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課程名稱:計調(diào)制作單位:上海市現(xiàn)代職業(yè)技術(shù)學(xué)校項目二:國內(nèi)地接計調(diào)實務(wù)任務(wù)2.9.1:向各接待單位發(fā)送計劃課件提綱1.向各接待單位發(fā)送計劃
任務(wù)2.9.1:向各接待單位發(fā)送計劃
計調(diào)人員應(yīng)將分類整理好的計劃,提前發(fā)送包括民航、鐵路、車船公司、飯店及訂房中心、訂票中心、導(dǎo)游員在內(nèi)的有關(guān)單位和部門,以便這些單位和部門能及時了解接待計劃,做好充分的接待準備工作。向各接待單位發(fā)送計劃任務(wù)2.9.1:向各接待單位發(fā)送計劃
1、用房根據(jù)團隊人數(shù)、要求,以傳真方式向協(xié)議酒店或指定酒店發(fā)送《訂房計劃書》并要求對方書面確認。如遇人數(shù)變更,及時做出《更改件》,以傳真方式向協(xié)議酒店或指定酒店發(fā)送,并要求對方書面確認;如遇酒店無法接待,應(yīng)及時通知組團社,經(jīng)同意后調(diào)整至同級酒店。向各接待單位發(fā)送計劃任務(wù)2.9.1:向各接待單位發(fā)送計劃
2、用車根據(jù)人數(shù)、要求安排用車,以傳真方式向協(xié)議車隊發(fā)送《訂車計劃書》并要求對方書面確認。如遇變更,及時做出《更改件》,以傳真方式向協(xié)議車隊發(fā)送,并要求對方書面確認。向各接待單位發(fā)送計劃任務(wù)2.9.1:向各接待單位發(fā)送計劃
3、用餐根據(jù)團隊人數(shù)、要求,以傳真或電話通知向協(xié)議餐廳發(fā)送《訂餐計劃書》。如遇變更,及時做出《更改件》,以傳真方式向協(xié)議餐廳發(fā)送,并要求對方書面確認。向各接待單位發(fā)送計劃任務(wù)2.9.1:向各接待單位發(fā)送計劃
4、地接社如客人還需要異地旅游,就需要以傳真方式向協(xié)議地接社發(fā)送《團隊接待通知書》并要求對方書面確認。如遇變更,及時做出《更改件》,以傳真方式向協(xié)議地接社發(fā)送,并要求對方書面確認。向各接待單位發(fā)送計劃
5、返程交通
如果組團社沒有落實返程交通,需要接待社落實返程交通時,接待計調(diào)員就要仔細落實并核對計劃,向票務(wù)人員下達《訂票通知單》,注明團號、人數(shù)、航班(車次)、用票時間、票別、票量,并由經(jīng)手人簽字。
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