泛微協(xié)同辦公eoffice基礎(chǔ)版產(chǎn)品白皮書(shū)V

泛微協(xié)同辦公eoffice基

礎(chǔ)版產(chǎn)品白皮書(shū)VThefollowingtextisamendedon12November2020.第一部分總體介紹、企業(yè)需要什么樣的OA企業(yè)急需一套實(shí)用、好用、入門(mén)快、見(jiàn)效快、價(jià)格實(shí)惠，充分貼合企業(yè)實(shí)際需求的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)：辦公管理需求：企業(yè)快速發(fā)展的過(guò)程中如何幫助快速擴(kuò)張?jiān)趺礃涌梢员苊馄髽I(yè)內(nèi)部溝通不暢和出現(xiàn)過(guò)多的重復(fù)性工作怎么樣幫助提高員工工作積極性如何降低日常辦公紙張成本和減少內(nèi)耗如何持續(xù)性的防止企業(yè)客戶(hù)或其他重要資料的流失功能需求：解決企業(yè)的信息發(fā)布、內(nèi)部通信、工作流程自動(dòng)化、文檔管理自動(dòng)化、分布式辦公等核心需求;使用需求：界面簡(jiǎn)潔，操作方便，容易上手，短期內(nèi)有效提升企業(yè)的辦公效率和管理水平；安裝維護(hù)需求：無(wú)需專(zhuān)門(mén)技術(shù)即可以快速安裝，系統(tǒng)設(shè)置和后續(xù)維護(hù)簡(jiǎn)單，對(duì)人員配備要求不高；安全需求：實(shí)現(xiàn)企業(yè)的數(shù)據(jù)安全，保護(hù)信息的有效性和機(jī)密性，實(shí)現(xiàn)按企業(yè)實(shí)際管理層級(jí)劃分的操作權(quán)限；性能需求：性能穩(wěn)定，響應(yīng)速度快，技術(shù)平臺(tái)先進(jìn)，對(duì)硬件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要求不高；服務(wù)需求：服務(wù)完善，響應(yīng)迅速，服務(wù)方式多樣，可實(shí)現(xiàn)便捷的自助式服務(wù)；價(jià)格需求：價(jià)格實(shí)惠，性?xún)r(jià)比高，有效保護(hù)企業(yè)投資；二、e-office基礎(chǔ)版的解決方案泛微協(xié)同辦公標(biāo)準(zhǔn)版e-office基礎(chǔ)版本著簡(jiǎn)單、適用、高效的原則，貼合企業(yè)實(shí)際需求，實(shí)行通用化的產(chǎn)品設(shè)計(jì)，充分體現(xiàn)企業(yè)規(guī)范管理、提高辦公效率的核心思想，為用戶(hù)提供一整套標(biāo)準(zhǔn)的辦公自動(dòng)化解決方案，以幫助企業(yè)迅速建立便捷、規(guī)范的辦公環(huán)境，迅速提升企業(yè)的管理和信息化應(yīng)用水平，并降低投資成本：使用方便：人性化界面設(shè)計(jì)，多種操作導(dǎo)航方式，不需專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)即可迅速適應(yīng)無(wú)紙化辦公環(huán)境;安裝維護(hù)簡(jiǎn)單：獨(dú)有傻瓜型快速安裝和數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工具，無(wú)需專(zhuān)門(mén)技術(shù)便可輕松搞定；安全可靠：數(shù)據(jù)可備份、可恢復(fù)，完善的權(quán)限控制，提供電子印章等特定功能，保證信息發(fā)布、傳輸?shù)谋Ｃ苄?；性能穩(wěn)定：B/S架構(gòu)，Http服務(wù)器采用Apache，MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)，Windows操作系統(tǒng)平臺(tái)，性能穩(wěn)定，速度快，容量大；服務(wù)完善：科學(xué)的服務(wù)體系；郵件、電話、即時(shí)通訊、用戶(hù)服務(wù)專(zhuān)區(qū)、知識(shí)文檔等多種服務(wù)方式；性?xún)r(jià)比高：平民價(jià)格，很小的投入便可帶來(lái)效益的提升。第二部分e-office基礎(chǔ)版的功能說(shuō)明一、功能應(yīng)用架構(gòu)請(qǐng)見(jiàn)下圖，在應(yīng)用上，主體分為門(mén)戶(hù)應(yīng)用、流程管理、知識(shí)管理、溝通平臺(tái)、綜合事務(wù)五大板塊，其中門(mén)戶(hù)應(yīng)用中的數(shù)據(jù)可自動(dòng)從后四板塊中獲取并統(tǒng)一展現(xiàn)出來(lái)；同時(shí)系統(tǒng)提供后臺(tái)的基礎(chǔ)配置，供企業(yè)可根據(jù)本身的實(shí)際需求進(jìn)行自行調(diào)整。二、各功能應(yīng)用說(shuō)明1、 門(mén)戶(hù)應(yīng)用門(mén)戶(hù)應(yīng)用：及時(shí)準(zhǔn)確的把所需要關(guān)注的信息內(nèi)容推送到企業(yè)不同層級(jí)的員工桌面上。1.1板塊綜述在日常辦公管理過(guò)程中，以往均較為看重軟件功能上的使用，但實(shí)質(zhì)上對(duì)于企業(yè)的管理者、中層干部、普通員工，應(yīng)該更注重的是能夠及時(shí)獲取到能輔助日常辦公的相關(guān)信息，這樣可有更豐富的素材提供給不同的員工作相應(yīng)的工作決策。e-office基礎(chǔ)版不僅僅注重本身軟件所帶有的功能，同時(shí)可以把功能中所會(huì)承載的數(shù)據(jù)信息及時(shí)推送到各自員工的辦公桌面上。如及時(shí)推送工作流程待辦事項(xiàng)提醒員工盡快審批處理、可主動(dòng)獲取到企業(yè)內(nèi)部近期的新聞動(dòng)向、可獲取到所需要了解外界如競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手或行業(yè)方面的信息、還可根據(jù)專(zhuān)業(yè)崗位上所需要的知識(shí)信息點(diǎn)提供知識(shí)地圖門(mén)戶(hù)內(nèi)容等。有關(guān)e-office基礎(chǔ)版首要應(yīng)用點(diǎn)即門(mén)戶(hù)的大體架構(gòu)如下圖：以下為此板塊涉及到的功能簡(jiǎn)述:1.2多門(mén)戶(hù)信息展現(xiàn)在了解本功能點(diǎn)即多門(mén)戶(hù)信息之前，首先可知道多門(mén)戶(hù)均可根據(jù)不同企業(yè)所關(guān)注的內(nèi)容不同，做分別部署，從而體現(xiàn)符合本單位的工作內(nèi)容。多門(mén)戶(hù)信息，可應(yīng)用于不同企事業(yè)單位、各集團(tuán)分支機(jī)構(gòu)、個(gè)職能部門(mén)、各業(yè)務(wù)部門(mén)上，如不同的部門(mén)制作不同的門(mén)戶(hù)，在每個(gè)部門(mén)門(mén)戶(hù)上展現(xiàn)的信息內(nèi)容只與本部門(mén)有關(guān)。多門(mén)戶(hù)信息，還可根據(jù)所獲取的信息來(lái)源分類(lèi)，如集中關(guān)注的是工作流程相關(guān)的內(nèi)容---費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)審批、出差申請(qǐng)審批、外出記錄申請(qǐng)審批、收發(fā)文申請(qǐng)審批、用章申請(qǐng)審批、請(qǐng)假申請(qǐng)審批等等；再如集中關(guān)注的是知識(shí)文檔相關(guān)的內(nèi)容---公司新聞動(dòng)向、通知公告、管理制度發(fā)布、法律法規(guī)、企業(yè)文化、財(cái)務(wù)公開(kāi)信息、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、知識(shí)地圖公司門(mén)戶(hù)：以下圖為企業(yè)公司整體層面的信息門(mén)戶(hù)，通過(guò)此門(mén)戶(hù)及時(shí)把公司的新聞通告、管理制度等內(nèi)容推送給每位員工：部門(mén)門(mén)戶(hù)：以下圖為企業(yè)銷(xiāo)售門(mén)戶(hù)，通過(guò)此門(mén)戶(hù)可及時(shí)把銷(xiāo)售部這個(gè)部門(mén)的相關(guān)信息如簽約公告、銷(xiāo)售公告新聞、銷(xiāo)售部文件、銷(xiāo)售部相關(guān)政策規(guī)定、知識(shí)地圖等資訊發(fā)布下去：個(gè)人門(mén)戶(hù)：在企業(yè)統(tǒng)一部署相對(duì)規(guī)范的公司門(mén)戶(hù)、部門(mén)門(mén)戶(hù)等后，由于每位員工還有各自獨(dú)立關(guān)注的信息內(nèi)容，e-office基礎(chǔ)版還提供給員工個(gè)人自助門(mén)戶(hù)，即由員工自己把握主動(dòng)權(quán)，自行主動(dòng)去獲取所需要了解的信息，可以統(tǒng)一把個(gè)人集中關(guān)注的如公司新聞公告、待辦事項(xiàng)、RSS資訊、企業(yè)知識(shí)庫(kù)、計(jì)劃日程、郵件短信等放置于個(gè)人門(mén)戶(hù)中。1.3內(nèi)部信息發(fā)布在企業(yè)快速發(fā)展的過(guò)程中，怎么讓每位員工可以共同發(fā)展，首先一點(diǎn)就需要保證在企業(yè)內(nèi)部動(dòng)向上告知每位員工，讓員工能在第一時(shí)間了解到企業(yè)的發(fā)展情況，從而可幫助及時(shí)調(diào)整日常工作內(nèi)容。通過(guò)內(nèi)部信息發(fā)布，e-office基礎(chǔ)版就可快速的把企業(yè)的新聞公告推送到門(mén)戶(hù)中，并提醒員工及時(shí)查看了解。1.4外部資訊抓取在關(guān)注企業(yè)內(nèi)部發(fā)展的同時(shí)，作為管理者、中層干部、甚至每位員工，還需要高度關(guān)注企業(yè)外的動(dòng)向，如競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的發(fā)展情況、本行業(yè)的動(dòng)向情況、甚至生活民生情況等，e-office基礎(chǔ)版通過(guò)RSS外部資訊的抓取，可幫助達(dá)成這一目標(biāo)，用戶(hù)只需開(kāi)始定義好RSS信息獲取通道，系統(tǒng)則會(huì)每天每時(shí)及時(shí)推送外部資訊過(guò)來(lái)。1.5移動(dòng)辦公、手機(jī)訪問(wèn)e-office基礎(chǔ)版全面支持Internet、Intranet的web訪問(wèn)，只要用戶(hù)可連接到因特網(wǎng)，隨時(shí)隨地都可處理日常工作，同時(shí)還可支持通過(guò)手機(jī)直接訪問(wèn)處理，讓您的效率更高一層。1.6重要信息門(mén)戶(hù)默認(rèn)訪問(wèn)eoffice支持將某個(gè)門(mén)戶(hù)設(shè)置成默認(rèn)門(mén)戶(hù)，有權(quán)限查看該門(mén)戶(hù)的人員只要刷新或者是重新登錄，系統(tǒng)會(huì)默認(rèn)打開(kāi)該門(mén)戶(hù)。2、 流程管理流程管理：幫助企業(yè)管理制度清晰的落地和貫徹，同時(shí)優(yōu)化企業(yè)管理流程。2.1板塊綜述在企業(yè)的實(shí)際管理和運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，采用手工處理工作任務(wù)經(jīng)常會(huì)遇到這些問(wèn)題：為了簽發(fā)一份合同而在各個(gè)部門(mén)奔波，并且經(jīng)常因?yàn)樨?fù)責(zé)人不在而造成工作的延誤；工作流相關(guān)資料不能有效和統(tǒng)一的管理；工作流的審批意見(jiàn)不能完整地保存并歸檔。e-office基礎(chǔ)版可幫助完整記錄每次審批中的意見(jiàn)并直接形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，同時(shí)可把企業(yè)規(guī)范的管理制定，通過(guò)‘流程圖+表單'的方式，很清晰的告知每位員工該怎么去執(zhí)行和跟蹤，從而輔助管理制度的真正落地，并提高執(zhí)行效率，同時(shí)在此基礎(chǔ)上，提供對(duì)每個(gè)流程的執(zhí)行效率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，幫助流程管理者優(yōu)化企業(yè)管理流程。不過(guò)，在企業(yè)的快速發(fā)展過(guò)程中，不能要求所有的管理規(guī)章制度都很清晰，而應(yīng)該會(huì)隨著企業(yè)的發(fā)展逐漸完善內(nèi)部的管控體系，此時(shí)e-office基礎(chǔ)版同時(shí)提供自由流程，讓員工在一段時(shí)間內(nèi)使用自由流程及時(shí)提交申請(qǐng)，這樣在幫助員工快速工作的同時(shí)，還可以提供幫助逐漸把應(yīng)用的自由流程演變?yōu)楣芾硪?guī)章制度和規(guī)范的管理流程。以下為e-office基礎(chǔ)版中的流程管理大體應(yīng)用架構(gòu)圖：以下為此板塊涉及到的功能簡(jiǎn)述：2.2無(wú)紙化辦公和規(guī)范管理流程為了可統(tǒng)一規(guī)范管理和工作流程，并把日常流程的工作由手動(dòng)化轉(zhuǎn)為無(wú)紙化辦公，并提高申請(qǐng)審批的效率。e-office基礎(chǔ)版全面支持把所有可無(wú)紙化的流程全部電子化，并通過(guò)設(shè)定固定規(guī)范的流程，讓員工在申請(qǐng)或?qū)徟櫟耐瑫r(shí)，就可以直接了解管理制度的指定原則?？陕鋵?shí)使用收發(fā)文方面的工作流程；規(guī)范工作支持的申請(qǐng)流程；沉淀行政事務(wù)的工作流程；滿足費(fèi)用申請(qǐng)、項(xiàng)目管理、培訓(xùn)管理等各方面的審批流程電子化；同時(shí)可清晰的知道每個(gè)申請(qǐng)的流轉(zhuǎn)方向；2.3自由流程在固定規(guī)范的流程應(yīng)用同時(shí)，可由員工發(fā)起自由申請(qǐng)流程，即由用戶(hù)自行選擇下一步的審批對(duì)象，并決定此流程是否可結(jié)束歸檔；2.4流程處理查詢(xún)e-office基礎(chǔ)版及時(shí)集中的把所需要審批的流程推送到審批人桌面上，提供審批的效率；可及時(shí)跟蹤已處理過(guò)的流程，追蹤此流程是否最終結(jié)束；流程監(jiān)控人可根據(jù)審批流轉(zhuǎn)情況直接干預(yù)流程審批；可實(shí)時(shí)查看歷史歸檔流程；可根據(jù)流程表單屬性字段，組合查詢(xún)所有工作流程；隨時(shí)查看自己發(fā)起的所有申請(qǐng)：流程事前委托給他人代為處理：可在流程某個(gè)節(jié)點(diǎn)強(qiáng)制結(jié)束該流程或者轉(zhuǎn)發(fā)給他人處理：流程某個(gè)節(jié)點(diǎn)可以直接觸發(fā)子流程：根據(jù)查詢(xún)條件搜索工作流程：2.5收發(fā)文管理e-office基礎(chǔ)版支持政府、企事業(yè)單位在收發(fā)文即公文管理上的需求，通過(guò)配置可直接使用出：實(shí)現(xiàn)公文發(fā)文件的起草，發(fā)送，處理，封發(fā)等;發(fā)文擬稿：支持自動(dòng)識(shí)別用戶(hù)發(fā)文管理權(quán)限，撰寫(xiě)發(fā)出公文的內(nèi)容，自動(dòng)進(jìn)行公文單，文號(hào)調(diào)用，進(jìn)行公文文件基本信息設(shè)置，添加多個(gè)附件，設(shè)置督辦時(shí)間；發(fā)文處理：支持手寫(xiě)、蓋章、簽名、套紅、手工稿紙；支持電子簽章、清稿存檔，安全高效。手寫(xiě)簽名：對(duì)公文文單進(jìn)行核查，可以對(duì)文單進(jìn)行手寫(xiě)簽字，添加自己的意見(jiàn)和批注。電子印章:對(duì)公文文單進(jìn)行蓋章操作文字簽批:選擇系統(tǒng)已設(shè)定好的簽批文字實(shí)現(xiàn)公文收文的登記，擬辦，辦理，承辦實(shí)現(xiàn)公文正文文件接收，進(jìn)入到各個(gè)公文辦理環(huán)節(jié)進(jìn)行相應(yīng)的單位的辦理。收文登記：建立收文流程，進(jìn)行公文登記、建立批示、批辦、注辦、承辦、辦結(jié)、擬歸檔申請(qǐng)等收文的全過(guò)程。可以指定為督辦人員進(jìn)行收文流轉(zhuǎn)的督辦，可以在收文流程進(jìn)行中改變流程，取消收文節(jié)點(diǎn)，隨時(shí)催辦來(lái)文相關(guān)事務(wù)。2.6表單智能設(shè)置以字段為基礎(chǔ)，可以編輯任意形式的信息表單，這些表單將組成工作流的基本要素。e-office基礎(chǔ)版提供多樣化電子表單的定義功能：表單格式和內(nèi)容;表單的管理權(quán)限定義；可定義表單字段數(shù)據(jù)來(lái)源，如獲取為人員、部門(mén)、角色、日期時(shí)間等；可自定義字段通過(guò)sql語(yǔ)句獲取到；可自定義字段的計(jì)算關(guān)系；表單的操作權(quán)限定義，便于在同一流程中，定義不同的節(jié)點(diǎn)或操作者能夠查看、輸入和編輯表單內(nèi)容的權(quán)限；支持直接導(dǎo)入導(dǎo)出模塊，可快速?gòu)?fù)制；支持明細(xì)字段，并可直接對(duì)明細(xì)信息進(jìn)行計(jì)算；2.7圖形化流程配置流程類(lèi)型自定義，統(tǒng)一歸類(lèi)工作流程；多節(jié)點(diǎn)定義：工作流程從“創(chuàng)建”到“歸檔”，中間需要經(jīng)歷一個(gè)或多個(gè)步驟，可定義無(wú)限的節(jié)點(diǎn)，滿足企業(yè)復(fù)雜和多步驟工作流程流轉(zhuǎn)的需求；支持多重復(fù)雜的路由定義。根據(jù)企業(yè)的實(shí)際流程設(shè)置流程的節(jié)點(diǎn)、路徑、以及相應(yīng)的判斷條件；可設(shè)置直流、分流、并行、串行、串并行混合、條件流轉(zhuǎn)、支持多種可能流向的選擇。例如對(duì)于不同的請(qǐng)假天數(shù)，需要報(bào)送不同的部門(mén)批準(zhǔn)；表單數(shù)據(jù)可自動(dòng)智能獲?。罕韱蔚挠行?shù)據(jù)，不希望由人工輸入獲得，可以根據(jù)被計(jì)算字段、原始數(shù)據(jù)和計(jì)算方法自動(dòng)得出目標(biāo)字段數(shù)據(jù)，并可以此作為下一路由選擇的判斷條件圖形化工作流程：請(qǐng)求流轉(zhuǎn)的過(guò)程中，可以利用圖形化工具快速獲取請(qǐng)求流轉(zhuǎn)的情況。包括當(dāng)前所在節(jié)點(diǎn)、節(jié)點(diǎn)操作者、所流經(jīng)的路由和即將流經(jīng)的路由；各節(jié)點(diǎn)上可自定義默認(rèn)辦理人員或讓用戶(hù)自行選擇流程和表單操作權(quán)限定義流轉(zhuǎn)路徑判斷條件定義流程圖繪制流程監(jiān)控和各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表的定義流程其他設(shè)置：設(shè)有是否默認(rèn)顯示、是否結(jié)束歸檔等多種開(kāi)關(guān)；2.8快速?gòu)?fù)制、套用流程表單模板可快速直接導(dǎo)入導(dǎo)出表單流程，存為模板；并可為新配置的流程表單所調(diào)用，幫助企業(yè)在快速擴(kuò)張的過(guò)程中，及時(shí)復(fù)制有關(guān)聯(lián)的工作流程給到新機(jī)構(gòu)。

3、知識(shí)管理3、知識(shí)管理知識(shí)管理：幫助企業(yè)建立知識(shí)積累、共享、利用、創(chuàng)新的統(tǒng)一管理平臺(tái)。3.1板塊綜述作為公司最大財(cái)富的知識(shí)，沒(méi)有得到積累、共享和利用，并且隨著人員流動(dòng)而喪失。我們需要從不同的地方收集信息：打電話，找文件，等待他人幫助，接收電子郵件和備忘錄。但是，這種信息獲取方式取決于個(gè)人能力，以及他人是否愿意提供。總之，獲取信息的效率太低。現(xiàn)在，很多公司致力于使用群組和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的快速、便捷的訪問(wèn)---但信息仍然需要被復(fù)制，企業(yè)仍然需要維護(hù)不同的數(shù)據(jù)庫(kù)。e-office幫助可統(tǒng)一建立整體的知識(shí)體系，包括有企業(yè)核心的知識(shí)文檔、圖檔等內(nèi)容，同時(shí)在企業(yè)知識(shí)管理的同時(shí)需要員工有自我學(xué)習(xí)意識(shí)，通過(guò)個(gè)人知識(shí)管理與企業(yè)知識(shí)管理可全面輔助企業(yè)和員工個(gè)人完整管理知識(shí)。同時(shí)在知識(shí)積累過(guò)程中，還需要針對(duì)每個(gè)知識(shí)點(diǎn)員工之間的創(chuàng)新討論，以及及時(shí)推送到相關(guān)人員信息門(mén)戶(hù)桌面上，讓更多的獲取知識(shí)。以下為此板塊涉及到的功能簡(jiǎn)述：3.2建立企業(yè)知識(shí)管理體系提供了全面的企業(yè)知識(shí)文檔管理有組織性的框架，對(duì)知識(shí)進(jìn)行完全規(guī)范化的組織，并允許用戶(hù)在任何地點(diǎn)和時(shí)間編輯、存儲(chǔ)和創(chuàng)建任何類(lèi)型的文檔：統(tǒng)一的文檔數(shù)據(jù)庫(kù)，方便進(jìn)行管理；根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況制定相應(yīng)的知識(shí)文檔目錄結(jié)構(gòu)；為目錄設(shè)定相應(yīng)的管理權(quán)限，具有權(quán)限的人可以對(duì)目錄進(jìn)行編輯等操作；定義各種模板，包括文檔編輯調(diào)用模板、顯示模板等；各種結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的文檔的管理，例如公文、表單、網(wǎng)頁(yè)、掃描文件等都可以得到有序的管理；可設(shè)定文檔的查看、編輯、共享、回復(fù)、管理等操作權(quán)限；對(duì)文檔進(jìn)行移動(dòng)、復(fù)制、批量共享等操作，使得文檔的排布更為合理；統(tǒng)計(jì)、監(jiān)控等功能對(duì)文檔發(fā)布、閱讀等情況作出分析；可通過(guò)公共文檔、信息門(mén)戶(hù)查看文檔；3.3輔助個(gè)人知識(shí)管理在企業(yè)統(tǒng)一管理的同時(shí)，員工個(gè)人可根據(jù)自身工作和發(fā)展的需求，自行建立歸屬個(gè)人的知識(shí)目錄結(jié)構(gòu)，并根據(jù)適當(dāng)?shù)那樾喂蚕斫o相關(guān)同事?？勺孕卸x個(gè)人知識(shí)文檔目錄架構(gòu);可實(shí)時(shí)隨時(shí)隨地添加個(gè)人知識(shí)文檔;可設(shè)定文檔的查看權(quán)限；可批量共享個(gè)人文檔給到其他同事；對(duì)個(gè)人