合同管理辦法(房地產(chǎn))和供應(yīng)商調(diào)查管理制度

第PAGE10共10頁合同管理辦法—正式版：A/0—文件編號：GL-S2-QY-012編制部門：總裁辦公室合同管理辦法第一部分總則1.0總則為防范和控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有效維護(hù)公司的合法權(quán)益，提高合同審批效率，特制定本管理辦法。2.0適用范圍及分類2.1適用范圍：適用于對**集團(tuán)及項(xiàng)目公司合同的管理，商品房買賣合同（含認(rèn)購書）和勞動合同除外，其他下屬公司合同管理可參考本辦法執(zhí)行。2.1分類：按合同的使用范圍分為八大類：設(shè)計(jì)類、營銷類、行政類、資訊類、工程類、開發(fā)報(bào)建類、采購類、其他3.0合同管理部門及職責(zé)3.1財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)公司合同統(tǒng)一歸口管理，包括：3.1.1建立各類合同執(zhí)行臺帳，監(jiān)督檢查合同履行情況，向公司提出意見3.1.2向公司每月報(bào)送合同統(tǒng)計(jì)報(bào)表3.1.3負(fù)責(zé)合同歸檔整理工作3.1.4在合同履行期對合同原件檔案管理，履行完畢后移交總辦歸檔3.2總裁辦3.2.1負(fù)責(zé)于OA系統(tǒng)中錄入合同檔案，定期或不定期檢查合同的檔案管理情況3.2.2參與經(jīng)濟(jì)合同糾紛處理3.2.3對各部門提交合同的合法性、可行性及有利性進(jìn)行審核，并提出專業(yè)意見3.3經(jīng)辦部門3.3.1具體負(fù)責(zé)所承辦合同的招標(biāo)、談判和文本的起草3.3.2負(fù)責(zé)合同的履行，及時(shí)解決履行中出現(xiàn)的問題3.3.3負(fù)責(zé)建立合同臺帳，定期對財(cái)務(wù)中心進(jìn)行付款情況的核對3.3.4負(fù)責(zé)所承辦合同的備案4.0合同的訂立標(biāo)準(zhǔn)一般情況下，除即時(shí)交付的簡單小額經(jīng)濟(jì)事務(wù)外，應(yīng)訂立書面形式的協(xié)議或合同，但遇以下情況，須硬性訂立書面合同或協(xié)議4.1工程類單筆業(yè)務(wù)金額超1萬元；4.2非工程類單筆業(yè)務(wù)金額超1萬元或合同有效期累計(jì)金額超1萬元的4.2要求我公司提供保證、抵押或定金等擔(dān)保的；4.3合同對方為外地單位的（廣東省外）第二部分合同訂立及會簽1.0合同的擬訂1.1確定簽訂方的合法性經(jīng)辦人員應(yīng)核對對方相應(yīng)證照（營業(yè)執(zhí)照、專業(yè)資質(zhì)證書、企業(yè)代碼證、稅務(wù)登記證等）的原件，對方是自然人的，應(yīng)核對身份證明原件。核對后復(fù)印相應(yīng)證件供審批人員審閱。1.2合同范本的使用由經(jīng)辦部門草擬合同文本，如有標(biāo)準(zhǔn)合同范本，原則上以合同范本為基礎(chǔ)填寫或調(diào)整條款形成，如不能使用合同范本，可采用對方提供的合同。1.3合同必備條款標(biāo)的，數(shù)量和質(zhì)量，價(jià)款或酬金，履行的期限、地點(diǎn)和方式，違約責(zé)任、廉潔協(xié)議等主要條款，在合同落款處須填寫對方單位名稱、聯(lián)系人及等。2.0合同會簽2.1法務(wù)審核合同經(jīng)辦部門填寫《合同會簽單》連同合同文本，送法務(wù)部審核。除集團(tuán)總裁特別批示外，所有合同須加予法務(wù)部審核意見。2.2審核經(jīng)法務(wù)部簽字確認(rèn)的合同文本根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定送有關(guān)部門會簽，會簽部門就合同的專業(yè)符合性進(jìn)行審核。2.3財(cái)務(wù)審查財(cái)務(wù)中心根據(jù)合同項(xiàng)目的計(jì)劃性質(zhì)對合同的會簽流程是否完整有效和合同支付款項(xiàng)進(jìn)行審查，并簽字確認(rèn)。除集團(tuán)總裁特別批示外，所有合同均須經(jīng)財(cái)務(wù)中心審核。2.4審批根據(jù)合同的性質(zhì)及標(biāo)的額不同，具體的審批權(quán)限見附件《合同及用款審批規(guī)定》。2.5存檔備案審批后的合同統(tǒng)一匯總至財(cái)務(wù)中心登記，由其通知經(jīng)辦部門辦理簽章或領(lǐng)款，若經(jīng)辦部門在異地項(xiàng)目，由經(jīng)辦部門所屬的集團(tuán)職能中心辦理。2.6注意事項(xiàng)2.6.1一般情況下，合同的審批流程應(yīng)在OA上進(jìn)行，對不具備OA審批的合同，方可以書面版形式辦理會簽流程。2.6.2如單價(jià)及總額、付款方式等之前以請示或《合同約談記錄表》形式已報(bào)集團(tuán)總裁審批，則合同會簽及預(yù)付款的支出可省略集團(tuán)總裁審批環(huán)節(jié)，具體參見《***地產(chǎn)權(quán)責(zé)手冊》中的相應(yīng)內(nèi)容，否則，按既定流程辦理會簽。2.6.3經(jīng)集團(tuán)總裁審批合同，須加蓋總裁電子版校核章或至集團(tuán)總裁辦加蓋資料校核章方有效，凡無“資料校核章”的合同，財(cái)務(wù)應(yīng)不予辦理加蓋公章、撥款等業(yè)務(wù)。3.0合同用章3.1合同會簽完畢后三天內(nèi)，由合同經(jīng)辦部門辦理蓋章或經(jīng)辦代表簽字，逾期需重新辦理審批流程。印章保管人蓋章時(shí)、代表簽字時(shí)須注意以下事項(xiàng)：3.1.1所蓋章（簽署）合同的會簽流程完整且符合本管理辦法3.1.2對外訂立的合同，原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章3.1.3一般情況下嚴(yán)禁我方簽字后以、信函形式交對方簽字蓋章3.1.4單份合同文本達(dá)2頁或以上者須加蓋騎縫章3.1.5合同正文原則上不允許手寫修改，遇緊急情況須手寫修改時(shí)，蓋章人確認(rèn)修改部分經(jīng)審批后在修改部位加蓋“資料校核章”以示確認(rèn)。3.2對異地項(xiàng)目的合同在集團(tuán)總部辦理審批流程，若涉及法人代表簽章，財(cái)務(wù)中心在核對審批流程符合后可直接使用法人代表私章。4.0合同存檔備案4.1合同蓋章完畢，合同原件、會簽單等由財(cái)務(wù)中心存檔，經(jīng)辦部門根據(jù)需要可持復(fù)印件備案。4.2所有履行期間的經(jīng)濟(jì)合同由財(cái)務(wù)中心永久存檔，甲供材合同或甲分包的工程類合同由成本管理中心編號外，項(xiàng)目分包的施工合同、材料采購合同由建筑項(xiàng)目部編號，其余合同由財(cái)務(wù)中心根據(jù)《合同編碼規(guī)則》（詳見附件）統(tǒng)一編號。4.3每月初財(cái)務(wù)中心須將上月所有簽訂合同明細(xì)表提交總經(jīng)辦，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)錄入《新增檔案清單》，并對合同的檔案管理情況進(jìn)行檢查。5.0合同的履行5.1合同依法訂立后，即具有法律效力，應(yīng)當(dāng)確實(shí)、全面的履行5.2有關(guān)部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門反饋意見。5.3財(cái)務(wù)中心和經(jīng)辦部門為合同的跟蹤部門，應(yīng)由專人設(shè)立合同管理臺帳，系統(tǒng)填報(bào)合同的簽訂、結(jié)算等動態(tài)情況，每季度進(jìn)行一次校對。6.0合同用款審批規(guī)定6.1適用范圍若合同簽訂的同時(shí)須支付首期款或全部合同款，合同會簽完畢且其條款無須任何更改時(shí)，財(cái)務(wù)中心即可直接通知請款人辦理取款，其用款申請無須額外辦理，否則，合同須待全部完善后方可辦理取款。6.2申請經(jīng)辦部門依合同規(guī)定，根據(jù)合同項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度或情況填寫《合同用款申請單》，注明已付款項(xiàng)及比例、本次申請款項(xiàng)及累計(jì)付款比例。對工程類合同的，填寫《進(jìn)度款申報(bào)資料》，具體流程參見《工程款管理辦法》。6.3審核相關(guān)部門就合同項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度及有關(guān)專業(yè)指標(biāo)的符合性對《合同用款申請單》進(jìn)行審核，并簽字確認(rèn)，每類合同的具體審核部門詳見附件。6.4財(cái)務(wù)審查財(cái)務(wù)中心就《合同用款申請單》請款情況是否與合同約定情況一致進(jìn)行審查，并確定合同款的支付形式。6.5最終審批根據(jù)合同性質(zhì)、合同標(biāo)的額大小及合同項(xiàng)目的預(yù)算性質(zhì)，其對應(yīng)的最終審批人詳見附件。7.0合同的變更、解除7.1存在以下情形之一，我方應(yīng)及時(shí)申請解除合同:7.1.1在履行期限屆滿之前，對方明確表示或以自己行為表明不履行主要債務(wù)7.1.2對方延遲履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在和合理期限內(nèi)仍未履行7.1.3對方延遲履行債務(wù)或其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的7.1.4法律或合同規(guī)定的其他情形7.2變更或解除手續(xù)辦理我方收到對方當(dāng)事人要求解除或變更的通知后，應(yīng)當(dāng)于約定時(shí)間內(nèi)給予書面答復(fù)。變更或解除合同應(yīng)按照合同草擬及會簽流程報(bào)批。變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分，合同編號不予更改。7.3變更后合同會簽以下內(nèi)容以外的合同變更，變更后合同，經(jīng)相關(guān)部門會簽后，由總辦校對原合同后，蓋“資料校核章”后，可辦理簽訂或用章流程，無須送報(bào)集團(tuán)總裁審批；如涉及以下內(nèi)容的變更，變更后合同還須按既定流程重新辦理會簽。7.3.1合同標(biāo)的、單價(jià)、總標(biāo)的額7.3.2付款條件7.3.3保修期7.4合同變更辦理手續(xù)財(cái)務(wù)中心在存檔新合同時(shí)，對變更前的原合同在封面加注說明，一同存檔備案。其余份數(shù)的原合同由經(jīng)辦部門收回銷毀。否則，因此產(chǎn)生的法律責(zé)任由經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)。8.0合同糾紛的處理合同糾紛應(yīng)首先通過協(xié)商解決，合同糾紛的協(xié)商結(jié)果須形成書面協(xié)議，作為原合同補(bǔ)充，并按協(xié)議執(zhí)行。若協(xié)商無效，應(yīng)及時(shí)向經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，與財(cái)務(wù)中心整理、收集完整的合同通知法務(wù)部，根據(jù)合同規(guī)定，向有關(guān)機(jī)構(gòu)提請仲裁或訴訟。第三部分附則1.0處罰規(guī)定合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)以下情況之一，給公司造成損失的，公司將視情節(jié)向責(zé)任人員予以壹佰~壹萬元罰款，嚴(yán)重者追究法律責(zé)任1.1未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)或超越職權(quán)簽訂合同1.2應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同而未簽訂書面合同1.3合同在會簽過程中某環(huán)節(jié)停留時(shí)間超出2個工作日或以上1.4因工作過失致使公司被詐騙1.5公司履行合同未經(jīng)對方當(dāng)事人確認(rèn)1.6遺失重要證據(jù)1.7合同會簽流程不完整或不符合流程環(huán)節(jié)的1.8其他違反公司相關(guān)規(guī)章制度的2.0解釋、修訂2.1本管理辦法由集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)解釋修訂，經(jīng)集團(tuán)總裁簽字頒發(fā)生效。合同用款申請單ContractSpendingApplicationforms只適用非進(jìn)度款申請使用用款合同申請人申請部門合同編碼約定付款次數(shù)填表日期申請事由收款單位全稱開戶行帳號付款方式前期已付款合同總價(jià)款其中質(zhì)保金累計(jì)已付款已支付比例已付款次數(shù)本次申請用款本次申請金額人民幣（大寫）￥截止本期累計(jì)付款已支付比例請款說明部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)相關(guān)部門對項(xiàng)目進(jìn)度說明合同管理審核財(cái)務(wù)總監(jiān)集團(tuán)總裁審批合同會簽單CountersignedcontractForm會簽說明：1、合同分類及審核審批權(quán)限規(guī)定詳見《合同管理辦法》附件一；2、若合同項(xiàng)目及涉及的金額在經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人審批權(quán)限內(nèi)，則不須填寫“審批欄”緩急程度?普通?急■特急機(jī)密程度■普通?機(jī)密?絕密合同名稱合同編碼（財(cái)務(wù)中心在歸檔時(shí)填寫）甲方乙方合同期限合同金額合同標(biāo)的付款批次次數(shù)第一次第二次第三次第四次第五次比例經(jīng)辦部門經(jīng)辦人起草日期合同說明經(jīng)辦部門意見若需繳納首期款/預(yù)付款請?zhí)顚懴聶谑湛顔挝蝗Q開戶行帳號付款方式付款比例款項(xiàng)法務(wù)部意見審核1審核2審核3財(cái)務(wù)審核審批合同分類編號規(guī)則合同分類及審批權(quán)限規(guī)定

供應(yīng)商調(diào)查管理制度總則1．1制定目的為了解供應(yīng)商之制程能力、品管功能，確認(rèn)其是否有提供符合成本、交期、品質(zhì)之物料的能力，特制定本規(guī)章。1．2適用范圍對擬開發(fā)供應(yīng)商之調(diào)查，及本公司合格供應(yīng)商之年度復(fù)查，除另有規(guī)定外，悉依本規(guī)章辦理。1．3權(quán)責(zé)單位采購部負(fù)責(zé)本規(guī)章制定、修改、廢止之起草工作?？偨?jīng)理負(fù)責(zé)本規(guī)章制定、修改、廢止之核準(zhǔn)。供應(yīng)商調(diào)查作業(yè)規(guī)定2．1供應(yīng)商調(diào)查程序采購部實(shí)施采購前，應(yīng)對擬開發(fā)之廠商組織供應(yīng)商調(diào)查工作，目的是了解供應(yīng)商之各項(xiàng)管理能力，以確定其可否列為合格供應(yīng)商名列。由采購、生技、品管、生管人員組成供應(yīng)商調(diào)查小組，對供應(yīng)商實(shí)施調(diào)查評核，并填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》。評核之結(jié)果由各單位作出建議，供總經(jīng)理核定是否準(zhǔn)予成為本公司之合格供應(yīng)商。未經(jīng)供應(yīng)商調(diào)查認(rèn)可之廠商，除總經(jīng)理特準(zhǔn)外，不可成為本公司之供應(yīng)商。2．2供應(yīng)商調(diào)查評核2．2．1價(jià)格評核對供應(yīng)商所提供之物料價(jià)格，由采購部依下列因素作評核：原料價(jià)格。加工費(fèi)用。估價(jià)方法。付款方式。2．2．2技術(shù)評核對供應(yīng)商之生產(chǎn)技術(shù)，由生技部依下列因素作評核：技術(shù)水準(zhǔn)。技術(shù)資料管理。設(shè)備狀況。工藝流程與作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2．2．3品質(zhì)評核對供應(yīng)商之品質(zhì)，由品管部依下列因素作評核：品管組織與體系。品質(zhì)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。檢驗(yàn)之方法與記錄。糾正與預(yù)防措施。2．2．4生管評核對供應(yīng)商之生產(chǎn)管理，由生管部依下列因素作主核：生產(chǎn)計(jì)劃體系。最短及最長之交貨期限。進(jìn)度控制方法。異常排除能力。2．3供應(yīng)商復(fù)查規(guī)定經(jīng)調(diào)查認(rèn)可之合格供應(yīng)商，原則上每年復(fù)查一次。復(fù)查流程類同首次調(diào)查評核。復(fù)查不合格之供應(yīng)商，除經(jīng)本公司總經(jīng)理特準(zhǔn)外，不可列入次年合格供應(yīng)商之列。若供應(yīng)商之交期、品質(zhì)、價(jià)格或服務(wù)產(chǎn)生重大變異時(shí)，可于一年中，隨時(shí)對供應(yīng)商作必要之復(fù)查。附件[附件]GA02-1《供應(yīng)商調(diào)查表（范例）》

供應(yīng)商調(diào)查表（范例）