時間管理培訓(xùn)課件

時間管理

2010年4月27日上海第一頁，共四十六頁。1時間管理培訓(xùn)大綱時間管理理論做計劃的工具分析浪費(fèi)時間的因素，應(yīng)對時間殺手管理電話時間、等待時間，應(yīng)對拖延處理干擾，學(xué)會說“不”規(guī)劃工作區(qū)域，辦公室的5S管理第二頁，共四十六頁。2時間管理的定義時間管理——是用最短的時間做好正確的事。時間管理管理的對象不是“時間”而是“自我管理者管理”。第三頁，共四十六頁。3時間分配一個人如果活72歲，平均起來，時間分配大約是：睡覺20年工作14年文娛、運(yùn)動8年吃飯6年坐車走路5年化妝打扮5年聊天4年看書3年等人3年生病3年打電話1年第四頁，共四十六頁。4關(guān)于時間的一些統(tǒng)計數(shù)據(jù)人們一般每8分鐘就會受到一次打擾，平均每次打擾5分鐘，每天大約4小時，其中80%的打擾是沒有意義的每天自學(xué)1小時，7小時一周，365小時一年，一個人可以在3-5年成為專家一個人如果辦公桌亂七八糟，他平均每天會為找東西花1個半小時做一件事情實際花費(fèi)的時間往往會比預(yù)期的時間多一倍用1小時進(jìn)行計劃，行動的時候會節(jié)約10小時第五頁，共四十六頁。5您用時間做了什么您的時間管理的現(xiàn)狀如何？哪些方面有待改進(jìn)？您是否設(shè)立目標(biāo)，制定計劃？您是否根據(jù)工作任務(wù)的輕重緩急排列順序？您是否每天列出工作任務(wù)清單？最浪費(fèi)您的時間的事情什么？第六頁，共四十六頁。6有效的時間管理系統(tǒng)明確你的價值觀確定你的目標(biāo)制定計劃根據(jù)重要性執(zhí)行計劃第七頁，共四十六頁。7卡內(nèi)基的墓志銘美國鋼鐵大王卡內(nèi)基的墓碑上寫著：這是一個極普通的人，他唯一的優(yōu)點(diǎn)就是，他能使那些比他優(yōu)秀的人甘心情愿地為他工作。能夠做到這一點(diǎn)就是管理者最大的勝利。第八頁，共四十六頁。8發(fā)掘心底最根深蒂固的價值觀 蓋棺定論時，你希望獲得的評價，才是你心目中真正渴望的目標(biāo)，是你的人生的最終期許。從這個角度看，名利、金錢等等不免顯得微不足道。第九頁，共四十六頁。9從設(shè)定目標(biāo)開始一個人無論他現(xiàn)在多大年齡，他真正的人生之旅，是從設(shè)定目標(biāo)的那一天開始的，以前的日子，只不過是在繞圈子而已。

肯?萊文第十頁，共四十六頁。10目標(biāo)對人生有巨大的導(dǎo)向作用您選擇什么樣的目標(biāo)，就會有什么樣的人生。沒有明確目標(biāo)的人，在職場之路上容易分散注意力、精力和時間。設(shè)定目標(biāo)是制定計劃,做出決定和每日工作的重要前提。

第十一頁，共四十六頁。11把人生分成一截一截的過把人生分成一截一截的過：人生苦短，做喜歡做的事。把人生分成幾個階段，每個階段重點(diǎn)瞄準(zhǔn)一個目標(biāo)去做。有目標(biāo)的生活和被動的生活區(qū)別很大。第十二頁，共四十六頁。12什么才是真正重要的75歲，3900個周末3900-你的年齡╳52周=你的生命所剩下的周末只有當(dāng)您親眼看見自己在這個世界上的日子所剩無幾時，才能真正分清事情的輕重緩急。第十三頁，共四十六頁。13你一生中最重要的東西你一生中最重要的東西，就是你的時間你余生的第一天始自今日你應(yīng)該活的有點(diǎn)時間觀念，你應(yīng)該花時間做那些對你來說重要的事情，對你來說重要的事情是什么？第十四頁，共四十六頁。14第四代時間管理理論緊急——第一象限不緊急——第二象限重要緊急狀況迫切問題危機(jī)有特定時限的工作設(shè)立人生目標(biāo)、計劃預(yù)防措施價值觀的澄清人際關(guān)系的建立增強(qiáng)自己的能力不重要

緊急——第三象限干擾的事，電話郵件、報告、信件會議許多迫在眉睫的急事符合別人期望的事不緊急——第四象限忙碌瑣碎的事廣告函件電話、郵件浪費(fèi)時間的因素令人愉快的活動第十五頁，共四十六頁。15成為高效時間管理者的六個準(zhǔn)則一致平衡有重點(diǎn)人際關(guān)系靈活變通攜帶方便第十六頁，共四十六頁。16計劃可以幫助你根據(jù)重要性和緊急性區(qū)分工作的輕重緩急確定在限定的時間和預(yù)算范圍內(nèi)達(dá)到目的所需要的資源制定每年、每季度、每月、每周、每日計劃

第十七頁，共四十六頁。17什么是計劃 計劃是為完成一定的目標(biāo)而事前對措施和步驟作出的安排。第十八頁，共四十六頁。18為什么不做計劃？認(rèn)為不做計劃也能獲得實效不了解做計劃的好處認(rèn)為計劃趕不上變化不知道如何做計劃第十九頁，共四十六頁。19指導(dǎo)性和可變性制訂任何一項計劃，必須有明確在一定的時間內(nèi)完成什么任務(wù)，獲得什么效益。在計劃執(zhí)行過程中，如果客觀情況發(fā)生了變化、就要適時地予以修訂。計劃既有指導(dǎo)性，也有可變性。第二十頁，共四十六頁。20做計劃的工具——甘特圖第一周第二周第三周第四周第五周第六周第七周第八周工作1工作2工作3工作4工作5工作6工作7第二十一頁，共四十六頁。21每日工作清單列出工作任務(wù)清單估計每項工作所需時間、預(yù)留機(jī)動時間給意外事件根據(jù)輕重緩急排序，決定刪減或授權(quán)為第二天作計劃、準(zhǔn)備第二十二頁，共四十六頁。22根據(jù)輕重緩急排列優(yōu)先順序把你的工作分成三類：A:必須做的；B:應(yīng)該做的；C:如果做了，會很好這些工作從哪里來的？誰分派給你的？是否和他討論工作的重要性和時限？如果不做這項工作，結(jié)果會怎樣？可不可以授權(quán)給其他人做？有沒有類似的工作可以合并同類項？何時是我的黃金時間？運(yùn)用“六點(diǎn)”工作制第二十三頁，共四十六頁。23做正確的事，而非正確地做事!我之所以能夠完成那么多艱巨的工作，是因為我每次集中精力只做好一件事情。 ——杰克韋爾奇做正確的事第二十四頁，共四十六頁。24今日事、今日畢假如今天是我生命中的最后一天……今天就是最后一天，永遠(yuǎn)不要等待明天， 因為沒有人知道明天會是什么樣子今天的每一分鐘都勝過明天的一小時第二十五頁，共四十六頁。25時間強(qiáng)盜有形的時間強(qiáng)盜電話干擾不速之客用人不當(dāng)社交閑談權(quán)責(zé)混淆溝通不良進(jìn)度失控資料不全會議耽擱文件復(fù)雜工作擱置無形的時間強(qiáng)盜危機(jī)應(yīng)付計劃欠妥貪求過多事必躬親條理不清欠缺自律無力拒絕做事拖延

第二十六頁，共四十六頁。26浪費(fèi)時間的主觀原因缺乏明確的目標(biāo)拖延不會說“不”不會授權(quán)沒有計劃不必要的完美主義行動緩慢懶惰心態(tài)消極缺乏條理與整潔第二十七頁，共四十六頁。27浪費(fèi)時間的客觀原因

突然的來訪者電話垃圾郵件等待沒有結(jié)果的會議沒有實際意義的報告授權(quán)給沒有責(zé)任心的人第二十八頁，共四十六頁。28更好地利用等待時間如何在這種情況下更好地利用時間：1.

在飛機(jī)或火車上？2.

在公共汽車或（出租）車上？3.

等著與某人開會？4.在機(jī)場/火車站？5.

在等待時？第二十九頁，共四十六頁。29縮短電話時間如果你沒有興趣與來電人談話,你可以說…一開始就告知來電人你正要離開,并只有一分鐘可以談話如果你接到電話的時候很忙,但你確實想回電話,你可以說……第三十頁，共四十六頁。30拖延的原因你發(fā)現(xiàn)某些工作很無聊或沒有興趣工作沒有頭緒，復(fù)雜或很難處理沒有完成工作的期限看不到做某件工作的現(xiàn)時利益你不想做改變或只想維持現(xiàn)狀你有什么重要的工作或私事拖延至今還沒有做?為什么?第三十一頁，共四十六頁。31處理拖延秘訣這些工作是你必須親力親為還是可以授權(quán)給他人來做的？與你的同事溝通，看他們是否可以幫助你分擔(dān)工作給每個工作設(shè)立完成日期并按時完成建立獎勵制度先做起來再說！不要抱怨第三十二頁，共四十六頁。32處理干擾的秘訣及時告訴你的同事有很重要的事情處理鼓勵那個打擾你的人盡快說出來如果你的工作不一定需要辦公桌和電腦，可以找一個安靜的地方受到干擾時總是問自己這是不是第一象限的事—緊急并重要，如果不是，就可以等一等第三十三頁，共四十六頁。33為什么說“不”如此困難說“是”比較快，因為人們會接受說“不”的時候，感覺自責(zé)對方的職位比你高，你不得不說“是”第三十四頁，共四十六頁。34你有權(quán)說“不”你有權(quán)力說“不”而不感到自責(zé)想說“不”卻說成“是”可能會降低你的自尊如果你總是說是，而忽略了自己的需求，那么人們就會失去對你的尊敬現(xiàn)在說“不”,好過將來讓人失望承擔(dān)太多的事情可能會降低你的工作標(biāo)準(zhǔn)對他人來講，得到“不”的回答并不是件很大的事，他們甚至預(yù)想到你的答案是“不”，因為這個要求本身就是不合理的。第三十五頁，共四十六頁。35什么時候可以說“不”當(dāng)你覺得再接受新的工作，會影響工作質(zhì)量時，因為你會超負(fù)荷當(dāng)有人要求你做的工作是與你或你的部門完全無關(guān)的如果有人要求你做的事，與你個人的信念和道德觀念不相符合時第三十六頁，共四十六頁。36說“不”的第一步在簡單的情況下從隨和的人開始即使說“不”，也要聽起來既堅定又有禮貌你可以有說“不”的理由，但不要找出虛假的借口用點(diǎn)時間想一下學(xué)會設(shè)定限度第三十七頁，共四十六頁。37怎樣說“不”我可以做這件事，但是我手頭上的事就來不及了，這件事是不是更重要些？我很樂意幫你做這件事，不過，我得先做完手頭上的這件事，大概還需要……對不起，我正在做…無法幫你，你有沒有問過…第三十八頁，共四十六頁。38

什么是5S?1S整理：丟棄不需要的，保留需要的2S整頓：在任何時候都能夠非常容易找到所需物品3S清潔：保持物品的干凈與整潔，沒有灰塵和垃圾4S-標(biāo)準(zhǔn)化：在清潔之后持續(xù)保持整潔

5S-素養(yǎng)：培養(yǎng)這方面的素養(yǎng)，樹立良好的態(tài)度辦公室的5S管理第三十九頁，共四十六頁。39清理檢查單準(zhǔn)備一個專門存放重要文件的“保留”文檔如果你需要把這張紙傳遞給其他人的話，創(chuàng)建一個“轉(zhuǎn)交”文檔如果你不知道如何處理一些文件，那么創(chuàng)建一個“臨時”文檔，以后重新審視如果你知道你永遠(yuǎn)不會需要用到那張紙上的信息，馬上扔掉！現(xiàn)在回到“保留”文件夾并把里面的文件逐一歸檔到合適的文件夾里，或把它們轉(zhuǎn)化成需要立即處理的“緊急”文檔第四十頁，共四十六頁。40電子文檔的管理用整理辦公桌的辦法來管理電腦如果在同一目錄下有太多文件，應(yīng)當(dāng)建立個子目錄在刪除文件的時候要小心不要刪錯了,在硬盤上做個備份定期存盤建立固定的常用的格式第四十一頁，共四十六頁。41文件管理指南

明確每個文檔的內(nèi)容為每個文件創(chuàng)建一個清晰的索引定期清理你的文件總是做到立即歸檔第四十二頁，共四十六頁。42總裁桌上的不同顏色公文夾美國汽車公司：美國汽車公司總裁莫瑞要求秘書給他的呈遞文件在各種顏色不同的公文夾中。紅色的代表特急；綠色的要立即批閱；橘色的代表這是今天必須在一周內(nèi)批閱的文件；白色的表示周末時須批閱；黑色的則表示是必須他簽名的文件。第四十三頁，共四十六頁。43電子郵件管理收到郵件后快速瀏覽一下發(fā)件人和郵件主題看看有沒有什么特別重要或緊急的事真要馬上處理只答復(fù)需要馬上處理或非常重要的信件在你的收件箱里開設(shè)幾個子信箱在一天中安排一個具體時間閱讀需要當(dāng)天處理的郵件當(dāng)你確實需要回復(fù)郵件時，要做到簡明扼要，緊扣主題第四十四頁，共四十六頁。44高效時間管理法則保留時間安排的彈性

當(dāng)日事當(dāng)日畢

保持焦點(diǎn)

學(xué)會說“不”避開高峰

成本觀念

精選朋友

避免爭論

積極休閑

學(xué)會速讀第一次就做好整潔辦公桌簡化工作流程用節(jié)省時間的工具選定各類工作的最佳時機(jī)嚴(yán)守期限終生學(xué)習(xí)現(xiàn)在就做

第四十五頁，共四十六頁。45內(nèi)容總結(jié)時間管理。用1小時進(jìn)行計劃，行動的時候會節(jié)約10小時。一個人無論他現(xiàn)在多大年齡，他真正。把人生分成一截