應(yīng)盡量在電話鈴響2-3聲時接聽,電話接通應(yīng)首先問好并自報單位、姓名；2.接聽電話時應(yīng)保持端正的姿態(tài)，不得吃東西、喝水、嚼口香糖等，不得出現(xiàn)一些影響正常交談的動作；3.在接聽電話過程中，要細致傾聽對方的講話，并剛好應(yīng)答，給對方以主動的反饋；通話不清晰或聽不明白時，要立刻告知對方；4.對方說話聲小，不能大聲叫嚷，而要有禮貌地告知對方,“對不起，聲音有點小?！?.通話中突然中斷，應(yīng)當(dāng)馬上掛上電話，再次接通后要表示歉意，并說明緣由。三、代接電話原則上接到不屬于自己分管的業(yè)務(wù)電話，最好不要擅自做主回答問題，讓對方選擇留下姓名和聯(lián)系方式，轉(zhuǎn)給處理該項業(yè)務(wù)的同事，請他給客戶回電話，解決問題。假如對方請你代轉(zhuǎn)電話，應(yīng)弄明白對方是誰，要找什么人，以便與接電話人聯(lián)系。此時，請告知對方“稍等片刻”，并快速找人。通話時。通話時假如有其他客戶進來，不得束之高閣，應(yīng)當(dāng)點頭致意。假如不放下話筒喊距離較近的人，可用手輕捂話筒或按保留按鈕，然后再呼喊接話人。凡外來電話，遇被訪人外出時，應(yīng)由部門靠近人員接聽，并為其做好電話記錄，記錄完畢，最好向?qū)Ψ綇?fù)述一遍，以免遺漏或記錯。電話申請表申請時間：年月日申請部門申請人聯(lián)系方式