文件管理程序

.目的為規(guī)范本公司的質(zhì)量體系文件擬定、發(fā)行、分發(fā)、修改、廢止等作業(yè)，特制訂本程序。.范圍適用于本公司質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、三階文件、表單，以及顧客標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、國際標(biāo)準(zhǔn)等外來文件和資料的控制。3.權(quán)責(zé)3.1本公司文件的制訂、審批、修改及廢止與收發(fā)控制職責(zé)表如下:項(xiàng)目序號(hào)文件階別制訂審查批準(zhǔn)控制部門3.1.1一階文件Iso推委會(huì)管理者代表總經(jīng)理文控中心3.1.2二階文件各部門管理者代表總經(jīng)理文控中心3.1.3三階文件各部門各部門主管總經(jīng)理文控中心3.1.4四階文件各部門隨文件一并審核、批準(zhǔn)各制訂部門3.2外來文件3.2.1外來文件經(jīng)簽署后，由文件控制中心統(tǒng)一控制（登錄、發(fā)行、回收、保存、銷毀等）。.定義受控文件：是指文件的制訂、發(fā)行、修改、使用、回收、廢止等作業(yè)必須經(jīng)權(quán)責(zé)部門審批，按照IS0900L2000標(biāo)準(zhǔn)要求執(zhí)行。保證使用的是有效版本。受控文件在本公司質(zhì)量活動(dòng)中具有法規(guī)性和強(qiáng)制性，不得隨意違背其規(guī)定或要求。受控文件必須加蓋藍(lán)色”受控文件章”，不得影印。受控文件的范圍包括：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、三階文件、部分作為文件控制的表單、部分外來文件。非受控文件：僅用來作為學(xué)習(xí)、參考的文件，在質(zhì)量活動(dòng)中不產(chǎn)生法律效力。非受控文件可以是經(jīng)權(quán)責(zé)人批準(zhǔn)后的受控文件的影印本，作廢版本。非受控文件必須加蓋藍(lán)色“非受控文件章”。三階文件（廣義）：本公司的三階文件包括：管理規(guī)定、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)書和規(guī)范及它們的附件。還包括部分質(zhì)量記錄。外來文件：指來源于公司外部用以指導(dǎo)、約束本公司某些作業(yè)的文件。（例如：顧客標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、國際標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)等。）.作業(yè)內(nèi)容流程圖（附件一）5.2文件編寫原則FM-100-003-A申請(qǐng)人組長條款變更前（版本：）條款變更后（版本：）審查： 批準(zhǔn)：保存期限：1年附件六文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表文件編號(hào)版本文件名稱份數(shù)備注申請(qǐng)?jiān)蛉掌冢荷暾?qǐng)人：文控中心：部門主管：管理者代表：FM-100-004-A保存期限：1年附件七質(zhì)量記錄總覽表附件七NO表單名稱表單編號(hào)主要使用部門保存期限備注制表： 審批： 日期:FM-100-006-AFM-100-006-AFM-100-006-A保存期限：6個(gè)月附件八FM-100-006-A附件八附件八FM-100-005-A附件八FM-100-005-A毀FM-100-005-A毀FM-100-005-A毀修訂日期修訂頁次修訂內(nèi)容版本修訂人批準(zhǔn)人保存期限：隨文件廢止而銷附件九外來文件接收登記表序號(hào)文件名稱接收部門接收人審批人接收口期文件編號(hào)文件類別備注說明：文件類別欄請(qǐng)選擇：A、質(zhì)量、技術(shù)資料B、政府法規(guī)資料C、其他資料填表：FM-100-007-A保存期限：1年附件十（見附頁）精品文檔精心整理.目的確保在公司各個(gè)層次和職能之間，就質(zhì)量管理體系的過程及有效性進(jìn)行溝通。.范圍本程序適用于公司內(nèi)部與質(zhì)量管理體系有關(guān)的所有人員。3O職責(zé)ISO推委會(huì)組織制訂內(nèi)部溝通的方法，人事部檢查溝通方法的執(zhí)行情況。.2各部門按照本程序規(guī)定的方法執(zhí)行。.定義（無）.作業(yè)內(nèi)容1溝通方式正式溝通：依據(jù)組織結(jié)構(gòu)，所做的有計(jì)劃的信息流動(dòng)程序和路線進(jìn)行的溝通。上行溝通：下級(jí)對(duì)上級(jí)，主要方式：報(bào)告，一般為逐級(jí)報(bào)告。下行溝通：上級(jí)對(duì)下級(jí)，主要方式：命令、規(guī)則、通知、公函、手冊(cè)、正式會(huì)議等，命令的方式一般逐級(jí)下傳。平級(jí)溝通：平行部門之間的溝通，主要方式：會(huì)議、內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單等。非正式溝通：為滿足員工的需求，補(bǔ)充正式溝通的不足，可進(jìn)行部門之間/成員之間的非正式溝通，非正式溝通有：小組活動(dòng)、友誼交流、援助活動(dòng)等，公司引導(dǎo)非正式溝通向著有益于個(gè)人和組織的方向發(fā)展。鼓勵(lì)積極有益的交往活動(dòng)，遏制勾心斗角，損害他人和集體利益的各種活動(dòng)或個(gè)人行為。5.2溝通主要內(nèi)容5.2.1質(zhì)量方針和目標(biāo)質(zhì)量方針和目標(biāo)可以通過宣傳（標(biāo)語、印刷卡片）、培訓(xùn)考試、正式檢討評(píng)審等方式進(jìn)行宣導(dǎo)落實(shí)，做到全員理解和支持。5.2.2職責(zé)與權(quán)限主要通過《質(zhì)量手冊(cè)》和《職務(wù)說明書》的貫徹執(zhí)行，輔之以宣傳培訓(xùn)等方式進(jìn)行，達(dá)到人人有職責(zé)，人人清楚職責(zé)和權(quán)限。5.2.3體系過程嚴(yán)格遵循質(zhì)量管理體系文件的執(zhí)行，保證所有與質(zhì)量有關(guān)的過程能按照規(guī)定的要求執(zhí)行。執(zhí)行的效果通過規(guī)定的檢討、測量、評(píng)審方式進(jìn)行評(píng)價(jià)并加以改進(jìn)。精品文檔可編輯的精品文檔精品文檔精心整理按照以下四種方式就質(zhì)量管理體系有效性進(jìn)行溝通：5.2.3.1質(zhì)量目標(biāo)：定期（一般每月）或不定期召開各職能和各層次質(zhì)量目標(biāo)檢討會(huì)，進(jìn)行溝通。5.2.3.2組織內(nèi)部質(zhì)量審核活動(dòng)。（參見《內(nèi)部質(zhì)量審核程序》）5.2.3.3組織管理評(píng)審活動(dòng)。（參見《管理評(píng)審程序》）5.2.3.4質(zhì)量改進(jìn)活動(dòng)。（參見《持續(xù)改進(jìn)程序》）5.3內(nèi)部溝通的方法5.3.1建立會(huì)簽制度5.3.1.1管理文件（包括《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》《三階文件》）的審批方法參見《文件管理程序》的規(guī)定。技術(shù)文件的審批參見《樣板制作管理程序》的規(guī)定。質(zhì)量記錄的審批參見相關(guān)文件或依表單設(shè)置具體情況而定。5.3.2按照體系文件規(guī)定的過程流程執(zhí)行過程。5.3.3會(huì)議制度對(duì)公司會(huì)議總的要求是：必須有明確的輸入（議題、資料的準(zhǔn)備、目標(biāo)等）、充分的準(zhǔn)備（場所、人員通知、主持、必要時(shí)發(fā)言稿的準(zhǔn)備等）和輸出（決議或決定、任務(wù)的分配等），一般要求有會(huì)議記錄，必要時(shí)形成總結(jié)報(bào)告或會(huì)議記錄，發(fā)放給相關(guān)部門，對(duì)需要跟進(jìn)的事項(xiàng)必須要有 辭果。5.3.4公文公司公文分為：通知、通告、通報(bào)、海報(bào)、人事命令等。通知：要注明收文單位（個(gè)人）、抄送單位（個(gè)人）、傳送時(shí)間、事由、落款、日期等；通告、人事命令落款一般是人事部5.3.5內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單對(duì)于比較重要不宜電話聯(lián)絡(luò)的事宜，可以用“內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單”進(jìn)行聯(lián)絡(luò)。精品文檔可編輯的精品文檔精品文檔精心整理5.3.6員工手冊(cè)（必要時(shí)）員工手冊(cè)是對(duì)所有員工辦事上必須遵循的常識(shí)，包括公司簡介、經(jīng)營理念、質(zhì)量方針和目標(biāo)、職業(yè)道德、社會(huì)公德、企業(yè)文化、廠規(guī)廠紀(jì)等內(nèi)容。5.3.7電話目錄及時(shí)更新各部門（包括各部門內(nèi)線電話、私人電話、常用供方電話）電話薄形成備忘表，發(fā)至相關(guān)部門。方便檢索。5.3.8電子郵件必要時(shí)，可利用電腦網(wǎng)絡(luò)傳遞信息，進(jìn)行溝通，其控制方法參見《質(zhì)量信息管理和數(shù)據(jù)分析程序》。5.3.9必要時(shí)為了解民情，挖掘廣大員工的聰明才智，激發(fā)廣大員工的工作熱情和積極性，創(chuàng)造全員參與管理的渠道，在全公司范圍內(nèi)建立有獎(jiǎng)?wù)骷侠砘ㄗh的制度，每季度由人事部組織一次合理化建議征集活動(dòng)，廣大員工干部可以通過意見箱或直接找上司提議，人事部定期將收集的建議進(jìn)行整理組織相關(guān)部門評(píng)審，對(duì)于有建設(shè)性的、具有創(chuàng)新意識(shí)的提議設(shè)定一定的獎(jiǎng)金。合理化建議的范圍可包括：質(zhì)量管理、工藝、生產(chǎn)技術(shù)改革、工廠管理、設(shè)施改造、大眾生活等各方面。5.4效果檢查在必要時(shí)，特別是出現(xiàn)各種溝通障礙時(shí)，總經(jīng)理要評(píng)估公司內(nèi)部溝通狀況，作為質(zhì)量管理體系持續(xù)改進(jìn)的依據(jù)。6o相關(guān)文件6.1質(zhì)量管理體系的各階文件7O使用表單7.1內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單（FM-100-008-A）附件一崇基公司內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單發(fā)文吾r1攵文部門精品文檔可編輯的精品文檔精品文檔精心整理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人發(fā)文日期收文日期聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)：備注：批準(zhǔn)：保存期限：6個(gè)月FM-100-008-A精品文檔可編輯的精品文檔質(zhì)量手冊(cè)、程序文件與三階文件除以文字由左到右橫向書寫外，必要時(shí)輔以表格、圖片及流程圖作為附件。5.3文件打印格式質(zhì)量手冊(cè)由ISO推委會(huì)依實(shí)際需要確定打印規(guī)格；程序文件由相關(guān)部門按5.6格式進(jìn)行編寫；三階文件按5.7由各部門自行依據(jù)實(shí)際編寫，但同部門同類三階文件格式須統(tǒng)一。紙張規(guī)格一般情況為A4O5.4文件系統(tǒng)架構(gòu)文件系統(tǒng)架構(gòu)分為：質(zhì)量手冊(cè)、作業(yè)程序、質(zhì)量計(jì)劃、作業(yè)指導(dǎo)書/檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)書、表單四階。文件系統(tǒng)的架構(gòu)見文件系統(tǒng)架構(gòu)圖（附件二）。5.5質(zhì)量手冊(cè)的格式規(guī)范質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)原則SKQM01流水號(hào)文件階別公司英文第一個(gè)大寫字母5.5.2質(zhì)量手冊(cè)內(nèi)容5.5.2.1封面、文件變更履歷表、董事長聲明、質(zhì)量手冊(cè)目錄，手冊(cè)說明;5.5.2.2公司簡介，引用的標(biāo)準(zhǔn)，術(shù)語和定義，范圍和適用領(lǐng)域；5.5.2.3質(zhì)量方針、目標(biāo)和承諾；5.5.2.4組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)、權(quán)限；5.5.2.4.1公司組織結(jié)構(gòu)圖及部門職能；5.5.2.4.2品管部組織結(jié)構(gòu)圖及部門職能；5.2.5組織界面（接口）；5.2.5.1質(zhì)量管理體系流程圖；2.5.2質(zhì)量控制流程圖;2.5.3IS09001：2000程序展開權(quán)責(zé)表;5.5.2.6質(zhì)量管理體系要求描述；5.6程序文件之格式規(guī)范6.1程序文件編號(hào)原則：SKQP— — 程序文件流水號(hào)（0/99）文件階別公司英文第一個(gè)大寫字母5.6.2程序文件分八段式編寫5.6.2.1目的：敘述制訂該作業(yè)程序的目的。5.6.2.2范圍：說明該作業(yè)程序適用的范圍。5.6.2.3權(quán)責(zé)：作業(yè)內(nèi)容中，牽涉到主要部門或人員所須承擔(dān)的事項(xiàng)。定義：解釋在本程序內(nèi)容中，涉及非國際公認(rèn)、特殊事項(xiàng)、專業(yè)名稱或英文縮寫，若無需定義的名稱，可標(biāo)明“（無）”。5.6.2.5作業(yè)內(nèi)容：說明該作業(yè)程序的流程。必要時(shí)，程序文件中5.1的附件即為此作業(yè)程序的流程圖，同時(shí)內(nèi)文須提及相關(guān)程序文件、三階文件的參考時(shí)機(jī)，與其附件或表單的使用時(shí)機(jī)，以及程序的簡要描述。5.6.2.6相關(guān)文件：列舉與該作業(yè)程序相關(guān)的程序文件、三階文件。5.6.2.7使用表單：列舉并附上與該程序文件相關(guān)的表單。5.6.2.8附件：可包括流程圖、表單等。原始的表單大小不予規(guī)定，但作為程序文件的附件時(shí)，紙張規(guī)格（含首頁）為A4大小。5.7作業(yè)指導(dǎo)書/檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)書/管理規(guī)定之格式5.7.1作業(yè)指導(dǎo)書/檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)書/管理規(guī)定編號(hào)原則WI三階文件類別流水號(hào)文件階別部門別（部門代碼一覽表）（附件三）三階文件類別：G：表示管理規(guī)定，乙作業(yè)指導(dǎo)書，B：檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)書,Q：其他。5.7.2作業(yè)指導(dǎo)書/檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)書的編寫格式參見（5.9.4）管理規(guī)定的編寫格式可與程序文件相似，但編號(hào)原則與三階文件相同。編號(hào)原則參見（5.7.1）。5.8受控表單的編碼原則：FM-版本表單流水號(hào)（001-999）部門代碼（見附件三“部門代碼一覽表”）版本：表單的版本從“A”開始，修訂則更換為“B”，依次類推（但I(xiàn)、0、X字母則不予引用。）表單流水號(hào)：以三個(gè)號(hào)碼顯示，從（001）開始編碼，依次為（002）、（003）、……以此類推，此編碼僅限于表單。每頁表單都應(yīng)在其左右下角分別編印編號(hào)和保存期限。文控中心匯整表單后，填寫“質(zhì)量記錄總覽表”（見附件七），并于每季度分發(fā)至各相關(guān)部門核對(duì)版本。修改文件需刪去表單時(shí)，表單編號(hào)也隨之刪去，其余表單的編碼不予更改，需增加新表單時(shí)從后開始編碼。9文件的制訂由管理者代表協(xié)調(diào)各部門制訂文件。ISO推委會(huì)負(fù)責(zé)收集資料撰寫質(zhì)量手冊(cè)，并與相關(guān)部門進(jìn)行研討。.1由文件控制中心（文控中心）負(fù)責(zé)全公司一、二、三階文件之“文件一覽表”（見附件十）的制作，并每三個(gè)月分發(fā)至相關(guān)部門。質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、管理規(guī)定編有頁碼的每一頁均包含下列項(xiàng)目。5.9.3.1文件編號(hào)：填寫該質(zhì)量手冊(cè)或程序文件之編號(hào)。3.2版本：以英文字母和阿拉伯?dāng)?shù)字表示（AO、A1……A5、B0、B1 ）9.3.3頁碼9.3.3.1頁碼格式為P/N。p為頁次；N為文件內(nèi)容總頁數(shù)。9.3.3.2由文件內(nèi)容首頁編列。總頁數(shù)為頁次編列的最大數(shù)字，文件內(nèi)容總頁數(shù)不等于文件總頁數(shù)（包括封面和“變更履歷表”（見附件八）的頁數(shù)）。9.3.3.3文件改版時(shí)，所有頁次須重編。5.9.3.4文件標(biāo)題：即為該手冊(cè)或程序文件的名稱。5.9.3.5內(nèi)容：則依階梯式編碼如：1.1.11.1.1.15.9.4作業(yè)指導(dǎo)書/檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)書若單頁，編寫項(xiàng)目包括：文件標(biāo)題、文件編號(hào)、制訂部門、制訂日期、版本、頁碼、制訂、審核、批準(zhǔn)；若多頁，須每頁加蓋文件受控章。10文件的審核、批準(zhǔn)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書/檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)書完成后，需經(jīng)3.1權(quán)責(zé)人員審核、批準(zhǔn)后發(fā)行。5.11文件分發(fā)與回收各部門接到文件時(shí)，應(yīng)核對(duì)文件編號(hào)、版本、頁碼。所有經(jīng)文件控制中心發(fā)行的文件，必須蓋藍(lán)色”受控文件章”或“非受控文件章”，收文部門于“文件分發(fā)、回收記錄表”（見附件四）上簽收。若為修訂或廢止這份文件需如數(shù)收回原發(fā)行之文件直接由文控進(jìn)行銷毀，作為知識(shí)經(jīng)驗(yàn)積累之用的回收之舊版文件和作廢的原版本應(yīng)加蓋紅色“作廢章”。對(duì)外發(fā)行之文件（如提供顧客、供方）可不收回。有遺失文件情形或因工作需要，須請(qǐng)額外補(bǔ)發(fā)的文件時(shí)，應(yīng)填寫“文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表”（見附件六）經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，向文控中心申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。因顧客需要或教育訓(xùn)練所需的文件，須由所需部門填寫“文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表”經(jīng)相關(guān)部門主管批準(zhǔn)后，才可辦理發(fā)放。影印的資料加蓋藍(lán)色“非受控文件章”后，方可發(fā)放使用。各部門在摘抄文件的內(nèi)容作為學(xué)習(xí)、看板或宣傳資料時(shí)，需經(jīng)文控批準(zhǔn)后，方可使用。12外來文件發(fā)行外來文件須用于制造、檢驗(yàn)時(shí)，由相關(guān)部門/接收人在“外來文件接收登記表”上簽名確認(rèn)接收，然后由文控中心蓋“受控文件章”或“非受控文件章”后生效。文控中心應(yīng)每季度將最新“外來文件接收登記表”和“文件一覽表”送呈各部門核對(duì)文件版本。12.3外來文件編號(hào)原則流水號(hào)接收年月（如：0302=2003年2月）接收部門代號(hào)類別代號(hào)2.1類別代號(hào)：A、質(zhì)量、技術(shù)資料B、政府法規(guī)資料C、其他資料13文件的修訂、廢止所有文件得根據(jù)需要隨時(shí)申請(qǐng)修改。文件修訂、廢止，可由相關(guān)部門提出，填寫“文件變更申請(qǐng)表”，(見附件五)經(jīng)原文件制訂部門或相關(guān)部門主管審查，管理者代表批準(zhǔn)，方可進(jìn)行文件的修訂、廢止作業(yè)。必要時(shí)邀集有關(guān)部門召開文件修改檢討會(huì)，商議文件修改事宜。文件修改意見經(jīng)過批準(zhǔn)后，原制訂部門根據(jù)修改意見予以修正，送文控中心打印，進(jìn)行后續(xù)發(fā)行作業(yè)。質(zhì)量手冊(cè)、程序文件/管理規(guī)定的修改，應(yīng)將修訂狀況記錄于“變更履歷表”中，若該文件不合時(shí)宜時(shí)應(yīng)予以廢止。文件廢止時(shí)原始文件編號(hào)須予以保留，但不得繼續(xù)沿用。已廢止的原件，由文控中心依據(jù)實(shí)際需要予以保留或銷毀。文件的修訂，其版本的控制參見5.9.3.2O各部門(文控除外)和個(gè)人都不得保留已失效或過時(shí)的文件。經(jīng)填注內(nèi)容后之表單，得依《質(zhì)量記錄管理程序》進(jìn)行保存與管理。14外來文件的管理。4.1外來文件要經(jīng)審核才發(fā)出，外來文件發(fā)出時(shí)要簽收。.2外來文件可用目錄式管理。5.14.3外來文件不可隨便更改，如有更改，必須經(jīng)權(quán)責(zé)人員簽名認(rèn)可.相關(guān)文件《質(zhì)量記錄管理程序》.使用表單1文件一覽表(FM-100-001-A)2質(zhì)量記錄總覽表(FM-100-006-A)3文件分發(fā)