電梯檔案管理制度

G10.01—2009G××.××—2011PAGE2PAGE3xxxxxx電梯有限公司發(fā)布發(fā)布2013-00-××實(shí)施xxxxxx電梯有限公司發(fā)布發(fā)布2013-00-××實(shí)施2013-00-××發(fā)布檔案管理制度Q/ALDG××.××—2011Q/ALDxxxxxx電梯有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理制度1．

目的：建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完整、齊全、高質(zhì)，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續(xù)補(bǔ)充。2.范圍：該制度適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個(gè)人。3．

職責(zé)：3.1

公司檔案由圖書檔案室（隸屬安裝分公司）負(fù)責(zé)公司檔案的總體管理，部門資料員負(fù)責(zé)本部門的立卷歸檔工作，圖書檔案室對(duì)各部室進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3.2

鑒于財(cái)務(wù)檔案的特殊性，公司財(cái)務(wù)檔案（包含各類合同）由財(cái)務(wù)部自管，圖書檔案室提供存放點(diǎn)。使用時(shí)，由財(cái)務(wù)部指定專人調(diào)檔。3.3

鑒于人事檔案的特殊性，公司人事檔案由行政部指定專人按集中管理、嚴(yán)格保密的原則進(jìn)行管理。4．

流程：4.1

檔案分類：4.1.1檔案分類原則：A.將公司檔案作為一個(gè)整體，具有統(tǒng)一性。B.檔案來(lái)源優(yōu)先原則。C.檔案管理繼承性，保持檔案的待續(xù)型。4.1.2文書檔案：即在公司管理過(guò)程中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的普發(fā)性內(nèi)外部文件。4.1.3財(cái)務(wù)檔案：即在公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。4.1.4人事檔案：即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評(píng)等人事活動(dòng)中形成的反映個(gè)人基本情況、工作表現(xiàn)的個(gè)人資料。4.1.5電梯產(chǎn)品檔案：即公司從合同簽訂到交付全過(guò)程形成的各項(xiàng)記錄（見(jiàn)附表1）。4.1.6電梯維保檔案：即公司在提供維修保養(yǎng)客戶服務(wù)過(guò)程中形成的具有保留和存查價(jià)值及特種設(shè)備法規(guī)要求見(jiàn)證的記錄（見(jiàn)附表2）。4.1.7特種設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)檔案：即公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)應(yīng)依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)文本。4.1.8設(shè)備檔案：公司生產(chǎn)設(shè)備原始技術(shù)文件，驗(yàn)收資料，運(yùn)行使用資料，檢定、檢修資料。4.2

具體管理：4.2.1立卷歸檔：A．流程：B．要求：a．各部室向圖書檔案室移交檔案時(shí)，均需附上移交清單一式兩份。移交時(shí)，交接雙方據(jù)此進(jìn)行清點(diǎn)簽收，并各自保存一份。（移交清單即文件清單）b.

各部室向圖書檔案室移交檔案時(shí)要做到種類齊全、份數(shù)完整。c.

各部室可根據(jù)實(shí)際工作流轉(zhuǎn)階段性需要保存文件。如：產(chǎn)品從合同評(píng)審起到出廠止；從貨到工地起到交付止；設(shè)備采購(gòu)起到安裝調(diào)試完畢（或驗(yàn)收合格）止。保存時(shí)要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整，防止發(fā)生霉變等。復(fù)寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印存檔。d.

各部室向檔案室移交檔案時(shí)，則應(yīng)按規(guī)定的歸檔范圍進(jìn)行。a）行政部移交歸檔：會(huì)議紀(jì)要、董事會(huì)文件、訴訟文書、項(xiàng)目策劃與年度計(jì)劃文件、有關(guān)公司送交的文件、各部門送交的文件、外來(lái)文件、外送文件、大事記、

人事行政發(fā)文、企業(yè)設(shè)立與登記材料、員工的人事資料（應(yīng)聘表、工資單、培訓(xùn)記錄等）、內(nèi)部刊物、有關(guān)人員出差和會(huì)議帶回來(lái)的文件等。b)電梯產(chǎn)品資料流轉(zhuǎn)至安裝分公司移交歸檔（見(jiàn)附表）。合同評(píng)審記錄、合同、土建確認(rèn)圖(表)、投產(chǎn)明細(xì)表、采購(gòu)單、設(shè)計(jì)更改單、設(shè)計(jì)更改圖、發(fā)貨清單、出廠合格證、派工單、安全技術(shù)交底單、施工方案、告知單、現(xiàn)場(chǎng)聯(lián)系單、現(xiàn)場(chǎng)安全檢查記錄、事故處理報(bào)告、施工過(guò)程記錄、施工自檢報(bào)告、監(jiān)督檢驗(yàn)報(bào)告、交付證明c)電梯維修保養(yǎng)資料流轉(zhuǎn)至安裝分公司移交歸檔（見(jiàn)附表）。文書如外送文件、外來(lái)文件、特種設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)和法律。d)生產(chǎn)部：e)財(cái)務(wù)部：財(cái)會(huì)檔案見(jiàn)《財(cái)務(wù)檔案管理程序》；4.2.2檔案識(shí)別和編號(hào)規(guī)則4.2.2.1在每卷檔案的案卷封面和脊背上，均需填寫檔號(hào)。4.2.2.2編號(hào)方法示例：×××××-×件號(hào)(按序列):1，2，3…盒號(hào)(按序列)1，2，3…類別號(hào)：以首位拼音字母表示（文書：WS；財(cái)務(wù)：CW；人事：RS；安裝：AZ；維保：WB；標(biāo)準(zhǔn)：BZ；法規(guī)：FG）年號(hào)：如2011年以11表示3.2.2.3對(duì)于安裝和維保檔案，盒子封面應(yīng)填寫合同編號(hào)（包括盒號(hào)在內(nèi)的前面部分）、簽約單位、使用單位、梯號(hào)等。3.2.2.4歸檔文件應(yīng)在首頁(yè)上端居中的空白位置加蓋歸檔章，檔案號(hào)和歸檔日期填寫在章印內(nèi)。3.2.2.5歸檔章樣示例：歸檔章編號(hào)日期年月日3.2.2.6在每個(gè)檔案盒封頁(yè)背面張貼歸檔資料清單，按歸檔時(shí)序填寫相應(yīng)內(nèi)容。3.2.3

整理上架：A.流程B．要求：a.

卷內(nèi)文件的排列應(yīng)條理系統(tǒng)。文書檔案按時(shí)間順序依次排列，具有密切聯(lián)系的文件應(yīng)依一定的次序排列在一起，即批復(fù)在前、請(qǐng)示在后；正件在前、附件在后；基建檔案的卷內(nèi)排列順序?yàn)槲那皥D后。b．不同保存價(jià)值的文件應(yīng)分開組卷。c．電梯安裝和維保建立一梯一檔。d．文件材料裝訂前應(yīng)剔除金屬物。e．圖紙采用手風(fēng)琴式折疊法，規(guī)格為30cm×21cm；裝訂邊應(yīng)加墊紙以使左右平整并注意露出圖標(biāo)。3.2.3

保管：A.庫(kù)房管理：a.庫(kù)房應(yīng)集中布置、自成一區(qū)，不堆放與檔案資料無(wú)關(guān)的物品，不從事與庫(kù)房管理無(wú)關(guān)的活動(dòng)；庫(kù)內(nèi)檔案必須按順號(hào)上架，不得錯(cuò)架、亂架；b.除檔案員外，非檔案人員不得隨意出入庫(kù)房。c.檔案員要定期檢查，以確保以上設(shè)施的安全有效；d.每月中旬定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清掃擦拭，包括擦洗密集架、地面、門窗等，特別是對(duì)一些小角落、縫隙要進(jìn)行清潔消毒以防害蟲滋生；e.檔案員離開庫(kù)房時(shí)應(yīng)隨手鎖門，并注意檢查庫(kù)房門窗的緊閉性；f.公司采用移動(dòng)式密集架作為檔案裝具。檔案按部室存放，密集架的編號(hào)及檔案的存放順序?yàn)樽蚤T口起，從左自右，從上到下。B.流動(dòng)中的安全防護(hù)：a.檔案在庫(kù)房外未被使用時(shí)，不允許長(zhǎng)時(shí)間攤放在桌子上，而應(yīng)及時(shí)放入庫(kù)房或?qū)Ｓ玫墓褡又墟i好，更不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的使用場(chǎng)所；b.未經(jīng)許可，利用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人，以防泄密；c.未經(jīng)許可，利用者不得擅自拍照、抄錄、復(fù)?。籨.盡量減少檔案原件在同一使用人手中的滯留時(shí)間，以防因檔案外借時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。3.2.4提供利用：A．

加強(qiáng)基礎(chǔ)工作：a．

編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案用戶提供必要的檢索工具；b．

安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率；c．

開辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。B．開展查借服務(wù)：a．

借閱：a）

公司內(nèi)部人員借閱檔案的，須填寫《檔案借閱登記表》，閱畢及時(shí)歸還；歸還時(shí)，管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)檔案頁(yè)數(shù)，之后再入庫(kù)；b）

非公司人員借閱檔案的，須持有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門主管同意后方可借閱；c）

借閱者必須愛(ài)護(hù)所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點(diǎn)或做其他各種標(biāo)記；不得撕去檔案內(nèi)頁(yè)；b．

借出：a）

檔案使用人如需借出檔案，須填寫《檔案借出登記表》，并按規(guī)定于1周內(nèi)歸還，不能及時(shí)歸還的，經(jīng)檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù)；歸還時(shí)，檔案管理人員必須當(dāng)面確認(rèn)檔案完整性后方可入庫(kù)。b）

非公司人員若需借出檔案，須持有關(guān)單位介紹信，并征得公司相關(guān)部門主管同意后，方可借出；c）

借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉(zhuǎn)借，并負(fù)有保密的完全責(zé)任。c．

復(fù)?。篴）

檔案使用人若需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)檔案員同意；b）

圖紙資料若需借出復(fù)印的，須經(jīng)檔案員同意并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)。3.2.5銷毀：A．流程：B．

要求：a．

準(zhǔn)備銷毀的檔案材料在未批準(zhǔn)前應(yīng)單獨(dú)保管；b．

批準(zhǔn)銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機(jī)銷毀，嚴(yán)禁將需要銷毀的檔案作其他用途，更不允許出賣。c．

檔案銷毀時(shí)，須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字以示負(fù)責(zé)。4．相關(guān)文件：4.1

《檔案保管期限表》4.2

《財(cái)務(wù)檔案管理制度》4.3《檔案編號(hào)方法》5．

相關(guān)表單：5.1

移交清單5.2

檔案借閱登記表5.3

檔案借出登記表5.4

檔案銷毀清冊(cè)電梯安裝工程檔案目錄序號(hào)文件名稱頁(yè)數(shù)來(lái)源歸檔日期備注1安裝委托合同書2委托書3外包合同4告知書5合同評(píng)審單6安裝配合事項(xiàng)表7派工單8施工方案審批流轉(zhuǎn)表9施工方案10技術(shù)交底單11安全交底單12工地質(zhì)量反饋處理單13腳手架驗(yàn)收記錄14電梯安裝現(xiàn)場(chǎng)聯(lián)系單15施工過(guò)程記錄16電梯安裝報(bào)驗(yàn)單17整改通知單18施工自檢報(bào)告19驗(yàn)收?qǐng)?bào)告電梯維修保養(yǎng)檔案資料目錄序號(hào)資料名程頁(yè)數(shù)歸檔日期序號(hào)資料名程頁(yè)數(shù)歸檔日期1基本情況表36定期檢驗(yàn)報(bào)告2保養(yǎng)合同37維修記錄單3合同評(píng)審單384（半月）保養(yǎng)作業(yè)報(bào)告395（半月）保養(yǎng)作業(yè)報(bào)告406（半月）保養(yǎng)作業(yè)報(bào)告417（半月）保養(yǎng)作業(yè)報(bào)告428（半月）保養(yǎng)作業(yè)報(bào)告439（半月）保養(yǎng)作業(yè)報(bào)告4410（季度）保養(yǎng)作業(yè)報(bào)告45重要部件更換記錄11（半月）保養(yǎng)作業(yè)報(bào)告4612（半月）保養(yǎng)作業(yè)報(bào)告4713（半月）保養(yǎng)作業(yè)報(bào)告4814（半月）保養(yǎng)作業(yè)報(bào)告4915（半月）保養(yǎng)作業(yè)報(bào)告50客戶服務(wù)確認(rèn)表16（半月）保養(yǎng)作業(yè)報(bào)告5117（季度）保養(yǎng)作業(yè)報(bào)告5218（半年）保養(yǎng)作業(yè)報(bào)告53重大問(wèn)題報(bào)告表19（半月）保養(yǎng)作業(yè)報(bào)告5420（半月）保養(yǎng)作業(yè)報(bào)告55困人救援記錄單21（半月）保養(yǎng)作業(yè)報(bào)告5622（半月）保養(yǎng)