國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法上課用

國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法國(guó)務(wù)院2000年8月24日發(fā)布，2001年1月1日起施行.“總則”共八條,主要闡述了制定《辦法》的目的,公文和公文處理的定義,公文處理的基本原則,對(duì)各級(jí)行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的要求,公文處理的管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)等。

第一頁(yè)，共六十八頁(yè)。第一章總則第一條為使國(guó)家行政機(jī)關(guān)(以下簡(jiǎn)稱行政機(jī)關(guān))的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，制定本辦法。第二條行政機(jī)關(guān)的公文(包括電報(bào)，下同)，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。第二頁(yè)，共六十八頁(yè)。第一章總則第五條公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密的安全。第六條各級(jí)行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強(qiáng)對(duì)本機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。第七條各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦公廳(室)是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理工作。第八條各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦公廳(室)應(yīng)當(dāng)設(shè)立文秘部門或者配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。第三頁(yè)，共六十八頁(yè)。

第一條為使國(guó)家行政機(jī)關(guān)(以下簡(jiǎn)稱行政機(jī)關(guān))的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,制定本辦法。

主要闡述制定《辦法》的目的,目的是使行政機(jī)關(guān)的公文處理工作實(shí)現(xiàn)“三化”(規(guī)范化、制度化、科學(xué)化)。規(guī)范化,是指公文處理的每一項(xiàng)工作都符合統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn),包括公文的語言文字規(guī)范、文種使用規(guī)范、公文格式規(guī)范、公文辦理程序規(guī)范,符合本《辦法》統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。制度化,是指公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)都有大家共同遵守的明確規(guī)定,而且制度完善、配套?？茖W(xué)化,一是指公文運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制符合客觀規(guī)律,二是指公文處理手段先進(jìn),辦公自動(dòng)化水平高,公文辦理業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化,逐步實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。

第四頁(yè)，共六十八頁(yè)。

第二條行政機(jī)關(guān)的公文(包括電報(bào),下同),是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。

主要闡述公文的定義。第一句是定義。公文是什么?一是在行政管理過程中形成的文書;二是具有法定效力的文書;三是具有規(guī)范體式的文書。第二句是作用。一是指公文是貫徹依法行政方針的重要工具,二是指公文是公務(wù)活動(dòng)的重要工具。公務(wù)活動(dòng)包括傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針、政策,發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章,施行行政措施,請(qǐng)示和答復(fù)問題,指導(dǎo)、布置和商洽工作,報(bào)告情況,交流經(jīng)驗(yàn)等等。這里概括了公文的四個(gè)作用,即傳達(dá)政令,指導(dǎo)工作,公務(wù)聯(lián)系,記載憑證。

第五頁(yè)，共六十八頁(yè)。

第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

主要闡述公文處理的定義公文處理包括公文辦理、公文管理、公文整理(立卷)、公文歸檔等一系列工作。公文辦理包括發(fā)文辦理和收文辦理。發(fā)文辦理包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序;收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。公文管理包括翻印管理、公開發(fā)布管理、復(fù)印管理、銷毀管理、密電管理以及其他有關(guān)公文管理制度等。公文處理是一個(gè)系統(tǒng)工程,各個(gè)要素之間相互關(guān)聯(lián)、銜接有序,每一個(gè)環(huán)節(jié)都不是孤立的。因此公文處理要運(yùn)用系統(tǒng)思想、系統(tǒng)方法。

第六頁(yè)，共六十八頁(yè)。第四條公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則,做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

第五條公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定,確保國(guó)家秘密的安全。

第四條、第五條主要闡述了公文處理的總原則:實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效、及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則,是首次提出的,它們與“及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密”構(gòu)成了公文處理的總原則。

第七頁(yè)，共六十八頁(yè)。公文處理的總原則1．實(shí)事求是。這是我們一切工作的出發(fā)點(diǎn)和基本指導(dǎo)思想，《辦法》將其確定為行政機(jī)關(guān)公文處理工作的首要原則，我們應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持貫徹執(zhí)行。在擬制文件、承辦來文、制定政策規(guī)定中，都要堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)。

2．精簡(jiǎn)、準(zhǔn)確。精簡(jiǎn)就是要壓縮文件數(shù)量，提高文件質(zhì)量，準(zhǔn)確確定發(fā)文范圍。行文要確有必要，防止文件過長(zhǎng)，套話、空話、廢話連篇，不能隨意擴(kuò)大文件分發(fā)范圍。準(zhǔn)確即指公文制作過程中的實(shí)事要準(zhǔn)確無誤，制定的政策規(guī)定要有針對(duì)性；又指公文的分發(fā)、投送傳遞、分辦批示要準(zhǔn)確無誤。

3．及時(shí)、高效。就是要講求公文處理的時(shí)效性，做到迅速、快捷，不得積壓、拖延。

4．安全、保密。行政機(jī)關(guān)的公文大多是國(guó)家意志、活動(dòng)的書面形式，是國(guó)家機(jī)密的集中體現(xiàn)，這就要求在公文處理中密級(jí)文件不得泄密，一般文件也不能遺失。

第八頁(yè)，共六十八頁(yè)。第六條各級(jí)行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強(qiáng)對(duì)本機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。

主要闡述國(guó)家行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人在公文處理工作中的職責(zé)。《辦法》對(duì)行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人(包括政府領(lǐng)導(dǎo)同志和政府部門領(lǐng)導(dǎo)同志)提出的要求是:一要“高度重視公文處理工作”,二要“模范遵守本辦法”,三要“加強(qiáng)對(duì)本機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查”。第九頁(yè)，共六十八頁(yè)。第七條各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦公廳(室)是公文處理的管理機(jī)構(gòu),主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理工作。

主要闡述辦公廳(室)在公文處理工作中的地位、職責(zé)和作用。明確辦公廳(室)是公文處理的管理機(jī)構(gòu),其職責(zé)是主管本機(jī)關(guān)并指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理工作。辦公廳(室)是公文運(yùn)轉(zhuǎn)的中心樞紐,通過公文處理為領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮參謀助手作用,同時(shí)按照本《辦法》的規(guī)定指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理工作。第十頁(yè)，共六十八頁(yè)。第八條各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦公廳(室)應(yīng)當(dāng)設(shè)立文秘部門或者配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。

規(guī)定辦公廳(室)必須設(shè)立文秘部門或配備專職人員。只要是行政機(jī)關(guān)的辦公廳(室),就應(yīng)當(dāng)設(shè)立文秘部門,起碼要有專職文秘人員負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作。第十一頁(yè)，共六十八頁(yè)。第二章公文種類第九條行政機(jī)關(guān)的公文種類主要有：(一)命令(令)適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。(二)決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。(三)公告適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。(四)通告適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。第十二頁(yè)，共六十八頁(yè)。第二章公文種類(五)通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。(六)通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。(七)議案適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。(八)報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。第十三頁(yè)，共六十八頁(yè)。第二章公文種類(九)請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。(十)批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。(十一)意見適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。(十二)函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。(十三)會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。第十四頁(yè)，共六十八頁(yè)。第二章公文種類第二章只有一條,即第九條。第九條共分十三項(xiàng),主要是規(guī)范國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文種類及各文種的適用范圍。這次發(fā)布的《辦法》對(duì)公文種類,只分種,不分類,將原來的12類13種,規(guī)范為13種,增加了“意見”,刪去了“指示”。對(duì)一些公文的適用范圍也作了調(diào)整。

《辦法》取消了“指示”這個(gè)文種,但《中華人民共和國(guó)地方各級(jí)人民代表大會(huì)和地方各級(jí)人民政府組織法》中規(guī)定地方各級(jí)人民政府所屬工作部門可以發(fā)命令、指示。這說明“指示”這個(gè)文種并不是絕對(duì)不可使用。第十五頁(yè)，共六十八頁(yè)。第三章公文格式第十條公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。(一)涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限，其中，“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。(二)緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。(三)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱；聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前。(四)發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。第十六頁(yè)，共六十八頁(yè)。第三章公文格式(五)上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中，“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。(六)公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。(七)主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。(八)公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。(九)公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。(十)成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。第十七頁(yè)，共六十八頁(yè)。第三章公文格式(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項(xiàng))，應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。(十二)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。(十三)抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。(十四)文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字(按其習(xí)慣書寫、排版)。第十一條公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則，參照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第十二條公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(210mm×297mm),左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。第十八頁(yè)，共六十八頁(yè)。第四章行文規(guī)則第十三條行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。第十四條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。第十五條政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文。部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳(室)外不得對(duì)外正式行文。第十六條同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門、上級(jí)政府部門與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文；政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。第十九頁(yè)，共六十八頁(yè)。第四章行文規(guī)則第十七條屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。第十八條屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。第十九條部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。第二十條下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。第二十一條“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。第二十頁(yè)，共六十八頁(yè)。第四章行文規(guī)則第二十二條除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見”和“報(bào)告”。第二十三條受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)機(jī)關(guān)。第二十一頁(yè)，共六十八頁(yè)。第四章行文規(guī)則行文規(guī)則，是制發(fā)、辦理公文中必須遵循的基本準(zhǔn)則?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）第四章規(guī)定的“行文規(guī)則”，共11條。主要是從行文原則、行文方向和行文要求三個(gè)方面確立了國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文的行文規(guī)則。第二十二頁(yè)，共六十八頁(yè)。一、堅(jiān)持行文原則，提高行文效用

“行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用?！保ā掇k法》第十三條）這是行文的基本原則，也是行文的出發(fā)點(diǎn)。要注意糾正“發(fā)文越多、文件的規(guī)格越高，工作就越重視”的誤區(qū)，根據(jù)實(shí)際需要確定是否行文。行文的必要性是上行文、平行文、下行文都必須遵循的原則。上行文中，如果要制發(fā)請(qǐng)求解決問題的文件，要研究問題的本身是不是屬于上級(jí)應(yīng)當(dāng)解決的；還要研究解決這個(gè)問題的可行性。制發(fā)平行文件，要注意明確職權(quán)，防止推諉扯皮，搞公文旅行。對(duì)下行文，一定要符合實(shí)際，有針對(duì)性。這一方面，容易出現(xiàn)的問題是，照抄照轉(zhuǎn)上級(jí)文件，以文件貫徹文件，要注意糾正。

第二十三頁(yè)，共六十八頁(yè)。

二、明確行文方向，把握行文權(quán)限

行文方向和行文權(quán)限主要從以下四個(gè)方面掌握：

（一）明確隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍。

《辦法》第十四條規(guī)定：“行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告?！彪`屬關(guān)系，主要是指行政隸屬關(guān)系。要向某一個(gè)機(jī)關(guān)行文，必須搞清楚和行文機(jī)關(guān)是上下級(jí)關(guān)系、下上級(jí)關(guān)系、平行關(guān)系。對(duì)于業(yè)務(wù)性強(qiáng)的行政系統(tǒng)，也要注意業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系。明確了這一點(diǎn)就便于確定文種。

第二十四頁(yè)，共六十八頁(yè)。二、明確行文方向，把握行文權(quán)限

下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，一般用“請(qǐng)示”、“報(bào)告”、“意見”等；不相隸屬機(jī)關(guān)之間互相行文，一般用“函”。對(duì)需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，也可以使用“通告”、“通知”、“通報(bào)”、“意見”等；上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)行文，一般用“命令（令）”、“決定”、“通告”、“通知”、“通報(bào)”、“批復(fù)”、“意見”等。

職權(quán)范圍。就是文件內(nèi)容、事項(xiàng)是不是行文機(jī)關(guān)和授文機(jī)關(guān)職權(quán)和職責(zé)內(nèi)的事宜?！掇k法》依據(jù)行文的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，對(duì)行文的方向和權(quán)限做出了明確規(guī)定。第二十五頁(yè)，共六十八頁(yè)。二、明確行文方向，把握行文權(quán)限

（二）嚴(yán)格遵守限制條件。1．政府各部門“除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文?！保ā掇k法》第十五條）

2．“部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正式行文。”（《辦法》第十五條）

第二十六頁(yè)，共六十八頁(yè)。二、明確行文方向，把握行文權(quán)限

（三）按照劃定的范圍行文。

1．“政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文?！保ā掇k法》第十五條）

2．“屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意?！保ā掇k法》第十七條）

3．“屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理?！保ā掇k法》第十八條）。

4．“向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)?！保ā掇k法》第二十條）

第二十七頁(yè)，共六十八頁(yè)。二、明確行文方向，把握行文權(quán)限

（四）掌握聯(lián)合行文的要求。

“同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門、上級(jí)政府部門與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文；政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文?！保ā掇k法》第十六條）。

第二十八頁(yè)，共六十八頁(yè)。

三、嚴(yán)格行文要求，規(guī)范行文體式

《辦法》在“行文規(guī)則”中，對(duì)行文從行文紀(jì)律到行文體式都做出了明確規(guī)定。特別是對(duì)上行文做出了嚴(yán)格的規(guī)定。

（一）“部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷?！保ā掇k法》第十九條）；這些規(guī)定主要是解決和防止政出多門的問題．“除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送‘請(qǐng)示’、‘意見’和‘報(bào)告’?！保ā掇k法》第二十二條）。這一條不僅是公文處理中的紀(jì)律，而且對(duì)于保證領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策的科學(xué)化、民主化具有重要意義。也能夠保證領(lǐng)導(dǎo)同志抓大事，抓主要問題。

第二十九頁(yè)，共六十八頁(yè)。

三、嚴(yán)格行文要求，規(guī)范行文體式

（二）對(duì)上行文的體式要從嚴(yán)把關(guān)。主要是向上級(jí)行“請(qǐng)示”、“報(bào)告”、“意見”時(shí)，“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。

“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)?！保ā掇k法》）第二十一條）

第三十頁(yè)，共六十八頁(yè)。

三、嚴(yán)格行文要求，規(guī)范行文體式

“報(bào)告”與“請(qǐng)示”兩個(gè)文種混用、“報(bào)告”中夾雜“請(qǐng)示”事項(xiàng)的問題是目前公文制發(fā)中最常出現(xiàn)的問題.“報(bào)告”與“請(qǐng)示”的不同主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的要求不同?！皥?bào)告”是為了讓上級(jí)知道情況，而“請(qǐng)示”是為了讓上級(jí)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)求做出答復(fù)或批準(zhǔn)。二是發(fā)文的時(shí)間不同?！皥?bào)告”一般是在事后，即在某項(xiàng)工作任務(wù)完成之后，或上級(jí)機(jī)關(guān)明確要求答復(fù)有關(guān)問題時(shí)制發(fā)。而“請(qǐng)示”則多在事前或事中制發(fā)。三是正文中的結(jié)束語不同“報(bào)告”一般使用“特此報(bào)告，請(qǐng)閱知?！被颉皩４藞?bào)告，請(qǐng)周知。”等語。而“請(qǐng)示”則多用“特此請(qǐng)示，望予批準(zhǔn)?！被颉皩４苏?qǐng)示，請(qǐng)予指示?！钡日Z。第三十一頁(yè)，共六十八頁(yè)。第五章發(fā)文辦理發(fā)文辦理是各級(jí)行政機(jī)關(guān)辦公廳（室）工作的重要組成部分，是貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的方針政策，具體實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)和開展工作的重要方式之一。發(fā)文辦理工作做得如何，直接影響機(jī)關(guān)的工作作風(fēng)、工作效率和工作水平。第二十四條明確了“發(fā)文辦理是指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、登記、分發(fā)等程序”；第二十五條規(guī)定了草擬公文的要求；第二十八條明確了簽發(fā)要求；第二十九條明確了公文正式印制前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核的要求。

第三十二頁(yè)，共六十八頁(yè)。第五章發(fā)文辦理第二十四條發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。第二十五條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：(一)符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實(shí)可行并加以說明。(二)情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。(三)公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。(四)擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。第三十三頁(yè)，共六十八頁(yè)。第五章發(fā)文辦理(五)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。(六)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為：“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四層為：“(1)”。(七)應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。(九)公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩的語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第三十四頁(yè)，共六十八頁(yè)。第五章發(fā)文辦理第二十六條擬制公文，對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，主辦部門可以列明各方理?yè)?jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。第二十七條公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公廳(室)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。第二十八條以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。第二十九條公文正式印制前，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。第三十五頁(yè)，共六十八頁(yè)。一、草擬公文草擬公文應(yīng)當(dāng)做到的方面歸納了九款內(nèi)容。草擬公文方面主要存在這樣幾個(gè)問題。一是使用文種不當(dāng)；二是行文目的不夠明確，原因不夠充足，依據(jù)的政策不夠全面或不準(zhǔn)確。比如，一些已經(jīng)停止執(zhí)行的文件或政策有時(shí)還作為行文依據(jù)；三是引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計(jì)量單位和數(shù)字應(yīng)用等不夠規(guī)范等。

第三十六頁(yè)，共六十八頁(yè)。一、草擬公文針對(duì)上述幾個(gè)方面的問題。在草擬公文過程中，應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：（一）要認(rèn)真學(xué)習(xí)與研究有關(guān)的政策法規(guī)，準(zhǔn)確把握政策界限。

在接受一項(xiàng)具體的寫作任務(wù)后，首先應(yīng)該翻閱上級(jí)的有關(guān)文件，學(xué)習(xí)黨和國(guó)家有關(guān)的方針、政策，深入理解其精神實(shí)質(zhì)和政策界限。并根據(jù)本地區(qū)、本系統(tǒng)、本部門的實(shí)際情況有效地貫徹上級(jí)精神，正確地提出執(zhí)行的具體措施和辦法，確保草擬的公文“符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定”。

第三十七頁(yè)，共六十八頁(yè)。一、草擬公文（二）要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。

公文是為解決具體問題而制發(fā)的。因此，公文草擬者要結(jié)合本機(jī)關(guān)、本單位的實(shí)際，將上級(jí)某項(xiàng)政策、精神加以具體化，十分重要的途徑就是要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，具體說來，就是要搞清楚以下幾個(gè)問題：

1．機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)布置這個(gè)寫作任務(wù)的目的、背景是什么？

2．機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要求在文稿中提出什么問題，解決什么問題？

3．機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文稿的內(nèi)容提出了什么要求？

4．機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文稿的文種有什么要求？

5．受文對(duì)象是誰？

6．受文對(duì)象曾提出過什么問題？發(fā)文者的態(tài)度和意見是什么？

第三十八頁(yè)，共六十八頁(yè)。一、草擬公文（三）要正確使用文種。

《公文處理辦法》第二十五條三款規(guī)定：“公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定”，各級(jí)政府辦公部門，特別是草擬公文的同志都應(yīng)當(dāng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。第三十九頁(yè)，共六十八頁(yè)。一、草擬公文（四）引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計(jì)量單位、數(shù)字、緊急程度等一定要規(guī)范。

常見問題：公文中只引文號(hào)，不引標(biāo)題，或標(biāo)題文號(hào)倒引；層次序數(shù)混亂，不知是哪一條哪一款；計(jì)量單位習(xí)慣于用“斤”，而不用“公斤”；數(shù)字應(yīng)用前后不一，或該用阿拉伯?dāng)?shù)碼的卻用漢字等等。第四十頁(yè)，共六十八頁(yè)。

二、公文涉及內(nèi)容的協(xié)調(diào)

《公文處理辦法》第二十六條對(duì)擬制公文過程中，對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)提出了協(xié)商要求。提出“取得一致意見后方可行文”。

在討論決定地區(qū)或部門報(bào)送省政府的有些事項(xiàng)時(shí)，部門間出現(xiàn)新的分歧、新的意見，難以決斷時(shí)在擬制公文中應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：

第四十一頁(yè)，共六十八頁(yè)。

二、公文涉及內(nèi)容的協(xié)調(diào)

（一）凡涉及其他部門的事項(xiàng)，擬文部門要主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，待取得一致意見后再行文，決不能擅自行文。

（二）如有分歧意見，擬文主辦部門的主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，確保協(xié)調(diào)結(jié)果能代表部門的意見。

（三）經(jīng)過協(xié)調(diào)仍無法取得一致時(shí)，主辦部門要實(shí)事求是地列明各方理?yè)?jù),并經(jīng)各方的主要負(fù)責(zé)人會(huì)簽后，報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁決。

（四）主管部門及有關(guān)部門要以大局為重，不能只顧部門利益。如上級(jí)機(jī)關(guān)一旦裁定，就要堅(jiān)決服從，認(rèn)真執(zhí)行，自覺維護(hù)公文的權(quán)威性，保證公文的執(zhí)行效用。

第四十二頁(yè)，共六十八頁(yè)。三、公文審核

公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，需經(jīng)辦公廳（室）進(jìn)行審核。負(fù)責(zé)核稿的人員，必依據(jù)《公文處理辦法》和《細(xì)則》，堅(jiān)持實(shí)事求是、執(zhí)行政策、精減、高效、精益求精的原則，及時(shí)審核，嚴(yán)格把關(guān)。第四十三頁(yè)，共六十八頁(yè)。三、公文審核

審核的重點(diǎn)是：

（一）行文。是否確需行文，行文方式是否恰當(dāng)。

（二）政策。是否符合黨和國(guó)家的方針、政策；是否符合行文規(guī)則和發(fā)文辦理的有關(guān)要求；新出臺(tái)的政策規(guī)定有無依據(jù)、有無說明，是否切實(shí)可行；與本部門和有關(guān)部門的相關(guān)規(guī)定有無矛盾；涉及其他部門職權(quán)范圍的事項(xiàng)，是否經(jīng)過協(xié)商，分歧意見是否一致，會(huì)簽單位是否齊全，是否符合擬制公文的有關(guān)要求等。

（三）格式。是否符合《公文處理辦法》和《細(xì)則》的有關(guān)規(guī)定，文種是否恰當(dāng)；文稿結(jié)構(gòu)是否符合公文寫作要求。

（四）文字。表述是否規(guī)范，包括字、詞、標(biāo)點(diǎn)、語句和邏輯結(jié)構(gòu)是否準(zhǔn)確、合理；計(jì)量單位是否符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；行文、數(shù)字、層次、序數(shù)、用筆用墨是否規(guī)范。

第四十四頁(yè)，共六十八頁(yè)。三、公文審核

公文審核一般有初核、校核、審核、復(fù)審、審簽5個(gè)程序。草擬公文單位的負(fù)責(zé)人進(jìn)行初核；辦公廳（室）秘書部門進(jìn)行校核，辦公廳（室）負(fù)責(zé)公文處理的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核；與公文涉及工作有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和分管副秘書長(zhǎng)（副主任）進(jìn)行復(fù)審。同時(shí)，辦公廳（室）的行文應(yīng)經(jīng)辦公廳（室）主任復(fù)審，政府的行文，應(yīng)經(jīng)政府秘書長(zhǎng)復(fù)審，最后，送有簽發(fā)權(quán)限的負(fù)責(zé)人審簽。

第四十五頁(yè)，共六十八頁(yè)。

四、公文簽發(fā)

關(guān)于公文的簽發(fā)權(quán)限，《公文處理辦法》第二十八條和《細(xì)則》第三十一條、第三十二條作了以下規(guī)定：“以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)”?！昂灠l(fā)公文，簽批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并簽署姓名和時(shí)間”?！安块T不應(yīng)將代擬稿直接送本級(jí)政府負(fù)責(zé)人簽批。未經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)文秘部門審核的文稿，負(fù)責(zé)人原則上不予受理簽發(fā)?！?/p>

公文一經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)，即意味著正式生效。因此，各級(jí)行政機(jī)關(guān)及部門一定要嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行審簽，不能隨意簽發(fā)，要保證公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性和法律效力。第四十六頁(yè)，共六十八頁(yè)。五、公文復(fù)核

（一）公文復(fù)核是公文正式印制前文秘部門進(jìn)行的最后一次復(fù)審。關(guān)于復(fù)核的內(nèi)容，目的是為了防止遺漏和疏乎大意，確保成文的質(zhì)量。復(fù)核的重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料（在辦理過程中是否有遺失或缺頁(yè)）齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，是否有錯(cuò)別字、漏字等等。

《公文處理辦法》要求“經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審”。負(fù)責(zé)公文復(fù)核的文秘人員應(yīng)該認(rèn)真履行職責(zé)，把好最后一關(guān)。第四十七頁(yè)，共六十八頁(yè)。新課第四十八頁(yè)，共六十八頁(yè)。第六章收文辦理收文辦理是公文處理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是機(jī)關(guān)秘書工作的重要組成部分。收文辦理是指對(duì)收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、反饋等。

第四十九頁(yè)，共六十八頁(yè)。第六章收文辦理第三十條收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第三十一條收到下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。第三十二條經(jīng)審核，對(duì)符合本辦法規(guī)定的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。對(duì)不符合本辦法規(guī)定的公文，經(jīng)辦公廳(室)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以退回呈報(bào)單位并說明理由。第三十三條承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說明。對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交辦的文秘部門并說明理由。第五十頁(yè)，共六十八頁(yè)。第六章收文辦理第三十四條收到上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦的公文，由文秘部門提出擬辦意見，送負(fù)責(zé)人批示后辦理。第三十五條公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。第三十六條審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請(qǐng)示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。第三十七條送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。第五十一頁(yè)，共六十八頁(yè)。

一、簽收、登記是收文辦理的基礎(chǔ)工作

任何機(jī)關(guān)辦理收文的工作，一般都有簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦和反饋等程序。簽收是收文辦理的開始.因此，要做好清點(diǎn)和分類工作，注意檢查來件是否是發(fā)給本機(jī)關(guān)、本單位的，封皮編號(hào)是否與記載相符；信件有無破損、散包、被拆現(xiàn)象；清點(diǎn)收件總數(shù)與清單是否一致；通知單或回執(zhí)單標(biāo)明的文題、編號(hào)、數(shù)量是否符合要求；文件是否完全完整，如有無缺附件、缺頁(yè)、白頁(yè)、未具落款、未蓋公章.對(duì)于不符合要求的要及時(shí)退回，這樣既可以體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性，也可以科學(xué)、規(guī)范地處理收文，提高辦理效率。

第五十二頁(yè)，共六十八頁(yè)。

一、簽收、登記是收文辦理的基礎(chǔ)工作

簽收的公文要根據(jù)文件的秘密程度、文件的性質(zhì)、實(shí)際工作需要、文件數(shù)量等進(jìn)行登記。文件的登記范圍沒有統(tǒng)一的界限，但是，上級(jí)機(jī)關(guān)文件、下級(jí)機(jī)關(guān)文件、重要的帶有密級(jí)的刊物、資料、其他機(jī)關(guān)商洽問題和需要答復(fù)的文件、上級(jí)機(jī)關(guān)如開會(huì)印發(fā)的會(huì)議文件材料等必須登記。登記方法主要有兩種：流水式登記法、分類式登記法。第五十三頁(yè)，共六十八頁(yè)。二、審核工作是收文辦理的關(guān)鍵

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三十一條規(guī)定：“收到下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范?！?/p>

做好審核把關(guān)工作既有利于糾正來文機(jī)關(guān)行文的錯(cuò)誤，也有利于收文的及時(shí)、有效辦理。有的下級(jí)來文是請(qǐng)求批復(fù)的，但是由于把“請(qǐng)示”文種錯(cuò)用為“報(bào)告”，致使請(qǐng)示事項(xiàng)得不到及時(shí)答復(fù)。

第五十四頁(yè)，共六十八頁(yè)。二、審核工作是收文辦理的關(guān)鍵收文的審核工作除了內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、規(guī)范和其他有關(guān)規(guī)定外，更需注意以下幾點(diǎn)：

1．公文用紙。國(guó)務(wù)院《辦法》規(guī)定：“公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。”2．公文要素。如果收文是涉密文件而沒有保密期限，應(yīng)按不規(guī)范文件退回送文單位。同時(shí)，“請(qǐng)示”文種要在附注處注明聯(lián)系人及聯(lián)系電話，這也是收文中應(yīng)該注意的事項(xiàng)。還要注意審查公文文種是否正確，行文是否符合規(guī)則，需協(xié)商、會(huì)簽的公文是否履行必須的手續(xù)。如果收文不符合行文規(guī)則，格式不規(guī)范，用紙不符合標(biāo)準(zhǔn)，要及時(shí)退回文件呈報(bào)部門并說明理由。

第五十五頁(yè)，共六十八頁(yè)。二、審核工作是收文辦理的關(guān)鍵“經(jīng)審核，對(duì)符合本辦法規(guī)定的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限?！保ā秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三十二條）

擬辦是指秘書人員對(duì)來文應(yīng)由那位領(lǐng)導(dǎo)審批，那一部門承辦，以及承辦過程中可能涉及到的事項(xiàng)提出初步處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)同志批辦時(shí)參考的工作程序。需要擬辦的文件主要有三種：上級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)并需要貫徹落實(shí)的文件；本機(jī)關(guān)所屬部門或下級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示性文件；平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要答復(fù)的文件。國(guó)務(wù)院《辦法》還規(guī)定，“原則上不辦理越級(jí)上報(bào)的公文”。第五十六頁(yè)，共六十八頁(yè)。三、承辦是收文辦理的重點(diǎn)

承辦是指機(jī)關(guān)有關(guān)部門或有關(guān)人員對(duì)應(yīng)辦復(fù)的文件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見進(jìn)行具體辦理的工作。首先，要認(rèn)真研究文件內(nèi)容和批辦意見，弄清是否屬于自己主管業(yè)務(wù)范圍。其次，要弄清文件處理的時(shí)間要求，然后再按照輕重緩急進(jìn)行落實(shí)。處理意見或處理結(jié)果是代表一定的機(jī)關(guān)和部門的，決不能以個(gè)人名義答復(fù)問題。

第五十七頁(yè)，共六十八頁(yè)。三、承辦是收文辦理的重點(diǎn)

另外，為了加快文件處理速度，提高機(jī)關(guān)工作效率，對(duì)于送負(fù)責(zé)人批示或交有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要負(fù)責(zé)催辦。催辦工作一般由負(fù)責(zé)文件處理工作的秘書人員承擔(dān)，也可以配備專職的催辦人員。

文件催辦方法主要是電話催辦、發(fā)函催辦、登門催辦、請(qǐng)承辦部門來人匯報(bào)等。

第五十八頁(yè)，共六十八頁(yè)。第七章公文歸檔第三十八條公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理(立卷)、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第三十九條歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理(立卷)，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。第四十條聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)整理(立卷)、歸檔，其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。第四十一條本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)整理(立卷)、歸檔。第四十二條歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。第四十三條擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。第五十九頁(yè)，共六十八頁(yè)。第七章公文歸檔第七章，專門就公文歸檔問題作了規(guī)定?！掇k法》第七章共六條。分別就及時(shí)立卷、歸檔、保證歸檔公文齊全、完整，便于保管利用；聯(lián)合辦理公文的歸檔；兼職過程中形成的公文的歸檔；確定保管期限；公文用紙和字跡材料六個(gè)方面作了原則性規(guī)定。

第六十頁(yè)，共六十八頁(yè)。第八章公文管理第四十四條公文由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。第四十五條文秘部門應(yīng)當(dāng)建立健全本機(jī)關(guān)公文處理的有關(guān)制度。第四十六條上級(jí)機(jī)關(guān)的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，下一級(jí)機(jī)關(guān)經(jīng)負(fù)責(zé)人或者辦公廳(室)主任批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。第四十七條公開發(fā)布行政機(jī)關(guān)公文，必須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。第四十八條公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。第六十一頁(yè)，共六十八頁(yè)。第八章公文管理第四十九條公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第五十條不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公廳(室)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。第五十一條銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由二人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文(含密碼電報(bào))應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。第五十二條機(jī)關(guān)合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機(jī)關(guān)撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。第五十三條密碼電報(bào)的使用和管理，按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第六十二頁(yè)，共六十八頁(yè)。一、公文管理的基本原則

公文管理是指對(duì)公文的公開發(fā)布、撤銷、廢止