(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明

(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明誠信、專業(yè)、凝聚33/34目錄TOC\o"1-3"\h\z采購系統(tǒng)使用說明 2第一節(jié)基礎(chǔ)信息 21.1設(shè)置審批環(huán)節(jié) 21.2設(shè)置審批流程 41.3采購類別定義 61.3.1采購類別定義 61.3.2采購物品維護&供應(yīng)商維護 7第二節(jié)采購管理 82.1申購 82.2審批 132.3采購 152.3.1采購訂單查詢 162.3.2申購批后單轉(zhuǎn)采購 172.3.3緊急申購批后單轉(zhuǎn)采購單 182.4驗收 192.4.1未確認(rèn)收貨記錄查詢窗口 212.4.2待驗收采購定單查詢窗口 222.4.3驗收單 24第三節(jié)價格管理 253.1供應(yīng)商報價 253.2價格審核 283.3物品定價 293.4定價審核 32第四節(jié)其他 334.1合同管理 334.1.1合同管理列表 334.1.2新合同 344.2采用下期定價 364.3手工更新定價報價 36(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第1頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第1頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第1頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第1頁。采購系統(tǒng)使用說明采購管理系統(tǒng)是整個物流系統(tǒng)的中樞，對內(nèi)聯(lián)系著部門，將部門的要求反映為采購訂單，并將收貨憑證轉(zhuǎn)交收貨部門作為驗收依據(jù)。對外，采購系統(tǒng)聯(lián)系合適的供應(yīng)商，從而達到物品的采購。采購系統(tǒng)主要有以下功能：生成采購訂單、供應(yīng)商報價及市場價搜集、物品按期定價等。生成采購訂單有兩種方式：一種是根據(jù)部門應(yīng)用系統(tǒng)各部門及倉庫提出的申購單的批后單，系統(tǒng)自動生成相應(yīng)采購訂單；另一種是根據(jù)手工的批后單輸入采購訂單（一般用于申購功能未使用或未完全使用）。第一節(jié)基礎(chǔ)信息采購業(yè)務(wù)重點：廠商報價、物品定價、信息查詢、系統(tǒng)維護等。每個酒店采購物品都有一定的審批流程，使用采購系統(tǒng)前，必須先正確合理的設(shè)置好審批流程。審批流程的設(shè)定主要有兩方面的工作：審批環(huán)節(jié)、審批流程，如下圖所示。1.1設(shè)置審批環(huán)節(jié)所有審批環(huán)節(jié)的匯總，并指定每個審批環(huán)節(jié)中有效人員的工號，便于設(shè)置審批流程時采用。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第2頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第2頁。執(zhí)行系統(tǒng)維護→審批環(huán)節(jié)維護，打開審批環(huán)節(jié)維護窗口，如下圖所示。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第2頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第2頁。窗口左邊是全部審批流程環(huán)節(jié)列表，中間是各環(huán)節(jié)的詳細信息：項目說明編碼即審批環(huán)節(jié)的流水號，增加環(huán)節(jié)時，編碼自動生成；審批環(huán)節(jié)即審批環(huán)節(jié)描述；分部門審批每個審批環(huán)節(jié)下可能涉及整個酒店多個部門的操作人員，而有些操作被限制只能本部門人員操作與本部門相關(guān)的業(yè)務(wù)。如針對部門經(jīng)理來說，大部分酒店應(yīng)該都是部門經(jīng)理只允許審批與本部門相關(guān)的單子窗口右邊是功能按鈕：按鈕說明插入增加審批環(huán)節(jié)；刪除刪除窗口中部選中環(huán)節(jié)（即所指行）；保存保存修改過的內(nèi)容。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第3頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第3頁。雙擊窗口左邊某環(huán)節(jié)，窗口中部顯示該環(huán)節(jié)審批人員列表。如下圖所示，部門經(jīng)理環(huán)節(jié)，有權(quán)限的操作員有LH、ZLJ等14位。操作員增加、刪除的方法同環(huán)節(jié)的處理。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第3頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第3頁。1.2設(shè)置審批流程根據(jù)酒店既定的審批流程，利用已經(jīng)設(shè)置好的環(huán)節(jié)，設(shè)置審批流程。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第4頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第4頁。執(zhí)行系統(tǒng)維護→審批流程維護，打開審批流程維護窗口，如下圖所示。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第4頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第4頁。該窗口左邊顯示審批流程列表，右邊顯示各審批流程的基本信息：項目說明流程編號即審批流程的流水號，增加流程時，編號自動生成；流程名稱流程名稱，根據(jù)酒店實際情況命名；單據(jù)限額審批單據(jù)的最高金額數(shù)；單筆限額審批單據(jù)中單筆最高金額數(shù)；類型審批類型分：部門申領(lǐng)、一般申購、緊急申購，含義如下：部門申領(lǐng)：指部門領(lǐng)料通過系統(tǒng)完成，類似于申購的流程即申領(lǐng)人先填寫領(lǐng)料單，之后進入審批流程，按類似于申購的流程處理。一般申購：需求不是很迫切，走正常的流程：先填申購單然后審批然后轉(zhuǎn)采購最后驗收入庫。緊急申購：針對于酒店使用來說需求比較急迫的物品，系統(tǒng)有專門針對于這種情況的審批流程，有些酒店是先實施后補單子補流程。雙擊流程列表中的某流程，如“物資申購（付智）”，窗口左邊顯示審批流程中的每個環(huán)節(jié)及允許使用該流程的人員列表。如下圖所示，該審批流程如下：(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第5頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第5頁。采購員（付智）審批→采購經(jīng)理審批→財務(wù)主任審批(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第5頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第5頁。（1）、單擊〖A.插入〗，審批流程設(shè)定處增加一記錄，單擊選擇環(huán)節(jié)；（2）、環(huán)節(jié)確認(rèn)后，可依次插入允許使用該流程的人員列表，方法同（1）；1.3采購類別定義采購類別，是指將采購中一些性質(zhì)相近的物品歸到同一個類里，比如將每天都要采購的蔬菜，或者每旬都要定價的蔬菜等歸到同一個采購類別里，然后可以在采購或定價的時候一起調(diào)出。在這個功能里，主要做采購類別定義，采購物品維護，采購供應(yīng)商維護等。1.3.1采購類別定義執(zhí)行采購管理→采購類別定義，打開如下窗口。項目含義在這里可以定義采購類別，各項含義是：項目說明編號系統(tǒng)自動生成類別名稱由操作人員自定義采購周期輸入該類物品的到貨周期，因為目前系統(tǒng)中暫時沒有使用該信息，操作的時候可以隨便輸入1或者其他數(shù)字。類型根據(jù)實際的需要選擇為定價用，采購用或者兩者兼用，默認(rèn)取價參數(shù)是用于定價功能里對該類別定價時自動取定價和默認(rèn)供應(yīng)商的依據(jù)，可以不輸入而使用系統(tǒng)默認(rèn)的取價參數(shù)。具體看系統(tǒng)參數(shù)說明之取價參數(shù)設(shè)置。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第6頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第6頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第6頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第6頁。功能按鈕說明功能按鈕說明插入插入新記錄，采購類別編號由系統(tǒng)自動生成。刪除刪除光標(biāo)所在記錄行。保存保存所作修改。1.3.2采購物品維護&供應(yīng)商維護單擊采購類別列表下面的某個采購類別，窗口如下圖所示。右邊上半部分可對采購物品進行操作，右邊下半部分可對供應(yīng)商進行操作?？梢圆蛔龉?yīng)商的維護，在該類別物品定價的時候?qū)@示所有供應(yīng)商（最多顯示十個有效供應(yīng)商）的報價。采購物品維護&供應(yīng)商維護操作同類別維護，不再贅述。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第7頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第7頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第7頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第7頁。第二節(jié)采購管理一般酒店的申購流程如下：2.1申購(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第8頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第8頁。該功能主要用于酒店物品的申購。單擊窗口左邊，單擊流程中的申購（或執(zhí)行采購管理→申購），打開申購單，如下圖所示。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第8頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第8頁。操作步驟（1）、按實際情況輸入【申購部門】、【審批流程】代碼，顯示部門及流程名稱。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第9頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第9頁。若操作員不熟悉這些代碼，可以選用系統(tǒng)幫助，操作如下：單擊【申購部門】處（也可按F1），彈出『部門代碼幫助』窗口，單擊選擇對應(yīng)部門；用相同的方法選擇【審批流程】。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第9頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第9頁。（2）、光標(biāo)在【物品編號】處，輸入物品名稱或名稱的拼音縮寫，回車，打開『物品代碼幫助』窗口如下圖所示，選擇物品代碼，回車即可?；颍骸疚锲肪幪枴刻?，按F1，打開『物品幫助—多行輸入選擇』窗口，單擊選擇目標(biāo)物品，可多選，多選方式有兩種①、連選：單擊選擇第一條目標(biāo)記錄，按住SHIFT鍵，單擊最后一條目標(biāo)記錄；②、間隔多選：單擊選擇第一條目標(biāo)記錄，按住CTRL鍵，單擊其他目標(biāo)記錄。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第10頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第10頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第10頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第10頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第11頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第11頁。（3）、單擊〖確定〗，窗口如下圖所示。界面最下方將在用戶變換物品的時候顯示不同的幫助信息，默認(rèn)提供了包括庫存量，定價，最低報價，最近進貨記錄等相關(guān)信息，可以對用戶的申購提供信息幫助。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第11頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第11頁。（4）、輸入【申購數(shù)量】、【限到貨日期】等項；（5）、單擊，自動生成申購單號，如下圖所示。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第12頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第12頁。注意：(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第12頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第12頁。在諸如物品編碼、申購部門等類似的編碼輸入處，使用系統(tǒng)代碼幫助將極大的提高操作的效率。操作方法：輸入處雙擊、按F1或直接回車可打開幫助窗口。申購單菜單功能說明：功能名工具欄按鈕說明打印對顯示的內(nèi)容進行打印。新單新增單據(jù)，其中申購部門、審批流程、物品編號、申購數(shù)量、限到貨日期是必輸項。存盤保存單據(jù)。銷單刪除單據(jù)。插入明細在單據(jù)末增加一條記錄。刪除明細刪除光標(biāo)所在行記錄查詢查詢自己填寫的單據(jù)首張調(diào)入自己填寫的第一張單據(jù)。上一張調(diào)入自己填寫的上一張單據(jù)，如果當(dāng)前是第一張，將保持為當(dāng)前張。下一張調(diào)入自己填寫的下一張單據(jù)，如果當(dāng)前是最后一張，將新增單據(jù)。末張調(diào)入自己填寫的最后一張單據(jù)。計算器調(diào)用計算器應(yīng)用程序。同類拷貝將當(dāng)前行當(dāng)前列的值復(fù)制到其他行的該列，目前適用的列有申購數(shù)量，限到貨日期，其他要求，申購理由。如，當(dāng)前記錄的【限到貨日期】是2006/06/18，單擊，所有明細的【限到貨日期】都修改為2006/06/18。自動補倉根據(jù)所選倉庫的當(dāng)前庫存量，物品的最低，安全庫存自動生成申購單。該倉庫的物品必須在臺賬中發(fā)生過。退出關(guān)閉申購窗口。2.2審批申購單據(jù)新建完成后，將按照選定的審批環(huán)節(jié)流動至各環(huán)節(jié)相關(guān)人員進行審批。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第13頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第13頁。單擊窗口左邊，單擊流程中的審批（或執(zhí)行采購管理→審批），打開當(dāng)前操作員有權(quán)限審批的單據(jù)，如下圖所示。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第13頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第13頁。單擊有權(quán)限對需要審批的單據(jù)進行審批，進入操作界面后在白框處點擊，出現(xiàn)勾和叉分別表示同意或否決。在稍下的地方進行供應(yīng)商或單價的選擇或詢價信息的輸入。在最右下方可以輸入自己的審批意見。光標(biāo)點擊不同行將顯示不同的物品的信息，包括一些物品的基礎(chǔ)信息。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第14頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第14頁。審批單菜單功能說明：(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第14頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第14頁。功能名工具欄按鈕說明打印對顯示的內(nèi)容進行打印。全部批準(zhǔn)將每一條能審批的記錄一次性打勾。全部否決將每一條能審批的記錄一次性打叉。全部遞交將所有記錄直接進入下一環(huán)節(jié)的審批。全部轉(zhuǎn)審將每一條能審批的記錄進行一次打圈。轉(zhuǎn)審的意思是中止當(dāng)前單據(jù)的順序?qū)徟?，并指定下一環(huán)應(yīng)該的審批人（權(quán)限），如果擁有（不推薦使用轉(zhuǎn)審，這樣審批流程將不嚴(yán)格按順序執(zhí)行，需要事后的跟蹤）轉(zhuǎn)審權(quán)限，在操作界面第二區(qū)的最右側(cè)將出現(xiàn)轉(zhuǎn)審環(huán)節(jié)字樣，在此可以進行轉(zhuǎn)換其他環(huán)節(jié)的選擇。轉(zhuǎn)審操作要求轉(zhuǎn)審審批完畢后回到初始那個環(huán)節(jié)審批，遞交則不必返回直接到初始環(huán)節(jié)的下一個環(huán)節(jié)。批準(zhǔn)將當(dāng)前行的記錄（且能審批）進行打勾。否決將當(dāng)前行的記錄（且能審批）進行打叉。遞交將當(dāng)前記錄直接進入下一環(huán)節(jié)的審批。轉(zhuǎn)審將當(dāng)前行的記錄（且能審批）進行打圈。撤銷審批撤銷自己審批的單據(jù)（注必須在下一環(huán)審批前和采購部采購前才能撤銷），撤銷單據(jù)將自動進行存盤刷新，自己不需再點擊存盤按鈕。單據(jù)查詢查詢自己能審批的單據(jù)同類拷貝將當(dāng)前行當(dāng)前列的值復(fù)制到其他行的該列（注：必須對當(dāng)前行有審批的權(quán)利），目前適用的列有批準(zhǔn)數(shù)量，限到貨日期，轉(zhuǎn)審環(huán)節(jié)。審批意見模板編輯選擇編輯自己的常用審批意見。審批意見拷貝將當(dāng)前行的審批意見拷貝到該張單據(jù)的其他能審批的行。注意：遞交和轉(zhuǎn)審的概念對比舉例：比如當(dāng)前物品的審批流程是：部門經(jīng)理->采購員->財務(wù)總監(jiān)->總經(jīng)理假設(shè)當(dāng)前審批環(huán)節(jié)是財務(wù)總監(jiān)，（1）如果選擇批準(zhǔn)，那么審批流程不變，當(dāng)前審批環(huán)節(jié)變成總經(jīng)理；（2）如果選擇遞交，且轉(zhuǎn)審（遞交）環(huán)節(jié)選擇信息總監(jiān)，那么審批流程變成：部門經(jīng)理->采購員->財務(wù)總監(jiān)->信息總監(jiān)->總經(jīng)理，當(dāng)前審批環(huán)節(jié)變成信息總監(jiān)。（3）如果選擇轉(zhuǎn)審，且轉(zhuǎn)審（遞交）環(huán)節(jié)選擇信息總監(jiān)，那么審批流程變成：部門經(jīng)理->采購員->財務(wù)總監(jiān)->信息總監(jiān)->財務(wù)總監(jiān)->總經(jīng)理，當(dāng)前審批環(huán)節(jié)變成信息總監(jiān)。2.3采購申購單據(jù)審批后，方可進行采購。單擊窗口左邊，單擊流程中的采購（或執(zhí)行采購管理→采購），打開如下圖。采購有三種情況：一是直接下采購定單（用于無審批的情況，特別是日常蔬菜肉類等采購）；二是將申購的批后單轉(zhuǎn)成采購定單；三是緊急申購批后單轉(zhuǎn)采購單，分別對應(yīng)『采購定單查詢與申購批后單轉(zhuǎn)采購』窗口三標(biāo)簽頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第15頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第15頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第15頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第15頁。2.3.1采購訂單查詢?nèi)缟蠄D所示，窗口上半部分顯示采購定單（默認(rèn)只顯示新單、待驗收、返回單，如需查看其他類型的定單要點擊查詢按鈕，『直接采購定單查詢條件』窗口，如下圖所示）；下半部分顯示當(dāng)前選中行所相關(guān)的進貨記錄；窗口右邊顯示可用的各功能按鈕，含義及用途簡介如下表所示。按鈕說明查詢按條件查詢采購定單數(shù)據(jù)。新增新增直接采購定單，單擊〖新增〗，打開新建采購定單窗口，按實際輸入各項信息，存盤生成類型為“直采”的新單。修改選中目標(biāo)定單，單擊〖修改〗，打開采購定單，即可修改。核對核對當(dāng)前行所在記錄，核對后定單狀態(tài)由新單（或返回單）→待驗收。撤核撤銷核對當(dāng)前行所在記錄，定單狀態(tài)由待驗收→新單。全核全部核對所有狀態(tài)為新單或返回單的記錄。保存核對或撤核后，存盤，確認(rèn)變化，系統(tǒng)保存變化信息。打印對顯示的內(nèi)容進行打印。導(dǎo)出將當(dāng)前列表導(dǎo)出為txt文本，可以用于數(shù)據(jù)備份或者數(shù)據(jù)交換。查詢單擊〖查詢〗，打開『直接采購定單查詢條件』窗口，如下圖所示。系統(tǒng)默認(rèn)顯示狀態(tài)為新單、待驗收、返回單的定單，操作員可通過單擊選擇窗口右邊的“狀態(tài)組合”，顯示其他狀態(tài)定單。輸入各條件，單擊〖確定〗，顯示查詢結(jié)果。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第16頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第16頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第16頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第16頁。狀態(tài)說明新單新剛做好的單據(jù)記錄。待驗收新單或返回單被核對后的記錄，待驗收狀態(tài)的記錄可以被驗收功能檢索到，從而生成收貨記錄。完成待驗收記錄通過收貨并且全部到貨（只有部分到貨記錄維持待驗收狀態(tài)等待下一次收貨），如全部到貨并且數(shù)量、時間、供應(yīng)商等與定單完全一致，記錄狀態(tài)是完成。取消取消是待驗收的記錄沒有送貨就被中止收貨（如果送過貨后被中止就是異常完成了）。異常完成如果只是全部到貨而數(shù)量、時間、供應(yīng)商等不完全一致，則該記錄狀態(tài)變成異常完成（全部到貨只是表示供應(yīng)商完成了定單任務(wù)，不再進行送貨）。異常批示異常完成的記錄經(jīng)常確認(rèn)狀態(tài)變成異常批示，表示這些記錄的異常情況經(jīng)過了確認(rèn)（但由于采購定單涉及到蔬菜肉類等采購，數(shù)量不匹配是正常的現(xiàn)象，所以出現(xiàn)異常完成的記錄大部分都是正常完成，所以異常完成的記錄確認(rèn)功能暫不開放，異常批示的記錄實際是不存在的）。返回單待驗收被撤核的記錄。2.3.2申購批后單轉(zhuǎn)采購單擊“申購批后單轉(zhuǎn)采購”標(biāo)簽頁，上半部分顯示所有申購批后單，下半部分顯示物品相關(guān)幫助信息，如下圖所示。操作員可對申購批后的單據(jù)進行組織生成采購定單。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第17頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第17頁。功能按鈕說明(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第17頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第17頁。按鈕說明刷新重新檢索申購批后單數(shù)據(jù)。查詢按條件查詢采購定單數(shù)據(jù)。默認(rèn)廠商針對已經(jīng)做過定價的物品，單擊默認(rèn)廠商，選中的物品如果已經(jīng)定過價就直接顯示相應(yīng)的定價供應(yīng)商，沒有定過價采購員詢價后填入，通過直接叫貨或組織訂單處理。直接叫貨如上圖窗口，單擊窗口左邊的多選框，選中單據(jù)，單擊右邊的〖直接叫貨〗按鈕，直接生成待驗收狀態(tài)的采購定單，注意要求左邊的申購單信息完備（包含供應(yīng)商或有默認(rèn)的供應(yīng)商）。組織定單如上圖窗口，選中左邊的單據(jù)，單擊右邊的〖組織定單〗，把所有選中的單據(jù)組織到一張采購定單里，進入采購定單操作界面。中止采購如上圖窗口，選中左邊的單據(jù)，單擊右邊的〖中止采購〗，當(dāng)前申購批后單不再進行采購。對于從未實施過采購的，則申購單狀態(tài)變?yōu)椴少弻嵤┤∠鐚嵤┻^部分，則變?yōu)椴少弻嵤┩瓿桑ú糠植少彛Ｈ窟x中輔助功能，幫助選中左邊所有記錄。2.3.3緊急申購批后單轉(zhuǎn)采購單緊急申購批后單轉(zhuǎn)采購單的窗口及功能使用同“申購批后單轉(zhuǎn)采購”，請參見上不部分說明。2.4驗收驗收是采購管理與存貨管理的接口，通過驗收，采購定單生成驗收記錄，然后存貨管理可以對這些記錄進行審核，記帳等生成存貨明細帳。單擊窗口左邊，單擊流程中的驗收（或執(zhí)行采購管理→驗收），即可進入。未確認(rèn)收貨記錄若有未確認(rèn)的收貨記錄，系統(tǒng)彈出如下提示信息；單擊〖是（Y）〗，打開『未確認(rèn)收貨記錄查詢』列表，如下圖所示，可對其進行確認(rèn)。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第18頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第18頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第18頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第18頁。單擊〖否（N）〗，打開『待驗收采購定單查詢』列表，如下圖所示，在這里可以選擇物品進行驗收。無未確認(rèn)收貨記錄若沒有未確認(rèn)收貨記錄，單擊“驗貨”圖標(biāo)，則直接打開如下窗口。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第19頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第19頁。未確認(rèn)收貨記錄與確認(rèn)過的收貨記錄并無多大區(qū)別，只是一個標(biāo)志不同。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第19頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第19頁。未確認(rèn)收收貨記錄主要可能由以下原因產(chǎn)生，在驗收操作界面操作時（驗收操作請參閱以下說明），由于記錄沒有單價或者操作員沒有存盤的權(quán)限，又或者由于業(yè)務(wù)需求，先打印出來給部門確認(rèn)然后再正式保存，而單擊臨時保存按鈕造成的。2.4.1未確認(rèn)收貨記錄查詢窗口『未確認(rèn)收貨記錄查詢』窗口如下圖所示，窗口左邊顯示未確認(rèn)收貨記錄基本信息，藍色表示該記錄被選中；窗口右邊是功能按鈕。功能按鈕說明按鈕說明刷新重新檢索未確認(rèn)收貨記錄數(shù)據(jù)。查詢按條件查詢未確認(rèn)收貨記錄數(shù)據(jù)。修改進入驗收操作界面，修改未確認(rèn)的收貨記錄。新價對顯示的未確認(rèn)的單據(jù)進行價格更新（按定價），已經(jīng)有價格的不更新。全新對顯示的未確認(rèn)的單據(jù)進行價格更新（按定價），已經(jīng)有價格的也更新。保存對價格更新進行保存。全部確認(rèn)一次性確認(rèn)所有未確認(rèn)記錄。打印打印未確認(rèn)收貨記錄列表。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第20頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第20頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第20頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第20頁。2.4.2待驗收采購定單查詢窗口『待驗收采購定單查詢』窗口如下圖所示，窗口左邊顯示待驗收采購記錄基本信息，藍色表示該記錄被選中；窗口右邊是功能按鈕。功能按鈕說明按鈕說明刷新重新檢索待驗收采購定單數(shù)據(jù)。查詢按條件查詢待驗收采購定單數(shù)據(jù)驗收單擊〖驗收〗，進入驗收操作界面，驗收物品。中止收貨中止藍色選中記錄的收貨，該記錄狀態(tài)將從待驗收變成異常完成或者取消（部分到貨的記錄變成異常完成，沒有到貨的記錄變成取消）。打印打印待驗收采購定單列表。驗收方法1、『待驗收采購定單查詢』窗口，雙擊目標(biāo)記錄，打開明細，驗收這一筆記錄；2、選中一條記錄，單擊〖驗收〗，則驗收該記錄相關(guān)的整張單據(jù)；3、選中多條記錄（選擇的方法請見后面說明），單擊〖驗收〗，則驗收選中的多條記錄。選擇記錄的方法(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第21頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第21頁。連選：單擊選擇第一條目標(biāo)記錄，按住SHIFT鍵，單擊最后一條目標(biāo)記錄；(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第21頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第21頁。間隔多選：單擊選擇第一條目標(biāo)記錄，按住CTRL鍵，單擊其他目標(biāo)記錄。待驗收采購定單和未確認(rèn)收貨記錄的區(qū)別(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第22頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第22頁。待驗收采購定單查詢顯示的是采購定單，待驗收狀態(tài)；(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第22頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第22頁。未確認(rèn)收貨記錄查詢則是庫存單，是由采購定單驗收操作而形成的收貨單。2.4.3驗收單打開『收貨記錄』窗口的方法1、『待驗收采購定單查詢』窗口，雙擊明細紀(jì)錄；2、『待驗收采購定單查詢』窗口，單擊窗口右邊的〖驗收〗；3、『未確認(rèn)收貨記錄查詢』，雙擊明細記錄；4、『未確認(rèn)收貨記錄查詢』，單擊窗口右邊的〖修改〗；『收貨記錄』窗口『收貨記錄』窗口如下圖所示，操作員輸入【到貨數(shù)量】，【驗收確認(rèn)】、【簽收人】等，〖存盤〗，采購定單將會生成進貨記錄。窗口上方是菜單及常用功能按鈕，窗口中部顯示待驗收記錄，下方提示庫存、供應(yīng)商等信息，供操作員參考。重要功能按鈕說明按鈕圖標(biāo)說明存盤保存驗收記錄信息。臨時保存臨時保存驗收記錄信息（即生成未確認(rèn)驗收記錄）。單據(jù)查詢查詢驗收單。同類拷貝將當(dāng)前行當(dāng)前列的值復(fù)制到其他行的該列，目前適用的列有效期，完成。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第23頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第23頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第23頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第23頁。第三節(jié)價格管理價格管理流程如下：3.1供應(yīng)商報價多方報價，可以作為定價或采購、申購的價格參考。新建報價單操作步驟：（1）、單擊窗口左邊，單擊流程中的供應(yīng)商報價（或執(zhí)行采購管理→供應(yīng)商報價），打開『供應(yīng)商報價（新單）』窗口，如下圖所示。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第24頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第24頁。（2）、【供應(yīng)商名】處按F1或單擊，打開『供應(yīng)商代碼幫助』，如下圖所示，單擊選擇供應(yīng)商，【供應(yīng)商名】處顯示所選供應(yīng)商名。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第24頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第24頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第25頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第25頁。（3）、輸入【起始日期】、【終止日期】，光標(biāo)移到【物品編號】處，用類似（1）的方法選擇物品，輸入每種物品的【報價】，存盤，報價單建立完成。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第25頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第25頁。重要功能按鈕說明按鈕圖標(biāo)說明打印打印顯示的報價信息。新單新增報價單。存盤保存報價信息。銷單刪除報價單。增行新增一行報價記錄。刪行刪除光標(biāo)所在行記錄。單據(jù)查詢查詢自己所做的未審核的報價單計算器調(diào)用計算器應(yīng)用程序同類拷貝將當(dāng)前行當(dāng)前列的值復(fù)制到其他行的該列，目前適用的列有備注等。3.2價格審核用于對供應(yīng)商報價信息進行審核確認(rèn)，以保證其有效性（審核過的報價信息才是真正有效的，可以作為定價或者申購采購的參考）。單擊窗口左邊，單擊流程中的價格審核（或執(zhí)行采購管理→價格審核），打開『供應(yīng)商報價審核查詢』窗口，如下圖所示，該窗口列出了當(dāng)前所有未審核的供應(yīng)商報價。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第26頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第26頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第26頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第26頁。重要功能按鈕說明按鈕說明刷新重新檢索未審核的單據(jù)。查詢按條件查詢未審核的單據(jù)。核對核對當(dāng)前行記錄（藍色選中）。取消取消已經(jīng)核對的記錄，需要注意的是已經(jīng)保存過就無法取消了，而且保存過的數(shù)據(jù)也無法在此列表上看到，真正要撤核要到供應(yīng)商報價查詢?nèi)崿F(xiàn)。全核全部核對未審核的報價單據(jù)（顯示的）。保存核對或全核后需要保存才能生效。查看查看供應(yīng)商報價的詳細信息，單擊〖查看〗，打開『供應(yīng)商報價查看』窗口即可。列表中，直接雙擊目標(biāo)記錄，也可打開『供應(yīng)商報價查看』進行查看。導(dǎo)出導(dǎo)出未審核的供應(yīng)商報價信息（txt格式）。3.3物品定價物品定價用于給物品在周期內(nèi)定價，有定價的物品在采購的時候可以自動跳出。新建物品定價單(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第27頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第27頁。（1）、單擊窗口左邊，單擊流程中的物品定價（或執(zhí)行采購管理→物品定價），打開『物品定價（新單）』，如下圖所示。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第27頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第27頁。（2）、輸入【采購類別】、【起始日期】、【終止日期】，光標(biāo)移到【物品編碼】處，選擇物品。（3）、輸入每種物品的【本期定價】，選擇每種物品的【選定供應(yīng)商】、【定價理由】、【備選供應(yīng)商】等，單擊〖存盤〗，定價單建立完成，如下圖所示。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第28頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第28頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第28頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第28頁。重要功能按鈕說明『物品定價』工具欄按鈕部分同供應(yīng)商報價單等，且簡單易懂，因此不再贅述，只對重要的功能進行說明。按鈕圖標(biāo)說明歷史曲線顯示物品定價的歷史走勢曲線。設(shè)置參考區(qū)間當(dāng)系統(tǒng)參數(shù)取價參數(shù)設(shè)置值為5時，設(shè)置參考區(qū)間可以作為自動取定價和供應(yīng)商的依據(jù)（按區(qū)間內(nèi)數(shù)量加權(quán)）。自動取定價和默認(rèn)供應(yīng)商按系統(tǒng)參數(shù)取價參數(shù)設(shè)置，選擇合適的定價和供應(yīng)商，具體看系統(tǒng)參數(shù)說明。同類拷貝將當(dāng)前行當(dāng)前列的值復(fù)制到其他行的該列，目前適用的列有本期定價和默認(rèn)供應(yīng)商等。3.4定價審核對定價單進行審核，以確保其有效性。審核過的物品定價才能自動在系統(tǒng)中發(fā)生作用。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第29頁。(采購管理)采購系統(tǒng)使用說明全文共34頁，當(dāng)前為第29頁。單擊窗口左邊，單