建立人力資源信息庫必要性與可行性的分析報告

建立公司人力資源信息庫——必要性與可行性分析報告現(xiàn)代人力資源信息系統(tǒng)融合了先進的管理閱歷和電子信息技術(shù)。隨著學(xué)問經(jīng)濟的來臨，所謂人力資本的觀念已經(jīng)形成，人力資本的重要性更不下于土地、廠房、設(shè)備與資金等，甚至超越，除此之外，人是學(xué)問的載體，為了有效運用學(xué)問，將學(xué)問發(fā)揮最大的效用，便須要妥當(dāng)?shù)娜肆Y源管理，才能發(fā)揮人力資源的最佳效用。這就是人力資源信息系統(tǒng)發(fā)展的根本緣由。而企業(yè)人力資源信息管理水平亟待提升。由于歷史緣由，一些企業(yè)的人力資源流程管理和實時監(jiān)控還比較弱，組織機構(gòu)、教化培訓(xùn)、薪資福利等方面工作尚未實現(xiàn)網(wǎng)上作業(yè)，不利于提高工作效率和加強內(nèi)部監(jiān)管。整個企業(yè)內(nèi)部的信息管理還比較分散，無法剛好精確了解全系統(tǒng)人員的基本狀況、層次、分布、發(fā)展等狀況，不能剛好為管理和決策供應(yīng)基礎(chǔ)資料。這些現(xiàn)狀都嚴(yán)峻制約了企業(yè)人力資源管理水平的進一步提升，已經(jīng)不適應(yīng)企業(yè)機會推動改革與發(fā)展的須要。逐步推動的企業(yè)改革，迫切須要建立與之相適應(yīng)的人力資源信息化系統(tǒng)，以鞏固和發(fā)展改革成果，進一步發(fā)揮企業(yè)總部的管理職能和直屬企業(yè)的主體職能，通過管理變革和技術(shù)支撐兩個方面，推動傳統(tǒng)人事管理向現(xiàn)代人力資源管理的轉(zhuǎn)變，最終達到優(yōu)化人力資源配置、提高企業(yè)管理水平和運行效率、提升企業(yè)員工整體素養(yǎng)的目的。大力推動人力資源信息化工作，可以有效促進人力資源管理更好地為企業(yè)核心業(yè)務(wù)供應(yīng)人才支撐和機制保障，更好地為企業(yè)的長遠發(fā)展服務(wù)。開發(fā)運用人力資源信息系統(tǒng)與認(rèn)為只要將員工的信息輸入計算機，再用Excel或Word打印出美麗的報表就行了。事實上，前后兩種應(yīng)用途徑大相徑庭。而建立公司人力資源信息系統(tǒng)的優(yōu)點在于：

一、整合的、集中的信息源

首先，我們可以反思一下，公司里現(xiàn)有有關(guān)人力資源方面的信息是如何保存和查找的？可能會用自編程序或Excel工作表來計算員工的工資，而員工的養(yǎng)老金信息、合同信息、個人信息等可能被存放于多個Word文檔或Excel工作表文件中或打印出來放在文件柜里。這種分散的信息源，在信息的采集、整理和更新時會產(chǎn)生很多重復(fù)的工作，造成人工奢侈，其保存和查找也是一個相當(dāng)困難的過程，而要使全部的信息得到剛好的更新從而保持相容的狀態(tài)則幾乎是不行能的。當(dāng)須要一份報表時，往往會從計算工資的文件里得到最新的員工人數(shù)和姓名，從另一個文件里獲得他們的合同信息，再從其他文件里獲得他們的年齡、生日、教化、性別等信息。由于它們都是分散保留的，因此將這些分散的信息匹配在一起，其工作量是可想而知的；而由于信息的分散存儲造成信息不一樣或不完全的狀況，則更令人手足無措。時常會出現(xiàn)憑記憶或拍腦袋，人為“調(diào)平”數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。而建立人力資源信息庫，就可以用集中的數(shù)據(jù)庫將與人力資源管理相關(guān)的信息全面、有機地聯(lián)系起來，有效地削減了信息更新和查找中的重復(fù)勞動，保證了信息的相容性，從而大大地提高了工作效率，還能使原來不行能供應(yīng)的分析報告成了可能。

二、易訪問、易查詢的信息庫

在沒有采納和實施人力資源信息系統(tǒng)之前，當(dāng)企業(yè)管理人員要統(tǒng)計數(shù)字時，往往依靠于某個人或某些人來獲得。首先是找到人力資源部的相關(guān)人員，由他們從不同的計算機文件、打印件或檔案柜中查找相關(guān)的信息，再匯總后提交。這種依靠于人的過程往往會因為花費的時間較長或某個人不在辦公室而不能剛好完成。在采納和實施人力資源管理系統(tǒng)之后，就會將依靠于人的過程改為依靠于計算機系統(tǒng)的過程。企業(yè)管理人員只要獲得了相應(yīng)的權(quán)限，就可以隨時進入系統(tǒng)，干脆查閱相應(yīng)的信息。如某廠在采納和實施人力資源信息庫之后，一位老總在隨意閱讀全廠人事信息時，偶然發(fā)覺某位員工在某月有多天的加班工資，而他記得該員工曾在該月請了多天病假。這種現(xiàn)象其負(fù)面影響往往會遠遠超出幾十塊錢的加班費。試想一下，假如同部門的另一位員工也請了若干天的病假并且被扣了部分病假工資，那么這位員工會如何對待工作？其他員工又會有什么樣的想法？像這種審計過程，在沒有人力資源信息庫支持之前幾乎不行能實現(xiàn)。企業(yè)的老總可能會因為工作的繁忙而無暇顧及“小事”，也可能會因為其他因素不便細查，或者他也想不到會有某種舞弊的現(xiàn)象存在。而人事部門供應(yīng)的報告終歸只是靜態(tài)的、匯總的，可能是經(jīng)過人為過濾的和一個側(cè)面的信息。實施了人力資源信息庫之后，老總或許只是利用五分鐘的空閑時間就可以閱讀一下系統(tǒng)，不僅可以得到較為全面的、具體的、未經(jīng)過濾的第一手人事信息，發(fā)覺不公允的現(xiàn)象，甚至還可以從中得到某些靈感和啟發(fā)，從而改進企業(yè)的管理。這種透亮性還可以規(guī)避企業(yè)管理中潛在的風(fēng)險。

三、有利于體現(xiàn)公允性原則，留住人才

不少企業(yè)都不同程度上存在著人才流失現(xiàn)象；對此，除了埋怨外部環(huán)境以外，往往拿不出較為有效的方法。人才流失除了因為薪資因素之外，還有很多其他因素，如工作環(huán)境、領(lǐng)導(dǎo)公允與否、培訓(xùn)機會和個人前途等等。現(xiàn)在不少人利用業(yè)余時間學(xué)習(xí)了很多的課程，得到了證書，有了一技之長。但是，按以往的情形，除了有機會在領(lǐng)導(dǎo)面前顯示外，他很難得到相應(yīng)的崗位和酬勞。同時，在駕馭了充分的技能之后，該員工也不會安心現(xiàn)在的崗位，結(jié)果是遠走高飛。假如將技能輸入人力資源信息庫，在某個崗位須要人時，先搜尋一下企業(yè)內(nèi)部是否有合適的人選，這樣或許會留住一部分人才。再如，在提拔干部時，是依據(jù)誰在領(lǐng)導(dǎo)面前表現(xiàn)得多，還是依據(jù)他的學(xué)問、技能和以往的績效呢？體現(xiàn)公允原則不僅在于選拔出合適的人才，而且它還給員工一種示意：個人在本企業(yè)的前途不在于是否擅長在領(lǐng)導(dǎo)面前表現(xiàn)，而是在于個人的努力程度，從而達到激勵員工的目的。體現(xiàn)公允性原則不應(yīng)只是一句口號，它須要企業(yè)在制度上予以保證和必要的系統(tǒng)工具支持。人力資源信息庫就是一種特別有效的協(xié)助工具。

四、提高管理水平

采納和實施人力資源信息庫不僅僅是為了提高工作效率。應(yīng)當(dāng)看到，在實施人力資源信息庫系統(tǒng)后，經(jīng)過整合的、較為全面、精確、一樣和相容的信息不僅可以讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對本企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀有一個比較全面和精確的相識，同時也可以生成綜合的分析報表供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人在決策時參考。如在薪資普調(diào)或薪資體系變更前，生成按崗位的歷史薪資分析報告等，可協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化。

實施人力資源信息庫系統(tǒng)的過程本身也包含著回顧企業(yè)本身的機構(gòu)和崗位設(shè)置、管理流程、薪資體系等等，并依據(jù)軟件中所蘊含的先進管理思想來變更現(xiàn)行的體系。同時，實施過程也是一個反思先行制度，重組、改進和提高管理水平的契機。人力資源信息系統(tǒng)是一個企業(yè)不行缺少的部分，它的內(nèi)容對于單位決策者和管理者來說都至關(guān)重要，所以人力資源信息庫系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠為用戶提高足夠的信息和快捷的查詢手段。但始終以來隨用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著很多缺點，如：效率低、保密性差，另外時間一長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。運用計算機對人事信息進行管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點，例如：檢索快速、查找便利、牢靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優(yōu)點能夠極大的提高人事管理的效率，也是企業(yè)的科學(xué)化、正規(guī)化管理與世界接軌的重要條件。因此，開發(fā)一個運行穩(wěn)定，功能完善的人力資源信息庫管理系統(tǒng)成為一種必要。在運用人力資源信息系統(tǒng)時，全部客戶端對于數(shù)據(jù)庫的操作都是由應(yīng)用服務(wù)器完成的，大大提高了系統(tǒng)的平安性，緩解了數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)負(fù)擔(dān)。采納嚴(yán)格的平安體系，通過遵循嚴(yán)格身份認(rèn)證和有限授權(quán)原則、全面確認(rèn)原則和平安跟蹤原則，保證了數(shù)據(jù)在處理和傳輸全過程的平安性。還能夠?qū)崿F(xiàn)與現(xiàn)有OA系統(tǒng)、財務(wù)軟件等相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫連接。并且信息系統(tǒng)還具有模塊高度集成、信息實時共享、抗崩潰和海量數(shù)據(jù)處理實力。相關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)生后，有關(guān)數(shù)據(jù)、資料就全面、實時的出現(xiàn)在系統(tǒng)中，并按設(shè)置提交到指定的部門和人員，無需重復(fù)的錄入或傳輸，實現(xiàn)全企業(yè)的信息共享，以最快的速度反映企業(yè)的運行狀況。人力資源管理信息化建設(shè)是提高人力資本投資回報率的有效手段。通過信息化手段提高崗位管理、實力管理、績效管理實力可以大大提高企業(yè)人力資本投資回報率。依據(jù)對建立企業(yè)人力資源信息管理系統(tǒng)的分析可以總結(jié)出：人力資源信息管理系統(tǒng)的完善其再資源共享、學(xué)問管理等方面的功能具有理論意義和現(xiàn)實意義。人是組織中最重要的資源，對員工的有效管理是企業(yè)管理工作中的一項重要職能，是加強競爭實力的有效保障。在人才競爭越來越激烈的狀況下，須要應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，協(xié)助管理者完成多方面的任務(wù)。一套完善的人力資源信息管理系統(tǒng)，可以使企業(yè)避開發(fā)生一些不必要的問題，公司能否找到適當(dāng)?shù)膯T工，取決于公司是否建立了一套完善的人力資源管理系統(tǒng)，因為“選對人”會使公司的業(yè)務(wù)蒸蒸日上，“選錯人”則會拖垮公司，一個企業(yè)基本上是考人來運作的，用人的問題干脆關(guān)系到企業(yè)的生死攸關(guān)，在用人方面不行掉以輕心，沒有一套好的人力資源信息管理系統(tǒng)，就無法吸引優(yōu)秀的人才，只有建立完善的人力資源管理系統(tǒng)，才能吸引更多適合本企業(yè)的嬉戲員工，擬定具體的機會，逐步進行人員培訓(xùn)，建立和完善員工的聘請、獎懲、培訓(xùn)