在城鄉(xiāng)工程建設(shè)中工程資料文件的管理研究,工程管理論文

在城鄉(xiāng)工程建設(shè)中工程資料文件的管理研究,工程管理論文隨著經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展，城市建設(shè)也正發(fā)生著口新月異的變化，四處是萬丈高樓平地起的景象。紅河縣、綠春縣削峰填谷打造新城區(qū)，蒙自市建設(shè)工業(yè)園區(qū)加大招商引資、建水縣古城改造打造歷史文化名城，我州各市縣的城市建設(shè)工作正如火如茶地進行著。然而，不管是工業(yè)園區(qū)建設(shè)、古城改造，還是新城區(qū)規(guī)劃、小城鎮(zhèn)建設(shè)，都離不開工程施工建設(shè)，相應(yīng)也將產(chǎn)生大量的工程檔案。作為一名城建檔案工作者，我從自個專業(yè)的角度來談城鄉(xiāng)建設(shè)中有關(guān)工程檔案收集管理的兒點看法：一、工程檔案的作用〔一〕工程檔案是指從建設(shè)工程項目醞釀、立項、施工到完工使用整個經(jīng)過，直接構(gòu)成的、必須進行整理立卷的、具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料，包括工程項當前期文件、勘察測繪文件、設(shè)計文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、完工驗收文件等內(nèi)容。工程檔案是單位檔案的組成部分之一，反映了建設(shè)項目管理工作的真實經(jīng)過，工程檔案為單位事業(yè)發(fā)展提供了根據(jù)和條件。工程建設(shè)是單位不斷發(fā)展的一項基礎(chǔ)工作，根據(jù)工程建設(shè)規(guī)律收集、整理、保存起來的齊全、完好、準確、成套系統(tǒng)的工程檔案資料，是工程管理人員、技術(shù)人員在工程項目建設(shè)活動，創(chuàng)造的知識成果，對提高單位發(fā)展水平，加強單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，加強單位整體檔案管理工作合理化、規(guī)范化，發(fā)抨著重要的作用?！捕彻こ添椖渴侵冈谕粋€計劃任務(wù)書和總體設(shè)計內(nèi)進行施工，由一個或兒個單項工程組成，經(jīng)濟上實行統(tǒng)一核算，行政上有獨立的組織形式的基礎(chǔ)設(shè)施或建筑物，工程項目的特點，決定了工程檔案具有技術(shù)含量強、系統(tǒng)成套性、原始記錄性、完好準確性等特性，工程檔案為工程各階段建設(shè)活動的決策、文件編報、施工、完工、使用、等工作提供根據(jù)和憑證，是單位維權(quán)的根據(jù)，是工程項目的難得珍貴財富。工程檔案工作是工程建設(shè)的組成部分，根據(jù)工程文件材料構(gòu)成規(guī)律進行收集、分類、整理、鑒定、保存的工程檔案資料，實行集,統(tǒng)一管理原則，為工程項目的施行提供檔案利用服務(wù)，如在籌建一項工程項目的前期工作，需要進行項目可行性研究、上報建議書、選址、土地規(guī)劃等工作，必須查閱大量的過去和如今的檔案資料，作為申報和編報材料的科學(xué)根據(jù)，在工程完工驗收階段，更是需要工程全部檔案資料作為驗收工程質(zhì)量的必備條件。所以，需加強工程檔案管理工作，為提高工程管理水平發(fā)揮檔案作用。〔三〕工程檔案記錄了工程建設(shè)的全經(jīng)過，真實反映了工程項目管理經(jīng)過和工程實體的現(xiàn)實相貌，工程檔案具有比工程實體本身更長久的壽命，規(guī)范、準確的工程檔案是工程進行維修、管理、改擴建、使用的憑證和根據(jù)，如有時單位部門需要工程管線的詳細位置，就到檔案室查找相關(guān)工程完工圖，這時檔案資料就發(fā)揮了方便、準確的服務(wù)功能。工程檔案是工程質(zhì)量的反映，工程檔案管理納入了工程質(zhì)量管理體系中，工程質(zhì)量關(guān)系到人員安全、財產(chǎn)保障、使用保證等方面，在工程建設(shè)中構(gòu)成、積累的工程檔案質(zhì)量好壞控制了工程項目質(zhì)量，工程人員根據(jù)工程檔案規(guī)范工程技術(shù)管理手段、程序，對工程事故原因分析、認定責任、提出改良方式方法提供技術(shù)根據(jù)，通過工程檔案質(zhì)量管理，提高工程項目質(zhì)量，隨著國家經(jīng)濟建設(shè)快速發(fā)展，重點工程項目不斷增加，提高對工程檔案重要性的認識，齊抓共管，是新形勢下工程檔案管理的重要任務(wù)。因而，認真做好工程檔案管理工作是非常重要的，主要具體表現(xiàn)出在下面幾個方面：一是加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理、是建筑工程檔案齊全、完好、規(guī)范的重要保證；二是工程檔案是積累城市建設(shè)經(jīng)歷體驗，進行城市建設(shè)技術(shù)儲備的手段，是城市建設(shè)活動的產(chǎn)物；三是工程檔案是進行城市規(guī)劃工作的基礎(chǔ)；四是工程檔案是城市建設(shè)和管理的重要根據(jù)；五是工程檔案是城市一切建筑物、構(gòu)筑物維修、改擴建的根據(jù)，是提高城市建設(shè)經(jīng)濟效益的最佳途徑；六是工程檔案是城市防災(zāi)、挽災(zāi)、減災(zāi)和戰(zhàn)爭毀壞后恢復(fù)重建的重要根據(jù)。建設(shè)工程檔案對防備自然災(zāi)禍的毀壞及毀壞后的恢復(fù)建設(shè)都有著不可替代的作用，更是預(yù)防自然災(zāi)禍、減少損失的重要手段之一；建筑工程檔案是工程建設(shè)經(jīng)過中的真實記錄，客觀記錄和反映工程各個環(huán)節(jié)的內(nèi)在聯(lián)絡(luò)和本質(zhì)規(guī)律，對工程后期檢測、維修、改建、擴建、拆除和其他工程建設(shè)具有指導(dǎo)作用、借鑒參考及工程科學(xué)技術(shù)研究等有著重要的作用：一是建筑工程檔案與工程使用管理有著特別嚴密的聯(lián)絡(luò)，工程的使用管理始終離不開檔案的支持；二是建筑工程檔案不僅對本身工程有指導(dǎo)利用作用，而且對其他同類工程設(shè)計建設(shè)有著重要的參考借鑒作用，能夠使檔案得到重復(fù)屢次利用，是工程檔案活力和價值的具體表現(xiàn)出；三是促進了建筑工程科學(xué)技術(shù)的研究發(fā)展。二、做好工程檔案管理工作的對策〔一〕加強檔案意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立科學(xué)理念正確認識工程檔案重要性是提高工程管理和檔案管理水平的關(guān)鍵和保證，以人為本，貫徹科學(xué)發(fā)展觀，工程檔案人員應(yīng)做好檔案管理工作，變被動為主動，有為才有位，使檔案人員和各級領(lǐng)導(dǎo)達成共鳴，齊抓共管，提高工程檔案管理水平。工程檔案工作牽涉建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位、質(zhì)量監(jiān)督部門、檔案行政管理部門等諸多部門，單憑檔案部門是無法完成工作的，努力爭取各部門和領(lǐng)導(dǎo)的重視和配合，通過檔案利用事例，加強檔案人員的工作積極性和責任感，提高檔案工作的地位，使廣大利用者逐步認識到檔案和檔案工作的必要性和唯一性?！捕惩晟乒こ虣n案管理體制，建立健全工程檔案管理規(guī)章制度工程施工單位、監(jiān)理單位來自全州、全省各地，他們大都根據(jù)各自長期構(gòu)成的習慣進行工程管理，對資料管理也都按習慣做法立卷歸檔。而作為一個項目工程，則要求所有歸檔的資料具有準確、齊全、規(guī)范的特點。因而，要加強各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)溝通和工作溝通，在項目開場之初就應(yīng)制定出一套可行的、合適本工程特點的檔案資料所要求的表格及樣本，以便于各參建單位在工程資料整理經(jīng)過中有根據(jù)，好操作。這樣才能避免資料格式的多樣性、不規(guī)范性。工程檔案工作涵蓋了工程項目的立項、勘察、測繪、初步設(shè)計、施工、完工驗收、評優(yōu)選優(yōu)等階段，工程檔案業(yè)務(wù)工作包括收集、鑒定、整理立卷、利用、保管等內(nèi)容，細化各項制度并真正落實到各部門和人員工作中，保證工程檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時、保管安全。只要加強工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)資料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實可靠。〔三〕做好工程檔案管理工作，建立工程檔案管理機制。工程檔案業(yè)務(wù)工作是工程檔案管理的基礎(chǔ)工作之一，嚴格根據(jù)工程檔案管理程序、標準進行檔案管理和保管利用工作1、加強工程檔案的收集工作。工程各階段互相銜接，一個環(huán)節(jié)連著一個環(huán)節(jié)，檔案資料收集不完好，可能影響其他階段工作的開展，所以，制定工程檔案收集范圍、歸檔質(zhì)量要求、歸檔時間等規(guī)定的詳細分解圖表，捉住工程關(guān)鍵階段進行收集，檔案部門要實行全經(jīng)過跟蹤服務(wù)，改良工作方式方法和態(tài)度，貫徹落實工程檔案工作的規(guī)定和措施。采取業(yè)主負責制、賞罰制、崗位責任制、合同約束等工作機制，分工明確，責任到人，確保各參建單位履行工程檔案歸檔移交的責任。2、工程檔案管理工作納入工程項目管理經(jīng)過中，工程檔案工作與工程建設(shè)進程同步。建設(shè)項目申請立項時，即開場工程文件的收集、整理、審查工作，建設(shè)項目完工驗收時，完成項目文件的歸檔、驗收工作，從工程建設(shè)源頭控制工程檔案管理質(zhì)量。建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機制，在簽訂合同時，明確需移交的工程檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時間和質(zhì)量要求等事項，有效的控制、監(jiān)督、檢查工程檔案的質(zhì)量。采取工程檔案工作三納入、四同步措施，即工程檔案工作納入工程計劃中，納入工程規(guī)章制度中，納入崗位責任制中；工程檔案工作與工程立項同步，與工程建設(shè)進度同步，與工程工作檢查同步，與工程完工驗收同步。保證工程檔案歸檔工作順利進行，進而保證了工程質(zhì)量。3、工程檔案整理立卷質(zhì)量是工程檔案管理和利用工作的保證，各參建單位應(yīng)嚴格做好職責范圍內(nèi)的工程檔案整理、組卷、編目、保管、利用工作，遵循工程檔案的構(gòu)成規(guī)律，保持檔案資料有機聯(lián)絡(luò)，單項工程又互相獨立，便于利用的原則，構(gòu)成分類清楚明晰、連續(xù)成套的一個整體。通過工程項目技術(shù)會議、技術(shù)交底等形式，解決工程檔案工作問題，構(gòu)成工作會議紀要、檔案工作總結(jié)、簡報等文件，得到有效的溝通和效果，采取檔案工作專家現(xiàn)場演示、業(yè)務(wù)咨詢等方式，對工程檔案業(yè)務(wù)工作進行指導(dǎo)，規(guī)范工程檔案整理立卷工作，統(tǒng)一工程檔案管理標準、操作方式方法。4、嚴格把住完工驗收關(guān)，使工程完工資料發(fā)揮憑證作用。進行完工驗收的一個重要條件必須是完工資料到達項目要求，因而在完工驗收階段，檔案管理人員要嚴把審查驗收關(guān)，對各參建單位編制的完工圖、文字資料、施工報告要進行認真審查，著重檢查隱蔽工程驗收記錄的真實性和工程變更單的落實情況，認真審查完工圖及文字資料能否完好、準確、簽證能否完備，組卷能否合理等?？傊谕旯を炇针A段，工程項目管理部門、監(jiān)理部門、工程項目專兼職資料管理員、項目主管部