高效會議管理

高效會議管理導(dǎo)師:鄧雋元（Alfred）

2鄧雋元Alfred

資深培訓(xùn)導(dǎo)師美國AchieveGlobal“會議管理”課程導(dǎo)師美國Delta企業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)“公眾說話技巧”課程導(dǎo)師美國Dow學(xué)院培訓(xùn)中心“公眾說話技巧”課程導(dǎo)師美國Triad企業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)“人生時間規(guī)劃”課程導(dǎo)師美國KenBlanchard“情景自我領(lǐng)導(dǎo)”課程導(dǎo)師歐洲EuropeConsulting“社交風(fēng)格”課程導(dǎo)師國際NLP協(xié)會、美國NLP大學(xué)、美國NLP注冊局認(rèn)證“神經(jīng)語言程序?qū)W(NLP)”國際導(dǎo)師、高級執(zhí)行師中國NLP學(xué)院認(rèn)證“神經(jīng)語言程序?qū)W”專業(yè)教練國家職業(yè)心理咨詢師“5.12”廣東赴四川心理支援官方隊伍成員培訓(xùn)師資歷介紹課程目的懂得如何開展一個高效的會議，學(xué)會用關(guān)鍵技巧把控會場、高效率地處理會議進(jìn)程、促成會議目標(biāo)。34課程的目標(biāo)認(rèn)識會議的重要性了解低效會議的特征掌握高效會議八大要點懂得作有效開場、邀請發(fā)言、中斷發(fā)言、把控會議進(jìn)度、總結(jié)會議的關(guān)鍵技巧學(xué)會處理遲到、早退、爭論不休等特殊情況課程內(nèi)容地圖51.會議的

重要性2.會前準(zhǔn)備4.特殊情況

處理技巧3.會議進(jìn)程

管理技巧第一章會議的重要性開會跟我有什么關(guān)系？開好會對我有什么價值？低效會議是怎樣的？66一、會議的重要性開會跟我7有什么關(guān)系？有關(guān)開會的信息你平均每周開多少個會？需要花多長時間？1100萬次——美國每天開會平均次數(shù)35%——中層管理者每周開會占的時間比重50%——高層管理者每周開會占的時間比重3個億——廣東某集團(tuán)每年開會的成本8高效會議對工作有什么價值？在一個企業(yè)里，會議真正的作用主要有哪些？解決問題與達(dá)成行動協(xié)議監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾傳達(dá)資訊、下達(dá)命令、鼓勵團(tuán)隊、激勵士氣低效的會議會對你的工作帶來什么影響？有效率、有效果的會議能帶給你工作什么？9學(xué)習(xí)開會跟我有什么關(guān)系？在企業(yè)里工作，開會幾乎是必然的會議低效會導(dǎo)致一連串的問題，并嚴(yán)重浪費(fèi)時間高效地開會是管理者必須面對的事情越往高層發(fā)展，需要開的會越多，需要做的決策越重要，因此對會議的掌控能力要求越高開會能力是管理能力的一個重要體現(xiàn)掌握開會的本領(lǐng)，對未來職業(yè)發(fā)展有很大價值掌握開會的本領(lǐng)，對日常生活也很有幫助10低效會議有什么特征？無目的無結(jié)論無行動隨意超時嚴(yán)重跑題11沒有預(yù)先通知

與會人選擇不當(dāng)關(guān)鍵人物缺乏開會內(nèi)容與通知不符記錄不準(zhǔn)確或無記錄第一章總結(jié)會議的重要性開會對工作是必不可少的，會議的效果直接影響工作的成效低效的會議，同時浪費(fèi)個人和企業(yè)的時間與精力高效的會議，對企業(yè)和個人都非常有價值越高層的管理者需要開的會越多，開會能力是管理能力的重要體現(xiàn)掌握開會的本領(lǐng)，對職業(yè)發(fā)展和個人生活很有用12第二章會前準(zhǔn)備高效會議有什么要點？會前準(zhǔn)備的關(guān)鍵要素有哪些？13二、會前準(zhǔn)備高效會議八大要點目標(biāo)要具體人員要精簡流程要清晰通知要提前14進(jìn)度要緊湊決策要明確行動要落實監(jiān)督要可控前期準(zhǔn)備的關(guān)鍵要素明確“會議目的”與“期待結(jié)果”思考有沒有比開會更好的方式為達(dá)到期待結(jié)果，怎樣設(shè)置流程和議程項目確定會議的用時確定所需的與會者、主持人設(shè)定開會時間、地點確定會議所需記錄的詳細(xì)程度和記錄人和與會者提前溝通會議目的和期待結(jié)果15會議目的和期待結(jié)果“會議目的”：召開會議的原因“期待結(jié)果”：會議結(jié)束時期待獲得的具體結(jié)果例子：

這次會議是為了商量消減成本的方法，希望找到至少兩個可行的建議，并擬出詳細(xì)的行動計劃。

這次會議是宣布新的考勤制度，希望大家認(rèn)真聽，完全懂得日后如何操作新的制度明確的期待結(jié)果是高效會議最重要的前提16會議準(zhǔn)備練習(xí)：完成一份會議議程表尋找其他桌任一位成員，向?qū)Ψ浇榻B對方根據(jù)會議議程檢查項目進(jìn)行核對與提問根據(jù)對方提問答疑或補(bǔ)充缺失的地方請對方就會議議程表提出建議角色互換，完成相同步驟。17第二章總結(jié)會前準(zhǔn)備高效會議有八大要點高效會議前期準(zhǔn)備有八大關(guān)鍵要素明確區(qū)分目的（為什么）與期待結(jié)果（要什么）明確的期待結(jié)果是高效會議最重要的前提，也是會議主持人把控會議最重要的指導(dǎo)原則清晰的會議議程表是高效會議的重要部分18第三章

會議進(jìn)程管理技巧把控會議進(jìn)程有什么溝通技巧？如何成為高效會議的主持人？如何成為高效會議的記錄人？19三、會議進(jìn)程

管理技巧20案例：May:各位，今天開會主要的目的是要了解最近半年公司員工辭職率迅速上升的原因。誰先說？Jack：我們的工資比同行要低，吸引力不夠。Marry：我不覺得低，你真要去對比的話，你就知道自己錯了。我們的福利這么好，還有員工餐廳、辦公室還有可樂和咖啡…Dim（不耐煩地打斷）：你就別提那咖啡了，已經(jīng)用完兩天都沒人補(bǔ)上。我覺得產(chǎn)品的過于單一也是個問題，很多銷售人員賣著賣著就厭倦了。Marry：對了，能不能定期舉辦一些員工家屬的聯(lián)誼交友活動，這樣有助于增強(qiáng)員工對公司的歸屬感。Jimmy：我一個朋友在XXX公司，別人的公司就不一樣，什么都考慮得很仔細(xì)、很貼心，我在會議室才等了10分鐘，前臺小姐已經(jīng)為我換過三次水了，什么時候我們公司也能這樣就沒人會走了。May：各位我知道公司有很多問題，但解決過程不能太急啊，要慢慢來。Dim：慢慢來要到什么時候，問題提出來了又沒人去解決的話，那提來干嘛，豈不浪費(fèi)時間。討論：你覺得這樣的會議開下去會怎樣？你會如何使該會議更高效？為什么必須有主持人？各人觀點不同，需要有人引導(dǎo)討論的方向和進(jìn)度當(dāng)爭論出現(xiàn)時，需要有人出面安排討論的步驟當(dāng)跑題出現(xiàn)時，需要有人適時引導(dǎo)回正題會場需要有人維持公平、安全的環(huán)境會場需要有人促進(jìn)與會者發(fā)言，調(diào)動參與積極性會場需要有人總結(jié)和公布會議結(jié)果主持人技能之一：做好開場白高效開場白的步驟：感謝大家的到來明確會議中的角色和職責(zé)描述目的和期待結(jié)果描述會議議程描述會場規(guī)則提供關(guān)鍵信息給予提問時間，答疑并確保獲得共識22開場白練習(xí)每個人用之前會議議程表中的信息進(jìn)行練習(xí)練習(xí)時，假設(shè)所在圓桌的同事為參加的與會人員自己作為會議主持人進(jìn)行會議的開場圓桌的其他參加者根據(jù)聽到的開場白提問，直到覺得問題已解決主持人回答完問題獲得大家共識后，練習(xí)結(jié)束，然后向參加者詢問改進(jìn)建議角色互換，下一位成員做主持人，重復(fù)上面練習(xí)23主持人技能二：頭腦風(fēng)暴法核心目的：激發(fā)創(chuàng)意，收集點子操作要點：清晰描述主題說明關(guān)鍵事項，明確規(guī)則邀請發(fā)言，確保不否決、不評價及時記錄在可觀看處總結(jié)階段成果，鼓勵繼續(xù)適當(dāng)引導(dǎo)方向重點：主題清晰、不否決、不評價、記錄點子24頭腦風(fēng)暴技能練習(xí)選擇一個主題選擇一個主持人，同桌的其他人為與會人員主持人帶領(lǐng)大家進(jìn)行頭腦風(fēng)暴，想出盡可能多的點子，并把點子歸納到幾個大類別當(dāng)中主持人總結(jié)會議結(jié)果每桌成員討論如何能讓頭腦風(fēng)暴過程更有效練習(xí)結(jié)束后，邀請每個團(tuán)隊說出會議過程中產(chǎn)生的點子25會議溝通技能一：VIP邀請法Value

價值26Information

客觀信息Please

邀請IVP：你是這個領(lǐng)域的專家，我相信你的意見是很重要的，所以你能說說你的想法嗎？VIPPIV？會議溝通技能二：先信息后觀點表達(dá)法27客觀信息

+我的觀點

+我的期待好處：清晰的信息表達(dá)，便于對方理解你根本不重視這個事情！我要換人！上次會議約定周一會收到你的計劃，但現(xiàn)在周三快下班了，不但計劃沒有，連電話也沒有一個，我覺得你不重視這個事情，我希望換負(fù)責(zé)人。主持人技能之三：邀請發(fā)言1總原則：用尊重的態(tài)度，說明邀請理由，正式發(fā)出邀請，平衡發(fā)言時間，引導(dǎo)聚焦方向。方法一：預(yù)先（臨時）順序確定法

好處：大家清晰發(fā)言順序，有心理準(zhǔn)備

要點：給發(fā)言者預(yù)留準(zhǔn)備時間方法二：“關(guān)聯(lián)性”邀請法

好處：因為直接相關(guān)，所以邀請發(fā)言合情合理

要點：說明關(guān)聯(lián)性大的原因，如：有沖突、需要配合和支持、直接產(chǎn)生影響、上下游關(guān)系等28主持人技能之三：邀請發(fā)言2方法三：“專家意見”邀請法

好處：被邀請者感到一種身份的尊重，容易配合

要點：強(qiáng)調(diào)對方的專業(yè)性，及其意見的重要性方法四：“旁觀者/模擬客戶”邀請法

好處：促進(jìn)不熟悉當(dāng)前主題的與會人參加進(jìn)來

要點：強(qiáng)調(diào)“當(dāng)局者迷，旁觀者清”的重要性方法五：“幽默式”邀請法

好處：輕松幽默，減少抗拒

要點：邀請的原因要“合情合理”29主持人技能之四：中斷發(fā)言總原則：預(yù)先說明，態(tài)度友好，承認(rèn)價值，重申主旨，明確方向方法一：“先跟后帶”法

好處：緩沖過渡，對方容易接受

要點：避免使用“但是、不過”等轉(zhuǎn)折詞方法二：“結(jié)果導(dǎo)向”法

好處：時刻提醒焦點所在

要點：態(tài)度要中立或好奇，非語言信息要友好30主持人技能之五：把控會議進(jìn)程1總原則：敢于帶領(lǐng)，集中精力獲得期待的結(jié)果，

階段總結(jié)已有成果，把會議進(jìn)程“可視化”把控會議過程中，要關(guān)注的重要問題：現(xiàn)在講的內(nèi)容是緊貼議程項目還是離題了？目前討論的重點應(yīng)該是什么？我們是否在一個議程項目上花了太多的時間？大家是否正在講之前一個已經(jīng)定下來的議程項目？是否真的需要停止原定議程來解決這個問題？我是不是要提醒大家停止目前的離題狀態(tài)？31主持人技能之五：把控會議進(jìn)程2讓大家知道他們是如何幫助會議獲得期待的結(jié)果

Jack，很感謝你提供關(guān)于前三個月銷售量減少的調(diào)查數(shù)據(jù)，這對我們找到解決之道很有幫助。用會議目的、期待結(jié)果、會場規(guī)則和針對性的討論來保持會議朝著目標(biāo)進(jìn)行當(dāng)會議討論離題時，引導(dǎo)大家回到重點每次開始討論之前，獲得大家對討論主題和規(guī)定時間的共識32主持人技能之五：把控會議進(jìn)程3加快進(jìn)程：當(dāng)大家在一個主題上已經(jīng)變得沉悶、煩躁或想不出東西，不同重復(fù)相同意見時描述你看到的狀態(tài)，咨詢大家如何加快進(jìn)程詢問大家是否已經(jīng)準(zhǔn)備進(jìn)入下一個環(huán)節(jié)減慢進(jìn)程：當(dāng)決策只經(jīng)過少量討論就決定時放慢你說話的語速重新描述討論的目的，詢問更多信息來檢驗決策確保參加者都有權(quán)利提問和發(fā)言33主持人技能之五：把控會議進(jìn)程4保持讓與會者知道目前處于哪個進(jìn)程上口頭說明或書面標(biāo)示定期總結(jié)關(guān)鍵點并獲得大家的共識到達(dá)最后總結(jié)時，幫助大家獲得一份成就感，并知道下一步需要做什么經(jīng)過這次會議，我們都同意提高銷售量的重點是要開辟新產(chǎn)品，這個結(jié)果非常重要，接下來的工作重點就是要找到開發(fā)什么產(chǎn)品最合適。34主持人技能之六：落實行動計劃35總原則：高效會議都要落實行動計劃，行動項目要具體明確，有負(fù)責(zé)人、時間、監(jiān)控方式會議中確定計劃，結(jié)束時回顧會議中引導(dǎo)想出所需行動行動計劃要具體，責(zé)任明確，監(jiān)督執(zhí)行情況要有清晰可控支持人技能之七：總結(jié)會議總原則：感謝大家的努力，確認(rèn)最終成果，明確宣布行動計劃，說明下一步的行動。感謝大家的參與回顧本次會議的目的和期待結(jié)果，評估會議價值確定會議記錄的發(fā)出時間、行動計劃落實方式等確定下次會議的時間（如需要）再次感謝36主持人的重要職責(zé)會議的開頭:明確會議中的角色和職責(zé)描述目的和期待結(jié)果描述議程、會場規(guī)則提供關(guān)鍵信息和答疑會議中:

把控議程進(jìn)度

適時總結(jié)和引導(dǎo)會議結(jié)束前:表達(dá)感謝總結(jié)會議的結(jié)果回顧目的和期待結(jié)果明確相關(guān)職責(zé)并取得與會人員共識確認(rèn)會議記錄發(fā)出時間和下次會議時間再次表達(dá)感謝38案例：你有沒聽過類似的話？“這問題剛才不是已經(jīng)解決了，怎么又提出來了，你還說要在周二前給我資料？”“我剛才不是這么說，我是說盡量周二，不行的話就周三周四，反正在周末前?！薄安皇?，你剛才明明說周二可以，這樣，給我一個確定的時間?！薄笆裁矗课覀儸F(xiàn)在才進(jìn)行了一項決議，不會嗎，我感覺已經(jīng)討論好幾個了吧？”“我自己都忘了，誰記得我們剛才是如何做這個決定的？”“你們開會的決定到底是什么！怎么問幾個，幾個答案都不一樣，你叫我怎么做？”“上次開會不是這么決定的嗎？你們怎么跑到那邊去了！”思考：為什么會出現(xiàn)這樣的問題？如何解決？如何當(dāng)好會議記錄人立場中立，態(tài)度友好認(rèn)真聆聽，捉住關(guān)鍵點及時記錄，字跡清晰與發(fā)言者核實記錄內(nèi)容必要時提醒主持人會議結(jié)束前確認(rèn)重要議題的記錄第三章總結(jié)會議進(jìn)程管理技巧兩個會議溝通技能：VIP邀請法和先信息后觀點法高效會議需要有能力的主持人和記錄人主持人的責(zé)任和七項重要技能：開場、邀請發(fā)言、中斷發(fā)言、頭腦風(fēng)暴、把控進(jìn)度、落實行動、結(jié)束會議。記錄人的重要責(zé)任是確保關(guān)鍵信息記錄的準(zhǔn)確和完整，并在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)出會議記錄40第四章特殊情況處理技巧處理特殊情況的總原則遲到、關(guān)鍵人缺席、跑題、爭吵等情況的處理41四、特殊情況處理技巧處理特殊情況的總原則“預(yù)先準(zhǔn)備”通常比“臨場應(yīng)對”更有效果非常清楚會議對每個與會者的最大價值預(yù)先了解與會者的性格特點、行事習(xí)慣、潛在利益沖突、所屬團(tuán)體、甚至私人矛盾盡可能預(yù)先想好沖突出現(xiàn)的解決方法，個別人員在會前先私下溝通在會議開場時就把規(guī)則說清楚42遲到情況的處理避免：當(dāng)眾面質(zhì)問遲到原因。通常于事無補(bǔ)，只會引起尷尬，甚至產(chǎn)生抗拒。補(bǔ)救：叫遲到者自己看會議記錄，跟上進(jìn)度；重要人物遲到，稍停下來簡述重點，然后繼續(xù)；事后再問遲到原因。預(yù)防：每次都準(zhǔn)時開始、設(shè)立遲到懲罰機(jī)制、設(shè)立簽到記時機(jī)制、開會前15分鐘再提醒一次、強(qiáng)調(diào)會議的價值43早退情況的處理避免：當(dāng)眾質(zhì)問其原因，避免引起無謂尷尬補(bǔ)救：友善提醒會議內(nèi)容與早退者的關(guān)系；如關(guān)鍵人物早退，判斷會議能否繼續(xù)，征求大家意見，更改議程或終止會議；事后再問早退的原因；預(yù)防：預(yù)先了解是否有人要早退，說明會議的價值，改善會議過程44超時情況的處理避免：因為“這很正常”的想法，隨意超時；到結(jié)束時間才說要超時。補(bǔ)救：當(dāng)發(fā)現(xiàn)需要超時的時候，表達(dá)歉意，說明超時會帶來的價值或不超時會帶來的代價，然后征求大家的意見，明確需要超時時間，盡可能達(dá)成共識；稍作休息，讓大家盡快安排手頭事情；不行的話就改期。預(yù)防：設(shè)計會議時要合理安排時間、控制好過程、過程中提醒如不達(dá)結(jié)果可能要超時45跑題/發(fā)言超時的情況處理避免：糾纏在為什么會跑題；輕易指責(zé)任何一方補(bǔ)救：表示理解正在談及部分的正面價值，重申主題和規(guī)則，把焦點拉回來；可把跑題部分先記錄下來，表示有時間再談；焦點拉回來之后，可先總結(jié)之前的共識，然后繼續(xù)或換人發(fā)言。預(yù)防：清晰描述目的、期待結(jié)果、討論范圍、發(fā)言時間等要素，預(yù)先說明主持人可能會打斷46爭論不休情況的處理避免：認(rèn)為爭論是不好的；責(zé)怪爭論其中一方；并質(zhì)疑其動機(jī)。補(bǔ)救：解釋爭論有時可以帶來價值；明確爭論雙方“要什么”，盡量化異為同；巧用規(guī)則、時間目的、效果；提出用新的方式討論或轉(zhuǎn)換話題；必要時可稍作休息，私下談話引導(dǎo)預(yù)防