如何提高工作效率的管理方法

如何提高工作效率

許昌四達(dá)電力設(shè)備有限公司第一頁(yè)，共四十三頁(yè)。第一部分談?wù)劰ぷ餍蕟?wèn)題

一、與工作效能有關(guān)聯(lián)的幾個(gè)概念

二、為什么要提高工作效率

三、影響工作效率的有關(guān)因素

四、提高工作效率的有關(guān)方法

第二頁(yè)，共四十三頁(yè)。一、與工作效能有關(guān)聯(lián)的幾個(gè)概念

效率：?jiǎn)挝粫r(shí)間內(nèi)完成的工作量。（量）泛指日常工作中所消耗的勞動(dòng)量與所獲得的勞動(dòng)效果的比率。（質(zhì)）量和質(zhì)的統(tǒng)一，速度和效果的統(tǒng)一第三頁(yè)，共四十三頁(yè)。組織：指兩個(gè)或兩個(gè)以上的個(gè)體以一定的方式有意識(shí)地聯(lián)系在一起，為達(dá)到共同的目標(biāo)而按一定的規(guī)則從事活動(dòng)的群體或社會(huì)單位1．組織是一個(gè)群體，至少有兩個(gè)人才談的上組織；2．組織有一定的結(jié)構(gòu)方式，組織內(nèi)的個(gè)體是有意識(shí)

地聯(lián)系在一起，組織不是烏合之眾；3．組織是有目的的，組織的存在是有具體意義的；4．組織是以一定的規(guī)則進(jìn)行活動(dòng)的。第四頁(yè)，共四十三頁(yè)。管理：美國(guó)管理學(xué)家H·孔茨：管理就是設(shè)計(jì)并保持一種良好環(huán)境，使人在群體里高效率地完成既定目標(biāo)的過(guò)程管理的特征面向集體的要為一道工作的人們創(chuàng)造一種良好的環(huán)境為了完成預(yù)定的使命和目標(biāo)第五頁(yè)，共四十三頁(yè)。其他觀點(diǎn)：管理就是讓別人同自己一起工作并通過(guò)別人來(lái)達(dá)到組織的目標(biāo)的過(guò)程。管理的實(shí)質(zhì)就是使別人為組織的目標(biāo)工作管理者：在一個(gè)現(xiàn)代的組織里，如果一位工作者能夠憑借其職位和知識(shí)，對(duì)該組織有貢獻(xiàn)的責(zé)任，因而能實(shí)質(zhì)地影響該組織的效能和成果，那么他就是一位管理者第六頁(yè)，共四十三頁(yè)。管理的基本職能：計(jì)劃：編制計(jì)劃包括選擇任務(wù)、目標(biāo)和完成計(jì)劃的行動(dòng)組織：管理工作的一部分，旨在建立一個(gè)經(jīng)過(guò)策劃的角色結(jié)構(gòu)，分配給機(jī)構(gòu)中的每一個(gè)成員人事：給組織結(jié)構(gòu)設(shè)置編制、配備人員和保證工作順利進(jìn)行。第七頁(yè)，共四十三頁(yè)。領(lǐng)導(dǎo)：領(lǐng)導(dǎo)工作是對(duì)工作人員施加影響，使他們對(duì)組織和集體的目標(biāo)做出貢獻(xiàn)?？刂疲嚎刂乒ぷ魇呛饬亢图m正下屬人員的各種活動(dòng)，從而保證事態(tài)的發(fā)展符合計(jì)劃要求第八頁(yè)，共四十三頁(yè)。領(lǐng)導(dǎo)：領(lǐng)導(dǎo)是指帶領(lǐng)和指導(dǎo)組織中成員去實(shí)現(xiàn)共同確定的組織目標(biāo)的各種活動(dòng)過(guò)程的總和領(lǐng)導(dǎo)者：擔(dān)負(fù)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)、負(fù)責(zé)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)過(guò)程的個(gè)人基本職能：通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)使組織成員協(xié)調(diào)一致的工作去實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)設(shè)法滿足組織成員的需要，幫助他們實(shí)現(xiàn)個(gè)人的目標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)是管理的補(bǔ)充，但不能取代管理第九頁(yè)，共四十三頁(yè)。二、為什么要提高工作效率

1．效率延長(zhǎng)生命“剪時(shí)間尺”游戲60寸（60歲）-20寸（1~20歲）=40寸（歲）40寸-13寸（睡眠）=2727-4（就餐）=2323-2.5（交通）=20.520.5-1.5（閑談）=1919-5（看電視）=14（年）提高效率能相對(duì)延長(zhǎng)人生，提高人對(duì)社會(huì)和家庭的貢獻(xiàn)價(jià)值。第十頁(yè)，共四十三頁(yè)。2．效率降低成本每小時(shí)工作的貨幣價(jià)值國(guó)外會(huì)議成本的粗略算法：會(huì)議成本=2A*B*T

A:每小時(shí)單位薪金的3倍（等于附加價(jià)值，勞動(dòng)產(chǎn)值比工資高）

B:參加會(huì)議的人數(shù)

T:時(shí)間（以小時(shí)計(jì)）第十一頁(yè)，共四十三頁(yè)。3．效率贏得機(jī)會(huì)貝爾與格雷研制電話4．效率影響履職我們履職的效果和成績(jī)?nèi)绾?，與我們的工作效率非常有關(guān)我們每一個(gè)人的工作效率高低，直接影響著我們所在組織的效率高低，影響著組織的成效第十二頁(yè)，共四十三頁(yè)。

5．效率轉(zhuǎn)變校風(fēng)校風(fēng)主要是由管理人員的工作作風(fēng)、教師的教風(fēng)、學(xué)生的學(xué)風(fēng)所構(gòu)成。管理人員的工作效率和工作作風(fēng)，對(duì)引領(lǐng)學(xué)校風(fēng)氣，對(duì)于管理育人和服務(wù)育人功能的發(fā)揮，對(duì)于培養(yǎng)高素質(zhì)的學(xué)生，都具有重要作用

6．效率克服陋習(xí)

第十三頁(yè)，共四十三頁(yè)。三、影響工作效率的有關(guān)因素個(gè)人因素工作意愿動(dòng)機(jī)責(zé)任心思維方式工作方法工作能力時(shí)間利用知識(shí)儲(chǔ)備團(tuán)結(jié)精神工作壓力個(gè)人性格健康狀況家庭狀況工作情緒第十四頁(yè)，共四十三頁(yè)。任務(wù)因素任務(wù)的復(fù)雜性明確性連續(xù)穩(wěn)定性工作量和質(zhì)的要求度任務(wù)與能力的匹配性管理體制激勵(lì)機(jī)制管理制度領(lǐng)導(dǎo)者行為物理環(huán)境辦公設(shè)備信息資源組織文化組織因素環(huán)境因素第十五頁(yè)，共四十三頁(yè)。對(duì)有關(guān)因素的一點(diǎn)分析時(shí)間管理者的時(shí)間往往只屬于別人，而不屬于自己長(zhǎng)時(shí)間工作也會(huì)影響工作效率諾斯科特?帕金森：《帕金森定律》日常事務(wù)思想觀念知識(shí)人們?cè)趯?shí)踐中獲得的認(rèn)識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)第十六頁(yè)，共四十三頁(yè)。能力我們從事各種活動(dòng)，適應(yīng)生存所必須而且影響活動(dòng)效果的心理特征的總和心智能力（智力）和軀體能力性格人們對(duì)客觀事物的相對(duì)穩(wěn)定的態(tài)度體系和習(xí)慣化了的行為方式遺傳和環(huán)境塑造的合成物，并且在具體的情景中生成各種變式分類從理性的成分看：理智型、情緒性從活動(dòng)的傾向看：外向型、內(nèi)向型從獨(dú)立的程度看：獨(dú)立型、依賴型第十七頁(yè)，共四十三頁(yè)。人際關(guān)系主要是指組織內(nèi)外人與人之間的關(guān)系。這里面包括上下級(jí)關(guān)系，同級(jí)關(guān)系，與組織外部人員的關(guān)系組織內(nèi)外人員關(guān)系協(xié)調(diào)、通暢與否，工作互相配合、支持與否，人與人之間心情順暢與否，和諧氣氛如何，對(duì)工作效率具有很大的影響第十八頁(yè)，共四十三頁(yè)。工作壓力工作壓力對(duì)工作動(dòng)機(jī)的激發(fā)具有雙面性耶基斯–多德森法則的倒U型曲線第十九頁(yè)，共四十三頁(yè)。四、提高工作效率的有關(guān)方法

一般來(lái)說(shuō)，大家普遍才智較高，想象力豐富，并具有較高的知識(shí)水準(zhǔn)。但一個(gè)人的工作效率高低，與他的智力、想象力或知識(shí)之間，并不是有直接的關(guān)聯(lián)。一個(gè)人的才能，只有通過(guò)有條理、有系統(tǒng)的工作，掌握提高效率的方法，才能產(chǎn)生效益。

第二十頁(yè)，共四十三頁(yè)。1．有效管理時(shí)間

彼德.德魯克：“不能管理時(shí)間，便一切也不能管理?！?/p>

有效管理時(shí)間兩個(gè)步驟要記錄時(shí)間管理時(shí)間找出什么事情根本不必去做記錄上的哪些事情可以由別人去做而又不會(huì)影響效果我們不要浪費(fèi)別人的時(shí)間有效管理時(shí)間，還必須將我們能夠利用的時(shí)間集中起來(lái)使用，集中處理若干件工作第二十一頁(yè)，共四十三頁(yè)。2．明確工作崗位的主要職責(zé)3．制定工作計(jì)劃根據(jù)我們的工作職責(zé)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作要求，對(duì)工作任務(wù)在完成的時(shí)間、達(dá)到的目標(biāo)、人員分配、資源分配等方面，進(jìn)行系統(tǒng)的分解和安排工作計(jì)劃可以分為長(zhǎng)期、中期和短期等一般我們可按照年度、學(xué)期、月、周、天等時(shí)間斷來(lái)安排工作計(jì)劃，以便于逐次實(shí)現(xiàn)小計(jì)劃（小目標(biāo)），中計(jì)劃（中目標(biāo)），最終達(dá)到大計(jì)劃（大目標(biāo)）第二十二頁(yè)，共四十三頁(yè)。4．按照“要事優(yōu)先”的方法處理工作

將工作按照重要程度和緊急程度，進(jìn)行分類排序，重要的、緊急的工作優(yōu)先處理帕累托法則：生活中80%的結(jié)果

幾乎源于20%的活動(dòng)20%的效果80%的效果80%的非重要工作20%的重要工作第二十三頁(yè)，共四十三頁(yè)。事情輕重緩急排序重要但不緊急重要且緊急重要緊急ABCD既不緊急也不重要緊急但不重要第二十四頁(yè)，共四十三頁(yè)。例子：麥肯錫30秒電梯理論艾維.李六點(diǎn)優(yōu)先工作法擺在你面前有4樣?xùn)|西：一個(gè)瓶子，石塊，鵝卵石和沙子。怎么樣才能讓這個(gè)瓶子最大容量的裝載東西呢？

第二十五頁(yè)，共四十三頁(yè)。5．將工作進(jìn)行分類處理按工作的相關(guān)性和工作的屬地性進(jìn)行分類相關(guān)性主要指不要將某一件任務(wù)孤立地看待工作屬地性是指將工作地點(diǎn)相同的業(yè)務(wù)盡量歸并到一塊完成，這樣可以減少因?yàn)楣ぷ鞯攸c(diǎn)變化造成時(shí)間浪費(fèi)6．思考出效率磨刀不誤砍柴工勤于思考出效率第二十六頁(yè)，共四十三頁(yè)。7．溝通協(xié)調(diào)溝通協(xié)調(diào)是管理工作的核心“法約爾橋”原理第二十七頁(yè)，共四十三頁(yè)。8．常規(guī)工作案例化9．提高管理技能

羅伯特.卡茨三種基本的管理技能技術(shù)技能：我們從事所擔(dān)負(fù)的工作必須具備的專門知識(shí)和技能人際技能：我們無(wú)論是獨(dú)自一人還是在群體中與人共事、理解別人、激勵(lì)別人的能力概念技能：管理者必須具備一定的心智能力去分析和判斷復(fù)雜的情況第二十八頁(yè)，共四十三頁(yè)。10．重視對(duì)外界的貢獻(xiàn)管理者是否做到工作有效率、有成效，必須最后體現(xiàn)在工作的結(jié)果上。這個(gè)結(jié)果，必須是對(duì)組織和他人有貢獻(xiàn)，沒(méi)有貢獻(xiàn)，就談不上工作有成效、有效率。第二十九頁(yè)，共四十三頁(yè)。第二部分重視做好保密工作一、保密的概念和意義二、當(dāng)前我國(guó)保密工作面臨的形勢(shì)和

挑戰(zhàn)及存在的問(wèn)題三、如何進(jìn)一步做好保密工作第三十頁(yè)，共四十三頁(yè)。一、保密的概念和意義

（一）保密和保密工作保密：大至國(guó)家、政黨、集團(tuán)、小至單位、家庭、個(gè)人，出于某種需要或者由于相關(guān)之間的利害關(guān)系，以及其他種種原因，總有些不愿意公開(kāi)或不宜讓外界知悉的事項(xiàng)，需要在一定范圍和時(shí)間內(nèi)加以保守和隱蔽，這種行為一般稱為“保密”

第三十一頁(yè)，共四十三頁(yè)。保密工作：從國(guó)家安全和利益出發(fā)，將國(guó)家秘密控制在一定范圍和時(shí)間內(nèi)，防止被非法泄露和利用，使其自身價(jià)值得到充分有效地實(shí)現(xiàn)所采取的一切必要的手段和措施。國(guó)家保密局、國(guó)家安全局、公安局的國(guó)安大隊(duì)、機(jī)要局都是保密管理機(jī)構(gòu)第三十二頁(yè)，共四十三頁(yè)。（二）國(guó)家秘密1．國(guó)家秘密的概念和特點(diǎn)概念：關(guān)系國(guó)家的安全和利益依照法定程序確定的，在一定時(shí)間只限一定范圍的人知悉的事項(xiàng)性質(zhì)和特點(diǎn)：一是關(guān)系到國(guó)家的安全和利益二是依照法定程序確定的三是時(shí)間性和知密范圍的限定四是可變性第三十三頁(yè)，共四十三頁(yè)。

2．國(guó)家秘密等級(jí)的劃分《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》第二章第九條把國(guó)家秘密的密級(jí)分為“絕密、機(jī)密、秘密”三級(jí)“絕密”是最重要的國(guó)家秘密，泄露后會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害?！皺C(jī)密”是重要的國(guó)家秘密，泄露后會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害?！懊孛堋笔且话愕膰?guó)家秘密，泄露后會(huì)使家國(guó)的安全和利益遭受損害。第三十四頁(yè)，共四十三頁(yè)。（三）為什么要做好保密工作1．保密事關(guān)國(guó)家安全。世界各國(guó)一向重視保密工作，都把保密工作和國(guó)家安全相提并論。2．保密事關(guān)政治穩(wěn)定。很多國(guó)家和執(zhí)政黨都把保密工作作為保持政局穩(wěn)定的一個(gè)重要條件。3．保密事關(guān)軍事行動(dòng)勝敗，有時(shí)甚至是決定因素。4．保密工作事關(guān)經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展。保密工作是經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技競(jìng)爭(zhēng)的重要手段。

第三十五頁(yè)，共四十三頁(yè)。二、當(dāng)前我國(guó)保密工作面臨的形勢(shì)、挑戰(zhàn)及存在的問(wèn)題

（一）面臨的形勢(shì)和挑戰(zhàn)1．我國(guó)已成為西方國(guó)家竊密的重點(diǎn)目標(biāo)2．面臨高技術(shù)竊密的挑戰(zhàn)3．面臨信息戰(zhàn)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)竊密的挑戰(zhàn)第三十六頁(yè)，共四十三頁(yè)。（二）存在的問(wèn)題1．保密意識(shí)淡薄2．文件亂放3．文件當(dāng)廢品賣4．手機(jī)泄密嚴(yán)重5．網(wǎng)上泄密時(shí)有發(fā)生6．新聞媒體泄密非常嚴(yán)重7．黨政機(jī)關(guān)和涉密要害部門工作人員受利益的驅(qū)使，非法向外提供和出賣國(guó)家秘密的犯罪活動(dòng)時(shí)有發(fā)生第三十七頁(yè)，共四十三頁(yè)。三、如何進(jìn)一步做好保密工作

（一）提高認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步增強(qiáng)做好保密工作的責(zé)任感和緊迫感1．不該說(shuō)的秘密絕對(duì)不說(shuō)；2．不該問(wèn)的秘密絕對(duì)不問(wèn)；3．不該看的秘密絕對(duì)不看；4．不該記錄的秘密絕對(duì)不記；5．不在公共場(chǎng)所和家屬、子女、親友面前談?wù)撁孛埽?．不在不利于保密的地方存放秘密文件；7．不準(zhǔn)攜帶秘密材料外出游覽參觀，出入公共場(chǎng)所；8．嚴(yán)禁使用無(wú)保密措施的通信工具傳遞國(guó)家秘密，如手機(jī)、無(wú)密卡的通用性傳真機(jī)。

第三十八頁(yè)，共四十三頁(yè)。（二）加強(qiáng)密件的管理密件必須由專人管理，在承辦傳遞、移交、借閱時(shí)，必須履行清點(diǎn)、簽收、登記等手續(xù)，密件的閱讀、使用必須在規(guī)定的場(chǎng)所進(jìn)行。絕密的文件、資料等密件，非經(jīng)原制單位或上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄，發(fā)文單位規(guī)定不準(zhǔn)復(fù)制的密件不得復(fù)制，機(jī)密、秘密級(jí)文件確因工作需要復(fù)制的，須經(jīng)學(xué)?；蛑莆膯挝慌鷾?zhǔn)，復(fù)制件視同原件進(jìn)行管理。密件應(yīng)按有關(guān)規(guī)定立卷歸檔，銷毀密件(包括稿紙)資料時(shí)必須造冊(cè)登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，到保密部門指定的定點(diǎn)單位監(jiān)銷。第三十九頁(yè)，共四十三頁(yè)。（三）加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的管理1．計(jì)算機(jī)必須做到“上網(wǎng)不涉密，涉密不上網(wǎng)”。涉密計(jì)算機(jī)可以處理國(guó)家秘密信息和內(nèi)部工作信息，但不得與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)或其他非涉密網(wǎng)絡(luò)相連，必須做到物理隔離。2．凡屬于密級(jí)信息一律不準(zhǔn)儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)硬盤內(nèi)。3．凡是儲(chǔ)存國(guó)家秘密信息的軟盤、U盤、光盤、移動(dòng)硬盤等，應(yīng)按所存儲(chǔ)信息的最高密級(jí)標(biāo)明密級(jí)，實(shí)行統(tǒng)一編號(hào)，明確專人負(fù)責(zé)，集中保存在鐵質(zhì)文件柜中，并建立涉密磁介質(zhì)的使用登記制度。第四十頁(yè)，共四十三頁(yè)。4．實(shí)行上網(wǎng)信息的保密審批制度，根據(jù)國(guó)家保密法的規(guī)定，各個(gè)行政、事業(yè)單位、企業(yè)凡向國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)站提供或發(fā)布的信息，必須經(jīng)過(guò)保密部門的審批，嚴(yán)格把好上網(wǎng)信息的質(zhì)量關(guān)，杜絕不符合保密規(guī)定的信息在網(wǎng)上傳播。5．盡可能使用符合保密管理要求和保密技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的國(guó)產(chǎn)計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備和產(chǎn)品處理國(guó)家秘密信息，使用進(jìn)口的計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備和產(chǎn)品處理國(guó)家秘密信息，正式使用前應(yīng)先進(jìn)行安全技術(shù)檢查。6．加強(qiáng)對(duì)涉密人員的教育管理，努力提高涉密人員的素質(zhì)。第四十一頁(yè)，共四十三頁(yè)。第四十二頁(yè)，共四十三頁(yè)。內(nèi)容總結(jié)如何提高工作效率

許昌四達(dá)電力設(shè)備有限公司。4．組織是以一