宿遷市工程建設(shè)項目電子文件歸檔的技術(shù)要求和操作程序

宿遷市工程建設(shè)項目電子文件歸檔的技術(shù)要求和

操作程序

.一、電子檔案必然趨勢

1、目前的社會是一個以信息為主導(dǎo)的時代，人們獲取信息的手段方式也步入信息數(shù)字化時代。各行各業(yè)以互聯(lián)網(wǎng)為依托，進行著數(shù)字化生存和發(fā)展。城建檔案信息是城市建設(shè)、規(guī)劃及其管理過程中形成的寶貴的信息資源，在這種時代背景下必定要融入數(shù)字時代，信息化建設(shè)是必由之路。2、傳統(tǒng)的實體檔案利用形式已經(jīng)難以滿足社會對城建檔案信息的需要。未來是數(shù)字化信息時代，必將促使城建檔案館的社會服務(wù)功能發(fā)生變化，通俗地說，就是城建檔案信息上網(wǎng)，查詢利用通過互相網(wǎng)即可進行。.

二、電子檔案含義電子檔案，是指通過計算機磁盤等設(shè)備進行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。.三、電子檔案的特點：1、信息的非人工識讀性；依靠計算機2、信息存儲的高密度性；3、信息與載體之間的可分離性；網(wǎng)絡(luò)傳遞4、多種信息媒體的繼承性；文字、圖像、聲音等5、系統(tǒng)依賴性；軟件6、制作合成性；7、信息易操作性。.四、電子文件的種類：

1、文本文件；2、命令文件；3、圖像文件；4、數(shù)據(jù)文件。.五、建設(shè)電子檔案在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件?！督ㄔO(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2007）.六、工程檔案數(shù)字化1、紙質(zhì)檔案數(shù)字化采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的圖像或數(shù)字文本的處理過程。2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化設(shè)備（1）、掃描設(shè)備：平板掃描儀、高速掃描儀、寬幅掃描儀和專業(yè)影像掃描儀等。（2）數(shù)碼相機.七、市城建檔案館現(xiàn)狀我館目前采取對館藏檔案進行項目級、案卷級、文件級三級管理模式。現(xiàn)已入庫檔案達(dá)59000余卷，已經(jīng)轉(zhuǎn)換成電子檔案的有3075個項目，共11468卷，其中文字30448頁；圖紙28576張。........八、歸檔內(nèi)容1、工程前期準(zhǔn)備階段文件2、施工文件（土建、給排水、電氣、節(jié)能、鋼結(jié)構(gòu)、幕墻、電梯等）3、竣工圖4、監(jiān)理文件5、工程竣工驗收階段文件.九、操作步驟1、對要進行數(shù)字化的檔案材料按《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》先進行整理、編寫頁碼，每卷檔案應(yīng)有封面、卷內(nèi)目錄、備考表，然后再通過掃描設(shè)備進行數(shù)字轉(zhuǎn)換。2、對掃描后的圖像進行清晰度、失真度、偏斜度等方面進行檢查。3、對檢查出不符合要求的圖片進行糾偏、去污、裁邊、拼接等方面的處理；對掃描圖像不完整或無法清晰識別時，應(yīng)重新掃描；對漏掃描的文件，應(yīng)及時補掃并插入與紙質(zhì)檔案對應(yīng)的頁次；發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與紙質(zhì)檔案不一致時，應(yīng)及時進行調(diào)整。4、彩色掃描的文件采用JPEG格式存儲，存儲時應(yīng)以保證掃描圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準(zhǔn)則。單份多頁文件掃描圖像須存儲為PDF格式；存儲圖像重命名時應(yīng)是序號+文件名（與紙質(zhì)檔案卷內(nèi)目錄中的文件題名相關(guān)對應(yīng)）。5、所有掃描文件應(yīng)與卷內(nèi)目錄建立鏈接。.對列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，凡2011年9月1日后新開工建設(shè)及2011年9月1日前還沒竣工的重點（納入市政府年度城市重點基礎(chǔ)項目建設(shè)計劃）建設(shè)項目，按規(guī)定向當(dāng)?shù)爻墙n案館(室)移交紙質(zhì)檔案，同時移交對應(yīng)的電子檔案。

十、電子檔案的歸檔范圍

.十一、電子檔案的形成與報送1、建設(shè)單位在建設(shè)工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議或合同時，應(yīng)對工程電子文件的套數(shù)、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求；2、建設(shè)電子文件形成單位可根據(jù)建設(shè)程序和工程特點，分期、分階段把經(jīng)過鑒定合格的電子文件向本單位（建設(shè)、施工、監(jiān)理單位）檔案部門歸檔移交。3、參建各方制作好電子文件后，首先自查，然后由監(jiān)理單位復(fù)查。復(fù)查合格后向建設(shè)單位移交。4、建設(shè)單位應(yīng)在監(jiān)理單位的協(xié)同下將匯總齊全的電子文件按照城建檔案管理機構(gòu)的要求整理，在符合質(zhì)量要求，并通過驗收后與紙質(zhì)檔案同時報送。.十二、電子檔案的質(zhì)量要求

1、內(nèi)容要求建設(shè)工程電子檔案的歸檔內(nèi)容要符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）的規(guī)定以及《宿遷市工程建設(shè)項目電子文件歸檔的技術(shù)要求和操作程序》（宿建發(fā)【2011】235號)的要求，做到與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)，保證電子檔案的真實性、完整性和有效性。電子檔案以工程/單位工程為基本報送單元。對于每個工程/單位工程必須整理其著錄內(nèi)容；此外，就每個實體檔案文件，也必須整理其著錄內(nèi)容，并且提供電子文件。2、檔案電子文件的格式要求檔案中的電子文件應(yīng)盡可能采用PDF格式報送。其中Office辦公軟件產(chǎn)生的文檔必須轉(zhuǎn)換成PDF格式的文件。紙質(zhì)文件（包括文字材料和圖紙）必須先掃描為JPEG文件，對于單頁文件，可以直接報送掃描的JPG文件，對于多頁文件，必須將掃描獲得的JPG文件按原始文件為單元轉(zhuǎn)換為單一的PDF格式的文件。.

掃描分辨率要求：文字材料分辨率不小于200dpi，圖紙掃描分辨率不小于300dpi。（可從Internet網(wǎng)尋找JPG到PDF的轉(zhuǎn)換軟件，如：FreePic2Pdf、foxitphantom等軟件，可以將一個或多個JPG文件轉(zhuǎn)換成一個PDF文件）?？⒐D如有電子格式，也應(yīng)盡可能轉(zhuǎn)為PDF格式后報送；如沒有電子格式，按照前文關(guān)于掃描的要求形成其電子文件。3、電子檔案的整理及載體要求報送的電子檔案須使用專門軟件進行整理，整理過程中，工程項目信息以及各類檔案文件信息的著錄原則按照現(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)《城建檔案著錄規(guī)范》GB/T50323的要求，并考慮宿遷市的具體情況進行，著錄的執(zhí)行具體參照宿遷市建設(shè)工程電子檔案編制軟件的操作完成。整理后的電子檔案在提請預(yù)驗收或驗收，以及在報送時必須刻成光盤。.十三、電子文件的驗收與移交

1、建設(shè)單位在組織工程竣工驗收前，提請當(dāng)?shù)爻墙n案管理機構(gòu)對工程紙質(zhì)檔案進行預(yù)驗收時，應(yīng)同時提請對電子檔案進行預(yù)驗收。2、列入城建檔案館（室）接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位向城建檔案館（室）移交工程紙質(zhì)檔案時，應(yīng)同時移交一套電子檔案。3、建設(shè)單位在向城建檔案館（室）移交電子檔案前，應(yīng)全面對電子檔案的真實性、完整性、有效性進行自檢，檢查電子檔案與紙質(zhì)檔案是否一致、是否已建立關(guān)聯(lián)，載體（光盤）有無病毒、有無劃痕，登記表、著錄數(shù)據(jù)、軟件、說明資料是否齊全等，自檢合格后再移交城建檔案館（室）。城建檔案館（室）將對建設(shè)單位移交的電子檔案進行再次檢驗，檢驗合格后，開出《江蘇省建設(shè)工程檔案接收證書》。.十四、電子檔案利用1、宿遷市城建檔案館負(fù)責(zé)電子檔案專用管理軟件，用以接收、檢驗、管理、利用、統(tǒng)計電子檔案。2、宿遷市城建檔案館負(fù)責(zé)提供復(fù)制光盤、U盤拷貝以及能輸出相應(yīng)規(guī)格的紙質(zhì)拷貝等方式以提供利用(利用費用以物價部門核準(zhǔn)收?。?。3、宿遷市城建檔案館負(fù)責(zé)配置相應(yīng)的設(shè)備，滿足電子檔案的保管、利用和備份需求。.十五、實例.關(guān)于移交工程建設(shè)項目電子檔案的通知

各縣（區(qū)）住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局，宿遷經(jīng)濟開發(fā)區(qū)、市湖濱新城、蘇州宿遷工業(yè)園區(qū)規(guī)劃建設(shè)局，各有關(guān)單位：為加快我市城建檔案信息化建設(shè)，加強工程建設(shè)項目電子文件歸檔管理，根據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》(CJJ/T117—2007)、《江蘇省城建檔案信息化建設(shè)綱要》（2008-2015）和《宿遷市城市建設(shè)檔案管理辦法》等規(guī)范和文件要求，新建工程建設(shè)項目必須移交工程電子檔案。現(xiàn)就有關(guān)事項通知如下：一、凡2011年9月1日后新開工建設(shè)及2011年9月1日前還沒有竣工的重點建設(shè)項目，項目建設(shè)單位在向城建檔案館移交紙質(zhì)工程檔案的同時應(yīng)移交對應(yīng)的電子檔案。.

二、建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)加強電子文件歸檔管理，將工程電子文件形成、收集、積累、整理和歸檔納入工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。各參建單位應(yīng)指定具有“城建檔案管理員”資格的專職人員做好工程電子文件形成、收集、整理和歸檔工作。三、建設(shè)單位應(yīng)按《宿遷市工程建設(shè)項目電子文件歸檔的技術(shù)要求和操作程序》要求編制工程電子檔案，工程電子檔案的技術(shù)環(huán)境、數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)格式等必須滿足城建檔案館數(shù)據(jù)庫要求，做到與紙質(zhì)工程檔案一一對應(yīng)。在電子文件形成過程中應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，保證工程電子文件真實、完整、有效和安全。四、建設(shè)單位組織工程竣工驗收前，提請城建檔案管理機構(gòu)對工程紙質(zhì)檔案進行預(yù)驗收時，應(yīng)同時提請對工程電子檔案進行預(yù)驗收。五、市(縣)城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)加強對工程建設(shè)項目電子文件編制和歸檔工作的培訓(xùn)、指導(dǎo)、檢查和預(yù)驗收，對建設(shè)工程電子檔案進行認(rèn)真審核，保證工程電子檔案安全保管和有效利用。建設(shè)單位在編制工程電子檔案過程中，遇到困難可到市城建檔案館咨詢或請宿遷市建設(shè)信息中心服務(wù)。六、電子檔案未通過預(yù)驗收的工程項目，城建檔案管理部門不得出具《江蘇省建設(shè)工程檔案專項驗收意見書》；未移交電子檔案的竣工建設(shè)項目，城建檔案管理部門不予核發(fā)《江蘇省建設(shè)工程檔案接收證明書》。

.《宿遷市工程建設(shè)項目電子文件歸檔的技術(shù)要求和操作程序》

為了貫徹落實《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2007）和《江蘇省城建檔案信息化建設(shè)綱要》，規(guī)范我市工程建設(shè)項目電子檔案管理工作，特制訂本技術(shù)性指導(dǎo)文件。1、收集前的準(zhǔn)備1.1建設(shè)單位在簽訂《建設(shè)工程檔案報送責(zé)任書》的同時，填寫“項目登記卡”，并從城建檔案館獲取項目編號。1.2建設(shè)單位應(yīng)指定具有《城建檔案管理員》資質(zhì)的專職人員做好紙質(zhì)檔案、電子檔案的收集、整理、移交工作。

2、歸檔電子文件格式要求2.1歸檔的電子文件的存儲應(yīng)采用通用格式。通用格式應(yīng)符合的規(guī)定。各類電子文件的歸檔格式文件類別常用格式歸檔格式文本文件XML、DOC、TXT、RTF、WPSPDF表格文件XLS、ETPDF施工統(tǒng)一用表各種施工、監(jiān)理等管理系統(tǒng)PDF圖像文件JPEG、TIFFJPEG、TIFF、PDF圖形文件DWGPDF影像文件MPEG、AVIMPEG-2、AVI聲音文件WAV、MP3MAV、MP3.2.2用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件、表格文件，用施工管理系統(tǒng)產(chǎn)生的施工技術(shù)統(tǒng)一用表等電子文件應(yīng)一律轉(zhuǎn)為PDF格式，用計算機繪圖等設(shè)備形成的圖形電子文件，轉(zhuǎn)換為PDF格式直接歸檔。2.3原文件為紙質(zhì)文件，通過由掃描儀獲得的圖像電子文件時，按下列規(guī)定數(shù)字化：2.3.1采用黑白二值模式，分辨率200dpi，TIFFgroup4格式，或直接掃描成PDF格式；2.3.2采用彩色模式，分辨率200dpi，JPEG格式，中等以上壓縮，或直接掃描成PDF格式。2.4對用視頻或多媒體設(shè)備形成的視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。2.5對用音頻設(shè)備形成的音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。.3文件格式轉(zhuǎn)化要求3.1一份多頁文件制作、轉(zhuǎn)化為一個PDF文件，即每一份文件形成一個電子文件。3.2DWG圖轉(zhuǎn)換為PDF格式時，一張圖紙對應(yīng)一個電子文件；一個電子文件對應(yīng)一張圖紙，不允許一個電子文件對應(yīng)多張圖紙。3.3PDF文件尺寸必須與實際圖紙的尺寸一致，即全尺寸文件，其有效內(nèi)容須擴充至設(shè)定面積，以保證電子文件及還原后紙質(zhì)文件的清晰。3.4PDF文件必須在“ADOBEAcrobatReader”環(huán)境下可正常打開、打印。.4電子檔案的整理

4.1電子案卷的命名按下列規(guī)定執(zhí)行：4.1.1電子案卷的名稱由序號+案卷名稱組成；4.1.2序號為本電子案卷在該工程電子檔案中排列的次序，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不足位數(shù)的序號必須用0補齊，如:0005；4.1.3案卷名稱應(yīng)與紙質(zhì)案卷名稱相一致。4.2每個電子案卷中應(yīng)有該卷內(nèi)文件目錄，命名規(guī)則為“0000文件目錄”，格式為XLS，排列在該卷電子文件之前。4.3電子文件的整理4.3.1每一個電子文件必須有電子文件名。4.3.2電子文件的命名采用4位序號+文件名稱的命名方法。4.3.2.1序號為本電子文件在該電子案卷中排列的次序，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不足位數(shù)的序號必須用0補齊，如:0005；4.3.2.2文件名稱應(yīng)為文件或圖紙的題名或標(biāo)題進行。例如：“0001宿遷市建設(shè)大廈工程立項文件”電子案卷中第8份文件為建設(shè)工程規(guī)劃許可證，則該電子文件命名為：“0008宿遷市建設(shè)大廈建設(shè)工程規(guī)劃許可證”。4.3.3每份電子文件必須依次登記在本卷的電子文件目錄中,其著錄按《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》GB/T50323執(zhí)行。電子案卷中的每份電子文件按照電子文件目錄中的順序排列。電子文件目錄宜與相應(yīng)的電子文件建立鏈接。.

電子案卷中的每份電子文件按照電子文件目錄中的順序排列。電子文件目錄宜與相應(yīng)的電子文件建立鏈接。4.4建設(shè)工程電子檔案結(jié)構(gòu)4.4.1建設(shè)工程電子檔案整理后形成如下結(jié)構(gòu)：序號文件編號責(zé)任者電子文件題名規(guī)格張數(shù)文件日期備注1宿計發(fā)宿遷市發(fā)改委0001宿遷建設(shè)大廈立項文件A412002.04.02

2建字（）號宿遷市規(guī)劃局0002用地規(guī)劃許可證A412002.07.02

………………

.建設(shè)工程項目名稱0000電子案卷目錄0001電子案卷0002電子案卷0000文件目錄0001文件0002文件電子文件（包含N件）N電子案卷000N文件.

4.4.2每個項目電子檔案中應(yīng)有該項目的電子案卷目錄。

4.4.3電子案卷目錄命名為“0000電子案卷目錄”，格式為XLS，排列在該項目電子案卷之前。

0000群英紡織電子案卷目錄序號編制單位案卷題名卷內(nèi)文件份數(shù)文件日期備注1宿遷市群英新纖維紡織品有限公司00016號車間工程前期及竣工驗收文件1382011-7-26

2常熟市虞城建筑安裝工程有限公司00026號車間土建資料一2712010.8.18-2011.6.8

3常熟市虞城建筑安裝工程有限公司00036號車間土建資料二1772010.8.18-2011.6.8

4常熟市虞城建筑安裝工程有限公司00046號車間給排水資料1232010.8.18-2011.6.8

5常熟市虞城建筑安裝工程有限公司00056號車間電氣資料1072010.8.18-2011.6.8

6常熟市虞城建筑安裝工程有限公司00076號車間竣工圖372011-6-8

7宿遷中信建設(shè)監(jiān)理有限公司00086號車間監(jiān)理資料1782010.8.8-2011.7.10

.

4.4.4每個項目電子檔案中的電子案卷依照電子案卷目錄順序排列。電子案卷目錄宜與相應(yīng)的電子案卷建立鏈接。4.4.5該項目中所有電子案卷依次填寫。如：宿遷市建設(shè)大廈工程的案卷目錄：

.

卷內(nèi)目錄序文件責(zé)任者文件題名日頁備號編號期次注1

關(guān)于宿城區(qū)基督教清心堂可行性研究報告批復(fù)

1

2

建設(shè)項目選址意見書（2007241號）

2

3

建設(shè)用地規(guī)劃許可證（2007227號）

4

4

建設(shè)工程規(guī)劃許可證（321300200810128號）

6

5

土地證（2009第0050號）

8

6

用地紅線圖

10

7

總平面圖

11

8

消防管網(wǎng)平面圖

12

9

排水管網(wǎng)平面圖

13

10

施工圖設(shè)計文件審查合格（2008149號）

14

11

施工圖設(shè)計文件審查意見及回復(fù)

16

12

防雷施工圖審查意見書（2008第119號）

81

13

建筑工程消防設(shè)計審核意見書

87

14

建設(shè)工程勘察合同

88

15

建設(shè)工程設(shè)計合同

99

16

建設(shè)工程施工合同

104

17

建設(shè)工程監(jiān)理合同

116

18

建筑工程施工許可證

127

19

建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督通知書

129-130

.5電子檔案移交載體與要求5.1移交載體5.1.1歸檔電子檔案存儲載體應(yīng)采用CD-R、DVD+R或者DVD-R一次寫入光盤。（只能一次刻錄成型，即第一次刻完后彈出光盤，如果要修改必須重新刻錄）脫機存儲電子檔案的載體應(yīng)采用光盤歸檔為載體，歸檔光盤應(yīng)做防寫處理，不得有劃痕、無病毒。移動硬盤、優(yōu)盤（U盤）等不宜做為電子檔案長期保存的載體。應(yīng)在所制作的光盤上標(biāo)注時，應(yīng)采用記號筆在印刷層上，不能寫在記錄層上，不用標(biāo)簽紙粘貼，用標(biāo)簽紙容易造成光盤變形。5.1.2在選用電子檔案歸檔用光盤時應(yīng)選擇質(zhì)量和信譽度都較好的品牌光盤，以光盤的記錄層是以酞青(Phthalocyanine)染料為原料，反射層以黃金或白銀為原料為佳。5.1.3所制成的DVD光盤和外包裝上標(biāo)注：全宗號、單位名稱、工程名稱、年度、保管期限、密級。歸檔保存的電子文件不加密，如有加密歸檔的必須要提供其解密軟件和說明文件一同歸檔。.6電子檔案的驗收與移交建設(shè)工程電子檔案的驗收與移交按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328和《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》CJJ/T117的規(guī)定執(zhí)行。6.1電子檔案的檢查6.1.1電子檔案的檢查：移交前，城建檔案管理員要逐一檢查電子文件，保證電子文件的真實、完整以及與紙質(zhì)檔案的相應(yīng)對應(yīng)關(guān)系。6.1.2應(yīng)該填寫紙質(zhì)檔案、電子檔案移交清單、宿遷市工程建設(shè)項目電子檔案自檢表供城建檔案館驗收,并有利于編制進入城建檔案管理系統(tǒng)。6.2電子檔案的移交6.2.1電子檔案的移交：由建設(shè)單位具有城建檔案管理員資質(zhì)的專職人員辦理移交手續(xù)。電子檔案采用光盤為歸檔載體，一式二份，城建檔案館與建設(shè)單位各保存一份。歸