項目溝通的原則

中小企業(yè)項目管理實務中小企業(yè)創(chuàng)業(yè)與經(jīng)營專業(yè)教學資源庫知識點項目溝通的原則在學習關鍵原則和最佳技巧之前，我們一定要先理解為什么不能把溝通看作理所當然的事情。一方面，影響溝通過程的因素有很多，因為溝通無時無刻都在進行。另一方面，我們當中有很多人似乎不會根據(jù)實際情況采用不同的方式去溝通。溝通的目的在于接收者完全理解（產(chǎn)生的認知）了發(fā)送者要表達的意思（想要傳遞的信息），聽起來很簡單，不過，要實現(xiàn)這個簡單的目標卻要面對很多的困難，不管要傳遞什么信息，為了達到有效溝通的結果，都要清除兩個主要障礙。首先，必須和接收者建立聯(lián)系，也就是說必須要讓他們接收到信息。能否做到這一點，取決于接收者的當前狀態(tài)（身體狀態(tài)、心理狀態(tài)）、溝通環(huán)境中出現(xiàn)的其他狀況（噪聲）以及接收者專心聆聽信息的能力。其次，等接收者確實接收到信息之后，他們就根據(jù)自己以往的經(jīng)驗、假設、期望、文化影響、價值觀和信仰等在腦海里對信息進行層層過濾。接下來，即使信息在清除了這兩個主要障礙之后還基本保持原樣，接收者解讀信息的能力也會受到他們本能的學習方式（比如聽覺的、視覺的、動覺的）的影響。為什么溝通不易如圖所示。那么為什么要討論這些細節(jié)呢？為什么溝通不易l作為發(fā)送信息的人，要認識到成功地傳達信息是很重要的，不能想當然。l作為信息接收者，要認識到影響你準確地“理解”（或者聽到）信息發(fā)送者要傳達的信息因素。l最重要的是，這有助于你排除主觀因素的干擾。太多太多的人在溝通過程中加入了主觀的想法。如果第一次沒理解，也不要覺得就是自己的問題。正如我們在前面提到的，有很多挑戰(zhàn)要戰(zhàn)勝。你越能做到不先入為主、集中精力去理解，你的溝通能力就會越強。大家想一想，我們究竟有沒有清楚地傳達過什么信息。原因如下：為什么溝通不易我們來看看大多數(shù)高效的項目溝通者都會用到的7項關鍵原則。

1、計劃好溝通。2、記住基本方法。3、溝通的5C原則。4、保證理解。5、建立各方關系。6、富有前瞻性。7、有人的地方就有“政治”。小竅門：負責項目溝通是學習項目管理的絕佳機會。有效溝通的七大原則1、計劃好溝通：像對待項目管理的其他方面一樣，你要計劃好項目溝通過程。計劃溝通的目的在于確保所有參與項目的所有項目干系人能在需要的時候獲取所需信息來履行他們的職責。l項目發(fā)起方的組織結構。l項目干系人分析的結果。l報告關系。l項目涉及的職能領域。l參與項目的人數(shù)。l項目干系人所在的位置。l每位項目干系人的信息需求。l項目團隊成員的經(jīng)驗級別。l技術可得性。l信息需求的緊急性和需要的頻率。l想要的項目溝通形式。l對預期時長。l項目在組織層面的風險級別。l對終端消費者的預期變更影響。l組織文化。l所需的外部溝通級別。l采購合同。l法律顧問提出的限制。影響溝通計劃和項目溝通要求的主要因素有：在項目確定了具體的溝通要求后，一定要完成以下兩件事情：l在項目溝通管理計劃中記錄這些信息。l確保將所有正式的項目溝通（以及實現(xiàn)溝通要完成的工作）都包含在WBS和項目進度計劃中。有效溝通的七大原則2、記住基本方法：有三種方法是最有效也是最簡單的。l優(yōu)先處理：項目溝通不要走捷徑；尊重項目干系人。l展現(xiàn)風度：有禮貌，將欣賞和感激表現(xiàn)出來。l信守承諾：如果你答應了要做什么事情，一定要做到有效溝通的七大原則3、溝通的5C原則：在準備或執(zhí)行項目溝通時，一定要記住以下原則。l清楚（Clear）：說明主題；圍繞主題；幫助接收者理解信息；恰當?shù)厥褂眯g語。l簡潔（Concise）：抓住重點；不讓信息漫無邊際。l禮貌（Courteous）：講禮貌，注意語調。l一貫（Consistent）：使用恰當?shù)恼Z調和媒介傳遞想要傳遞的信息；所有信息要素都應傳達一樣的信息。l令人信服（Compelling）：讓他們有理由去注意。有效溝通的七大原則4、保證理解：這是有效溝通應具備的理念l投入精力、耐心和決心，確保別人清楚地理解了你的意思。l采用有效的聆聽技巧，確保自己清楚地理解了別人要傳達的意思。l采用最適合聽眾的溝通媒介。要懂得變通。l調整溝通的內容來最大限度地滿足不同的目標聽眾（項目團隊、客戶、高級管理層以及/或人事管理層）的信息需求。l集中注意力。注意反饋信息。如果所做的事情沒有效果，隨時進行調整。l不要假設別人明白了，要不斷地講清楚、提問題、確認已理解。在所有溝通中要注重換位思考。如有效溝通的七大原則5、建立各方關系高效溝通者知道，人與人之間的溝通橋梁建立在信任、友善和人際關系的基礎上。要愿意花時間同關鍵的項目干系人建立一對一的關系，尤其是在項目早期的時候，此外，注重搞好關系有助于建立開放、誠信的環(huán)境，更有利于應對各種項目的挑戰(zhàn)。有效溝通的七大原則6、富有前瞻性這是有效溝通的另一個關鍵理念和方法原則。影響項目溝通的不良因素具有出人意料、懷疑和不確定性的特點，通過溝通計劃讓目標聽眾獲得前后一致的信息。預見到額外的信息需求。永遠不要讓項目干系人有疑惑或者先主動找你。