文件和檔案管理制度

PAGEPAGE1文件和檔案管理制度文件和檔案管理制度為了保證組織機構(gòu)內(nèi)部的各項工作有序、高效的進行，為了實現(xiàn)信息的及時、準確的響應(yīng)和服務(wù)，制訂文檔管理制度對于提高工作效率、保護組織機構(gòu)的各類資料具有重要的作用。一、總則1、本制度所稱文件和檔案是指作為組織機構(gòu)日常工作內(nèi)容和管理活動記錄的各類文件和資料，包括：（1）辦公自動化系統(tǒng)生成的電子文件及郵件；（2）紙質(zhì)文件、卷宗、冊頁、圖表、圖片、錄音資料、電影電視資料等；（3）各類會議、協(xié)商、商談、簽約、交流、答記、備忘、紀念、誓約等活動的紀錄材料；（4）文件產(chǎn)生的原文、復(fù)文、電傳、傳真、報告、述報、期報、通報等。名稱、類型、格式、介質(zhì)、鑒定以及管理規(guī)定詳見本制度之后各章節(jié)。2、文件和檔案管理工作應(yīng)嚴格遵守國家、省、市有關(guān)法規(guī)、規(guī)章和制度，依照本制度的規(guī)定進行，保證文件和檔案的完整性、真實性、保密性、安全性。二、文件管理1、文件的生產(chǎn)、流轉(zhuǎn)和利用應(yīng)符合以下原則：（1）依照現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)的工作流程管理原理，對文件分級、領(lǐng)導(dǎo)批示，實行分級處理、分級保密、分級管理、分級查閱，不得隨意泄露、變更和篡改。（2）應(yīng)按照文件的保密程度、備份日期、傳輸途徑等多方面設(shè)計備份措施，能夠有效避免突發(fā)問題對文件的損壞和丟失。（3）對于存在較長時間的文件并且不再使用的文件要及時作廢、銷毀或歸檔，避免在沒有必要情況下占據(jù)工作空間并帶來可能的錯誤消息。（4）對特定性質(zhì)的文件（如國家秘密文件、公共財產(chǎn)文件等）應(yīng)該具有相應(yīng)的密級、保密級別和保護措施，有公文處理系統(tǒng)進行處理。2、文檔管理應(yīng)重視質(zhì)量和概覽性，對文件進行制作和合理利用，應(yīng)符合以下原則：（1）文件設(shè)計規(guī)范合理，信息傳遞完整、準確、清晰，與組織機構(gòu)的工作密切契合。（2）在撰寫之前要考慮好目的、對象、形式等問題，并進行審查。（3）對于電子文件，應(yīng)該盡量減少文件大小并保證文件的可讀性。三、檔案管理1、檔案分為公開檔案、限制檔案和機密檔案。（1）公開檔案：指機構(gòu)中產(chǎn)生的文件及資料，無需保密措施。（2）限制檔案：指因其內(nèi)容、范圍應(yīng)受限制的文件及資料，有較高的信息化保密級別。（3）機密檔案：指因涉及國家機密或重要機構(gòu)信息而應(yīng)受機密保護的文件及資料。檔案的管理應(yīng)按照以下原則：2、檔案應(yīng)適時、適當?shù)貧w檔存放，并應(yīng)遵循以下原則。（1）檔案的歸檔應(yīng)依據(jù)工作性質(zhì)，形成一定的分類體系并采取專門的物理或電子介質(zhì)方式進行管理。（2）針對不同的檔案類型，采取不同的歸檔方式，如有紙質(zhì)文件要采用A3檔案袋進行歸檔，并用多封條關(guān)口加以防盜；電子文件應(yīng)設(shè)置備份、密碼、閱讀權(quán)限等措施以防止惡意攻擊。（3）確立責(zé)任制度，明確具有檔案管理權(quán)限的人員，實行審定、核審、記錄和備份措施等多重保障，同時建立長期保存和定期銷毀的措施。四、禁止規(guī)定1、禁止利用檔案、文件和信息來進行私人活動和謀取個人利益；2、不得私自刪改、篡改文件，特別是不得在文件的正文中作出任何修改或刪改；3、禁止向外轉(zhuǎn)發(fā)或泄露機構(gòu)、部門以及個人的涉密文件或信息。以上是關(guān)于文件和檔案管理制度的一些基本原則，具